Kunnskapsbase

Etter hvert som salgsdataene dine vokser, blir det viktigere å holde arbeidsområdet ditt ryddig og effektivt.

Arkivering lar deg fjerne inaktive leads og avtaler fra din aktive visning uten å miste historiske data, slik at du kan holde fokus, forbedre systemytelsen og holde deg under grensen for leads og avtaler.

Når du bør arkivere leads og avtaler

Du kan arkivere enhver avtale eller lead som ikke lenger blir aktivt håndtert. Her er vanlige situasjoner:

1. Inaktiv over lengre tid

• Ingen aktivitet eller oppdateringer de siste 6–12 månedene
• Ingen kommende oppgaver eller forventede oppfølginger

2. Lukket eller stagnert

• Tapte avtaler eller kalde leads som ikke vil bli tatt opp igjen
• Vunne avtaler som er levert og fullført
• Diskvalifiserte leads

3. Lav prioritet eller lav verdi

• Avtaler eller leads fra tidligere kampanjer, eksperimenter eller utforskende arbeid
• Ikke i tråd med nåværende forretningsmål

4. For dokumentasjon

• Elementer beholdt for etterlevelse, revisjoner eller rapportering som ikke trenger å være synlige i ditt hovedarbeidsområde

Hvordan arkivere leads og avtaler

Arkiver enkeltvis

I detaljvisningen for en avtale eller lead, klikk Arkiver fra “...”-menyen (for avtaler) eller knappen (for leads).

I listevisningen (kun for avtaler), klikk på ”...”-knappen etterfulgt av ”Arkiver”.

Arkiver flere samtidig

I leads- eller avtaler listevisning, velg flere elementer og klikk Arkiver.

Eller oppdater feltet Arkivstatus via masse-redigeringspanelet.

Når arkivert:

• Avtaler beholder sin forrige status (Åpen, Vunnet eller Tapt)
• Arkivstatus settes til “Arkivert” og et tidsstempel legges til
• Automatiseringer og webhooks som er avhengige av endringer i poster kan bli utløst

Automatiseringer

Arkivstatus kan brukes i automatiseringer enten som en betingelse eller handling.

Eksempler:

• Utløs automatiseringer når elementer arkiveres eller gjenopprettes – Bruk endringer i “Arkivstatus”-feltet for å utløse oppfølgingshandlinger (f.eks. varsle en bruker eller loggføre endringen)

• Arkiver inaktive avtaler eller leads automatisk – Sett opp automatiseringer for å arkivere elementer etter en periode uten aktivitet (f.eks. vunne eller tapte avtaler uten oppdateringer i 90 dager)
  

Vis arkiverte elementer

Arkiverte leads og avtaler er tilgjengelige i hele Pipedrive og merket med en “Arkivert”-indikator.

Avtaler

I Avtaler-listen, åpne fanen Arkiv.

Og som tilknyttede elementer i personer, organisasjoner, aktiviteter, prosjekter, salgsinnboks, produkter og hover-kort.

Leads

I Leads-listen, åpne fanen Arkiv.

Og som tilknyttede elementer i person-detaljvisningen, aktivitets-detaljvisningen og salgsinnboksen.

Gjenopprett enkeltvis

I detaljvisningen, klikk ”Gjenopprett”.

Gjenopprett flere samtidig

I listevisningen for arkiverte elementer, velg flere elementer og klikk ”Gjenopprett”.

Merk: Hvis en avtales pipeline eller fase ikke lenger finnes, vil avtalen ikke vises i noen pipeline før en pipeline og fase er angitt.

---

Hvilke handlinger er begrenset for arkiverte elementer?

For å bevare dataintegritet og ytelse er følgende handlinger begrenset for arkiverte elementer:

Redigering	Kan ikke endre tittel, verdi, fase, eier eller egendefinerte felt
Kobling	Kan ikke koble nye aktiviteter, samtaler eller kontakter
Konvertering	Leads kan ikke konverteres til avtaler; avtaler kan ikke slås sammen
Visning	Skjult fra de fleste listevisninger og pipeline-visninger
API	Returneres ikke i standard liste-endepunkter. Nye endepunkter er tilgjengelige

---

Hvilke handlinger er tillatt på arkiverte elementer?

Du kan fortsatt administrere arkiverte elementer på følgende måter:

Legg til/rediger notater	Inkludert kommentarer og omtaler
Send/lenk e-poster	Gruppe- eller enkelt-e-poster Merk: BCC støttes
Eksporter	Fra listevisninger
Dupliser	Opprett kopier av arkiverte elementer
Rediger data	Synlighetsgruppe, følgere (avtaler), deltakere, “Sett”-status (leads)
Søkeresultater	Arkiverte elementer vil vises i søkeresultater
Filtre	Støttes i listevisninger og på tvers av enheter (f.eks. filtrering av organisasjoner basert på tilknyttede arkiverte avtaler)
Innsikter	Rapportering støttes ved bruk av felt som “Arkivstatus” og “Arkivert den”

---

Brukertillatelser for arkiverte elementer

Handling	Påkrevd tillatelse
Arkiver/avarkiver egne elementer	Alltid tillatt
Arkiver andres elementer	Krever tillatelsen "Edit deals owned by others"
Vis arkiverte elementer	Følger standard synlighetsregler