Znalostní báze

Jak vaše prodejní data rostou, stává se důležitější udržovat vaše pracovní prostředí čisté a efektivní.

Archivace vám umožňuje odstranit neaktivní kontakty a obchody z vašeho aktivního zobrazení, aniž byste ztratili historická data, což vám pomáhá zůstat soustředěný a zlepšit výkon systému.

Kdy archivovat leady a obchody

Můžete archivovat jakýkoli obchod nebo lead, který již není aktivně spravován. Zde jsou běžné scénáře:

1. Neaktivní po dlouhou dobu

• Žádná aktivita nebo aktualizace v posledních 6–12 měsících
• Žádné nadcházející úkoly nebo očekávané následné akce

2. Uzavřené nebo zastaralé

• Ztracené obchody nebo studené leady, které nebudou znovu navštíveny
• Vyhrané obchody, které byly dodány a dokončeny
• Diskvalifikované leady

3. Nízká priorita nebo nízká hodnota

• Obchody nebo leady z minulých kampaní, experimentů nebo průzkumné práce
• Nesoulad s aktuálními obchodními cíli

4. Pro evidenci

• Položky uchovávané pro dodržování předpisů, audity nebo reportování, které nemusí být viditelné ve vašem hlavním pracovním prostoru

Jak archivovat potenciální zákazníky a obchody

Archivovat jednotlivě

V detailním zobrazení obchodu nebo potenciálního zákazníka klikněte na Archivovat v “...” menu (pro obchody) nebo tlačítku (pro potenciální zákazníky).

V seznamovém zobrazení (pouze pro obchody) klikněte na tlačítko ”...” a poté na ”Archivovat”.

Archivovat hromadně

V seznamovém zobrazení potenciálních zákazníků nebo obchodů vyberte více položek a klikněte na Archivovat.

Nebo aktualizujte pole Stav archivu prostřednictvím hromadného úpravového panelu.

Když je archivováno:

• Obchody si zachovávají svůj předchozí stav (Otevřeno, Vyhráno nebo Prohráno)
• stav archivu je nastaven na “Archivováno” a je přidán časový údaj
• Automatizace a webhooky, které závisí na změnách záznamů, mohou být spuštěny

Automatizace

Stav archivu může být použit v automatizacích buď jako podmínka, nebo akce.

Příklady:

• Spouštět automatizace, když jsou položky archivovány nebo znovu archivovány – Použijte změny v poli “Stav archivace” k vyvolání následných akcí (např. upozornit uživatele nebo zaznamenat změnu)

• Automaticky archivovat zastaralé obchody nebo potenciální zákazníky – Nastavte automatizace k archivaci položek po určitém období neaktivity (např. žádné aktualizace nebo aktivity za poslední 3 měsíce nebo 1 měsíc po vyhrání/prohrání obchodu)

Zobrazit archivované položky

Archivované leady a obchody jsou dostupné v celém Pipedrive a označeny indikátorem „Archivováno“.

Obchody

V seznamu obchodů otevřete kartu Archiv.

A jako propojené položky v osobách, organizacích, aktivitách, projektech, prodejnách, produktech a hover kartách.

Leady

V seznamu leadů otevřete kartu Archiv.

A jako propojené položky v detailu osoby, detailu aktivity a prodejní schránce.

Zrušit archivaci jednotlivě

V detailním zobrazení klikněte na „Zrušit archivaci“.

Zrušit archivaci hromadně

V seznamu archivovaných položek vyberte více položek a klikněte na „Zrušit archivaci“.

Poznámka: Pokud pipeline nebo fáze obchodu již neexistuje, obchod se v žádné pipeline nezobrazí, dokud nebude přiřazena pipeline a fáze.

---

Jaké akce jsou omezeny pro archivované položky?

Aby byla zachována integrita dat a výkon, jsou následující akce omezeny pro archivované položky:

Úprava	Nelze změnit název, hodnotu, fázi, vlastní pole nebo vlastní pole
Propojování	Nelze propojit nové aktivity, hovory nebo kontakty
Konverze	Potenciální zákazníci nemohou být převedeni na obchody; obchody nelze sloučit
Zobrazení	Skryto ve většině seznamových zobrazení a zobrazení pipeline
API	Není vráceno ve standardních koncových bodech seznamu. Nové koncové body jsou k dispozici

---

Jaké akce jsou povoleny u archivovaných položek?

Archivované položky můžete spravovat následujícími způsoby:

Přidat/upravit poznámky	Včetně komentářů a zmínek
Odeslat/odkazovat e-maily	Skupinové nebo jednotlivé e-maily Poznámka: BCC podporováno
Export	Z pohledů seznamu
Duplikovat	Vytvořit kopie archivovaných položek
Upravit data	Skupina viditelnosti, následovníci (obchody), účastníci, „Viděno” status (potenciální zákazníci)
Výsledky hledání	Archivované položky se zobrazí ve výsledcích hledání
Filtry	Podporováno v pohledech seznamu a napříč entitami (např. filtrování organizací na základě propojených archivovaných obchodů)
Analýzy	Podpora reportování pomocí polí jako „Status archivu” a „Archivováno dne”

---

Uživatelská oprávnění pro archivované položky

Akce	Požadované oprávnění
Archivovat/odarchivovat vlastní položky	Vždy povoleno
Archivovat položky ostatních	Vyžaduje oprávnění "Upravit nabídky vlastněné ostatními"
Zobrazit archivované položky	Řídí se standardními pravidly viditelnosti