Kunskapsbas

När dina försäljningsdata växer blir det viktigare att hålla din arbetsyta ren och effektiv.

Arkivering gör att du kan ta bort inaktiva leads och affärer från din aktiva vy utan att förlora historisk data, vilket hjälper dig att hålla fokus, förbättra systemets prestanda och hålla dig under gränsen för antalet leads och affärer.

När man ska arkivera leads och affärer

Du kan arkivera alla affärer eller leads som inte längre hanteras aktivt. Här är vanliga scenarier:

1. Inaktiv under längre tid

• Ingen aktivitet eller uppdateringar de senaste 6–12 månaderna
• Inga kommande uppgifter eller förväntade uppföljningar

2. Avslutad eller inaktiv

• Förlorade affärer eller kalla leads som inte kommer att tas upp igen
• Vunna affärer som har levererats och slutförts
• Diskvalificerade leads

3. Låg prioritet eller lågt värde

• Affärer eller leads från tidigare kampanjer, experiment eller utforskande arbete
• Inte i linje med nuvarande affärsmål

4. För dokumentation och arkivering

• Poster som sparas för efterlevnad, revision eller rapportering och som inte behöver vara synliga i din huvudarbetsyta

Hur du arkiverar leads och affärer

Arkivera individuellt

I detaljvyn för en affär eller ett lead, klicka på Arkivera i “...”-menyn (för affärer) eller på knappen (för leads).

I listvyn (endast för affärer) klicka på ”...”-knappen följt av ”Arkivera”.

Arkivera flera

I leads- eller affärslistvyn, markera flera objekt och klicka på Arkivera.

Eller uppdatera fältet Arkiveringsstatus via panelen för massredigering.

När objektet är arkiverat:

• Affärer behåller sin föregående status (Öppen, Vunnen eller Förlorad)
• Fältet arkiveringsstatus ställs in på “Arkiverad” och en tidsstämpel läggs till
• Automatiseringar och webhooks som är beroende av ändringar i poster kan utlösas

Automatiseringar

Arkiveringsstatus kan användas i automatiseringar antingen som ett villkor eller en åtgärd.

Exempel:

• Utlös automatiseringar när objekt arkiveras eller återställs – Använd ändringar i fältet “Arkiveringsstatus” för att utlösa uppföljande åtgärder (t.ex. meddela en användare eller logga ändringen)

• Arkivera automatiskt inaktiva affärer eller leads – Ställ in automatiseringar för att arkivera objekt efter en period av inaktivitet (t.ex. vunna eller förlorade affärer utan uppdateringar under 90 dagar)
  

Visa arkiverade objekt

Arkiverade leads och affärer är åtkomliga i hela Pipedrive och markerade med indikatorn “Arkiverad”.

Affärer

I affärslistvyn, öppna fliken Arkiv.

Och som länkade objekt i person-, organisations- och aktivitetsvyer, projekt, försäljningsinkorgen, produkter och förhandsvisningskort.

Leads

I leads-listvyn, öppna fliken Arkiv.

Och som länkade objekt i personens detaljvy, aktivitetsdetaljvyn och försäljningsinkorgen.

Återställ individuellt

I detaljvyn, klicka på ”Återställ”.

Återställ flera

I listvyn för arkiverade objekt, markera flera objekt och klicka på ”Återställ”.

Notera: Om en affärs pipeline eller steg inte längre finns kvar kommer affären inte att visas i någon pipeline förrän en pipeline och ett steg har tilldelats.

---

Vilka åtgärder är begränsade för arkiverade objekt?

För att upprätthålla dataintegritet och prestanda är följande åtgärder begränsade för arkiverade objekt:

Redigering	Kan inte ändra titel, värde, steg, ägare eller anpassade fält
Länkning	Kan inte länka nya aktiviteter, samtal eller kontakter
Konvertering	Leads kan inte konverteras till affärer; affärer kan inte slås ihop
Visning	Döljs i de flesta listvyer och pipeline-vyer
API	Returneras inte i standardendpunkter för listor. Nya endpunkter finns tillgängliga

---

Vilka åtgärder är tillåtna på arkiverade objekt?

Du kan fortfarande hantera arkiverade objekt på följande sätt:

Lägg till/redigera anteckningar	Inklusive kommentarer och omnämnanden
Skicka/länka e-post	Grupp- eller enskilda e-postmeddelanden Obs: BCC stöds
Exportera	Från listvyer
Duplicera	Skapa kopior av arkiverade objekt
Redigera data	Synlighetsgrupp, följare (affärer), deltagare, “Sedd”-status (leads)
Sökresultat	Arkiverade objekt kommer att visas i sökresultaten
Filter	Stöds i listvyer och över enheter (t.ex. filtrering av organisationer baserat på länkade arkiverade affärer)
Insikter	Rapportering stöds med fält som “Arkivstatus” och “Arkiverad den”

---

Användarbehörigheter för arkiverade objekt

Åtgärd	Krävd behörighet
Arkivera/återställ egna objekt	Alltid tillåtet
Arkivera andras objekt	Kräver behörigheten "Redigera affärer som ägs av andra"
Visa arkiverade objekt	Följer standardregler för synlighet