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Importación de datos a Pipedrive con una hoja de cálculo

Nota: Esta acción solo está disponible para los Usuarios administradores, o usuarios en un conjunto de permisos que tengan habilitados los permisos adecuados.


Puedes importar datos a Pipedrive fácilmente desde archivos de hoja de cálculo XLS, XLSX y CSV, lo que te permite importar Tratos, Empresas, Personas, Notas y Acciones al mismo tiempo.

Antes de empezar, te sugerimos que eches un vistazo a nuestro artículo aquí sobre "Cómo se organizan tus datos en Pipedrive". Es importante que entiendas cómo se te mostrarán los datos que estás importando tras la importación.

 

Preparación de una importación

Nota: Recomendamos utilizar una nueva hoja de cálculo sin ninguna fórmula en el proceso de importación.

  • ¿Simplemente estás intentando importar una lista de Contactos? (Personas y Empresas)
  • ¿Quieres importar tus Contactos y sus Tratos abiertos en el embudo para esos contactos al mismo tiempo?
  • ¿Quieres importar Contactos, sus negocios abiertos y también crear Actividades para todos ellos?
  • ¿Quieres importar Contactos, sus negocios abiertos, crear Actividades y adjuntar Notas?
  • O quizá quieras abrir unos cuantos Tratos nuevos para los contactos ya existentes en Pipedrive?


Si todo esto suena confuso, te sugerimos que eches un vistazo a este artículo aquí sobre "Cómo se organizan tus datos en Pipedrive".

Cómo importar una hoja de cálculo

Paso 1: Subir el archivo

from_spreadsheet_import.png

  • Ve a Herramientas y aplicaciones > Importar datos > De hoja de cálculo
  • Haz clic en Subir archivo  y selecciona el archivo que quieres importar. Pipedrive admite archivos de Excel (.xls y .xlsx) y archivos .csv.

Paso 2: Mapeado



Ahora es cuando puedes asociar las columnas de tu hoja de cálculo a los diferentes campos en Pipedrive. Solo tienes que arrastrar y soltar los campos de la esquina derecha a las columnas de la hoja de cálculo correspondientes.

Nota: Verás que en la esquina superior derecha tienes distintas categorías de diferentes tipos de datos (Contactos, Tratos, etc.). Todos ellos cuentan con sus propios campos individuales en los que puedes mapear el contenido de tu hoja de cálculo.

También puedes usar la función de búsqueda para encontrar rápidamente el campo que estás buscando.

¿Tienes un campo que no se crea de forma predeterminada en Pipedrive? Puedes ir a Ajustes > Campos personalizados y crear el campo personalizado que necesites en cualquier momento.

Paso 3: Previsualizar y terminar

Screen_Shot_2018-02-21_at_4.09.57_PM.png

Ahora es cuando le dices a Pipedrive lo que tiene que hacer si se encuentran duplicados. Pipedrive cuenta con un algoritmo anti duplicación que hará todo lo posible por encontrar registros concordantes para consolidar sus datos en uno.

Aquí es también donde usted puede revisar el mapa que has hecho. Esta página deja claro cómo aparecerán tus datos después de la importación con base en el mapeado que hiciste en el paso 2.

Screen_Shot_2018-02-21_at_4.11.31_PM.png

Una vez que has previsualizado tu importación, sigue adelante y selecciona Iniciar importación.

¡Ya está! Ahora puedes revisar tus datos importados o incluso hacer cualquier cambio en ellos con nuestra vista de lista para edición en grupo.

¿Qué es un "Archivo de omisión" (Skip file) ?

Cuando ejecutas una importación, Pipedrive genera un pequeño informe con todas las complicaciones que hayan surgido durante la importación.
Por ejemplo, si importaras una lista de Personas y no incluyeras un campo obligatorio, —como el Nombre—, esta fila de información se omitiría.
Luego toma esa fila y la organizará en un Archivo de omisión.

Puedes descargar el Archivo de omisión en cualquier momento para revisarlo. Puedes incluso hacer los cambios que necesites y luego importar el Archivo de omisión en Pipedrive para completar la importación. Esto hace que sea muy sencillo asegurarte de que todos tus datos están en el sistema.

Screen_Shot_2018-02-21_at_4.14.34_PM.png

Cómo revertir una importación

Una vez que hayas realizado una importación, se puede revertir dentro de las 48 horas siguientes a la importación inicial con el botón Revertir disponible en tu Historial de importación.
Si dicho botón no se encuentra disponible, informa a nuestro Equipo de asistencia y estarán encantados de ayudarte.

Screen_Shot_2018-02-21_at_4.18.00_PM.png


Mapeado: 'Resuelve el rompecabezas

Algunos campos específicos requieren un mapeado adicional para ser importados correctamente.
Cuando seleccionas los campos Etapa, Estado, Visible para, Propietario, o cualquiera de los campos de opción múltiple/única, se abre el diálogo Mapear, donde puedes asociar los datos importados a los valores en Pipedrive.

Por ejemplo, cuando mapeas Negocio - Etapa a una columna en tu hoja de cálculo, aparecerá este inteligente diálogo "Resuelve el rompecabezas". En el lado izquierdo tenemos diferentes palabras clave situadas en la columna de nuestra hoja de cálculo y en el lado derecho tenemos distintas etapas en diferentes embudos.
Lo único que tienes que hacer es arrastrar y soltar las diferentes palabras del lado izquierdo al lado derecho y asociarlas.

map_deal_stage.png

En el siguiente ejemplo, tenemos palabras clave como Etapa 2 y Etapa 5 en nuestra hoja de cálculo. Cuando las arrastramos a la etapa Contacto establecido significa que cualquier fila en la que haya Etapa 2 o Etapa 5 en nuestra hoja de cálculo, tus Tratos se añadirán a la etapa Contacto establecido.

Importación avanzada: Campos mapeables y su función



Hay muchos campos diferentes que puedes mapear en las columnas en Pipedrive.
Hablemos de qué son y cuáles serán los más importantes para ti.

Campos obligatorios
Estos son obligatorios cuando mapeas tus importaciones para crear tus registros:

  • Persona - Nombre completo | (Ejemplo: Audrey Hepburn)
    Obligatorio para la creación de personas, a menos que se utilice los campos Nombre y Apellidos)

  • Persona - Nombre | (Ejemplo: Audrey)
    Obligatorio para la creación de personas, a menos que se utilice el campo Nombre completo
  • Persona - Apellidos | (Ejemplo: Hepburn) Obligatorio para la creación de Personas, a menos que se utilice el campo Nombre completo)
  • Persona - Teléfono | (Ejemplo: 555-555-4422)
    Número de contacto de la persona (especifícalo para evitar duplicar personas)
  • Persona - Correo electrónico | (Ejemplo: audrey.hepburn@pipedrive.com)
    Correo electrónico de contacto de la persona (especifícalo para evitar duplicar personas)
  • Empresa - Nombre | (Ejemplo: Pipedrive)
    Obligatorio para crear empresas y asociarlas a las personas en sus respectivas filas
  • Empresa - Dirección | (Ejemplo: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
    La dirección física de la empresa, geocodifiada con Google Maps. (especifícala para evitar tener Organizaciones duplicadas que tienen el mismo nombre)

Campos usados con frecuencia
Estos no son obligatorios, pero resulta útil incluirlos:

  • Trato - Etapa | (Ejemplo: Idea)
    Define en qué etapa/embudo se añaden tus tratos. Si no se especifica ninguna etapa, tus negocios se abrirán en la primera etapa de tu primer embudo.
  • Trato - Valor | (Ejemplo: 2000)
    Valor monetario de tus tratos. Si no se especifica ninguna moneda, al Negocio se le aplicará la moneda por defecto en tus Ajustes de empresa.
  • Trato - Moneda | (Ejemplo: USD o EUR)
    Define la moneda en la que se encuentra el valor de tu trato. Si no se especifica, Pipedrive usará la moneda por defecto en tus Ajustes de empresa.
  • Trato - Fecha de cierre prevista | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
    Se debe especificar una fecha si quieres que tu trato aparezca en la Vista de pronóstico. Esta fecha se puede añadir de forma manual más adelante si es necesario.
  • Trato - Propietario | (Ejemplo: Bob Dillon o James Brown)
    Determina qué usuario de Pipedrive es el propietario del trato. Si no se especifica ningún propietario, todos los Negocios pertenecerán al usuario que realiza la importación.
  • Acción - Tipo | (Ejemplo: Llamada, Almuerzo, Reunión)
    Te permite especificar diferentes tipos de acciones, incluidas las acciones personalizadas.
  • Acción - Asignada al usuario | (Ejemplo: Bob Dillion o James Brown)
    Te permite asignar acciones a usuarios de Pipedrive específicos.

Campos históricos
Estos mapearán fechas y estados históricos de tus registros, como Tratos cerrados anteriormente o Acciones finalizadas anteriormente.

  • Trato - Fecha ganado | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
    Especifica la fecha en la que tus tratos se marcaron como Ganados.
  • Trato - Fecha perdido | (Ejemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 o 4/11/2016)
    Especifica la fecha en la que tus tratos se marcaron como Perdidos.
  • Trato - Estado | (Ejemplo: Ganado o Abierto)
    Te permite importar tratos que ya están cerrados. Puedes especificar qué filas son tratos que están abiertos, perdidos o ganados.
    Nota: Si no se especifica ningún estado, todos los Tratos importados estarán automáticamente marcados como Abiertos.
  • Acción - Completada | (Ejemplo: Completada o No completada)
    Te permite marcar algunas acciones como ya completadas, dejando otras abiertas.

 

 

Plantilla de hoja de cálculo

Si deseas utilizar más información, o simplemente prefieres aprender visualmente, te sugerimos que descargues nuestra hoja de cálculo de plantillas de ejemplo con información de importación de Pipedrive.
La plantilla te permite incluir tus datos existentes en columnas que son fácilmente reconocidas por el sistema de mapeo de Pipedrive, o te permite comprender mejor cómo las funciones de importación de Pipedrive reconocen los campos

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