Kennisdatabase

Naarmate je verkoopgegevens groeien, wordt het belangrijker je werkruimte schoon en efficiënt te houden.

Archiveren stelt je in staat inactieve leads en deals uit je actieve weergave te verwijderen zonder historische gegevens te verliezen, zodat je gefocust blijft, de systeemprestaties verbetert en onder de limiet voor leads en deals blijft.

Wanneer u leads en deals moet archiveren

U kunt elke deal of lead archiveren die niet langer actief wordt beheerd. Hier zijn veelvoorkomende scenario's:

1. Lange tijd inactief

• Geen activiteit of updates in de afgelopen 6–12 maanden
• Geen geplande taken of verwachte opvolging

2. Gesloten of verouderd

• Verloren deals of koude leads die niet opnieuw worden opgepakt
• Gewonnen deals die zijn geleverd en afgerond
• Gediskwalificeerde leads

3. Lage prioriteit of lage waarde

• Deals of leads van eerdere campagnes, experimenten of verkennend werk
• Niet afgestemd op de huidige bedrijfsdoelstellingen

4. Voor administratieve doeleinden

• Items bewaard voor naleving, audits of rapportage die niet zichtbaar hoeven te zijn in uw hoofdwerkruimte

Leads en deals archiveren

Individueel archiveren

In de detailweergave van een deal of lead, klik op Archiveren in het “...”-menu (voor deals) of de knop (voor leads).

In de lijstweergave (alleen voor deals), klik op de ”...”-knop en vervolgens op ”Archiveren”.

Meerdere items tegelijk archiveren

Selecteer in de lijstweergave voor leads of deals meerdere items en klik op Archiveren.

Of werk het veld Archiefstatus bij via het bulkbewerkingspaneel.

Wanneer gearchiveerd:

• Deals behouden hun vorige status (Open, Gewonnen of Verloren)
• De archiefstatus wordt ingesteld op “Gearchiveerd” en er wordt een tijdstempel toegevoegd
• Automatiseringen en webhooks die afhankelijk zijn van wijzigingen in records kunnen worden geactiveerd

Automatiseringen

De archiefstatus kan binnen automatiseringen worden gebruikt als voorwaarde of actie.

Voorbeelden:

• Automatiseringen activeren wanneer items worden gearchiveerd of uit het archief gehaald – Gebruik wijzigingen in het veld “Archiefstatus” om vervolgacties te starten (bijv. een gebruiker informeren of de wijziging loggen)

• Automatisch verouderde deals of leads archiveren – Stel automatiseringen in om items te archiveren na een periode van inactiviteit (bijv. gewonnen of verloren deals zonder updates gedurende 90 dagen)
  

Gearchiveerde items bekijken

Gearchiveerde leads en deals zijn overal in Pipedrive toegankelijk en gemarkeerd met een “Gearchiveerd”-indicator.

Deals

Open in de Deals-lijstweergave het tabblad Archief.

En als gekoppelde items in personen, organisaties, activiteiten, projecten, Sales Inbox, producten en hoverkaarten.

Leads

Open in de Leads-lijstweergave het tabblad Archief.

En als gekoppelde items in de detailweergave van personen, de detailweergave van activiteiten en de Sales Inbox.

Individueel uit het archief halen

Klik in de detailweergave op ”Uit archief halen”.

Meerdere items tegelijk uit het archief halen

Selecteer in de lijstweergave van gearchiveerde items meerdere items en klik op ”Uit archief halen”.

Opmerking: Als de pipeline of fase van een deal niet meer bestaat, wordt de deal in geen enkele pipeline weergegeven totdat een pipeline en fase zijn toegewezen.

---

Welke acties zijn beperkt voor gearchiveerde items?

Om de gegevensintegriteit en prestaties te behouden, zijn de volgende acties beperkt voor gearchiveerde items:

Bewerken	Kan de titel, waarde, fase, eigenaar of aangepaste velden niet wijzigen
Koppelen	Kan geen nieuwe activiteiten, oproepen of contacten koppelen
Conversie	Leads kunnen niet worden geconverteerd naar deals; deals kunnen niet worden samengevoegd
Weergave	Verborgen in de meeste lijstweergaven en pijplijnweergaven
API	Niet teruggegeven in standaard lijstendpoints. Nieuwe endpoints zijn beschikbaar

---

Welke acties zijn toegestaan voor gearchiveerde items?

Je kunt gearchiveerde items nog op de volgende manieren beheren:

Notities toevoegen/bewerken	Inclusief opmerkingen en vermeldingen
E-mails verzenden/koppelen	Groeps- of individuele e-mails Opmerking: BCC ondersteund
Exporteren	Vanuit lijstweergaven
Dupliceren	Maak kopieën van gearchiveerde items
Gegevens bewerken	Zichtbaarheidsgroep, volgers (deals), deelnemers, “Seen” status (leads)
Zoekresultaten	Gearchiveerde items worden in zoekresultaten weergegeven
Filters	Ondersteund in lijstweergaven en over entiteiten heen (bijv. filteren van organisaties op basis van gekoppelde gearchiveerde deals)
Inzichten	Rapportage ondersteund met velden zoals “Archive status” en “Archived on”

---

Gebruikersmachtigingen voor gearchiveerde items

Actie	Vereiste machtiging
Eigen items archiveren/dearchiveren	Altijd toegestaan
Items van anderen archiveren	Vereist machtiging "Bewerk deals van anderen"
Gearchiveerde items bekijken	Volgt de standaardregels voor zichtbaarheid