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存檔交易和潛在客戶

YS
Yssel Salas, 2025年4月8日

隨著您的銷售數據增長,保持工作空間的整潔和高效變得更加重要。

歸檔讓您可以在不丟失歷史數據的情況下,將不活躍的潛在客戶和交易從您的活動視圖中刪除,幫助您保持專注並提高系統性能。


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何時歸檔潛在客戶和交易

您可以歸檔任何不再積極管理的交易或潛在客戶。以下是常見的情況:

1. 長時間不活動

  • 過去 6–12 個月沒有活動或更新

  • 沒有即將到來的任務或預期的跟進

2. 關閉或過時

  • 失去的交易或不會重新考慮的冷潛在客戶

  • 已交付和完成的贏得交易

  • 不合格的潛在客戶

3. 低優先級或低價值

  • 來自過去活動、實驗或探索性工作的交易或潛在客戶

  • 與當前業務目標不一致

4. 供記錄保存

  • 為合規性、審計或報告而保存的項目,無需在您的主要工作區域中顯示

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如何存檔潛在客戶和交易

單獨存檔

在交易或潛在客戶詳細資訊視圖中,點擊存檔“...”選單(對於交易)或按鈕(對於潛在客戶)。

在列表視圖中(僅對於交易),點擊”...”按鈕,然後點擊”存檔”

批量存檔

在潛在客戶或交易的列表視圖中,選擇多個項目並點擊存檔

或通過批量編輯抽屜更新存檔狀態欄位。

存檔後:

  • 交易保留其以前的狀態(開放、已贏或已輸)

  • 存檔狀態設置為“已存檔”並添加時間戳

  • 依賴於記錄變更的自動化和網絡鉤子可能被觸發

自動化

注意: 自動化功能僅在專業及更高計劃中可用。

存檔狀態可以在自動化中用作條件或動作。

範例:

  • 當項目被存檔或取消存檔時觸發自動化 - 使用“存檔狀態”欄位的變更來觸發後續動作(例如,通知使用者或記錄變更)

  • 自動存檔過期的交易或潛在客戶 – 設置自動化在一段時間不活動後存檔項目(例如,在過去3個月內未進行更新或活動,或在贏得/失去交易後1個月)

  • 在交易被存檔後添加變更

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查看已存檔項目

已存檔的潛在客戶和交易在 Pipedrive 中可訪問,並帶有“已存檔”指標。

交易

交易列表視圖中,打開存檔選項卡。

以及在個人、組織、活動、項目、銷售收件箱、產品和懸停卡中的鏈接項目。

潛在客戶

潛在客戶列表視圖中,打開存檔選項卡。

以及在個人詳細視圖、活動詳細視圖和銷售收件箱中的鏈接項目。

單獨取消存檔

在詳細視圖中,點擊“取消存檔”

批量取消存檔

在已存檔項目列表視圖中,選擇多個項目並點擊“取消存檔”

注意:如果交易的管道或階段不再存在,該交易不會在任何管道中顯示,直到指定一個管道和階段。
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對於已存檔項目,有哪些行動是受限的?

為了維護數據完整性和性能,以下行動受到限制:

編輯
無法更改標題、值、階段、擁有者或自定義字段
連結
無法連結新的活動、通話或聯繫人
轉換
潛在客戶無法轉換為交易;交易無法合併
查看
在大多數列表視圖和管道視圖中隱藏
API
在標準列表端點中不會返回。可使用新的端點
注意:您的公司帳戶可以擁有最多300,000個已存檔的潛在客戶和交易的總和。

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已存檔項目允許進行哪些操作?

您仍然可以以以下方式管理已存檔的項目:

添加/編輯備註
包括評論和提及
發送/鏈接電子郵件
群發或單封郵件
注意:支持BCC
導出
從列表視圖中導出
複製
創建已存檔項目的副本
編輯數據
可見性群組、跟隨者(交易)、參與者、“已查看”狀態(潛在客戶)
搜索結果
已存檔項目將顯示在搜索結果中
篩選器
在列表視圖和各實體中支持(例如根據鏈接的已存檔交易篩選組織)
見解
使用“存檔狀態”“存檔於”等字段支持報告
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已存檔項目的使用者權限

動作
所需權限
存檔/取消存檔自己的項目
始終允許
存檔他人的項目
需要「編輯他人擁有的交易」權限
查看已存檔項目
遵循標準可見性規則
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