知識庫

隨著您的銷售數據增長，保持工作區的整潔和高效變得更加重要。

歸檔讓您可以在不丟失歷史數據的情況下，從您的活躍視圖中移除不活躍的潛在客戶和交易，幫助您保持專注並改善系統性能。

何時應該歸檔潛在客戶和交易

您可以歸檔任何不再積極管理的交易或潛在客戶。以下是一些常見情況：

1. 長時間不活躍

• 過去 6–12 個月內沒有活動或更新
• 沒有即將到來的任務或預期的跟進

2. 已關閉或過時

• 失去的交易或不會再訪問的冷潛在客戶
• 已交付並完成的贏得交易
• 不合格的潛在客戶

3. 低優先級或低價值

• 來自過去活動、實驗或探索性工作的交易或潛在客戶
• 與當前業務目標不一致

4. 供記錄保存

• 為合規性、審計或報告而保留的項目，這些項目不需要在您的主要工作區中可見

如何歸檔潛在客戶和交易

單獨歸檔

在交易或潛在客戶詳細視圖中，從“...”菜單（對於交易）或按鈕（對於潛在客戶）中點擊歸檔。

在列表視圖中（僅限交易），點擊”...”按鈕，然後點擊”歸檔”。

批量歸檔

在潛在客戶或交易的列表視圖中，選擇多個項目並點擊歸檔。

或者通過批量編輯抽屜更新歸檔狀態字段。

歸檔後：

• 交易保留其先前狀態（開放、獲勝或失敗）
• 歸檔狀態設置為“已歸檔”並添加時間戳
• 依賴於記錄變更的自動化和網絡鉤子可能會被觸發

自動化

歸檔狀態可以在自動化中用作條件或動作。

示例：

• 當項目被歸檔或取消歸檔時觸發自動化 – 使用對“歸檔狀態”字段的變更來觸發後續動作（例如，通知用戶或記錄變更）

• 自動歸檔過期的交易或潛在客戶 – 設置自動化以在一段不活動期間後歸檔項目（例如，在過去3個月內沒有更新或活動，或在贏得/失去交易後的1個月）

查看已存檔項目

已存檔的潛在客戶和交易可以在 Pipedrive 中訪問，並標記有 “已存檔” 指示器。

交易

在 交易列表視圖 中，打開 存檔 標籤。

以及在個人、組織、活動、項目、銷售收件箱、產品和懸停卡中的連結項目。

潛在客戶

在 潛在客戶列表視圖 中，打開 存檔 標籤。

以及在個人詳細視圖、活動詳細視圖和銷售收件箱中的連結項目。

單獨取消存檔

在詳細視圖中，點擊 ”取消存檔”。

批量取消存檔

在已存檔項目列表視圖中，選擇多個項目並點擊 ”取消存檔”。

注意：如果交易的管道或階段不再存在，則該交易將不會顯示在任何管道中，直到分配管道和階段。

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已存檔項目有哪些限制行為？

為了維護數據完整性和性能，對已存檔項目限制以下行為：

編輯	無法更改標題、值、階段、擁有者或自定義字段
鏈接	無法鏈接新的活動、通話或聯繫人
轉換	潛在客戶無法轉換為交易；交易無法合併
查看	在大多數列表視圖和管道視圖中隱藏
API	不會在標準列表端點中返回。新的端點可用

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對於已存檔項目，允許哪些操作？

您仍然可以通過以下方式管理已存檔的項目：

新增/編輯備註	包括評論和提及
發送/鏈接電子郵件	群組或單個電子郵件 注意：支持BCC
導出	從列表視圖中
複製	創建已存檔項目的副本
編輯數據	可見性組、跟隨者（交易）、參與者、“已查看”狀態（潛在客戶）
搜索結果	已存檔的項目將顯示在搜索結果中
篩選器	在列表視圖和各實體中支持（例如，根據鏈接的已存檔交易篩選組織）
洞察	使用“存檔狀態”和“存檔於”等字段支持報告

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已存檔項目的使用者權限

操作	所需權限
存檔/取消存檔自己的項目	始終允許
存檔他人的項目	需要「編輯他人擁有的交易」權限
查看已存檔項目	遵循標準可見性規則