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Pipedrive

Cómo actualizar en serie sus datos de Pipedrive con una hoja de cálculos

Nota: Esta acción solo está disponible para los Usuarios administradores.

La característica de ID

La edición en serie con una importación de hoja de cálculos

 
La característica de ID 

La característica de ID le permite impulsar actualizaciones en serie de sus registros de Pipedrive existentes (Negocios, Personas, Organizaciones) con una importación de hoja de cálculo.

Digamos, por ejemplo, que deseábamos añadir un campo personalizado adicional a nuestras Personas como un campo que documente su puesto laboral. O digamos que deseábamos darle a sus Organizaciones nuevas direcciones. O si incluso deseábamos cambiar los calores de nuestros negocios.

Podríamos utilizar las capacidades de filtración y edición en serie de nuestras vistas de lista para editar en grandes porciones, pero qué pasa si ya tiene todos los datos que necesita en una hoja de cálculos y solo necesita introducirlos en Pipedrive sin crear duplicados?

Bien, aquí es donde la función de ID entra en acción. Cada registro obtiene un ID único que Pipedrive le asigna cuando se crea. Personas, Organizaciones y Negocios tiene sus propios ID únicos. Los puede encontrar en el URL de las páginas detalladas, o puede hacerlos visibles en las vistas de su lista.

Para actualizar información en grupo, podemos descargar una lista de nuestros datos actuales existentes —que incluyen los campos de ID—, hacer los cambios necesarios en nuestra hoja de cálculo y luego cargar esa hoja de cálculo en Pipedrive, utilizando el campo ID para mapear fácilmente los nuevos datos en nuestros registros. 

¿Qué campos de ID debo usar?

Simplemente utilice el ID y los campos que desea actualizar.

  • Negocios: incluye el ID de negocio más cualquier otro campo que quieras actualizar.
  • Personas: incluye el ID de Persona más cualquier otro campo que quieras actualizar.
  • Organizaciones: incluye el ID de Organización más cualquier otro campo que quieras actualizar. 

 
¿Dónde obtengo el ID?

Los números de ID se pueden encontrar en la URL de tu registro o en las vistas de lista.

Nota: Puedes obtener los ID de Negocios, Personas y Organizaciones todo dentro de la visualización de la lista de la pestaña Negocios. Sin embargo, si tienes Contactos sin historial de negocios, no se mostrarán en la visualización de la lista de la pestaña Negocios. Entonces, deberás utilizar la visualización de la lista de Contactos para obtener dichos ID.

  

A continuación, deberás asegurarse de configurar las columnas de visualización de tu lista para incluir los ID de nuestras Personas, Organizaciones y Negocios, si fuera necesario.



Uso del ID para actualizar campos

Una vez que tu lista está configurada para mostrar esos campos, puedes acotar tus resultados con un filtro si fuera necesario. Una vez que esté todo configurado, simplemente exporta la lista aquí.



Desde aquí puedes hacer los cambios que desees en la misma hoja de cálculo. Incluso podríamos cambiar los nombres y la información de contacto de nuestras Personas, y dado que está utilizando el número de ID, Pipedrive forzará la actualización para pasar por ese registro específico, incluso si los nombres no coinciden.

Una vez que has hecho todas las ediciones en tu lista exportada, solo carga la hoja de cálculo en Pipedrive y mapea los ID adecuados a sus columnas.



Una vez que hayas terminado el mapeo, sigue con los pasos de importación usuales y la característica de ID actualizará correctamente tu base de datos de Pipedrive, como estaba previsto.

Nota: Si te aparece un error al intentar importar una hoja de cálculo, el problema puede proceder de tu hoja de cálculo: aunque no existe un límite máximo de columnas en la hoja de cálculo, el tamaño máximo de archivo es de 50 mb, con un límite máximo de 50 000 filas en la hoja de cálculo.