Teadmusbaas

Müügiandmete kasvades muutub tööruumi korrashoid ja tõhusus üha olulisemaks.

Arhiveerimine võimaldab eemaldada passiivsed müügivihjed ja tehingud aktiivsest vaatest ilma ajaloolisi andmeid kaotamata, et saaksid keskenduda, parandada süsteemi jõudlust ja jääda müügivihjete ja tehingute piirangu piiresse.

Millal müügivihjeid ja tehinguid arhiveerida

Saad arhiveerida mis tahes tehingu või müügivihje, mida enam aktiivselt ei hallata. Levinud olukorrad:

1. Pikka aega passiivne

• Viimase 6–12 kuu jooksul pole olnud tegevusi ega uuendusi
• Pole eelseisvaid ülesandeid ega oodatavaid järeltegevusi

2. Suletud või aegunud

• Kaotatud tehingud või külmad müügivihjed, mida enam ei vaadata
• Võidetud tehingud, mis on täidetud ja lõpetatud
• Kvalifitseerimata müügivihjed

3. Madal prioriteet või väärtus

• Varasematest kampaaniatest, katsetustest või uurivast tööst pärit tehingud või müügivihjed
• Ei ole kooskõlas praeguste ärieesmärkidega

4. Arhiveerimiseks

• Vastavuse, auditite või aruandluse jaoks säilitatavad kirjed, mis ei pea olema põhitööruumis nähtavad

Kuidas müügivihjeid ja tehinguid arhiveerida

Ükshaaval arhiveerimine

Klõpsa tehingu või müügivihje detailvaates tehingute puhul menüüs „...” valikul Arhiveeri või müügivihjete puhul nupul Arhiveeri.

Klõpsa loendivaates (ainult tehingute puhul) nupul „...” ja seejärel nupul „Arhiveeri”.

Hulgiarhiveerimine

Vali müügivihjete või tehingute loendivaates mitu kirjet ja klõpsa nupul Arhiveeri.

Või muuda hulgitöötluse paneelil välja Arhiveerimise olek.

Arhiveerimisel:

• Tehingud säilitavad oma varasema oleku (Avatud, Võidetud või Kaotatud)
• Välja arhiveerimise olek väärtuseks määratakse „Arhiveeritud” ja lisatakse ajatempel
• Kirjete muudatustest sõltuvad automatiseerimised ja veebikonksud võivad käivituda

Automatiseerimised

Arhiveerimise olekut saab automatiseerimistes kasutada nii tingimuse kui ka toiminguna.

Näited:

• Käivita automatiseerimised kirjete arhiveerimisel või arhiivist eemaldamisel – kasuta välja „Arhiveerimise olek” muudatusi järeltoimingute käivitamiseks (nt kasutaja teavitamiseks või muudatuse logimiseks)

• Aegunud tehingute või müügivihjete automaatne arhiveerimine – seadista automatiseerimised kirjete arhiveerimiseks pärast tegevusetusperioodi (nt võidetud või kaotatud tehingud, mida pole 90 päeva jooksul uuendatud)
  

Arhiveeritud kirjete vaatamine

Arhiveeritud müügivihjed ja tehingud on kogu Pipedrive'is kättesaadavad ning tähistatud indikaatoriga „Arhiveeritud”.

Tehingud

Ava Tehingute loendivaates vahekaart Arhiiv.

Samuti kuvatakse neid seotud kirjetena kontaktisikute, organisatsioonide, tegevuste, projektide, müügipostkasti, toodete ja hõljukkaartide juures.

Müügivihjed

Ava Müügivihjete loendivaates vahekaart Arhiiv.

Samuti kuvatakse neid seotud kirjetena kontaktisiku detailvaates, tegevuse detailvaates ja müügipostkastis.

Ükshaaval arhiivist eemaldamine

Klõpsa detailvaates nupul „Eemalda arhiivist”.

Hulgiarhiivist eemaldamine

Vali arhiveeritud kirjete loendivaates mitu kirjet ja klõpsa nupul „Eemalda arhiivist”.

Märkus: kui tehingu müügitoru või etappi enam ei ole, ei kuvata tehingut üheski müügitorus enne, kui sellele on määratud müügitoru ja etapp.

---

Millised toimingud on arhiveeritud kirjete puhul piiratud?

Andmete tervikluse ja jõudluse säilitamiseks on arhiveeritud kirjete puhul järgmised toimingud piiratud:

Muutmine	Ei saa muuta pealkirja, väärtust, etappi, omanikku ega kohandatud välju
Seostamine	Ei saa seostada uusi tegevusi, kõnesid ega kontaktisikuid
Teisendamine	Müügivihjeid ei saa teisendada tehinguteks ja tehinguid ei saa ühendada
Vaatamine	Peidetud enamikus loendivaadetes ja müügitoruvaadetes
API	Neid ei tagastata standardsetes loendi lõpp-punktides. Saadaval on uued lõpp-punktid

---

Millised toimingud on arhiveeritud kirjetega lubatud?

Arhiveeritud kirjeid saad endiselt hallata järgmistel viisidel:

Märkmete lisamine ja muutmine	Sealhulgas kommentaarid ja mainimised
Meilide saatmine ja seostamine	Rühma- või üksikmeilid Märkus: BCC on toetatud
Eksportimine	Loendivaadetest
Koopia loomine	Arhiveeritud kirjetest koopiate loomine
Andmete muutmine	Nähtavusrühm, jälgijad (tehingud), osalejad, „Vaadatud” olek (müügivihjed)
Otsingutulemused	Arhiveeritud kirjed kuvatakse otsingutulemustes
Filtrid	Toetatud loendivaadetes ja eri üksuste puhul (nt organisatsioonide filtreerimine seotud arhiveeritud tehingute põhjal)
Insights	Aruandlust toetatakse selliste väljade abil nagu „Arhiveerimise olek” ja „Arhiveeritud kuupäeval”

---

Kasutajaõigused arhiveeritud kirjete puhul

Toiming	Nõutav õigus
Oma kirjete arhiveerimine ja arhiivist eemaldamine	Alati lubatud
Teiste kirjete arhiveerimine	Nõuab õigust „Muuda teiste omandis olevaid tehinguid”
Arhiveeritud kirjete vaatamine	Kehtivad tavapärased nähtavusreeglid