Znalostní báze

S růstem vašich prodejních dat je stále důležitější udržovat pracovní prostor přehledný a efektivní.

Archivace vám umožní odstranit neaktivní leady a obchody z aktivního zobrazení, aniž byste přišli o historická data, čímž si pomůžete zůstat soustředění, zlepšit výkon systému a zůstat pod limitem leadů a obchodů.

Kdy archivovat leady a obchody

Můžete archivovat jakýkoli obchod nebo lead, který už není aktivně spravován. Zde jsou běžné scénáře:

1. Dlouhodobě neaktivní

• Žádná aktivita ani aktualizace za posledních 6–12 měsíců
• Žádné nadcházející úkoly nebo očekávané následné kroky

2. Uzavřené nebo zastaralé

• Prohrané obchody nebo studené leady, které nebudou znovu řešeny
• Vyhrané obchody, které byly dodány a dokončeny
• Diskvalifikované leady

3. Nízká priorita nebo nízká hodnota

• Obchody nebo leady z minulých kampaní, experimentů nebo průzkumných aktivit
• Nejsou v souladu se současnými obchodními cíli

4. Pro uchování záznamů

• Položky uchovávané pro shodu s předpisy, audity nebo reportování, které nemusí být viditelné ve vašem hlavním pracovním prostoru

Jak archivovat leady a obchody

Archivovat jednotlivě

V zobrazení detailu obchodu nebo leadu klikněte na Archivovat v nabídce “...” (u obchodů) nebo na tlačítko (u leadů).

V zobrazení seznamu (pouze u obchodů) klikněte na tlačítko ”...” a poté na ”Archivovat”.

Hromadné archivování

Ve zobrazení seznamu leadů nebo obchodů vyberte více položek a klikněte na Archivovat.

Nebo aktualizujte pole Stav archivu prostřednictvím hromadného editoru.

Po archivaci:

• Obchody si ponechají svůj předchozí stav (Otevřený, Vyhrané nebo Prohrané)
• Je nastaven stav archivu na „Archivováno“ a je přidán časový údaj
• Mohou být spuštěny automatizace a webhooks, které závisí na změnách záznamů

Automatizace

Stav archivu lze v automatizacích použít buď jako podmínku, nebo jako akci.

Příklady:

• Spouštět automatizace při archivaci nebo obnovení z archivu položek – Použijte změny pole „Stav archivu“ ke spuštění následných akcí (např. upozornit uživatele nebo zaznamenat změnu)

• Automaticky archivovat neaktivní obchody nebo leady – Nastavte automatizace pro archivaci položek po období nečinnosti (např. vyhrané nebo prohrané obchody bez aktualizací po dobu 90 dnů)
  

Zobrazení archivovaných položek

Archivované leady a obchody jsou v Pipedrive přístupné všude a jsou označeny indikátorem „Archivováno“.

Obchody

Ve zobrazení seznamu obchodů otevřete záložku Archiv.

A také jako propojené položky v detailech osob, organizací, aktivit, projektů, prodejní schránky, produktů a v hover kartách.

Leady

Ve zobrazení seznamu leadů otevřete záložku Archiv.

A také jako propojené položky v detailu osoby, v detailu aktivity a v prodejní schránce.

Obnovit jednotlivě

V zobrazení detailu klikněte na „Obnovit z archivu“.

Hromadné obnovení

V zobrazení seznamu archivovaných položek vyberte více položek a klikněte na „Obnovit z archivu“.

Poznámka: Pokud pipeline nebo fáze obchodu již neexistuje, obchod se v žádném pipeline nezobrazí, dokud mu nebude přiřazen pipeline a fáze.

---

Jaké akce jsou u archivovaných položek omezeny?

Pro zachování integrity dat a výkonu jsou u archivovaných položek omezeny následující akce:

Úpravy	Nelze měnit název, hodnotu, fázi, vlastníka ani vlastní pole
Propojování	Nelze propojovat nové aktivity, hovory ani kontakty
Konverze	Leady nelze převést na obchody; obchody nelze sloučit
Zobrazení	Skryté ve většině seznamů a v zobrazeních pipeline
API	Není vráceno ve standardních koncových bodech pro seznamy. Jsou k dispozici nové koncové body

---

Jaké akce jsou povoleny u archivovaných položek?

U archivovaných položek je můžete stále spravovat následujícími způsoby:

Přidat/upravit poznámky	Včetně komentářů a zmínek
Odeslat/propojovat e-maily	Hromadné nebo jednotlivé e-maily Poznámka: Podporováno BCC
Export	Ze zobrazení seznamu
Duplikovat	Vytvořit kopie archivovaných položek
Upravit data	Skupina viditelnosti, sledující (u obchodů), účastníci, stav „Zobrazeno“ (u leadů)
Výsledky vyhledávání	Archivované položky se zobrazí ve výsledcích vyhledávání
Filtry	Podporovány v zobrazeních seznamu a napříč entitami (např. filtrování organizací na základě propojených archivovaných obchodů)
Přehledy	Podporováno reportování pomocí polí jako „Stav archivu“ a „Datum archivace“

---

Uživatelská oprávnění pro archivované položky

Akce	Požadované oprávnění
Archivovat/odarchivovat vlastní položky	Vždy povoleno
Archivovat položky ostatních	Vyžaduje oprávnění "Upravit obchody vlastněné ostatními"
Zobrazit archivované položky	Podléhá standardním pravidlům viditelnosti