Kennisdatabase

Naarmate uw verkoopgegevens groeien, wordt het steeds belangrijker om uw werkruimte schoon en efficiënt te houden.

Archiveren stelt u in staat om inactieve leads en deals uit uw actieve weergave te verwijderen zonder historische gegevens te verliezen, waardoor u gefocust blijft en de systeemprestaties verbetert.

Wanneer leads en deals archiveren

Je kunt elke deal of lead archiveren die niet langer actief wordt beheerd. Hier zijn veelvoorkomende scenario's:

1. Lange tijd inactief

• Geen activiteit of updates in de afgelopen 6–12 maanden
• Geen aankomende taken of verwachte follow-ups

2. Gesloten of verouderd

• Verloren deals of koude leads die niet opnieuw worden bekeken
• Gewonnen deals die zijn geleverd en voltooid
• Gediskwalificeerde leads

3. Laag prioriteit of laag waarde

• Deals of leads van eerdere campagnes, experimenten of verkennend werk
• Niet afgestemd op de huidige bedrijfsdoelen

4. Voor archivering

• Items die worden bewaard voor naleving, audits of rapportage die niet zichtbaar hoeven te zijn in je hoofdwerkruimte

Hoe leads en deals archiveren

Individueel archiveren

In een deal- of leaddetailweergave, klik op Archiveren in het “...” menu (voor deals) of de knop (voor leads).

In de lijstweergave (alleen voor deals), klik op de ”...” knop gevolgd door ”Archiveren”.

In bulk archiveren

In de leads of deals lijstweergave, selecteer meerdere items en klik op Archiveren.

Of werk het Archiveringsstatus veld bij via de bulkbewerkingslade.

Wanneer gearchiveerd:

• Deals behouden hun vorige status (Open, Gewonnen of Verloren)
• De archiveringsstatus wordt ingesteld op “Gearchiveerd” en er wordt een tijdstempel toegevoegd
• Automatiseringen en webhooks die afhankelijk zijn van recordwijzigingen kunnen worden geactiveerd

Automatiseringen

De archiveringsstatus kan binnen automatiseringen worden gebruikt als een voorwaarde of actie.

Voorbeelden:

• Automatiseringen activeren wanneer items worden gearchiveerd of weer geactiveerd – Gebruik wijzigingen in het “Archiveringsstatus” veld om vervolgacties te activeren (bijv. een gebruiker notificeren of de wijziging loggen)

• Stale deals of leads automatisch archiveren – Stel automatiseringen in om items te archiveren na een periode van inactiviteit (bijv. geen updates of activiteiten in de afgelopen 3 maanden of 1 maand na het winnen/verliezen van een deal)

Bekijk gearchiveerde items

Gearchiveerde leads en deals zijn toegankelijk in Pipedrive en gemarkeerd met een “Gearchiveerd” indicator.

Deals

In de Deals lijstweergave, open het Archief tabblad.

En als gelinkte items in personen, organisaties, activiteiten, projecten, verkoopinbox, producten en hoverkaarten.

Leads

In de Leads lijstweergave, open het Archief tabblad.

En als gelinkte items in de detailweergave van de persoon, de detailweergave van de activiteit en de verkoopinbox.

Individueel onarchiveer

In de detailweergave, klik op ”Onarchiveer”.

Bulk onarchiveer

In de lijstweergave van gearchiveerde items, selecteer meerdere items en klik op ”Onarchiveer”.

Opmerking: Als de pijplijn of fase van een deal niet meer bestaat, wordt de deal niet weergegeven in enige pijplijn totdat er een pijplijn en fase zijn toegewezen.

---

Welke acties zijn beperkt voor gearchiveerde items?

Om de integriteit en prestaties van gegevens te behouden, zijn de volgende acties beperkt voor gearchiveerde items:

Bewerken	Kan titel, waarde, fase, eigenaar of aangepaste velden niet wijzigen
Koppelen	Kan geen nieuwe activiteiten, oproepen of contacten koppelen
Conversie	Leads kunnen niet worden omgezet naar deals; deals kunnen niet worden samengevoegd
Bekijken	Verborgen voor de meeste lijstweergaven en pijplijnweergaven
API	Wordt niet geretourneerd in standaard lijst-eindpunten. Nieuwe eindpunten zijn beschikbaar

---

Welke acties zijn toegestaan op gearchiveerde items?

U kunt gearchiveerde items nog steeds op de volgende manieren beheren:

Notities toevoegen/bewerken	Inclusief opmerkingen en vermeldingen
E-mails verzenden/linken	Groep of enkele e-mails Opmerking: BCC ondersteund
Exporteren	Van lijstweergaven
Dupliceren	Maak kopieën van gearchiveerde items
Gegevens bewerken	Zichtbaarheidsgroep, volgers (deals), deelnemers, “Gezien” status (leads)
Zoekresultaten	Gearchiveerde items worden weergegeven in zoekresultaten
Filters	Ondersteund in lijstweergaven en over entiteiten (bijv. filteren van organisaties op basis van gekoppelde gearchiveerde deals)
Inzichten	Rapportage ondersteund met velden zoals “Archiefstatus” en “Gearchiveerd op”

---

Gebruikersrechten voor gearchiveerde items

Actie	Vereiste toestemming
Archiveer/dearchiveer eigen items	Altijd toegestaan
Archiveer andermans items	Vereist toestemming "Bewerk deals die eigendom zijn van anderen"
Bekijk gearchiveerde items	Volgt standaard zichtbaarheidregels