Kunskapsbas

När dina försäljningsdata växer blir det viktigare att hålla din arbetsyta ren och effektiv.

Arkivering gör att du kan ta bort inaktiva leads och affärer från din aktiva vy utan att förlora historisk data, vilket hjälper dig att behålla fokus, förbättra systemets prestanda och hålla dig under gränsen för leads och affärer.

När du ska arkivera leads och affärer

Du kan arkivera alla affärer eller leads som inte längre aktivt hanteras. Här är vanliga scenarier:

1. Inaktiva under en längre tid

• Ingen aktivitet eller uppdateringar under de senaste 6–12 månaderna
• Inga kommande uppgifter eller förväntade uppföljningar

2. Stängda eller inaktuella

• Förlorade affärer eller kalla leads som inte kommer att tas upp igen
• Vunna affärer som har levererats och slutförts
• Diskvalificerade leads

3. Låg prioritet eller lågt värde

• Affärer eller leads från tidigare kampanjer, experiment eller utforskande arbete
• Inte i linje med nuvarande affärsmål

4. För dokumentation

• Objekt som sparas för efterlevnad, revisioner eller rapportering och som inte behöver synas i din huvudarbetsyta

Hur man arkiverar leads och affärer

Arkivera individuellt

I detaljvyn för en affär eller lead, klicka på Arkivera i “...”-menyn (för affärer) eller på knappen (för leads).

I listvyn (endast för affärer) klickar du på ”...”-knappen följt av ”Arkivera”.

Arkivera flera samtidigt

I listvyn för leads eller affärer, markera flera objekt och klicka på Arkivera.

Eller uppdatera fältet Arkivstatus via panelen för massredigering.

När ett objekt är arkiverat:

• Affärer behåller sin tidigare status (Öppen, Vunnen eller Förlorad)
• Fältet arkivstatus sätts till “Arkiverad” och en tidsstämpel läggs till
• Automatiseringar och webhooks som är beroende av poständringar kan triggas

Automatiseringar

Arkivstatus kan användas i automatiseringar antingen som villkor eller som åtgärd.

Exempel:

• Starta automatiseringar när objekt arkiveras eller återställs – Använd ändringar i fältet “Arkivstatus” för att utlösa uppföljningsåtgärder (t.ex. meddela en användare eller logga ändringen)

• Arkivera inaktiva affärer eller leads automatiskt – Skapa automatiseringar för att arkivera objekt efter en period av inaktivitet (t.ex. vunna eller förlorade affärer utan uppdateringar på 90 dagar)
  

Visa arkiverade objekt

Arkiverade leads och affärer är åtkomliga i hela Pipedrive och markerade med indikatorn “Arkiverad”.

Affärer

I listvyn för affärer öppnar du fliken Arkiv.

Och som länkade objekt i personer, organisationer, aktiviteter, projekt, säljinboxen, produkter och hoverkort.

Leads

I listvyn för leads öppnar du fliken Arkiv.

Och som länkade objekt i personens detaljvy, aktivitetens detaljvy och säljinboxen.

Återställ individuellt

I detaljvyn klickar du på ”Återställ”.

Återställ flera samtidigt

I listvyn för arkiverade objekt, markera flera objekt och klicka på ”Återställ”.

Obs: Om en affärs pipeline eller steg inte längre finns, visas affären inte i någon pipeline förrän en pipeline och ett steg har tilldelats.

---

Vilka åtgärder är begränsade för arkiverade objekt?

För att upprätthålla dataintegritet och prestanda är följande åtgärder begränsade för arkiverade objekt:

Redigering	Kan inte ändra titel, värde, steg, ägare eller anpassade fält
Länkning	Kan inte länka nya aktiviteter, samtal eller kontakter
Konvertering	Leads kan inte konverteras till affärer; affärer kan inte slås ihop
Visning	Dolda från de flesta listvyer och pipelinevyer
API	Returneras inte i standardlistendpunkter. Nya endpunkter finns tillgängliga

---

Vilka åtgärder är tillåtna för arkiverade objekt?

Du kan fortfarande hantera arkiverade objekt på följande sätt:

Lägg till/redigera anteckningar	Inklusive kommentarer och omnämnanden
Skicka/länka e-postmeddelanden	Grupp- eller enskilda e-postmeddelanden Obs: BCC stöds
Exportera	Från listvyer
Duplicera	Skapa kopior av arkiverade objekt
Redigera data	Synlighetsgrupp, följare (affärer), deltagare, “Sett”-status (leads)
Sökresultat	Arkiverade objekt visas i sökresultaten
Filter	Stöds i listvyer och över enheter (t.ex. filtrering av organisationer baserat på länkade arkiverade affärer)
Insikter	Rapportering stöds med fält som “Arkivstatus” och “Arkiverad den”

---

Användarbehörigheter för arkiverade objekt

Åtgärd	Krävd behörighet
Arkivera/avarkivera egna objekt	Alltid tillåtet
Arkivera andras objekt	Kräver behörigheten "Redigera affärer ägda av andra"
Visa arkiverade objekt	Följer standardregler för synlighet