ฐานความรู้

เมื่อข้อมูลการขายของคุณเติบโต การรักษาสถานที่ทำงานให้สะอาดและมีประสิทธิภาพจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญมากขึ้น.

การเก็บถาวรช่วยให้คุณสามารถลบรายชื่อและดีลที่ไม่ใช้งานออกจากมุมมองที่ใช้งานอยู่โดยไม่สูญเสียข้อมูลประวัติ ซึ่งช่วยให้คุณมุ่งเน้นและปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบ.

เมื่อใดควรเก็บบันทึกลีดและดีล

คุณสามารถเก็บบันทึกดีลหรือลีดใด ๆ ที่ไม่ถูกจัดการอย่างต่อเนื่องอีกต่อไป นี่คือสถานการณ์ทั่วไป:

1. ไม่มีการเคลื่อนไหวเป็นเวลานาน

• ไม่มีการเคลื่อนไหวหรืออัปเดตในช่วง 6–12 เดือนที่ผ่านมา
• ไม่มีงานที่กำลังจะมาถึงหรือการติดตามที่คาดหวัง

2. ปิดหรือไม่สดใหม่

• ดีลที่สูญหายหรือลีดที่เย็นซึ่งจะไม่ถูกตรวจสอบอีก
• ดีลที่ชนะซึ่งได้ส่งมอบและเสร็จสิ้นแล้ว
• ลีดที่ถูกตัดสิทธิ์

3. ลำดับความสำคัญต่ำหรือต่ำค่า

• ดีลหรือลีดจากแคมเปญที่ผ่านมา การทดลอง หรือการทำงานสำรวจ
• ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจในปัจจุบัน

4. เพื่อการเก็บบันทึก

• รายการที่เก็บไว้เพื่อการปฏิบัติตาม กฎระเบียบ หรือการรายงานที่ไม่จำเป็นต้องมองเห็นในพื้นที่ทำงานหลักของคุณ

วิธีการเก็บบันทึกลีดและดีล

เก็บบันทึกทีละรายการ

ในหน้ารายละเอียดดีลหรือลีด คลิก เก็บบันทึก จากเมนู “...” (สำหรับดีล) หรือปุ่ม (สำหรับลีด).

ในมุมมองรายการ (สำหรับดีลเท่านั้น) คลิกที่ปุ่ม ”...” ตามด้วย ”เก็บบันทึก”.

เก็บบันทึกเป็นกลุ่ม

ใน มุมมองรายการ ของลีดหรือดีล เลือกรายการหลายรายการและคลิก เก็บบันทึก.

หรืออัปเดตฟิลด์ สถานะการเก็บบันทึก ผ่านการแก้ไขกลุ่ม.

เมื่อถูกเก็บบันทึก:

• ดีลจะรักษาสถานะก่อนหน้า (เปิด, ชนะ, หรือแพ้)
• สถานะ เก็บบันทึก ถูกตั้งค่าเป็น “เก็บบันทึกแล้ว” และมีการเพิ่มเวลาประทับ
• การทำงานอัตโนมัติและเว็บฮุคที่ขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงบันทึกอาจถูกกระตุ้น

การทำงานอัตโนมัติ

สถานะการเก็บบันทึกสามารถใช้ภายในการทำงานอัตโนมัติได้ทั้งในฐานะเงื่อนไขหรือการกระทำ.

ตัวอย่าง:

• กระตุ้นการทำงานอัตโนมัติเมื่อรายการถูกเก็บบันทึกหรือยกเลิกการเก็บบันทึก – ใช้การเปลี่ยนแปลงในฟิลด์ “สถานะการเก็บบันทึก” เพื่อกระตุ้นการกระทำตาม (เช่น แจ้งผู้ใช้หรือบันทึกการเปลี่ยนแปลง)

• เก็บบันทึกดีลหรือลีดที่ไม่เคลื่อนไหวโดยอัตโนมัติ – ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อเก็บบันทึกรายการหลังจากช่วงเวลาที่ไม่มีการเคลื่อนไหว (เช่น ไม่มีการอัปเดตหรือกิจกรรมในช่วง 3 เดือนที่ผ่านมา หรือ 1 เดือนหลังจากชนะ/แพ้ดีล)

ดูรายการที่เก็บถาวร

ลีดและดีลที่เก็บถาวรสามารถเข้าถึงได้ตลอดทั้ง Pipedrive และมีเครื่องหมาย “Archived” ระบุไว้.

ดีล

ใน มุมมองรายการดีล ให้เปิดแท็บ Archive.

และเป็นรายการที่เชื่อมโยงในบุคคล องค์กร กิจกรรม โครงการ กล่องขาย ผลิตภัณฑ์ และการ์ดโฮเวอร์.

ลีด

ใน มุมมองรายการลีด ให้เปิดแท็บ Archive.

และเป็นรายการที่เชื่อมโยงในมุมมองรายละเอียดบุคคล มุมมองรายละเอียดกิจกรรม และกล่องขาย.

ยกเลิกการเก็บถาวรแบบรายบุคคล

ในมุมมองรายละเอียด ให้คลิก ”Unarchive”.

ยกเลิกการเก็บถาวรแบบกลุ่ม

ในมุมมองรายการที่เก็บถาวร ให้เลือกหลายรายการและคลิก ”Unarchive”.

หมายเหตุ: หากท่อหรือขั้นตอนของดีลไม่มีอยู่แล้ว ดีลจะไม่แสดงในท่อใด ๆ จนกว่าจะมีการกำหนดท่อและขั้นตอน.

---

การกระทำใดบ้างที่ถูกจำกัดสำหรับรายการที่เก็บถาวร?

เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลและประสิทธิภาพ การกระทำต่อไปนี้จะถูกจำกัดสำหรับรายการที่เก็บถาวร:

การแก้ไข	ไม่สามารถเปลี่ยนชื่อ, ค่า, ขั้นตอน, เจ้าของ, หรือฟิลด์ที่กำหนดเองได้
การเชื่อมโยง	ไม่สามารถเชื่อมโยงกิจกรรมใหม่, การโทร, หรือผู้ติดต่อได้
การแปลง	ลีดไม่สามารถแปลงเป็นดีลได้; ดีลไม่สามารถรวมกันได้
การดู	ซ่อนจากมุมมองรายการส่วนใหญ่และมุมมองท่อ
API	ไม่ถูกส่งกลับในจุดสิ้นสุดรายการมาตรฐาน มีจุดสิ้นสุดใหม่ที่พร้อมใช้งาน

---

การกระทำใดบ้างที่อนุญาตสำหรับรายการที่ถูกเก็บถาวร?

คุณยังสามารถจัดการรายการที่ถูกเก็บถาวรได้ในวิธีการต่อไปนี้:

เพิ่ม/แก้ไขหมายเหตุ	รวมถึงความคิดเห็นและการกล่าวถึง
ส่ง/เชื่อมโยงอีเมล	อีเมลกลุ่มหรืออีเมลเดี่ยว หมายเหตุ: รองรับ BCC
ส่งออก	จากมุมมองรายการ
ทำซ้ำ	สร้างสำเนาของรายการที่ถูกเก็บถาวร
แก้ไขข้อมูล	กลุ่มการมองเห็น, ผู้ติดตาม (ดีล), ผู้เข้าร่วม, “เห็น” สถานะ (ลีด)
ผลลัพธ์การค้นหา	รายการที่ถูกเก็บถาวรจะแสดงในผลลัพธ์การค้นหา
ตัวกรอง	รองรับในมุมมองรายการและทั่วทั้งหน่วยงาน (เช่น การกรององค์กรตามดีลที่ถูกเก็บถาวรที่เชื่อมโยง)
ข้อมูลเชิงลึก	การรายงานรองรับโดยใช้ฟิลด์เช่น “สถานะการเก็บถาวร” และ “เก็บถาวรเมื่อ”

---

สิทธิ์ของผู้ใช้สำหรับรายการที่ถูกเก็บถาวร

การกระทำ	สิทธิ์ที่ต้องการ
เก็บถาวร/ยกเลิกการเก็บถาวรของรายการของตนเอง	อนุญาตเสมอ
เก็บถาวรของรายการของผู้อื่น	ต้องการสิทธิ์ "แก้ไขดีลที่เป็นของผู้อื่น"
ดูรายการที่ถูกเก็บถาวร	ปฏิบัติตามกฎการมองเห็นมาตรฐาน