База знань

Коли обсяг даних про продажі зростає, стає важливішим підтримувати робочий простір чистим і ефективним.

Архівування дає змогу приховати неактивні ліди й угоди з активного перегляду без втрати історичних даних, що допомагає зосередитися, покращити продуктивність системи та не перевищувати ліміт лідів і угод.

Коли архівувати ліди та угоди

Ви можете архівувати будь-яку угоду або лід, якими більше не керують активно. Ось поширені сценарії:

1. Неактивні протягом тривалого часу

• За останні 6–12 місяців немає жодної активності чи оновлень
• Немає запланованих завдань або очікуваних подальших дій

2. Закриті або безперспективні

• Програні угоди або холодні ліди, до яких не повернуться
• Виграні угоди, які були виконані та завершені
• Дискваліфіковані ліди

3. Низький пріоритет або мала цінність

• Угоди або ліди з попередніх кампаній, експериментів або дослідницьких проєктів
• Не відповідають поточним бізнес-цілям

4. Для ведення обліку

• Елементи, що зберігаються для дотримання вимог, аудиту або звітності і не повинні бути видимими у вашому основному робочому просторі

Як архівувати ліди та угоди

Архівувати окремо

У перегляді деталей угоди або ліда натисніть Архівувати у меню “...” (для угод) або кнопку (для лідів).

У вигляді списку (тільки для угод) натисніть кнопку ”...”, а потім ”Архівувати”.

Масове архівування

У лідів або угод у вигляді списку виберіть кілька елементів і натисніть Архівувати.

Або оновіть поле Статус архіву через панель масового редагування.

Коли архівовано:

• Угоди зберігають свій попередній статус (Відкрита, Виграна або Програна)
• Полю статус архіву присвоюється значення “Архівовано” і додається мітка часу
• Можуть бути запущені автоматизації та вебхуки, які залежать від змін запису

Автоматизації

Статус архіву можна використовувати в автоматизаціях як умову або дію.

Приклади:

• Запускати автоматизації, коли елементи архівуються або розархівовуються – Використовуйте зміни поля “Статус архіву” для запуску подальших дій (наприклад, повідомити користувача або зафіксувати зміну)

• Автоматично архівувати застарілі угоди або ліди – Налаштуйте автоматизації, щоб архівувати елементи після періоду неактивності (наприклад, виграні або програні угоди без оновлень протягом 90 днів)
  

Перегляд архівованих елементів

Архівовані ліди та угоди доступні в усій Pipedrive і позначені індикатором “Архівовано”.

Угоди

У вигляді списку угод відкрийте вкладку Архів.

А також як пов'язані елементи в записах осіб, організацій, активностях, проєктах, поштовій скриньці продажів, продуктах та спливаючих картках.

Ліди

У вигляді списку лідів відкрийте вкладку Архів.

А також як пов'язані елементи в перегляді деталей особи, перегляді деталей активності та поштовій скриньці продажів.

Розархівувати окремо

У перегляді деталей натисніть ”Розархівувати”.

Масове розархівування

У вигляді списку архівованих елементів виберіть кілька елементів і натисніть ”Розархівувати”.

Примітка: Якщо воронка (pipeline) або етап угоди більше не існують, угода не відобразиться в жодній воронці, поки не буде призначено воронку та етап.

---

Які дії обмежені для архівованих елементів?

Щоб зберегти цілісність даних та продуктивність, для архівованих елементів обмежено такі дії:

Редагування	Неможливо змінити назву, значення, етап, власника або користувацькі поля
Пов'язування	Неможливо пов'язувати нові активності, дзвінки або контакти
Конвертація	Ліди не можна конвертувати в угоди; угоди не можна об'єднати
Перегляд	Приховано у більшості переглядів списків та переглядів воронок
API	Не повертаються у стандартних кінцевих точках списків. Доступні нові кінцеві точки

---

Які дії дозволені з архівованими елементами?

Ви все ще можете керувати архівованими елементами такими способами:

Додавати/редагувати нотатки	Включаючи коментарі та згадки
Надсилати/пов'язувати електронні листи	Групові або індивідуальні листи Примітка: Підтримується BCC
Експорт	З подань списків
Дублювати	Створювати копії архівованих елементів
Редагувати дані	Група видимості, підписники (угоди), учасники, “Переглянуто” статус (ліди)
Результати пошуку	Архівовані елементи відображатимуться в результатах пошуку
Фільтри	Підтримуються в поданнях списків та між сутностями (наприклад, фільтрація організацій на основі пов'язаних архівованих угод)
Аналітика	Підтримується звітність із використанням полів, таких як “Статус архіву” та “Архівовано”

---

Права користувачів для архівованих елементів

Дія	Необхідний дозвіл
Архівувати/розархівувати власні елементи	Завжди дозволено
Архівувати елементи інших користувачів	Вимагає дозволу "Редагувати угоди, які належать іншим"
Перегляд архівованих елементів	Підпорядковується стандартним правилам видимості