Basis Pengetahuan

Seiring bertambahnya data penjualan Anda, menjaga ruang kerja tetap rapi dan efisien menjadi lebih penting.

Mengarsipkan memungkinkan Anda menghapus leads dan deals yang tidak aktif dari tampilan aktif tanpa kehilangan data historis, sehingga membantu Anda tetap fokus, meningkatkan kinerja sistem dan tetap berada di bawah batas leads dan deals.

Kapan mengarsipkan lead dan deal

Anda dapat mengarsipkan deal atau lead yang tidak lagi dikelola secara aktif. Berikut adalah skenario umum:

1. Tidak aktif untuk waktu yang lama

• Tidak ada aktivitas atau pembaruan dalam 6–12 bulan terakhir
• Tidak ada tugas yang akan datang atau tindak lanjut yang diharapkan

2. Ditutup atau tidak lagi aktif

• Deal yang hilang atau lead dingin yang tidak akan ditindaklanjuti lagi
• Deal yang dimenangkan yang telah diserahkan dan diselesaikan
• Lead yang didiskualifikasi

3. Prioritas rendah atau bernilai rendah

• Deal atau lead dari kampanye, eksperimen, atau pekerjaan eksplorasi sebelumnya
• Tidak selaras dengan tujuan bisnis saat ini

4. Untuk keperluan pencatatan

• Item yang disimpan untuk kepatuhan, audit, atau pelaporan yang tidak perlu terlihat di ruang kerja utama Anda

Cara mengarsipkan leads dan deals

Arsip satu per satu

Di tampilan detail deal atau lead, klik Arsip dari menu “...” (untuk deals) atau tombol (untuk leads).

Di tampilan daftar (hanya untuk deals), klik tombol “...” lalu pilih “Arsip”.

Arsip massal

Di tampilan daftar leads atau deals, pilih beberapa item dan klik Arsip.

Atau perbarui kolom Status Arsip melalui panel edit massal.

Saat diarsipkan:

• Deals mempertahankan status sebelumnya (Open, Won, atau Lost)
• Status arsip diatur menjadi “Diarsipkan” dan cap waktu ditambahkan
• Automations dan webhook yang bergantung pada perubahan catatan mungkin akan dipicu

Automations

Status arsip dapat digunakan dalam Automations baik sebagai kondisi maupun tindakan.

Contoh:

• Memicu Automations ketika item diarsipkan atau dibatalkan pengarsipannya – Gunakan perubahan pada kolom “Status Arsip” untuk memicu tindakan lanjutan (misalnya, memberi tahu pengguna atau mencatat perubahan)

• Arsipkan otomatis deals atau leads yang usang – Atur Automations untuk mengarsipkan item setelah periode tidak aktif (misalnya, deals yang Won atau Lost tanpa pembaruan selama 90 hari)
  

Melihat item yang diarsipkan

Leads dan deals yang diarsipkan dapat diakses di seluruh Pipedrive dan ditandai dengan indikator “Diarsipkan”.

Deals

Di tampilan daftar Deals, buka tab Arsip.

Dan sebagai item terkait pada detail orang, organisasi, aktivitas, proyek, kotak masuk penjualan, produk, dan kartu hover.

Leads

Di tampilan daftar Leads, buka tab Arsip.

Dan sebagai item terkait di tampilan detail orang, tampilan detail aktivitas, dan kotak masuk penjualan.

Batalkan pengarsipan satu per satu

Di tampilan detail, klik “Batalkan Pengarsipan”.

Batalkan pengarsipan massal

Di tampilan daftar item yang diarsipkan, pilih beberapa item dan klik “Batalkan Pengarsipan”.

Catatan: Jika pipeline atau stage sebuah deal tidak lagi ada, deal tersebut tidak akan muncul di pipeline mana pun sampai pipeline dan stage ditetapkan.

---

Tindakan apa yang dibatasi untuk item yang diarsipkan?

Untuk menjaga integritas data dan kinerja, tindakan berikut dibatasi untuk item yang diarsipkan:

Pengeditan	Tidak dapat mengubah judul, nilai, tahap, pemilik, atau bidang kustom
Penghubungan	Tidak dapat menautkan aktivitas, panggilan, atau kontak baru
Konversi	Prospek (lead) tidak dapat dikonversi menjadi kesepakatan; kesepakatan tidak dapat digabungkan
Penayangan	Tersembunyi dari sebagian besar tampilan daftar dan tampilan pipeline
API	Tidak dikembalikan dalam endpoint daftar standar. Endpoint baru tersedia

---

Tindakan apa yang diperbolehkan pada item yang diarsipkan?

Anda masih dapat mengelola item yang diarsipkan dengan cara berikut:

Tambah/sunting catatan	Termasuk komentar dan penyebutan
Kirim/tautkan email	Email grup atau tunggal Catatan: BCC didukung
Ekspor	Dari tampilan daftar
Gandakan	Buat salinan item yang diarsipkan
Sunting data	Grup visibilitas, pengikut (deals), peserta, “Terlihat” status (leads)
Hasil pencarian	Item yang diarsipkan akan ditampilkan dalam hasil pencarian
Filter	Didukung di tampilan daftar dan antar entitas (mis. memfilter organisasi berdasarkan deals terkait yang diarsipkan)
Wawasan	Pelaporan didukung menggunakan bidang seperti “Status arsip” dan “Diarsipkan pada”

---

Izin pengguna untuk item yang diarsipkan

Tindakan	Izin yang diperlukan
Arsipkan/batalkan arsip item milik sendiri	Selalu diizinkan
Arsipkan item milik orang lain	Membutuhkan izin "Edit deals owned by others"
Lihat item yang diarsipkan	Mengikuti aturan visibilitas standar