Kennisdatabase

Naarmate uw verkoopgegevens groeien, wordt het steeds belangrijker om uw werkruimte schoon en efficiënt te houden.

Archiveren stelt u in staat om inactieve leads en deals uit uw actieve weergave te verwijderen zonder historische gegevens te verliezen, waardoor u gefocust blijft, de systeemprestaties verbetert en onder de limiet voor leads en deals blijft.

Wanneer u leads en deals moet archiveren

U kunt elke deal of lead archiveren die niet langer actief wordt beheerd. Hieronder staan veelvoorkomende scenario's:

1. Lange tijd inactief

• Geen activiteit of updates in de afgelopen 6–12 maanden
• Geen geplande taken of verwachte vervolgstappen

2. Gesloten of verouderd

• Verloren deals of koude leads die niet opnieuw bekeken zullen worden
• Gewonnen deals die zijn geleverd en afgerond
• Gediskwalificeerde leads

3. Lage prioriteit of lage waarde

• Deals of leads uit eerdere campagnes, experimenten of verkennend werk
• Niet in lijn met de huidige bedrijfsdoelstellingen

4. Voor archivering en administratie

• Items die worden bewaard voor naleving, controles of rapportage en niet zichtbaar hoeven te zijn in uw hoofdwerkruimte

Leads en deals archiveren

Individueel archiveren

In een deal- of leaddetailweergave, klik op Archiveren in het “...”-menu (voor deals) of op de knop (voor leads).

In de lijstweergave (alleen voor deals) klik je op de ”...”-knop en vervolgens op ”Archiveren”.

Meerdere items tegelijk archiveren

In de leads- of deals-lijstweergave selecteer je meerdere items en klik op Archiveren.

Of werk het veld Archiefstatus bij via het bulkbewerkingspaneel.

Wanneer gearchiveerd:

• Deals behouden hun vorige status (Open, Gewonnen of Verloren)
• De archiefstatus wordt ingesteld op “Gearchiveerd” en er wordt een tijdstempel toegevoegd
• Automatiseringen en webhooks die afhankelijk zijn van wijzigingen in records kunnen worden geactiveerd

Automatiseringen

De archiefstatus kan binnen automatiseringen worden gebruikt, zowel als voorwaarde als als actie.

Voorbeelden:

• Automatiseringen activeren wanneer items worden gearchiveerd of uit het archief worden gehaald – Gebruik wijzigingen in het veld “Archiefstatus” om vervolgacties te activeren (bijv. een gebruiker te informeren of de wijziging te loggen)

• Automatisch inactieve deals of leads archiveren – Stel automatiseringen in om items te archiveren na een periode van inactiviteit (bijv. gewonnen of verloren deals zonder updates gedurende 90 dagen)
  

Gearchiveerde items bekijken

Gearchiveerde leads en deals zijn overal in Pipedrive toegankelijk en worden gemarkeerd met een “Gearchiveerd”-indicator.

Deals

In de Deals-lijstweergave open je het tabblad Archief.

En als gekoppelde items in personen, organisaties, activiteiten, projecten, Sales-inbox, producten en hoverkaarten.

Leads

In de Leads-lijstweergave open je het tabblad Archief.

En als gekoppelde items in de detailweergave van personen, de detailweergave van activiteiten en de Sales-inbox.

Individueel uit archief halen

In de detailweergave klik je op ”Uit archief halen”.

Meerdere items tegelijk uit archief halen

Selecteer in de lijstweergave van gearchiveerde items meerdere items en klik op ”Uit archief halen”.

Opmerking: Als de pijplijn of de fase van een deal niet meer bestaat, wordt de deal in geen enkele pijplijn weergegeven totdat er een pijplijn en fase zijn toegewezen.

---

Welke acties zijn beperkt voor gearchiveerde items?

Om de gegevensintegriteit en prestaties te behouden, zijn de volgende acties beperkt voor gearchiveerde items:

Bewerken	Titel, waarde, fase, eigenaar of aangepaste velden kunnen niet worden gewijzigd
Koppelen	Nieuwe activiteiten, oproepen of contacten kunnen niet worden gekoppeld
Conversie	Leads kunnen niet worden geconverteerd naar deals; deals kunnen niet worden samengevoegd
Weergave	Verborgen in de meeste lijst- en pijplijnweergaven
API	Worden niet teruggegeven in standaard lijstendpoints. Nieuwe endpoints zijn beschikbaar

---

Welke acties zijn toegestaan op gearchiveerde items?

U kunt gearchiveerde items nog steeds op de volgende manieren beheren:

Notities toevoegen/bewerken	Inclusief opmerkingen en vermeldingen
E-mails verzenden/koppelen	Groeps- of individuele e-mails Opmerking: BCC wordt ondersteund
Exporteren	Vanuit lijstweergaven
Dupliceren	Maak kopieën van gearchiveerde items
Gegevens bewerken	Zichtbaarheidsgroep, volgers (deals), deelnemers, “Gezien” status (leads)
Zoekresultaten	Gearchiveerde items worden weergegeven in zoekresultaten
Filters	Ondersteund in lijstweergaven en over entiteiten heen (bijv. organisaties filteren op basis van gekoppelde gearchiveerde deals)
Inzichten	Rapportage ondersteund met behulp van velden zoals “Archiefstatus” en “Gearchiveerd op”

---

Gebruikersrechten voor gearchiveerde items

Actie	Vereiste machtiging
Eigen items archiveren/de-archiveren	Altijd toegestaan
Items van anderen archiveren	Vereist de machtiging "Bewerk deals van anderen"
Gearchiveerde items bekijken	Volgt de standaardregels voor zichtbaarheid