Basis Pengetahuan

Seiring pertumbuhan data penjualan Anda, menjaga ruang kerja Anda tetap bersih dan efisien menjadi semakin penting.

Mengarsipkan memungkinkan Anda menghapus prospek dan kesepakatan yang tidak aktif dari tampilan aktif Anda tanpa kehilangan data historis, membantu Anda tetap fokus dan meningkatkan kinerja sistem.

Kapan mengarsipkan prospek dan kesepakatan

Anda dapat mengarsipkan kesepakatan atau prospek yang tidak lagi dikelola secara aktif. Berikut adalah skenario umum:

1. Tidak aktif dalam waktu yang lama

• Tidak ada aktivitas atau pembaruan dalam 6–12 bulan terakhir
• Tidak ada tugas yang akan datang atau tindak lanjut yang diharapkan

2. Ditutup atau tidak relevan

• Kesepakatan yang hilang atau prospek dingin yang tidak akan ditinjau kembali
• Kesepakatan yang dimenangkan yang telah disampaikan dan diselesaikan
• Prospek yang tidak memenuhi syarat

3. Prioritas rendah atau nilai rendah

• Kesepakatan atau prospek dari kampanye, eksperimen, atau pekerjaan eksplorasi di masa lalu
• Tidak sejalan dengan tujuan bisnis saat ini

4. Untuk pencatatan

• Item yang disimpan untuk kepatuhan, audit, atau pelaporan yang tidak perlu terlihat di ruang kerja utama Anda

Cara mengarsipkan prospek dan kesepakatan

Arsip secara individu

Dalam tampilan detail kesepakatan atau prospek, klik Arsip dari menu “...” (untuk kesepakatan) atau tombol (untuk prospek).

Dalam tampilan daftar (hanya untuk kesepakatan), klik tombol ”...” diikuti dengan ”Arsip”.

Arsip secara massal

Dalam tampilan daftar prospek atau kesepakatan, pilih beberapa item dan klik Arsip.

Atau perbarui kolom Status arsip melalui laci edit massal.

Ketika diarsipkan:

• Kesepakatan mempertahankan status sebelumnya (Terbuka, Menang, atau Kalah)
• Status arsip diatur ke “Diarsipkan” dan cap waktu ditambahkan
• Automasi dan webhook yang bergantung pada perubahan catatan mungkin akan dipicu

Automasi

Status arsip dapat digunakan dalam automasi baik sebagai kondisi atau tindakan.

Contoh:

• Memicu automasi ketika item diarsipkan atau dibatalkan arsipnya – Gunakan perubahan pada kolom “Status diarsipkan” untuk memicu tindakan lanjutan (misalnya, memberi tahu pengguna atau mencatat perubahan)

• Mengarsipkan secara otomatis kesepakatan atau prospek yang sudah usang – Siapkan automasi untuk mengarsipkan item setelah periode tidak aktif (misalnya, tidak ada pembaruan atau aktivitas dalam 3 bulan terakhir atau 1 bulan setelah memenangkan/mengalahkan kesepakatan)

Lihat item yang diarsipkan

Leads dan deals yang diarsipkan dapat diakses di seluruh Pipedrive dan ditandai dengan indikator “Diarsipkan”.

Deals

Di tampilan daftar Deals, buka tab Arsip.

Dan sebagai item yang terhubung di orang, organisasi, aktivitas, proyek, kotak masuk penjualan, produk, dan kartu hover.

Leads

Di tampilan daftar Leads, buka tab Arsip.

Dan sebagai item yang terhubung di tampilan detail orang, tampilan detail aktivitas, dan kotak masuk penjualan.

Unarchive secara individu

Di tampilan detail, klik ”Unarchive”.

Unarchive secara massal

Di tampilan daftar item yang diarsipkan, pilih beberapa item dan klik ”Unarchive”.

Catatan: Jika pipeline atau stage dari sebuah deal tidak lagi ada, deal tersebut tidak akan muncul di pipeline mana pun sampai pipeline dan stage ditetapkan.

---

Tindakan apa yang dibatasi untuk item yang diarsipkan?

Untuk menjaga integritas data dan kinerja, tindakan berikut dibatasi untuk item yang diarsipkan:

Penyuntingan	Tidak bisa mengubah judul, nilai, tahap, pemilik, atau bidang kustom
Penghubungan	Tidak bisa menghubungkan aktivitas, panggilan, atau kontak baru
Konversi	Prospek tidak dapat diubah menjadi kesepakatan; kesepakatan tidak dapat digabungkan
Pemviewan	Tersembunyi dari sebagian besar tampilan daftar dan tampilan saluran
API	Tidak dikembalikan dalam endpoint daftar standar. Endpoint baru tersedia

---

Tindakan apa yang diizinkan pada item yang diarsipkan?

Anda masih dapat mengelola item yang diarsipkan dengan cara berikut:

Tambah/edit catatan	Termasuk komentar dan penyebutan
Kirim/tautan email	Email grup atau tunggal Catatan: BCC didukung
Ekspor	Dari tampilan daftar
Duplikat	Buat salinan item yang diarsipkan
Edit data	Grup visibilitas, pengikut (kesepakatan), peserta, “Dilihat” status (prospek)
Hasil pencarian	Item yang diarsipkan akan ditampilkan dalam hasil pencarian
Filter	Didukung dalam tampilan daftar dan di seluruh entitas (misalnya, memfilter organisasi berdasarkan kesepakatan yang diarsipkan yang terhubung)
Wawasan	Laporan didukung menggunakan bidang seperti “Status arsip” dan “Diarsipkan pada”

---

Izin pengguna untuk item yang diarsipkan

Tindakan	Izin yang diperlukan
Arsipkan/buka arsip item sendiri	Selalu diizinkan
Arsipkan item orang lain	Memerlukan izin "Edit kesepakatan yang dimiliki oleh orang lain"
Lihat item yang diarsipkan	Mengikuti aturan visibilitas standar