Baza wiedzy

W miarę jak rosną Twoje dane sprzedażowe, utrzymanie porządku w miejscu pracy staje się coraz ważniejsze.

Archiwizacja pozwala na usunięcie nieaktywnych potencjalnych klientów i transakcji z aktywnego widoku bez utraty danych historycznych, co pomaga utrzymać koncentrację i poprawić wydajność systemu.

Kiedy archiwizować leady i transakcje

Możesz archiwizować każdą transakcję lub leada, który nie jest już aktywnie zarządzany. Oto typowe scenariusze:

1. Bezczynny przez długi czas

• Brak aktywności lub aktualizacji w ciągu ostatnich 6–12 miesięcy

• Brak nadchodzących zadań lub oczekiwanych follow-upów

2. Zakończony lub nieaktualny

• Zgubione transakcje lub zimne leady, do których nie wrócimy

• Zwycięskie transakcje, które zostały dostarczone i zakończone

• Wykluczone leady

3. Niskiego priorytetu lub niskiej wartości

• Transakcje lub leady z przeszłych kampanii, eksperymentów lub prac eksploracyjnych

• Niezgodne z bieżącymi celami biznesowymi

4. Dla celów archiwalnych

• Elementy przechowywane dla zgodności, audytów lub raportowania, które nie muszą być widoczne w głównym obszarze roboczym

Jak archiwizować leady i transakcje

Archiwizuj indywidualnie

W widoku szczegółów transakcji lub leada kliknij Archiwizuj z menu „...” (dla transakcji) lub przycisku (dla leadów).

W widoku listy (tylko dla transakcji) kliknij przycisk ”...” a następnie ”Archiwizuj”.

Archiwizuj zbiorczo

W leads lub deals widoku listy, wybierz wiele elementów i kliknij Archiwizuj.

Lub zaktualizuj pole Status archiwizacji za pomocą szuflady edycji zbiorczej.

Po zarchiwizowaniu:

• Transakcje zachowują swój poprzedni status (Otwarte, Wygrane lub Przegrane)

• Status archiwizacji jest ustawiony na „Zarchiwizowane” i dodawany jest znacznik czasowy

• Automatyzacje i webhooki zależne od zmian w rekordach mogą zostać wyzwolone

Automatyzacje

Status archiwizacji może być używany w automatyzacjach jako warunek lub akcja.

Przykłady:

• Uruchamiaj automatyzacje, gdy elementy są archiwizowane lub przywracane - Wykorzystaj zmiany w polu “Status archiwizacji” do uruchamiania działań następczych (np. powiadomienie użytkownika lub zapisanie zmiany)

• Automatycznie archiwizuj przestarzałe transakcje lub leady – Ustaw automatyzacje, aby archiwizować elementy po okresie braku aktywności (np. brak aktualizacji lub aktywności w ciągu ostatnich 3 miesięcy lub 1 miesiąca po wygraniu/przegraniu transakcji)

• Dodaj zmiany do transakcji, gdy są one zarchiwizowane

Zobacz zarchiwizowane pozycje

Zarchiwizowane leady i transakcje są dostępne w całym Pipedrive i oznaczone wskaźnikiem “Zarchiwizowane”.

Transakcje

W widoku listy transakcji otwórz zakładkę Archiwum.

I jako powiązane pozycje w osobach, organizacjach, aktywnościach, projektach, skrzynce sprzedażowej, produktach i kartach podpowiedzi.

Leady

W widoku listy leadów otwórz zakładkę Archiwum.

I jako powiązane pozycje w widoku szczegółów osoby, widoku szczegółów aktywności oraz skrzynce sprzedażowej.

Cofnij archiwizację indywidualnie

W widoku szczegółów kliknij ”Cofnij archiwizację”.

Cofnij archiwizację hurtowo

W widoku listy zarchiwizowanych pozycji zaznacz wiele pozycji i kliknij ”Cofnij archiwizację”.

Uwaga: Jeśli pipeline lub etap transakcji już nie istnieje, transakcja nie będzie widoczna w żadnym pipeline, dopóki nie zostanie przypisany pipeline i etap.

```

---

```html

Jakie działania są ograniczone dla zarchiwizowanych elementów?

Aby zachować integralność danych i wydajność, następujące działania są ograniczone:

Edytowanie	Nie można zmienić tytułu, wartości, etapu, właściciela ani pól niestandardowych
Łączenie	Nie można łączyć nowych działań, połączeń ani kontaktów
Konwersja	Leady nie mogą być konwertowane na transakcje; transakcje nie mogą być scalane
Wyświetlanie	Ukryte w większości widoków list i widoków procesu
API	Nie są zwracane w standardowych punktach końcowych listy. Nowe punkty końcowe są dostępne

Uwaga: Twoje konto firmowe może mieć łącznie do 300 000 zarchiwizowanych leadów i transakcji.

```

---

```html

Jakie działania są dozwolone w przypadku archiwalnych elementów?

Możesz nadal zarządzać archiwalnymi elementami w następujący sposób:

Dodaj/edytuj notatki	W tym komentarze i wzmianki
Wyślij/linkuj e-maile	Grupowe lub pojedyncze e-maile Uwaga: BCC wspierane
Eksport	Z widoków list
Duplikuj	Twórz kopie archiwalnych elementów
Edytuj dane	Grupa widoczności, obserwujący (transakcje), uczestnicy, „Zobaczone” status (lead-y)
Wyniki wyszukiwania	Archiwalne elementy będą wyświetlane w wynikach wyszukiwania
Filtry	Wsparte w widokach list oraz w różnych jednostkach (np. filtrowanie organizacji na podstawie powiązanych archiwalnych transakcji)
Wgląd	Raportowanie wspierane przy użyciu pól takich jak „Status archiwizacji” i „Archiwizowane w”

```

---

Uprawnienia użytkowników do zarchiwizowanych elementów

Działanie	Wymagane uprawnienie
Zarchiwizuj/odarchiwizuj własne elementy	Zawsze dozwolone
Zarchiwizuj elementy innych	Wymaga uprawnienia "Edytuj oferty należące do innych"
Wyświetl zarchiwizowane elementy	Podlega standardowym zasadom widoczności