Tietokanta

QuickBooks-integraatio-sovelluksen avulla QuickBooks integroitumissovellus voit luoda laskuja kaupan yksityiskohtien näkymästä ja lähettää ne vaivattomasti QuickBooks-tilillesi ilman vaivannäköä tietojen kopioimisessa ja liittämisessä työkalujen välillä.

Integraatio voi myös tarjota ajantasaisia tiloja Pipedrivesta luoduille laskuille, joten tiedät tarkalleen, milloin ne on maksettu tai erääntynyt, jättämättä Pipedrive-sovellusta.

Integraation mahdollistaminen

Liitäksesi QuickBooks-tilisi, avaa tilivalikko oikeasta yläkulmasta, siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Laskutus, ja napsauta “Asenna” QuickBooks -kohdan vieressä.

Siirryt Pipedrive-markkinoille, joissa voit täydentää asennuksen ja myöntää pääsyn. Sovelluksen voi poistaa käytöstä kohdassa Työkalut ja sovellukset > Markkinapaikan sovellukset.

Kun kirjautumistunnuksesi on vahvistettu, palaisit Pipedrive-asetuksiin konfiguroidaksesi QuickBooks-asetuksia.

Seuraavat kentät täytetään automaattisesti QuickBooksiin, kun lasku luodaan Pipedrivessa:

• Yhteystieto – Tämä kenttä selventää laskun vastaanottajaa. Koska laskut maksaa yleensä yrityksen ostoreskontramies, suosittelemme käyttämään Pipedriven Organisaatio – Nimi -kenttää. Voit myös valita muita organisaatioita, yhteystietoja ja kauppakenttiä.
• Osoite – Tämä kenttä on laskun vastaanottajan fyysinen osoite. Koska laskut maksaa yleensä yrityksen ostoreskontramies, suosittelemme käyttämään Pipedriven Organisaatio – Osoite -kenttää. Voit myös valita muita organisaatioita, yhteystietoja ja kauppakenttiä.
• Sähköposti – Tämä kenttä on laskun vastaanottajan sähköpostiosoite. Koska Pipedrivessa sähköpostikenttä on henkilötyyppinen kenttä, suosittelemme käyttämään Pipedriven Henkilö – Sähköposti -kenttää. Voit myös valita muita organisaatioita, yhteystietoja ja kauppakenttiä.
• Asiakkaan verotunnus – Kaikki laskut eivät vaadi tätä tietoa, mutta jos olet luonut räätälöidyn kentän Pipedrivessa asiakkaasi verotunnustietojen tallentamiseksi, suosittelemme käyttämään tätä kenttää täällä.
• Eräpäivä – Voit asettaa maksun eräpäivän. Esimerkiksi, jos eräpäivä on asetettu seitsemälle päivälle laskun myöntämispäivämäärän jälkeen, 13. maaliskuuta luodun laskun eräpäivä on 20. maaliskuuta.
• Oletusveroprosentti – Käytä tätä kenttää selventämään uusille laskuille käytettävää oletusveroprosenttia. Voit tarvittaessa ohittaa oletusveroprosentin laskukohtaisesti.
• Oletustili – Voit valita oletustulo-tilin, jota käytetään uusille laskuille. Voit tarvittaessa ohittaa oletustilin laskukohtaisesti.

käyttäjätason asetus mahdollistaa sen selvittämisen, voitko sinä tai kaikki käyttäjät käyttää, myöntää ja hallita laskuja yrityksesi puolesta.

Kun olet tyytyväinen valintoihisi, napsauta “Tallenna” -painiketta tallentaaksesi QuickBooks-integraatioasetuksesi Pipedrive-yritysprofiilillesi.

Integraation käyttäminen

Integraation asetusten suorittamisen jälkeen siirry minkä tahansa kaupan yksityiskohtienäkymään luodaksesi ensimmäisen laskusi. Napsauta “Lasku” -välilehteä ja valitse “+ Lasku” aloittaaksesi.

Vaikka suurin osa tiedoista täytetään automaattisesti aiemmin asetuksissa valitsemiesi kenttien ja kyseisen kaupan kanssa liitettyjen arvojen perusteella, varmista, että lisäät kaikki puuttuvat tiedot.

Näet luo lasku -ikkunan, joka on jaettu kolmeen osioon:

Asiakastiedot

Tämä osa heijastaa tietoja laskun saajasta, kuten laskutettavan yksikön nimen, osoitteen, sähköpostin ja Verotunnuksen.

Aloita tarkastelu asiakastiedot -osiosta. Jos “Vastaanottaja” kentän vieressä ilmestyy varoituskuvake, se tarkoittaa, että yhteyshenkilö ei ole liitetty QuickBooksiin.

Luodaksesi laskun onnistuneesti, napsauta varoituskuvaketta ja joko luo uusi yhteyshenkilö tai liitä lasku olemassa olevaan asiakkaaseesi QuickBooks-tililläsi. Joka tapauksessa sinun on napsautettava “Vahvista” liittämisen loppuunsaattamiseksi.

Huomaat myös, että voit päivittää asiakastietoja palveluntarjoajan puolella. Kun se otetaan käyttöön, laskun vastaanottajan osoite, sähköposti ja Verotunnus tuodaan QuickBookseen.

Laskun tiedot

Tämä osa sisältää tietoja laskuttamiseen liittyvistä yksityiskohdista, kuten vero, päivämäärä ja eräpäivä, valuutta ja laskun numero.

Laskun tiedot -osiossa voit mukauttaa kaikkia kenttiä, jotta ne vastaavat yrityksesi tarpeita. Huomaa, että valuutta on täytettävä, koska se on pakollinen kenttä QuickBooksissa.

Laskun kohteet

Tässä osassa luetellaan tuotteet tai palvelut, jotka muodostavat laskusi veloitukset.

Vaikka kauppaan liittyvät tuotteet täytetään automaattisesti laskun kohteet -osioon, voit myös lisätä lisää kohteita luetteloosi. Opi lisää siitä, miten voit lisätä tuotteita kauppoihisi tässä artikkelissa.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta “Luo lasku” -painiketta lähetätäksesi tämän QuickBooks-tilillesi.

Laskujen tarkastelu

Uusi laskusi ilmestyy laskut -välilehdelle sopimushistoriassa yksityiskohtaisen näkymän alla. Pipedrivessa laskut heijastavat seuraavia lippuja niiden tilojen mukaan:

• Avoin
• Maksettu
• Peruutettu
• Erääntynyt
• Osittain maksettu

Kolme ikonia laskun oikeassa yläkulmassa antaa sinun tehdä seuraavat asiat:

• Lataa PDF – Lataa PDF-versio laskustasi lähetettäväksi asiakkaille suoraan
• Lähetä sähköpostitse – Lähetä maksut tai erääntyneet laskut suoraan asiakkaallesi. Laskut lähetetään QuickBooksista.
• Kopioi linkki – Voit luoda julkisen linkin laskun jakamisen helpottamiseksi. Tämä vaihtoehto on saatavilla vain, kun QuickBooks-tilisi on aktivoitu online-maksuille ja lasku sisältää sähköpostiosoitteen.

Napsauta “...” saadaksesi lisää vaihtoehtoja:

• Peruuta – Peruuta maksamattomat tai maksetut laskut. Peruutettuja laskuja ei voi palauttaa.
• Poista – Poistaa laskun sekä Pipedrivesta että QuickBooksista
• Poista linkitys sopimuksesta – Poista lasku sopimuksesta
• Avaa QuickBooksissa – Tämän vaihtoehdon napsauttaminen vie sinut QuickBooks-tiliisi, jossa voit muokata laskuasi, lähettää sen ja hyväksyä maksun

Yksityiskohtaisen näkymän sivupaneeli

Laskuhistoriasi sisältyy sopimuksen yksityiskohtaisen näkymän sivupaneeliin. Täällä voit päivittää tuodaksesi uusia päivityksiä QuickBooksista, tai napsauta “...” mennäksesi asetuksiin tai poistaaksesi kontaktisi linkityksen.

Napsauta “Näytä kaikki laskut” nähdäksesi tarkempia tietoja kaikista linkitetyistä laskuista, jotka on suodatettu mukautettavan aikarajan mukaan.

Voit tarkastella kaikkia linkitettyyn kontaktiisi liittyviä laskuja ja hallita niiden linkittämistä ja linkityksen poistamista sopimuksesta, jota parhaillaan tarkastelet.