ฐานความรู้

เมื่อมีสมาชิกทีมหลายคนใส่ข้อมูลใหม่ลงในบัญชี Pipedrive ของคุณ ข้อมูลของคุณมีโอกรจะซ้อนทับกันและเกิดข้อมูลซ้ำได้ เนื่องจากไม่มีใครสามารถทราบได้อย่างสมบูรณ์ว่าสมาชิกทีมคนอื่นกำลังทำงานอะไรอยู่ เรื่องนี้จึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการดำเนินธุรกิจ

ข้อมูลที่ซ้ำกันเหล่านี้อาจเพิ่มจำนวนอย่างรวดเร็วและควบคุมได้ยาก ข้อมูลทั้งหมดนี้จะยิ่งทำให้ดำเนินธุรกิจได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ เช่น เพิ่มผู้ติดต่อผิด หรือมีพนักงานขายสองคนติดต่อไปยังลูกค้าคนเดียวกัน

ฐานข้อมูลที่สะอาดคือฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ และหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการรักษาฐานข้อมูล Pipedrive ให้สะอาดคือการใช้ฟีเจอร์ ผสานรายการที่ซ้ำกัน

การเข้าถึงฟีเจอร์ผสานรายการที่ซ้ำกัน

ฟีเจอร์ผสานรายการที่ซ้ำกันสามารถเข้าถึงได้หลายวิธี

วิธีแรกคือไปที่ “เครื่องมือและแอป” > ผสานรายการที่ซ้ำกัน เพื่อดูรายการบุคคลและองค์กรที่อาจซ้ำกัน

เมื่อเข้าใช้งานแล้ว ฟีเจอร์ ผสานรายการที่ซ้ำกัน จะให้รายการบุคคลและองค์กรที่อาจซ้ำกันภายในบัญชี Pipedrive ของคุณ

คุณยังสามารถเข้าถึงเมนูผสานรายการที่ซ้ำกัน ผ่านทางมุมมองรายละเอียดของผู้ติดต่อหรือองค์กรที่ถูกระบุว่าอาจจะเป็นรายการซ้ำกัน

รายละเอียดของบุคคลและองค์กรเหล่านี้ — ชื่อ ดีล กิจกรรม วันที่สร้าง เจ้าของ และการตั้งค่าการมองเห็น — จะแสดงให้คุณเห็นด้วย ข้อมูลนี้เป็นสิ่งที่มีค่ามากเมื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่ารายการนั้นเป็นข้อมูลซ้ำหรือไม่ และถ้าใช่ จะให้ข้อมูลใดสำคัญที่สุดเมื่อต้องผสานรายการเข้าด้วยกัน

การผสานข้อมูลซ้ำ

เมื่อคุณตัดสินใจว่ารายการซ้ำที่ปรากฏในที่นี้ควรถูกรวมกัน ให้เลือกว่าคุณต้องการให้รายการใดเป็นรายการหลัก ข้อมูลของรายการหลักจะได้รับความสำคัญเมื่อต้องทำการผสาน หากมีข้อมูลที่ขัดแย้งกัน

ตัวอย่างเช่น หากมี Tom Smith สองคนที่มีหมายเลขโทรศัพท์ต่างกันและจะถูกรวมเป็นหนึ่งเดียว หมายเลขโทรศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับ Tom Smith หลักจะถูกบันทึกเมื่อการผสานเสร็จสิ้น

เมื่อเลือกหลักแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “แสดงตัวอย่าง” เพื่อดำเนินการต่อ

เมื่อแสดงตัวอย่างข้อมูลนี้ คุณจะเห็นล่วงหน้าว่าผู้ติดต่อจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อผสานเสร็จสิ้น นี่คือขั้นตอนสุดท้ายก่อนการผสานรายการอย่างสมบูรณ์ ควรตรวจสอบอย่างรอบคอบว่ามีข้อมูลผิดหรือไม่สอดคล้องกันหรือไม่

หากคุณพบข้อมูลที่ต้องการแก้ไขในขั้นตอนก่อนหน้า ให้คลิกที่ปุ่ม “ย้อนกลับ” เพื่อเปลี่ยนลำดับความสำคัญของข้อมูลก่อนดำเนินการต่อ

การผสานรายการที่ไม่ซ้ำกัน

Pipedrive มีฟีเจอร์ผสานข้อมูลด้วยตนเองในกรณีที่คุณพบรายการที่ไม่ได้ถูกระบุว่าเป็นข้อมูลซ้ำ ฟีเจอร์นี้สามารถใช้ผสานดีล บุคคล และองค์กรได้

บนมุมมองรายละเอียดของดีล บุคคล หรือองค์กร ให้คลิกที่ “เพิ่มเติม (...)” แล้วเลือก “ผสาน”

เมนูผสานจะถูกเปิดขึ้น ป้อนชื่อดีลหรือชื่อผู้ติดต่อที่ต้องการผสานในแถบค้นหาที่มุมขวาบน แล้วเมื่อเลือกดีลหรือผู้ติดต่อที่ต้องการผสานแล้ว คุณจะเห็นข้อมูลของทั้งสองรายการแสดงขึ้นมา

เลือกข้อมูลที่ต้องการเก็บไว้ในกรณีที่ข้อมูลขัดแย้งกันบนแถบประกาศด้านล่าง คลิกที่ “แสดงตัวอย่าง” และหากทุกอย่างถูกต้อง ให้ดำเนินการต่อที่ “ผสาน”