Cuando tienes muchos miembros de equipos diferentes que incluyen datos en tu cuenta de Pipedrive, tienes muchas probabilidades de superponer tu información y crear duplicados. Como no todos pueden saber al detalle lo que están haciendo sus compañeros de equipo, esto es inevitable en los negocios.
Estas duplicaciones pueden descontrolarse rápidamente, y esos datos pueden dificultar la eficacia del negocio, se puede agregar un contacto equivocado, o dos vendedores le pueden escribir al mismo cliente.
Una base de datos limpia, es una base eficaz, y una de las mejores formas de mantener limpia la base de datos de Pipedrive es utilizando la función Fusionar duplicados.
Nota: Para entender mejor cómo Pipedrive identifica los posibles duplicados de tu cuenta utilizando la función Fusionar duplicados, haz clic aquí.
Acceso a la función Fusionar duplicados
La función Fusionar duplicados se puede acceder de diferentes maneras.
- La primer forma es yendo a Herramientas y aplicaciones > Fusionar duplicados para ver la lista de posibles personas y empresas duplicadas.
- Puedes también acceder a Fusionar duplicados yendo a Vista detallada de cualquier contacto de persona o empresa que ha sido marcado como un elemento posiblemente duplicado.
- La función Fusionar duplicados también se puede acceder en la Vista de listas o Vista de cronograma en la pestaña Contactos en Pipedrive, haciendo clic en el botón ... que se encuentra en la parte superior derecha.
Una vez allí, la función Fusionar duplicados te dará una lista de posibles personas o empresas duplicadas dentro de tu cuenta de Pipedrive.
Los detalles de estas personas o empresas: sus nombres, tratos, acciones, fecha de creación, propietario, configuración de visibilidad, también aparecerán. Esta información es invaluable para ayudarte a decidir si el elemento es un duplicado, y de ser así, qué información priorizar al fusionar elementos.
Nota:Los elementos que aparecen en la función Fusionar duplicados dependen de qué usuario lo este viendo, y su función en la cuenta de empresa de Pipedrive. Mientras un usuario administrador verá todos los posibles duplicados, un usuario normal solo verá duplicados para los que tengan los permisos de visibilidad necesarios. Por esta razón, sugerimos que dejes que el Usuario administrador se encargue de fusionar duplicados ya que tienen mejor idea de quienes son los usuarios propietarios de los duplicados.
Fusionar duplicados
Cuando ya sepas que los elementos enumerados aquí son duplicados y deben ser fusionados, selecciona qué elemento quieres que sea el PRINCIPAL. La información del elemento principal se priorizará en la fusión en caso de que haya información contradictoria.
Por ejemplo, si dos Tom Smiths tienen números de teléfono diferentes y se están fusionando, el número de teléfono asociado con el Tom Smith que ha sido seleccionado como el principal se guardará una vez que la fusión se haya completado.
Una vez que hayas elegido tu elemento principal, haz clic en el botón Vista previa para continuar.
Si has observado que los posibles duplicados que se muestran no son realmente duplicados, solo tienes que hacer clic en el botón Mantener separados para quitar esa lista de la página Fusionar duplicados.
La vista previa de esta información te dará una idea de cómo aparecerá el contacto una vez que se haya fusionado. Esta es la última etapa antes de fusionar completamente los elementos, y es importante que estés atento ante cualquier información incorrecta o incoherente.
Si encuentras información que deseas corregir en el paso anterior, puedes hacer clic en el botón Atrás para cambiar cualquier prioridad de información antes de continuar.
Nota: Una vez que se hayan fusionado dos elementos duplicados con la función Fusionar duplicados, no podrá revertirse la fusión. Si no estás completamente seguro de que dos elementos estén duplicados, recomendamos que extremes la precaución y quedes a la espera de confirmación antes de continuar.