Bilgi Bankası

QuickBooks entegrasyon uygulaması ile, anlaşma detay görünümünden fatura oluşturabilir ve verileri iki araç arasında kopyalayıp yapıştırma zahmeti olmadan QuickBooks hesabınıza sorunsuz bir şekilde gönderebilirsiniz.

Entegrasyon ayrıca Pipedrive'dan oluşturulan faturalar üzerinde güncellenmiş durumlar sağlayabilir, böylece faturaların ne zaman ödendiğini veya vadesinin geçtiğini Pipedrive uygulamasını terk etmeden tam olarak bileceksiniz.

Entegrasyonu etkinleştirme

QuickBooks hesabınızı bağlamak için sağ üst köşedeki hesap menüsü'nü açın, Araçlar ve uygulamalar > Faturalama'ya gidin ve “Yükle” butonuna tıklayın QuickBooks’un yanındaki butona.

Sizi Pipedrive Marketplace’e yönlendirecek, burada kurulumu tamamlayabilir ve erişim izni verebilirsiniz. Uygulama, Araçlar ve uygulamalar > Pazar yeri uygulamaları altında kaldırılabilir.

Giriş bilgileriniz onaylandığında, QuickBooks tercihlerinizi yapılandırmak için Pipedrive ayarlarına döneceksiniz.

Pipedrive'da bir fatura oluşturulduğunda, aşağıdaki alanlar QuickBooks'a otomatik olarak doldurulur:

• İletişim – Bu alan, faturanın alıcısını netleştirir. Faturalar genellikle bir şirketin muhasebe departmanı tarafından ödendiği için, Pipedrive’ın Kuruluş – İsim alanını kullanmanızı öneriyoruz. Ayrıca diğer kuruluşlar, iletişim ve anlaşma alanlarından da seçim yapabilirsiniz.
• Adres – Bu alan, faturanın alıcısının fiziksel adresi içindir. Faturalar genellikle bir şirketin muhasebe departmanı tarafından ödendiği için, Pipedrive’ın Kuruluş – Adres alanını kullanmanızı öneriyoruz. Ayrıca diğer kuruluşlar, iletişim ve anlaşma alanlarından da seçim yapabilirsiniz.
• E-posta – Bu alan, faturanın alıcısının e-posta adresidir. Pipedrive'daki e-posta alanı bir kişi türü alanı olduğundan, Pipedrive’ın Kişi – E-posta alanını kullanmanızı öneriyoruz. Ayrıca diğer kuruluşlar, iletişimler ve anlaşma alanlarından da seçim yapabilirsiniz.
• Müşteri vergi numarası – Tüm faturaların bu bilgiye ihtiyacı yoktur, ancak Pipedrive'da müşterinizin vergi numarası bilgisini tutmak için bir özelleştirilmiş alan oluşturduysanız, bu alana burada uygulamayı öneririz.
• Vade tarihi – Ödemenin vade tarihini belirleyebilirsiniz. Örneğin, vade tarihi çıkış tarihinden yedi gün sonra ayarlandıysa, 13 Mart'ta oluşturulan bir faturanın vade tarihi 20 Mart olacaktır.
• Varsayılan vergi oranı – Yeni faturalar üzerindeki ürünler için kullanılan varsayılan vergi oranını netleştirmek için bu alanı kullanın. Gerekirse, her fatura için varsayılan vergi oranını geçersiz kılabilirsiniz.
• Varsayılan hesap – Yeni faturalar için kullanılacak varsayılan gelir hesabını seçebilirsiniz. İhtiyaç duyulduğunda her fatura için varsayılan hesabı geçersiz kılabilirsiniz.

Kullanıcı erişimi ayarı, sizin veya tüm kullanıcıların şirketiniz adına faturalara erişip vermesi ve yönetmesini netleştirmenize olanak tanır.

Seçimlerinizden memnun kaldığınızda, Pipedrive şirket hesabınız için QuickBooks entegrasyon tercihlerinizi kaydetmek üzere “Kaydet” butonuna tıklayın.

Entegrasyonu Kullanma

Entegrasyon ayarını tamamladıktan sonra, ilk faturayı oluşturmak için herhangi bir işlemin detay görünümüne gidin. “Fatura” sekmesine tıklayın ve başlamak için “+ Fatura” seçeneğini seçin.

Seçtiğiniz alanlara ve belirli işlemle ilişkili değerlere dayalı olarak çoğu bilginin otomatik olarak doldurulmasına rağmen, eksik detayları eklemeyi unutmayın.

Üç bölüme ayrılmış bir fatura oluştur penceresi göreceksiniz:

Müşteri Detayları

Bu bölüm, fatura alıcısına ait bilgileri yansıtır; faturası kesilen varlığın adı, adres, e-posta ve Vergi Kimlik Numarası gibi.

İncelemenize müşteri detayları bölümünden başlayın. “Kime” alanında bir uyarı simgesi görünüyorsa, bu, irtibatın QuickBooks ile bağlantılı olmadığı anlamına gelir.

Başarılı bir fatura oluşturmak için uyarı simgesine tıklayın ve ya yeni bir irtibat oluşturun ya da faturayı QuickBooks hesabınızdaki mevcut bir müşteri ile ilişkilendirin. Her durumda, bağlantıyı tamamlamak için “Onayla” butonuna tıklamanız gerekecek.

Ayrıca, sağlayıcının tarafında müşteri bilgilerini güncelleyebileceğinizi de fark edeceksiniz. Etkinleştirildiğinde, fatura alıcısının adres, e-posta ve Vergi Kimlik Numarası QuickBooks'a çekilecektir.

Fatura Detayları

Bu bölüm, faturalama için belirli detaylar hakkında bilgiler içerir; vergi, tarih ve son tarihler, para birimi ve fatura numarası gibi.

Fatura detayları bölümünde, şirketinizin ihtiyaçlarına göre tüm alanları ayarlayabilirsiniz. Unutmayın ki para birimi doldurulması gereken zorunlu bir alandır QuickBooks'ta.

Fatura Kalemleri

Bu bölüm, faturanızdaki ücretleri oluşturan ürünler veya hizmetler listesini içerir.

İşlemle bağlantılı ürünler, fatura kalemleri bölümüne otomatik olarak doldurulurken, listenize daha fazla kalem ekleyebilirsiniz. İşlemlerinize ürünleri nasıl ekleyeceğiniz hakkında daha fazla bilgi için bu makaleye göz atın.

Tüm detayları girdikten sonra, QuickBooks hesabınıza göndermek için “Faturayı Oluştur” butonuna tıklayın.

Faturalarınızı görüntüleme

Yeni faturanız, işlem detaylarınızın geçmiş bölümündeki faturalar sekmesinin altında görünecektir. Pipedrive'daki faturalar, durumlarına bağlı olarak aşağıdaki işaretleri yansıtacaktır:

• Açık
• Ödenmiş
• İptal Edilmiş
• Vadesi Geçmiş
• Kısmen ödenmiş

Faturanın sağ üst köşesindeki üç simge, aşağıdakileri yapmanıza olanak tanır:

• PDF İndir – Müşterilerinize doğrudan göndermek için faturanızın PDF versiyonunu indirin
• Email ile Gönder – Ödenmiş veya vadesi geçmiş faturaları doğrudan müşterinize gönderin. Faturalar QuickBooks'tan gönderilecektir.
• Bağlantıyı Kopyala – Faturayı paylaşmak için kamuya açık bir bağlantı oluşturabilirsiniz. Bu seçenek, QuickBooks hesabınızda çevrimiçi ödemeler etkin olduğunda ve fatura bir email adresi içerdiğinde mevcuttur.

Daha fazla seçenek için “...” simgesine tıklayın:

• İptal Et – Ödenmemiş veya ödenmiş herhangi bir faturayı iptal edin. İptal edilmiş faturalar geri alınamaz.
• Sil – Faturayı hem Pipedrive'dan hem de QuickBooks'tan siler
• İşlemden Bağlantıyı Kes – Faturayı işlemden kaldırın
• QuickBooks'ta Aç – Bu seçeneğe tıkladığınızda, faturayı düzenleyip gönderebileceğiniz ve ödemeyi kabul edebileceğiniz QuickBooks hesabınıza yönlendirilirsiniz.

Detay görünümü yan paneli

Fatura geçmişiniz, işlem detayları yan paneline dahil edilecektir. Burada yenile seçeneğiyle QuickBooks'tan herhangi bir yeni güncellemeyi getirebilir veya “...” simgesine tıklayarak ayarlara gidebilir veya kişinizi bağlantısını kesebilirsiniz.

Tüm bağlantılı faturalar hakkında daha fazla ayrıntı görüntülemek için “Tüm faturaları görüntüle” seçeneğine tıklayın ve özelleştirilebilir bir zaman dilimi tarafından filtrelenmiş tüm bağlantılı faturaları görün.

Bağlantılı kişiyle ilişkilendirilmiş tüm faturaları görebilir ve bu faturaların, şu anda görüntülediğiniz işlemle bağlantılarını yönetebilirsiniz.