Kennisdatabase

Wanneer je veel verschillende teamleden hebt die nieuwe gegevens toevoegen aan je Pipedrive-account, loop je het risico dat je informatie overlapt en duplicaten creëert. Aangezien niet iedereen volledig op de hoogte kan zijn van waar elk ander teamlid aan werkt, is dit een onvermijdelijkheid van zakendoen.

Die duplicaten kunnen snel uit de hand lopen, en al die gegevens kunnen het moeilijk maken om effectief zaken te doen - de verkeerde contactpersoon wordt toegevoegd, of twee verkopers zullen contact opnemen met dezelfde klant.

Een schone database is een effectieve database, en een van de beste manieren om een schone Pipedrive-database te behouden is door de functie Duplicaten samenvoegen te gebruiken.

Toegang krijgen tot de functie Duplicaten samenvoegen

De functie Duplicaten samenvoegen kan op verschillende manieren worden geopend.

De eerste manier is door naar "Tools en apps" te gaan > Duplicaten samenvoegen om de lijst van mogelijke dubbele personen en organisaties te bekijken.

Eenmaal geopend, zal de functie Duplicaten samenvoegen een lijst tonen van mogelijke dubbele personen en organisaties binnen uw Pipedrive account.

U kunt ook toegang krijgen tot het Duplicaten samenvoegen menu via de detailweergave van een persoon of organisatiecontact die is gemarkeerd als een mogelijk duplicaatitem.

De details van deze personen en organisaties - hun namen, deals, activiteiten, creatiedatum, eigenaar en zichtbaarheidsinstelling - worden ook weergegeven. Deze informatie is onschatbaar bij het helpen beslissen of het item een duplicaat is en zo ja, welke informatie prioriteit moet krijgen bij het samenvoegen van items.

Samenvoegen van dubbele items

Als u heeft besloten dat de dubbele items hier vermeld samengevoegd moeten worden, selecteer dan welk item u als primair wilt instellen. De informatie van het primaire item krijgt prioriteit bij het samenvoegen, in het geval van tegenstrijdige informatie.

Bijvoorbeeld, als twee Tom Smiths verschillende telefoonnummers hebben en samengevoegd worden, wordt het telefoonnummer geassocieerd met de primaire Tom Smith opgeslagen zodra de samenvoeging is voltooid.

Als u uw primaire item heeft gekozen, klik dan op de "Voorbeeld" knop om door te gaan.

Het bekijken van deze informatie geeft u een idee van hoe dat contact eruit zal zien nadat het is samengevoegd. Dit is de laatste fase voordat de items volledig samengevoegd worden, en het is goed om alert te zijn op onjuiste of inconsistente informatie.

Als u informatie vindt die u wilt corrigeren in de vorige stap, klik dan op de "Terug" knop om de prioriteit van de informatie te wijzigen voordat u verdergaat.

Samenvoegen van items die geen duplicaten zijn

Pipedrive heeft een handmatige samenvoegfunctie voor het geval je items tegenkomt die niet geïdentificeerd zijn als duplicaten. Met deze functie kun je deals, personen en organisaties samenvoegen.

Op de detailweergave van een deal, persoon of organisatie, klik op “Meer (...) ” en selecteer “Samenvoegen.”

Het samenvoegen menu wordt geopend. Voer de deal- of contactnaam die je wilt samenvoegen in de zoekbalk in de rechterbovenhoek in, en zodra je de deal of het contact selecteert om samen te voegen, worden de informatie van beide items weergegeven.

Kies welke informatie je wilt behouden in geval van een conflict op het banner onderaan. Klik op “Voorbeeld” en, als alles er juist uitziet, ga verder naar “Samenvoegen.”