Znalostní báze

S růstem vašich prodejních dat je důležitější udržovat pracovní prostor přehledný a efektivní.

Archivace vám umožní odstranit neaktivní leady a obchody z aktivního zobrazení, aniž byste přišli o historická data, což vám pomůže soustředit se, zlepšit výkon systému a nepřekročit limit počtu leadů a obchodů.

Kdy archivovat leady a obchody

Můžete archivovat jakýkoli obchod nebo lead, který již není aktivně spravován. Zde jsou běžné scénáře:

1. Dlouhodobě neaktivní

• Žádná aktivita nebo aktualizace v posledních 6–12 měsících
• Žádné nadcházející úkoly ani očekávané následné kroky

2. Uzavřené nebo neaktuální

• Prohrané obchody nebo studené leady, které nebudou znovu řešeny
• Vyhrané obchody, které byly dodány a dokončeny
• Diskvalifikované leady

3. Nízká priorita nebo nízká hodnota

• Obchody nebo leady z minulých kampaní, experimentů nebo průzkumných aktivit
• Nejsou v souladu se současnými obchodními cíli

4. Pro účely evidence

• Položky uchovávané pro účely souladu s předpisy, auditů nebo reportování, které nemusí být viditelné ve vašem hlavním pracovním prostoru

Jak archivovat leady a obchody

Archivovat jednotlivě

V detailním zobrazení obchodu nebo leadu klikněte na Archivovat v nabídce “...” (u obchodů) nebo na tlačítko (u leadů).

V zobrazení seznamu (pouze pro obchody) klikněte na tlačítko ”...” a poté na „Archivovat“.

Archivovat hromadně

V zobrazení seznamu leadů nebo obchodů vyberte více položek a klikněte na Archivovat.

Nebo aktualizujte pole Stav archivace prostřednictvím hromadného panelu úprav.

Po archivaci:

• Obchody si zachovávají svůj předchozí stav (Otevřený, Vyhraný nebo Prohraný)
• Pole Stav archivace je nastaveno na „Archivováno“ a je přidáno časové razítko
• Mohou být spuštěny automatizace a webhooky, které závisí na změnách záznamu

Automatizace

Stav archivace lze v automatizacích použít buď jako podmínku, nebo jako akci.

Příklady:

• Spouštět automatizace při archivaci nebo obnovení z archivu – Využijte změny pole „Stav archivace“ k vyvolání následných akcí (např. upozornit uživatele nebo zaznamenat změnu)

• Automaticky archivovat neaktivní obchody nebo leady – Nastavte automatizace tak, aby po uplynutí doby neaktivity položky archivovaly (např. vyhrané nebo ztracené obchody bez aktualizací po dobu 90 dní)
  

Zobrazení archivovaných položek

Archivované leady a obchody jsou v Pipedrive přístupné napříč aplikací a jsou označeny indikátorem „Archivováno“.

Obchody

Ve zobrazení seznamu obchodů otevřete kartu Archiv.

A také jako propojené položky v detailech osob, organizací, aktivit, projektů, v prodejní schránce, u produktů a v kartách po najetí myší.

Leady

Ve zobrazení seznamu leadů otevřete kartu Archiv.

A také jako propojené položky v detailu osoby, v detailu aktivity a v prodejní schránce.

Obnovit z archivu jednotlivě

V detailním zobrazení klikněte na „Obnovit z archivu“.

Obnovit z archivu hromadně

V zobrazení seznamu archivovaných položek vyberte více položek a klikněte na „Obnovit z archivu“.

Poznámka: Pokud pipeline nebo fáze obchodu již neexistuje, obchod se v žádném pipeline nezobrazí, dokud mu nebude přiřazen pipeline a fáze.

---

Jaké akce jsou u archivovaných položek omezeny?

Aby byla zachována integrita dat a výkon, jsou u archivovaných položek omezeny následující akce:

Úpravy	Nelze změnit název, hodnotu, fázi, vlastníka ani uživatelská pole
Propojování	Nelze propojovat nové aktivity, hovory ani kontakty
Konverze	Leady nelze převést na obchody; obchody nelze sloučit
Zobrazení	Skryto ve většině zobrazení seznamů a pipeline
API	Nejsou vraceny ve standardních koncových bodech pro seznamy. Jsou k dispozici nové koncové body

---

Jaké akce jsou povoleny u archivovaných položek?

Archivované položky můžete nadále spravovat následujícími způsoby:

Přidat/upravit poznámky	Včetně komentářů a zmínek
Odeslat/připojit e-maily	Skupinové nebo jednotlivé e-maily Poznámka: BCC podporováno
Export	Ve zobrazeních seznamů
Duplikovat	Vytvořit kopie archivovaných položek
Upravit data	Skupina viditelnosti, sledující (obchody), účastníci, „Zobrazeno“ stav (potenciální zákazníci)
Výsledky vyhledávání	Archivované položky se zobrazí ve výsledcích vyhledávání
Filtry	Podporováno ve zobrazeních seznamů a napříč entitami (např. filtrování organizací na základě propojených archivovaných obchodů)
Přehledy	Podpora reportování pomocí polí jako „Stav archivu“ a „Archivováno dne“

---

Uživatelská oprávnění pro archivované položky

Akce	Požadované oprávnění
Archivovat / zrušit archivaci vlastních položek	Vždy povoleno
Archivovat položky ostatních	Vyžaduje oprávnění "Upravit obchody vlastněné ostatními"
Zobrazit archivované položky	Podléhá standardním pravidlům viditelnosti