Base de conocimiento

Tener una gran base de datos de tratos, personas o cualquier otro elemento puede ser normal al administrar tus ventas. Sin embargo, es de esperarse que con el tiempo, esa información se vuelva obsoleta. Se puede actualizar todo manualmente, pero si tienes mucha información que debes actualizar, te podría ocupar tiempo y esfuerzo vitales que podrías estar usando para cerrar tratos.

Podrías utilizar las funciones de filtración y edición en grupo de nuestra vista de lista para editar en grandes porciones, pero, ¿qué pasa si ya tienes todos los datos que necesitas en una hoja de cálculos y solo necesitas introducirlos en Pipedrive sin crear duplicados? Por eso Pipedrive te permite actualizar tu base de datos en grupo importando a una hoja de cálculo con la función ID del sistema de Pipedrive.

Función ID del sistema de Pipedrive

Dentro de Pipedrive, se le asigna a cada elemento—tratos, personas, organizaciones, acciones, productos, notas—un ID único al momento de crearlos. Este ID puede encontrarse en la URL de la vista de detalles de cada elemento, o se pueden hacer visibles como una columna en la vista de lista.

Exportación de tus datos

¿Qué ID y campos debo usar?

Para actualizar tus elementos (tratos, personas, organizaciones, productos, etc.) es necesario incluir el ID del sistema de Pipedrive y cualquier otro campo que te gustaría actualizar.

Por ejemplo, digamos que quieres cambiar los valores, etapas y propietarios de tratos existentes. Debes exportar una lista con la columna ID más las columnas Valor, Etapa y Propietario.

Toma en cuenta que puedes exportar otras columnas para referencia, como el título. Sin embargo, todos los cambios que haces a las columnas se anulan cuando importas.

¿Cómo obtengo los ID del sistema de Pipedrive en la vista de lista?

Para hacer visible la columna del ID en la vista de lista, haz clic en el ícono de engranaje para abrir la sección Elegir columnas, buscar y seleccionar el campo de ID deseado y haz clic en Guardar.

Puedes crear un filtro y reducir la lista para que contenga solo los elementos que quieres actualizar. Cuando la vista de lista se configura para mostrar los campos de los ID del sistema de Pipedrive, exporta la lista aquí:

Importación de tus datos

Una vez realizada la exportación, haz los cambios necesarios a los datos en la hoja de cálculo. El siguiente es un ejemplo de cómo se vería tu hoja de cálculo cuando la exportas antes de realizar los cambios.

Y este es un ejemplo de la misma hoja de cálculo con los cambios. Ten en cuenta que no es necesario cambiar los campos de ID. Únicamente necesitas cambiar la información que se requiere actualizar en Pipedrive.

Después importa la hoja de cálculo a Pipedrive, y mapea los campos de los ID correspondientes a sus columnas.

Cuando queden mapeados todos los campos, haz clic en Siguiente y finaliza la importación. El ID del sistema de Pipedrive actualiza automáticamente tu base de datos con la información nueva, ya que Pipedrive sabrá qué elementos estás actualizando según el ID del sistema de Pipedrive.