Kennisdatabase

Wanneer u veel verschillende teamleden heeft die nieuwe gegevens in uw Pipedrive-account invoeren, zult u uw informatie onvermijdelijk overlappen en duplicaten maken. Aangezien niet iedereen volledig op de hoogte kan zijn van waar elk ander teamlid aan werkt, is dit onvermijdelijk in zaken doen.

Die duplicaten kunnen snel uit de hand lopen, en al die gegevens kunnen het moeilijk maken om effectief zaken te doen - het verkeerde contact wordt toegevoegd, of twee verkopers zullen contact opnemen met dezelfde klant.

Een schone database is een effectieve database, en een van de beste manieren om een schone Pipedrive-database te behouden, is door de functie Duplicaten samenvoegen te gebruiken.

Toegang tot de functie Duplicaten samenvoegen

De functie Duplicaten samenvoegen kan op verschillende manieren worden geopend.

De eerste manier is door te gaan naar “Tools en apps” > Duplicaten samenvoegen om de lijst met mogelijke dubbele personen en organisaties te zien.

Eenmaal geopend, zal de functie Duplicaten samenvoegen een lijst bieden van potentiële dubbele personen en organisaties binnen uw Pipedrive-account.

U kunt ook toegang krijgen tot het Menu Duplicaten samenvoegen via de detailweergave van elk persoon- of organisatiecontact dat is gemarkeerd als mogelijk duplicaat.

De details van deze personen en organisaties - hun namen, deals, activiteiten, aanmaakdatum, eigenaar en zichtbaarheidsinstelling - worden ook weergegeven. Deze informatie is waardevol bij het helpen beslissen of het item een duplicaat is en zo ja, welke informatie prioriteit heeft bij het samenvoegen van items.

Samenvoegen van duplicaten

Als je hebt besloten dat de duplicaatitems die hier worden vermeld samengevoegd moeten worden, selecteer dan welk item je als primair wilt. De informatie van het primaire item krijgt voorrang bij het samenvoegen, in het geval van tegenstrijdige informatie.

Als voorbeeld, als twee Tom Smiths verschillende telefoonnummers hebben en samen worden samengevoegd, zal het telefoonnummer dat bij de primaire Tom Smith hoort worden opgeslagen zodra de samenvoeging is voltooid.

Als je je primaire item hebt gekozen, klik dan op de "Voorbeeld" knop om door te gaan.

Door deze informatie vooraf te bekijken, krijg je een idee van hoe dat contact eruit zal zien nadat het is samengevoegd. Dit is de laatste fase voordat de items volledig samengevoegd worden, en het is goed om je ogen open te houden voor eventuele onjuiste of inconsistente informatie.

Als je informatie tegenkomt die je wilt corrigeren in de vorige stap, klik dan op de "Terug" knop om de prioriteit van de informatie te wijzigen voordat je verder gaat.

Samenvoegen van items die geen duplicaten zijn

Pipedrive heeft een handmatige samenvoegfunctie voor het geval je items tegenkomt die niet zijn geïdentificeerd als duplicaten. Deze functie kan worden gebruikt om deals, personen en organisaties samen te voegen.

Op de detailweergave van een deal, persoon of organisatie, klik op “Meer (...)” en selecteer “Samenvoegen.”

Het samenvoegen menu wordt geopend. Voer de naam in van de deal of contactpersoon die je wilt samenvoegen in de zoekbalk rechtsboven, en zodra je de deal of contactpersoon selecteert om samen te voegen, zie je de informatie van beide items weergegeven.

Kies welke informatie behouden moet blijven in geval van een conflict op het banner onderaan. Klik op “Voorbeeld” en, als alles er correct uitziet, ga verder naar “Samenvoegen.”