知識庫

隨著您的銷售資料成長，維持工作區的整潔與效率變得更加重要。

封存可讓您將不活躍的潛在客戶與交易從活動視圖中移除，同時不會遺失歷史資料，幫助您專注重點、提升系統效能，並保持在 潛在客戶與交易上限 之內。

何時將潛在客戶與交易存檔

您可以將任何不再積極管理的交易或潛在客戶存檔。以下是常見情況：

1. 長期未活躍

• 在過去6–12個月內沒有活動或更新
• 沒有即將到期的任務或預期的跟進

2. 已結案或停滯

• 已流失的交易或不會再回訪的冷潛在客戶
• 已成交且已交付完成的交易
• 不合格的潛在客戶

3. 優先順序低或價值低

• 來自過去活動、實驗或探索性工作的交易或潛在客戶
• 與目前的業務目標不一致

4. 作為紀錄保存

• 為合規、稽核或報告而保留的項目，無需在主要工作區中顯示

如何封存潛在客戶與交易

逐一封存

在交易或潛在客戶的詳細檢視中，從 “...” 選單（交易）或按鈕（潛在客戶）中按一下 封存。

在清單檢視（僅限交易）中，按一下 ”...” 按鈕，接著選擇 封存。

批次封存

在潛在客戶或交易的 清單檢視 中，選取多個項目後按一下 封存。

或透過批次編輯側欄更新 封存狀態 欄位。

封存時：

• 交易會保留其先前狀態（開啟、成交或流失）
• 封存狀態 會設為 「已封存」，並加入時間戳記
• 依賴紀錄變更的自動化與 webhook 可能會被觸發

自動化

封存狀態可在自動化中作為條件或動作使用。

範例：

• 當項目被封存或解除封存時觸發自動化 — 使用「封存狀態」欄位的變更來觸發後續動作（例如通知使用者或記錄變更）

• 自動封存久未更新的交易或潛在客戶 — 設定自動化，在一段無活動期後封存項目（例如，已成交或已流失且 90 天內無更新的交易）
  

檢視已封存項目

已封存的潛在客戶與交易可在 Pipedrive 各處存取，並以 「已封存」 標示。

交易

在 交易清單檢視 中，開啟 封存 分頁。

以及在聯絡人、組織、活動、專案、銷售收件匣、產品與懸停卡片中以聯結項目顯示。

潛在客戶

在 潛在客戶清單檢視 中，開啟 封存 分頁。

以及在聯絡人詳細檢視、活動詳細檢視與銷售收件匣中以聯結項目顯示。

個別解除封存

在詳細檢視中，按一下 「解除封存」。

批次解除封存

在已封存項目的清單檢視中，選取多個項目後按一下 「解除封存」。

注意： 如果交易所屬的銷售流程或階段已不存在，該交易在指派新的流程與階段之前不會顯示在任何銷售流程中。

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封存項目限制哪些操作？

為維護資料完整性與效能，對封存項目會限制下列操作：

編輯	無法更改標題、數值、階段、擁有者或自訂欄位
連結	無法連結新的活動、通話或聯絡人
轉換	潛在客戶無法轉換為商機；商機無法合併
檢視	在大多數清單檢視與管道檢視中隱藏
API	不會在標準清單端點回傳。另提供新的端點

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已封存項目允許哪些操作？

您仍然可以透過下列方式管理已封存的項目：

新增/編輯註解	包括評論與提及
傳送/連結電子郵件	群組或單封電子郵件 注意： 支援密件副本 (BCC)
匯出	從列表檢視
複製	建立已封存項目的副本
編輯資料	可見性群組、追蹤者（交易）、參與者、 「已查看」 狀態（潛在客戶）
搜尋結果	已封存的項目將顯示於搜尋結果中
篩選	在列表檢視與跨實體中支援（例如：根據所連結的已封存交易篩選組織）
洞察	支援使用欄位如 「封存狀態」 與 「封存於」 進行報表

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封存項目的使用者權限

操作	所需權限
封存/取消封存自己的項目	始終允許
封存他人的項目	需要「編輯他人擁有的交易」權限
查看已封存的項目	遵循標準可見性規則