Znalostní báze

Jak rostou vaše prodejní data, udržení vašeho pracovního prostoru čistého a efektivního se stává důležitějším.

Archivace vám umožňuje odstranit neaktivní potenciální zákazníky a nabídky z vašeho aktivního pohledu, aniž byste ztratili historická data, což vám pomáhá zůstat soustředěným a zlepšit výkon systému.

Kdy archivovat leady a obchody

Můžete archivovat jakýkoli obchod nebo lead, který už není aktivně spravován. Zde jsou běžné scénáře:

1. Neaktivní po dlouhou dobu

• Žádná aktivita nebo aktualizace za posledních 6–12 měsíců

• Žádné nadcházející úkoly nebo očekávané follow-upy

2. Uzavřený nebo zastaralý

• Ztracené obchody nebo studené leady, které nebudou znovu navštíveny

• Vyhrané obchody, které byly dodány a dokončeny

• Diskvalifikované leady

3. Nízká priorita nebo nízká hodnota

• Obchody nebo leady z minulých kampaní, experimentů nebo průzkumné práce

• Nesouhlasí s aktuálními obchodními cíli

4. Pro archivaci

• Položky uchovávané pro dodržování předpisů, audity nebo reportování, které nemusí být viditelné ve vašem hlavním pracovním prostoru

Jak archivovat potenciální zákazníky a obchody

Archivovat jednotlivě

V detailním zobrazení obchodu nebo potenciálního zákazníka klikněte na Archivovat v “...” menu (pro obchody) nebo tlačítku (pro potenciální zákazníky).

V seznamovém zobrazení (pouze pro obchody) klikněte na tlačítko ”...” a poté na ”Archivovat”.

Archivovat hromadně

V seznamovém zobrazení potenciálních zákazníků nebo obchodů seznam vyberte více položek a klikněte na Archivovat.

Nebo aktualizujte pole Stav archivace prostřednictvím hromadného editačního panelu.

Když jsou archivovány:

• Obchody si uchovávají svůj předchozí stav (Otevřeno, Vyhráno nebo Ztraceno)

• stav archivace je nastaven na “Archivováno” a je přidán časový údaj

• Automatizace a webhooky, které závisí na změnách záznamů, mohou být spuštěny

Automatizace

Stav archivace lze použít v automatizacích jako podmínku nebo akci.

Příklady:

• Spustit automatizace, když jsou položky archivovány nebo znovu archivovány - Použijte změny v poli “Stav archivace” ke spuštění následných akcí (např. upozornit uživatele nebo zaznamenat změnu)

• Automaticky archivovat zastaralé obchody nebo potenciální zákazníky – Nastavte automatizace k archivaci položek po období neaktivity (např. žádné aktualizace nebo aktivity za poslední 3 měsíce nebo 1 měsíc po vyhraném/zhrazeném obchodě)

• Přidávat změny k obchodům poté, co byly archivovány

Zobrazit archivované položky

Archivované leady a obchody jsou přístupné v celém Pipedrive a označené indikátorem “Archivováno”.

Obchody

V zobrazení seznamu obchodů otevřete záložku Archiv.

A jako propojené položky v osobách, organizacích, aktivitách, projektech, prodeji, produktech a hover kartách.

Leady

V zobrazení seznamu leadů otevřete záložku Archiv.

A jako propojené položky v detailu osoby, detailu aktivity a prodeji.

Zarchivovat jednotlivě

V detailním zobrazení klikněte na ”Zarchivovat”.

Zarchivovat hromadně

V zobrazení seznamu archivovaných položek vyberte více položek a klikněte na ”Zarchivovat”.

Poznámka: Pokud pipeline nebo etapa obchodu již neexistuje, obchod se nezobrazí v žádné pipeline, dokud nebude přiřazena pipeline a etapa.

---

Jaké akce jsou omezené pro archivované položky?

Aby byla zachována integrita dat a výkon, následující akce jsou omezené:

Úpravy	Nelze změnit název, hodnotu, fázi, vlastní pole nebo vlastní pole
Propojování	Nelze propojit nové aktivity, hovory nebo kontakty
Převod	Potenciální zákazníci nelze převádět na obchod; obchody nelze sloučit
Prohlížení	Skryto ve většině seznamových a pipeline pohledů
API	Není vráceno ve standardních seznamových koncových bodech. Nové koncové body jsou k dispozici

Poznámka: Váš firemní účet může mít až 300 000 archivovaných potenciálních zákazníků a obchodů dohromady.

---

```html

Jaké akce jsou povoleny u archivovaných položek?

S archivovanými položkami můžete stále zacházet následujícími způsoby:

Přidat/upravit poznámky	Včetně komentářů a zmínek
Poslat/propojit e-maily	Skupinové nebo jednotlivé e-maily Poznámka: BCC podporováno
Export	Z pohledů seznamu
Duplikovat	Vytvořit kopie archivovaných položek
Upravit data	Skupina viditelnosti, sledující (obchody), účastníci, “Viděno” stav (leady)
Výsledky vyhledávání	Archivované položky se zobrazí ve výsledcích vyhledávání
Filtry	Podporováno v pohledech seznamu a napříč entitami (např. filtrování organizací na základě propojených archivovaných obchodů)
Analýzy	Podporováno reportování pomocí polí jako “Stav archivu” a “Archivováno dne”

```

---

Uživatelská oprávnění pro archivované položky

Akce	Požadované oprávnění
Archivovat/odarchivovat vlastní položky	Vždy povoleno
Archivovat položky ostatních	Vyžaduje oprávnění "Upravit nabídky vlastněné ostatními"
Zobrazit archivované položky	Řídí se standardními pravidly viditelnosti