База знань

Якщо ваші дані про продажі зростають, підтримка вашого робочого простору в чистоті та ефективності стає все більш важливою.

Архівування дозволяє вам видаляти неактивні потенційні клієнти та угоди з вашого активного перегляду, не втрачаючи історичних даних, що допомагає вам залишатися зосередженим та покращувати продуктивність системи.

Коли архівувати потенційних клієнтів та угоди

Ви можете архівувати будь-яку угоду або потенційного клієнта, який більше не управляється активно. Ось загальні сценарії:

1. Неактивні протягом тривалого часу

• Відсутність активності або оновлень протягом останніх 6–12 місяців

• Відсутні майбутні завдання або очікувані подальші дії

2. Закриті або застарілі

• Втрачені угоди або холодні потенційні клієнти, які не будуть повторно розглянуті

• Угоди, які були завершені та виконані

• Дискваліфіковані потенційні клієнти

3. Низький пріоритет або низька цінність

• Угоди або потенційні клієнти з минулих кампаній, експериментів або дослідницьких робіт

• Не відповідають поточним бізнес-цілям

4. Для ведення обліку

• Предмети, що зберігаються для відповідності, аудитів або звітності, які не потрібно відображати у вашому основному робочому просторі

Як архівувати ліди та угоди

Архівувати індивідуально

У вигляді деталей угоди або ліда клацніть Архівувати в меню “...” (для угод) або кнопці (для лідів).

У вигляді списку (тільки для угод) натисніть на кнопку ”...” , а потім ”Архівувати”.

Архівувати масово

У вигляді списку лідів або угод виберіть кілька елементів і натисніть Архівувати.

Або оновіть поле Статус архіву через панель масового редагування.

Коли архівується:

• Угоди зберігають свій попередній статус (Відкрито, Виграно або Програно)

• Статус архіву встановлюється на “Архівовано” та додається мітка часу

• Автоматизації та вебхуки, які залежать від змін записів, можуть бути активовані

Автоматизації

Статус архіву може бути використаний в автоматизаціях як умова або дія.

Приклади:

• Запускати автоматизації, коли елементи архівуються або розархівуються - Використовуйте зміни в полі “Статус архіву” для активації подальших дій (наприклад, сповіщення користувача або запис зміни)

• Автоматично архівувати застарілі угоди або ліди – Налаштуйте автоматизації для архівування елементів після періоду бездіяльності (наприклад, без оновлень або активностей протягом останніх 3 місяців або 1 місяця після виграшу/програшу угоди)

• Додайте зміни до угод після їх архівування

Переглянути архівні елементи

Архівні ліди та угоди доступні в Pipedrive і позначені індикатором “Архівовано”.

Угоди

У Перегляді списку угод відкрийте вкладку Архів.

А також як пов'язані елементи в особах, організаціях, діяльності, проектах, продажах, продуктах і картках при наведенні.

Ліди

У Перегляді списку лідів відкрийте вкладку Архів.

А також як пов'язані елементи в перегляді деталей особи, перегляді деталей діяльності та поштовій скриньці продажів.

Видалити з архіву індивідуально

У перегляді деталей натисніть ”Видалити з архіву”.

Видалити з архіву масово

У перегляді списку архівних елементів виберіть кілька елементів і натисніть ”Видалити з архіву”.

Примітка: Якщо конвеєр або стадія угоди більше не існує, угода не відобразиться в жодному конвеєрі, поки не буде призначено конвеєр і стадію.

```

---

Які дії обмежені для архівованих елементів?

Для підтримки цілісності даних та продуктивності наступні дії обмежені:

Редагування	Не можу змінити заголовок, значення, стадію, власника або користувацькі поля
Зв'язування	Не можу зв'язувати нові активності, дзвінки або контакти
Конверсія	Ліди не можуть бути перетворені на угоди; угоди не можуть бути об'єднані
Перегляд	Сховані для більшості переглядів списків і переглядів конвеєра
API	Не повертаються в стандартних кінцевих точках списку. Доступні нові кінцеві точки

Примітка: Ваш обліковий запис компанії може мати до 300,000 архівованих лідів та угод разом.

---

Які дії дозволено з архівованими елементами?

Ви все ще можете керувати архівованими елементами наступними способами:

Додати/редагувати нотатки	Включаючи коментарі та згадки
Надсилати/посилати електронні листи	Групові або окремі електронні листи Примітка: Підтримується BCC
Експорт	З виглядів списку
Дублювати	Створити копії архівованих елементів
Редагувати дані	Група видимості, підписники (угоди), учасники, “Бачив” статус (ліди)
Результати пошуку	Архівовані елементи з'являться в результатах пошуку
Фільтри	Підтримується в виглядах списків та для всіх сутностей (наприклад, фільтрація організацій на основі пов'язаних архівованих угод)
Інсайти	Підтримується звітування, використовуючи поля, такі як “Статус архіву” та “Архівовано”

---

Права користувачів для архівованих елементів

Дія	Необхідне право
Архівувати/унархівувати власні елементи	Завжди дозволено
Архівувати елементи інших	Потребує дозволу "Редагувати угоди, що належать іншим"
Перегляд архівованих елементів	Дотримується стандартних правил видимості