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Actualización de datos de Pipedrive con una hoja de cálculo

YM
Yssel Marques, 6 de octubre de 2021
Nota: Esta acción solo está disponible para los Usuarios administradores o usuarios normales con el permiso correcto habilitado.

Acumular una cuantiosa base de datos de tratos, personas y todo tipo de elementos puede ser un resultado natural en la gestión de tus ventas; a la vez, es de esperar que con el tiempo la información pase a ser obsoleta. Se puede actualizar todo manualmente, pero si tienes mucha información que debes actualizar, te podría ocupar tiempo y esfuerzo vitales que podrías estar usando para cerrar tratos.

Podrías utilizar las funciones de filtración y edición en grupo de nuestra Vista de listas para editar en grandes porciones, pero, ¿qué pasa si ya tienes todos los datos que necesitas en una hoja de cálculos y solo necesitas introducirlos en Pipedrive sin crear duplicados? Por eso Pipedrive te permite actualizar tu base de datos en grupo importando a una hoja de cálculo con la función ID del Sistema de Pipedrive.


Función ID del Sistema de Pipedrive

Dentro de Pipedrive, se le asigna a cada elemento—tratos, personas, organizaciones, acciones, productos, notas—un ID único al momento de crearlos. Este ID puede encontrarse en la URL de la Vista de detalles de cada elemento, o se pueden hacer visibles como una columna en la Vista de listas.

Nota: Si lo que quieres es fusionar los duplicados en tu cuenta de Pipedrive, te podría interesar la función Fusionar duplicados dentro de Pipedrive. Obtén más información sobre la función fusionar duplicados leyendo este artículo.

Exportación de tus datos

¿Qué ID y campos debo usar?

Para actualizar tus elementos (tratos, personas, organizaciones, productos, etc.) es necesario incluir el ID del Sistema de Pipedrive y cualquier otro campo que te gustaría actualizar.

Por ejemplo, digamos que quieres cambiar los valores, etapas y propietarios de tratos existentes. Debes exportar una lista con la columna del ID además de las columnas Valor, Etapa y Propietario.

Toma en cuenta que puedes exportar otras columnas para referencia, como el título. Sin embargo, todos los cambios que haces a las columnas se anulan cuando importas.

¿Cómo obtengo los ID del Sistema de Pipedrive en la vista de listas?

Para hacer visible la columna del ID en la Vista de listas, haz clic en el ícono de engranaje para abrir la sección Elegir columnas, buscar y seleccionar el campo de ID deseado y haz clic en Guardar.

Nota: Puedes obtener los ID de Tratos, Personas y Organizaciones dentro de la Vista de listas de la pestaña Tratos. Pero si tienes Contactos sin Tratos asociados, no aparecen en la Vista de listas de la pestaña Tratos. Por lo cual tienes que usar la Vista de listas de la pestaña Contactos para obtener esos ID.


Puedes crear un filtro y reducir la lista para que contenga solo los elementos que quieres actualizar. Cuando la Vista de listas se configura para mostrar los campos de los ID del Sistema de Pipedrive, exporta la lista aquí:


Importación de tus datos

Una vez realizada la exportación, haz los cambios necesarios a los datos en la hoja de cálculo. El siguiente es un ejemplo de cómo se vería tu hoja de cálculo cuando la exportas antes de realizar los cambios.

Y este es un ejemplo de la misma hoja de cálculo con los cambios. Ten en cuenta que los campos de los ID no se tienen que cambiar, solo tienes que cambiar la información que contienen para que se actualicen en Pipedrive.

Después importa la hoja de cálculo a Pipedrive, y mapea los campos de los ID correspondientes a sus columnas.

Cuando queden mapeados todos los campos, haz clic en Siguiente y finaliza la importación. El ID del Sistema de Pipedrive actualiza automáticamente tu base de datos con la información nueva, ya que Pipedrive sabrá qué elementos estás actualizando según el ID del Sistema de Pipedrive.

Nota: Si te aparece un error al intentar importar una hoja de cálculo, el problema puede proceder de tu hoja de cálculo: aunque no existe un límite máximo de columnas en la hoja de cálculo, el tamaño máximo de archivo es de 50 mb, con un límite máximo de 50,000 filas. Puedes obtener más información sobre los errores de importación en este artículo.


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