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Mit der wachsenden Menge an Vertriebsdaten wird es immer wichtiger, Ihren Arbeitsbereich übersichtlich und effizient zu halten.

Mit der Archivierung können Sie inaktive Leads und Deals aus Ihrer aktiven Ansicht entfernen, ohne dass die zugehörigen Daten verloren gehen. So behalten Sie den Überblick und können die System-Performance verbessern.

Wann Leads und Deals archiviert werden sollen

Sie können jeden Deal oder Lead archivieren, der nicht mehr aktiv bearbeitet wird. Hier einige gängige Szenarien:

1. Seit langem inaktiv

• Keine Aktivitäten oder Aktualisierungen in den vergangenen 6-12 Monaten

• Keine anstehenden Aufgaben oder erwartete Follow-ups

2. Abgeschlossen oder stagnierend

• Verlorene Deals oder kalte Leads, die nicht wieder aufgegriffen werden

• Gewonnene Deals, die erfüllt und abgeschlossen wurden

• Unqualifizierte Leads

3. Niedrige Priorität oder niedriger Wert

• Deals oder Leads aus vergangenen Kampagnen, Tests oder Untersuchungen

• Nicht mit den aktuellen Geschäftszielen übereinstimmend

4. Für die Buchführung

• Elemente, die für Compliance, Audits oder Reporting aufbewahrt werden und nicht in Ihrem Hauptarbeitsbereich sichtbar sein müssen

Wie Leads und Deals archiviert werden

Individuelle Archivierung

Klicken Sie in der Deal- oder Lead-Detailansicht im Menü „...“ auf „Archivieren“ (für Deals) oder auf den entsprechenden Button (für Leads).

Klicken Sie in der Listenansicht (nur für Deals) zuerst auf „...“ und dann auf „Archivieren“.

Archivieren in Massenbearbeitung

Wählen Sie in der Lead- oder Deal-Listenansicht mehrere Elemente aus und klicken Sie auf Archivieren.

Alternativ können Sie das Feld Archivierungsstatus über das Massenbearbeitungsmenü aktualisieren.

Nach der Archivierung:

• Deals behalten ihren bisherigen Status (Offen, Gewonnen oder Verloren)

• Der Archivierungsstatus wird auf „Archiviert“ gesetzt und ein Zeitstempel wird hinzugefügt

• Automations und Webhooks, die auf Datensatzänderungen reagieren, können ausgelöst werden

Automationen

Der Archivierungsstatus kann innerhalb von Automationen entweder als Bedingung oder als Aktion verwendet werden.

Beispiele:

• Automation auslösen, wenn Elemente archiviert oder dearchiviert werden – Verwenden Sie Änderungen am Feld „Archivierungsstatus“, um Folgeaktionen auszulösen (z. B. einen Nutzer benachrichtigen oder die Änderung zu protokollieren)

• Stagnierende Deals oder Leads automatisch archivieren – Richten Sie eine Automation ein, um Elemente nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität zu archivieren (z. B. keine Aktualisierungen oder Aktivitäten in den letzten 3 Monaten oder 1 Monat nach Abschluss/Verlust eines Deals).

• Änderungen zu Deals hinzufügen, sobald sie archiviert sind

Archivierte Elemente anzeigen

Archivierte Leads und Deals können überall in Pipedrive aufgerufen werden und sind mit dem Hinweis „Archiviert“ gekennzeichnet.

Deals

Öffnen Sie in der Deal-Listenansicht den Archiv-Tab.

Und als verknüpfte Elemente in Kontakten, Organisationen, Aktivitäten, Projekten, dem Verkaufseingang, Produkten und Hover-Cards.

Leads

Öffnen Sie in der Lead-Listenansicht den Archiv-Tab.

Und als verknüpfte Elemente in der Detailansicht von Kontakten, der Aktivitäts-Detailansicht und dem Sales-Posteingang.

Individuelle Dearchivierung

Klicken Sie in der Detailansicht auf „Dearchivieren“.

Dearchivierung in Massenbearbeitung

Wählen Sie in der Listenansicht der archivierten Elemente mehrere Elemente aus und klicken Sie auf „Dearchivieren“.

Hinweis: Wenn die Pipeline oder die Phase eines Deals nicht mehr existiert, wird der Deal in keiner Pipeline mehr angezeigt, bis ihm eine Pipeline und eine Phase zugewiesen werden.

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Welche Aktionen sind für archivierte Elemente nicht möglich?

Um die Datensicherheit und Performance zu gewährleisten, sind die folgenden Aktionen eingeschränkt:

Bearbeitung	Titel, Wert, Phase, Besitzer oder benutzerdefinierte Felder können nicht geändert werden
Verknüpfung	Neue Aktivitäten, Anrufe oder Kontakte können nicht verknüpft werden
Konvertierung	Leads können nicht in Deals umgewandelt werden; Deals können nicht zusammengeführt werden
Anzeige	In den meisten Listen- und Pipeline-Ansichten ausgeblendet
API	Nicht in standardmäßigen Listenendpunkten aufgeführt. Es stehen neue Endpunkte zur Verfügung.

Hinweis: Ihr Unternehmensaccount kann insgesamt bis zu 300.000 archivierte Leads und Deals enthalten.

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Welche Aktionen sind für archivierte Elemente möglich?

Sie können archivierte Elemente weiterhin auf folgende Weise verwalten:

Notizen hinzufügen/bearbeiten	Einschließlich Kommentare und Erwähnungen
E-Mails senden/verknüpfen	E-Mail-Listen oder einzelne E-Mails Hinweis: BCC wird unterstützt
Exportieren	Von den Listenansichten
Duplizieren	Es können Kopien von archivierten Elementen erstellt werden
Daten bearbeiten	Sichtbarkeitsgruppe, Follower (Deals), Teilnehmer, „Gesehen“-Status (Leads)
Suchergebnisse	Archivierte Elemente werden in Suchergebnissen angezeigt
Filter	Werden in Listenansichten und in verschiedenen Entitäten unterstützt (z. B. Filtern von Organisationen basierend auf verknüpften archivierten Deals)
Einblicke	Werden in Berichten durch Felder wie „Archivierungsstatus“ und „Archiviert am“ unterstützt

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Nutzerberechtigungen für archivierte Elemente

Aktion	Benötigte Berechtigung
Eigene Elemente archivieren/dearchivieren	Immer erlaubt
Elemente anderer Nutzer archivieren	Erfordert die Berechtigung „Deals anderer bearbeiten“
Archivierte Elemente anzeigen	Gemäß den standardmäßigen Sichtbarkeitsregeln