Basis Pengetahuan

Seiring pertumbuhan data penjualan Anda, menjaga ruang kerja Anda tetap bersih dan efisien menjadi semakin penting.

Pengarsipan memungkinkan Anda menghapus lead dan deal yang tidak aktif dari tampilan aktif Anda tanpa kehilangan data historis, membantu Anda tetap fokus, meningkatkan kinerja sistem, dan tetap berada di bawah batas lead dan deal.

Kapan mengarsipkan lead dan kesepakatan

Anda dapat mengarsipkan setiap kesepakatan atau lead yang tidak lagi ditangani secara aktif. Berikut skenario umum:

1. Tidak aktif untuk waktu yang lama

• Tidak ada aktivitas atau pembaruan dalam 6–12 bulan terakhir
• Tidak ada tugas yang akan datang atau tindak lanjut yang diharapkan

2. Ditutup atau tidak aktif

• Kesepakatan yang hilang atau lead dingin yang tidak akan ditindaklanjuti lagi
• Kesepakatan yang dimenangkan dan telah diserahkan serta diselesaikan
• Lead yang didiskualifikasi

3. Prioritas rendah atau nilai rendah

• Kesepakatan atau lead dari kampanye, eksperimen, atau pekerjaan eksplorasi sebelumnya
• Tidak selaras dengan tujuan bisnis saat ini

4. Untuk pencatatan

• Item yang disimpan untuk kepatuhan, audit, atau pelaporan yang tidak perlu terlihat di ruang kerja utama Anda

Cara mengarsipkan lead dan deal

Arsipkan satu per satu

Di tampilan detail deal atau lead, klik Arsipkan dari menu “...” (untuk deals) atau tombol (untuk leads).

Di tampilan daftar (hanya untuk deals), klik tombol ”...” diikuti dengan ”Arsipkan”.

Arsipkan secara massal

Di tampilan daftar leads atau deals, pilih beberapa item dan klik Arsipkan.

Atau perbarui bidang Status arsip melalui drawer sunting massal.

Saat diarsipkan:

• Deals mempertahankan status sebelumnya (Open, Won, atau Lost)
• Status arsip diset menjadi “Diarsipkan” dan stempel waktu ditambahkan
• Otomatisasi dan webhook yang bergantung pada perubahan catatan mungkin akan terpicu

Otomatisasi

Status arsip dapat digunakan dalam otomatisasi baik sebagai kondisi maupun tindakan.

Contoh:

• Memicu otomatisasi ketika item diarsipkan atau dikembalikan dari arsip – Gunakan perubahan pada field “Status arsip” untuk memicu tindakan lanjutan (misalnya, memberitahu pengguna atau mencatat perubahan)

• Arsipkan secara otomatis deal atau lead yang tidak aktif – Siapkan otomatisasi untuk mengarsipkan item setelah periode tidak aktif (misalnya, deal yang berstatus Won atau Lost tanpa pembaruan selama 90 hari)
  

Lihat item yang diarsipkan

Lead dan deal yang diarsipkan dapat diakses di seluruh Pipedrive dan ditandai dengan indikator “Diarsipkan”.

Deals

Di Tampilan daftar Deals, buka tab Arsip.

Dan sebagai item tertaut pada orang, organisasi, aktivitas, proyek, kotak masuk penjualan, produk, dan kartu hover.

Leads

Di Tampilan daftar Leads, buka tab Arsip.

Dan sebagai item tertaut di tampilan detail orang, tampilan detail aktivitas, dan kotak masuk penjualan.

Batalkan pengarsipan satu per satu

Di tampilan detail, klik ”Batalkan pengarsipan”.

Batalkan pengarsipan secara massal

Di tampilan daftar item yang diarsipkan, pilih beberapa item dan klik ”Batalkan pengarsipan”.

Catatan: Jika pipeline atau tahapan deal tidak lagi ada, deal tidak akan muncul di pipeline mana pun sampai pipeline dan tahapan ditetapkan.

---

Tindakan apa yang dibatasi untuk item yang diarsipkan?

Untuk menjaga integritas data dan kinerja, tindakan berikut dibatasi untuk item yang diarsipkan:

Pengeditan	Tidak dapat mengubah judul, nilai, tahap, pemilik, atau bidang kustom
Menghubungkan	Tidak dapat menautkan aktivitas baru, panggilan, atau kontak
Konversi	Prospek tidak dapat dikonversi menjadi transaksi; transaksi tidak dapat digabungkan
Penayangan	Tersembunyi dari sebagian besar tampilan daftar dan tampilan pipeline
API	Tidak disertakan dalam endpoint daftar standar. Endpoint baru tersedia

---

Tindakan apa yang diperbolehkan pada item yang diarsipkan?

Anda masih bisa mengelola item yang diarsipkan dengan cara berikut:

Tambah/ubah catatan	Termasuk komentar dan mention
Kirim/tautkan email	Email grup atau individual Catatan: BCC didukung
Ekspor	Dari tampilan daftar
Gandakan	Buat salinan item yang diarsipkan
Ubah data	Grup visibilitas, pengikut (kesepakatan), peserta, “Terlihat” status (prospek)
Hasil pencarian	Item yang diarsipkan akan ditampilkan dalam hasil pencarian
Filter	Didukung dalam tampilan daftar dan lintas entitas (mis. menyaring organisasi berdasarkan kesepakatan terarsip yang terkait)
Wawasan	Pelaporan didukung menggunakan bidang seperti “Status arsip” dan “Diarsipkan pada”

---

Izin pengguna untuk item yang diarsipkan

Tindakan	Izin yang diperlukan
Arsipkan/batalkan arsip item sendiri	Selalu diizinkan
Arsipkan item orang lain	Memerlukan izin "Edit deals owned by others"
Melihat item yang diarsipkan	Mengikuti aturan visibilitas standar