Kunnskapsbase

Etter hvert som salgsdataene dine vokser, blir det viktigere å holde arbeidsområdet ryddig og effektivt.

Arkivering lar deg fjerne inaktive leads og avtaler fra din aktive visning uten å miste historiske data, og hjelper deg å holde fokus, forbedre systemytelsen og holde deg under grensen for leads og avtaler.

Når du bør arkivere leads og avtaler

Du kan arkivere enhver salgsavtale eller lead som ikke lenger aktivt håndteres. Her er vanlige scenarier:

1. Inaktiv i lang tid

• Ingen aktivitet eller oppdateringer de siste 6–12 månedene
• Ingen kommende oppgaver eller forventede oppfølginger

2. Lukket eller foreldet

• Tapte avtaler eller kalde leads som ikke vil bli tatt opp igjen
• Vunne avtaler som er levert og fullført
• Diskvalifiserte leads

3. Lavprioritert eller lavverdig

• Avtaler eller leads fra tidligere kampanjer, eksperimenter eller utforskende arbeid
• Ikke i tråd med nåværende forretningsmål

4. For arkivering

• Elementer som beholdes for samsvar, revisjoner eller rapportering, og som ikke trenger å være synlige i hovedarbeidsområdet ditt

Hvordan arkivere leads og avtaler

Arkiver individuelt

I en avtale- eller lead-detaljvisning klikker du Arkiver fra “...”-menyen (for avtaler) eller knappen (for leads).

I listevisningen (kun for avtaler) klikker du på ”...”-knappen etterfulgt av ”Arkiver”.

Arkiver i bulk

I leads- eller avtaler listevisning, velg flere elementer og klikk Arkiver.

Eller oppdater feltet Arkivstatus via masseendringspanelet.

Når arkivert:

• Avtaler beholder sin forrige status (Åpen, Vunnet eller Tapt)
• Arkivstatus settes til “Arkivert” og et tidsstempel legges til
• Automatiseringer og webhooks som er avhengige av endringer i poster kan utløses

Automatiseringer

Arkivstatusen kan brukes i automatiseringer enten som en betingelse eller en handling.

Eksempler:

• Utlys automatiseringer når elementer arkiveres eller gjenopprettes – Bruk endringer i feltet “Arkivert status” for å utløse oppfølgingshandlinger (f.eks. varsle en bruker eller logge endringen)

• Arkiver automatisk foreldede salgsavtaler eller leads – Sett opp automatiseringer for å arkivere elementer etter en periode uten aktivitet (f.eks. vunnet eller tapt salgsavtale uten oppdateringer på 90 dager)
  

Vis arkiverte elementer

Arkiverte leads og avtaler er tilgjengelige i hele Pipedrive og merket med en “Arkivert”-indikator.

Avtaler

I Avtaler-listevisningen åpner du Arkiv-fanen.

Og som lenkede elementer i personer, organisasjoner, aktiviteter, prosjekter, salgsinnboks, produkter og hover-kort.

Leads (potensielle kunder)

I Leads-listevisningen åpner du Arkiv-fanen.

Og som lenkede elementer i personens detaljvisning, aktivitetsdetaljvisningen og salgsinnboksen.

Fjern fra arkivet individuelt

I detaljvisningen klikker du ”Fjern fra arkivet”.

Fjern fra arkivet i bulk

I listevisningen for arkiverte elementer, velg flere elementer og klikk ”Fjern fra arkivet”.

Merk: Hvis en avtales pipeline eller fase ikke lenger eksisterer, vil ikke avtalen vises i noen pipeline før en pipeline og fase er tilordnet.

---

Hvilke handlinger er begrenset for arkiverte elementer?

For å opprettholde dataintegritet og ytelse er følgende handlinger begrenset for arkiverte elementer:

Redigering	Kan ikke endre tittel, verdi, fase, eier eller egendefinerte felter
Kobling	Kan ikke koble til nye aktiviteter, samtaler eller kontakter
Konvertering	Leads kan ikke konverteres til avtaler; avtaler kan ikke slås sammen
Visning	Skjult fra de fleste liste- og pipelinevisninger
API	Returneres ikke i standard liste-endepunkter. Nye endepunkter er tilgjengelige

---

Hvilke handlinger er tillatt på arkiverte elementer?

Du kan fortsatt håndtere arkiverte elementer på følgende måter:

Legg til/endre notater	Inkludert kommentarer og omtaler
Send/knytt e-poster	Gruppe- eller enkelt-e-poster Merk: BCC støttes
Eksporter	Fra listevisninger
Dupliser	Opprett kopier av arkiverte elementer
Rediger data	Synlighetsgruppe, følgere (avtaler), deltakere, «Sett»-status (leads)
Søkeresultater	Arkiverte elementer vises i søkeresultater
Filtre	Støttes i listevisninger og på tvers av enheter (f.eks. filtrering av organisasjoner basert på tilknyttede arkiverte salgsavtaler)
Innsikter	Rapportering støttes ved bruk av felt som «Arkivstatus» og «Arkivert den»

---

Brukertillatelser for arkiverte elementer

Handling	Påkrevd tillatelse
Arkiver/opphev arkivering av egne elementer	Alltid tillatt
Arkiver andres elementer	Krever tillatelsen "Rediger avtaler eid av andre"
Vis arkiverte elementer	Følger standard synlighetsregler