Kennisdatabase

Naarmate uw verkoopgegevens toenemen, wordt het belangrijker om uw werkruimte schoon en efficiënt te houden.

Archivering stelt u in staat om inactieve leads en deals uit uw actieve weergave te verwijderen zonder historische gegevens te verliezen, waardoor u gefocust kunt blijven en de systeemprestaties kunt verbeteren.

Wanneer leads en deals archiveren

Je kunt elke deal of lead archiveren die niet langer actief wordt beheerd. Hier zijn veelvoorkomende scenario's:

1. Langzaam inactief

• Geen activiteit of updates in de afgelopen 6–12 maanden

• Geen aankomende taken of verwachte follow-ups

2. Gesloten of verouderd

• Verloren deals of koude leads die niet opnieuw worden bezocht

• Gewonnen deals die zijn afgeleverd en voltooid

• Gediskwalificeerde leads

3. Lage prioriteit of lage waarde

• Deals of leads uit eerdere campagnes, experimenten of verkennend werk

• Niet afgestemd op de huidige zakelijke doelen

4. Voor archivering

• Items die worden bewaard voor naleving, audits of rapportage die niet zichtbaar hoeven te zijn in je belangrijkste werkruimte

Hoe leads en deals te archiveren

Individueel archiveren

In een deal- of lead-detailweergave, klik op Archiveren uit het “...” menu (voor deals) of de knop (voor leads).

In de lijstweergave (alleen voor deals), klik op de ”...” knop gevolgd door ”Archiveren”.

In bulk archiveren

In de leads of deals lijstweergave, selecteer meerdere items en klik op Archiveren.

Of werk het Archiveringsstatus veld bij via de bulkbewerkingsdrawer.

Wanneer gearchiveerd:

• Deals behouden hun vorige status (Open, Gewonnen of Verloren)

• De archiveringsstatus is ingesteld op “Gearchiveerd” en een timestamp wordt toegevoegd

• Automatiseringen en webhooks die afhankelijk zijn van recordwijzigingen kunnen worden geactiveerd

Automatiseringen

De archiveringsstatus kan binnen automatiseringen worden gebruikt als een voorwaarde of actie.

Voorbeelden:

• Automatiseringen activeren wanneer items worden gearchiveerd of weer gedearchiveerd - Gebruik wijzigingen aan het “Gearchiveerd status” veld om follow-up acties te activeren (bijv. een gebruiker informeren of de wijziging loggen)

• Stale deals of leads automatisch archiveren – Stel automatiseringen in om items te archiveren na een periode van inactiviteit (bijv. geen updates of activiteiten in de afgelopen 3 maanden of 1 maand na het winnen/verliezen van een deal)

• Voeg wijzigingen toe aan deals zodra ze zijn gearchiveerd

Bekijk gearchiveerde items

Gearchiveerde leads en deals zijn toegankelijk door Pipedrive en gemarkeerd met een “Gearchiveerd” indicator.

Deals

In de Deals-lijstweergave, open het Archief tabblad.

En als gekoppelde items in personen, organisaties, activiteiten, projecten, verkoop inbox, producten en hoverkaarten.

Leads

In de Leads-lijstweergave, open het Archief tabblad.

En als gekoppelde items in de detailweergave van de persoon, de detailweergave van de activiteit en de verkoop inbox.

Individueel terugarchiveren

In de detailweergave, klik op ”Terugarchiveren”.

Collectief terugarchiveren

In de lijstweergave van gearchiveerde items, selecteer meerdere items en klik op ”Terugarchiveren”.

Opmerking: Als de pijplijn of fase van een deal niet meer bestaat, wordt de deal niet weergegeven in een pijplijn totdat er een pijplijn en fase zijn toegewezen.

```

---

Welke acties zijn beperkt voor gearchiveerde items?

Om de integriteit en prestaties van gegevens te behouden, zijn de volgende acties beperkt:

Bewerken	Kan titel, waarde, fase, eigenaar of aangepaste velden niet wijzigen
Koppelen	Kan geen nieuwe activiteiten, oproepen of contacten koppelen
Conversie	Leads kunnen niet worden geconverteerd naar deals; deals kunnen niet worden samengevoegd
Bekijken	Verborgen in de meeste lijstweergaven en pijplijnweergaven
API	Wordt niet geretourneerd in standaard lijst-eindpunten. Nieuwe eindpunten zijn beschikbaar

Opmerking: Uw bedrijfsaccount kan tot 300.000 gearchiveerde leads en deals gecombineerd hebben.

---

```html

Welke acties zijn toegestaan op gearchiveerde items?

U kunt gearchiveerde items nog steeds op de volgende manieren beheren:

Voeg notities toe/bewerk notities	Inclusief opmerkingen en vermeldingen
Stuur/koppel e-mails	Groep of individuele e-mails Opmerking: BCC ondersteund
Exporteer	Van lijstweergaven
Dupliceer	Maak kopieën van gearchiveerde items
Bewerk gegevens	Zichtbaarheidsgroep, volgers (deals), deelnemers, “Gezien” status (leads)
Zoekresultaten	Gearchiveerde items zullen getoond worden in de zoekresultaten
Filters	Ondersteund in lijstweergaven en over entiteiten (bijv. organisaties filteren op basis van gekoppelde gearchiveerde deals)
Inzichten	Rapportage ondersteund met velden zoals “Archiefstatus” en “Gearchiveerd op”

```

---

Gebruikersrechten voor gearchiveerde items

Actie	Vereiste toestemming
Archiveer/dearchiveer eigen items	Altijd toegestaan
Archiveer andermans items	Vereist toestemming "Bewerk deals die eigendom zijn van anderen"
Bekijk gearchiveerde items	Volgt de standaard zichtbaarheidsregels