Basis Pengetahuan

Seiring pertumbuhan data penjualan Anda, menjaga ruang kerja Anda tetap bersih dan efisien menjadi semakin penting.

Arsip memungkinkan Anda menghapus prospek dan kesepakatan yang tidak aktif dari tampilan aktif Anda tanpa kehilangan data historis, membantu Anda tetap fokus dan meningkatkan kinerja sistem.

Kapan mengarsipkan prospek dan kesepakatan

Anda dapat mengarsipkan kesepakatan atau prospek yang tidak lagi dikelola secara aktif. Berikut adalah skenario umum:

1. Tidak aktif untuk waktu yang lama

• Tidak ada aktivitas atau pembaruan dalam 6–12 bulan terakhir

• Tidak ada tugas yang dekat atau tindak lanjut yang diharapkan

2. Ditutup atau basi

• Kesepakatan yang hilang atau prospek dingin yang tidak akan dikunjungi kembali

• Kesepakatan yang dimenangkan yang telah disampaikan dan diselesaikan

• Prospek yang tidak memenuhi syarat

3. Prioritas rendah atau nilai rendah

• Kesepakatan atau prospek dari kampanye, eksperimen, atau kerja eksplorasi di masa lalu

• Tidak sejalan dengan tujuan bisnis saat ini

4. Untuk pencatatan

• Item yang disimpan untuk kepatuhan, audit, atau laporan yang tidak perlu terlihat di ruang kerja utama Anda

Cara mengarsipkan prospek dan kesepakatan

Arsip secara individu

Dalam tampilan detail kesepakatan atau prospek, klik Arsip dari menu “...” (untuk kesepakatan) atau tombol (untuk prospek).

Dalam tampilan daftar (hanya untuk kesepakatan), klik tombol ”...” diikuti dengan ”Arsip”.

Arsip secara massal

Dalam tampilan daftar prospek atau kesepakatan, pilih beberapa item dan klik Arsip.

Atau perbarui kolom Status arsip melalui laci edit massal.

Ketika diarsipkan:

• Kesepakatan mempertahankan status sebelumnya (Terbuka, Menang, atau Kalah)

• Status arsip diatur ke “Diarsipkan” dan cap waktu ditambahkan

• Automasi dan webhook yang bergantung pada perubahan catatan mungkin akan dipicu

Automasi

Status arsip dapat digunakan dalam automasi baik sebagai kondisi atau tindakan.

Contoh:

• Memicu automasi saat item diarsipkan atau tidak diarsipkan - Gunakan perubahan pada kolom “Status Diarsipkan” untuk memicu tindakan tindak lanjut (misalnya, memberi tahu pengguna atau mencatat perubahan)

• Mengarsipkan secara otomatis kesepakatan atau prospek yang sudah usang – Siapkan automasi untuk mengarsipkan item setelah periode tidak aktif (misalnya, tanpa pembaruan atau aktivitas dalam 3 bulan terakhir atau 1 bulan setelah memenangkan/mengkalahkan kesepakatan)

• Tambahkan perubahan pada kesepakatan setelah mereka diarsipkan

Lihat item yang diarsipkan

Leads dan kesepakatan yang diarsipkan dapat diakses di seluruh Pipedrive dan ditandai dengan indikator “Diarsipkan”.

Kesepakatan

Dalam tampilan daftar Kesepakatan, buka tab Arsip.

Dan sebagai item yang terhubung dalam orang, organisasi, aktivitas, proyek, kotak masuk penjualan, produk, dan kartu hover.

Leads

Dalam tampilan daftar Leads, buka tab Arsip.

Dan sebagai item yang terhubung dalam tampilan detail orang, tampilan detail aktivitas, dan kotak masuk penjualan.

Membatalkan arsip secara individual

Dalam tampilan detail, klik ”Batalkan arsip”.

Membatalkan arsip secara massal

Dalam tampilan daftar item yang diarsipkan, pilih beberapa item dan klik ”Batalkan arsip”.

Catatan: Jika pipeline atau tahap dari sebuah kesepakatan tidak lagi ada, kesepakatan tersebut tidak akan muncul di pipeline mana pun sampai pipeline dan tahap diberikan.

```

---

Tindakan apa yang dibatasi untuk item yang diarsipkan?

Untuk menjaga integritas data dan kinerja, tindakan berikut dibatasi:

Penyuntingan	Tidak dapat mengubah judul, nilai, tahap, pemilik, atau bidang kustom
Penautan	Tidak dapat menautkan aktivitas, panggilan, atau kontak baru
Konversi	Leads tidak dapat diubah menjadi transaksi; transaksi tidak dapat digabungkan
Pemantauan	Tersembunyi dari sebagian besar tampilan daftar dan tampilan jalur
API	Tidak dikembalikan di endpoint daftar standar. Endpoint baru tersedia

Catatan: Akun perusahaan Anda dapat memiliki hingga 300.000 leads dan transaksi yang diarsipkan secara bersamaan.

---

```html

Apa tindakan yang diizinkan pada item yang diarsipkan?

Anda masih dapat mengelola item yang diarsipkan dengan cara berikut:

Tambahkan/edit catatan	Termasuk komentar dan sebutan
Kirim/kaitkan email	Email grup atau tunggal Catatan: BCC didukung
Ekspor	Dari tampilan daftar
Duplikat	Buat salinan item yang diarsipkan
Edit data	Kelompok visibilitas, pengikut (kesepakatan), peserta, “Dilihat” status (leads)
Hasil pencarian	Item yang diarsipkan akan muncul dalam hasil pencarian
Filter	Didukung dalam tampilan daftar dan di seluruh entitas (misalnya, memfilter organisasi berdasarkan kesepakatan yang diarsipkan yang terhubung)
Wawasan	Pelaporan didukung menggunakan bidang seperti “Status arsip” dan “Diarsipkan pada”

```

---

Izin pengguna untuk item yang diarsipkan

Aksi	Izin yang diperlukan
Arsipkan/ambil arsip item sendiri	Selalu diizinkan
Arsipkan item orang lain	Memerlukan izin "Mengedit penawaran yang dimiliki orang lain"
Lihat item yang diarsipkan	Mengikuti aturan visibilitas standar