기술 자료

QuickBooks 통합 앱을 사용하면 거래 세부 정보 보기에서 송장을 생성하고 두 도구 간에 데이터를 복사하고 붙여넣는 번거로움 없이 QuickBooks 계정으로 원활하게 전송할 수 있습니다.

이 통합은 Pipedrive에서 생성된 송장에 대한 업데이트된 상태도 제공하므로 Pipedrive 앱을 떠나지 않고도 송장이 언제 지불되었는지 또는 연체되었는지 정확히 알 수 있습니다.

통합 활성화

QuickBooks 계정을 연결하려면 오른쪽 상단의 계정 메뉴를 열고 도구 및 앱 > 청구서 발행로 이동한 다음 QuickBooks 옆에 있는 “설치”를 클릭하십시오.

Pipedrive 마켓플레이스로 이동하여 설치를 완료하고 액세스를 부여할 수 있습니다. 앱은 도구 및 앱 > 마켓플레이스 앱에서 제거할 수 있습니다.

로그인 자격 증명이 확인되면 QuickBooks 기본 설정을 구성하기 위해 Pipedrive 설정으로 돌아갑니다.

Pipedrive에서 청구서가 생성될 때 다음 필드가 QuickBooks에 자동으로 채워집니다:

• 연락처 – 이 필드는 청구서의 수신자를 명확히 합니다. 청구서는 일반적으로 회사의 외상 매출금 부서에서 지불하므로 Pipedrive의 조직 – 이름 필드를 사용하는 것이 좋습니다. 다른 조직, 연락처 및 거래 필드에서 선택할 수도 있습니다.
• 주소 – 이 필드는 청구서 수신자의 실제 주소입니다. 청구서는 일반적으로 회사의 외상 매출금 부서에서 지불하므로 Pipedrive의 조직 – 주소 필드를 사용하는 것이 좋습니다. 다른 조직, 연락처 및 거래 필드에서 선택할 수도 있습니다.
• 이메일 – 이 필드는 청구서 수신자의 이메일 주소입니다. Pipedrive의 이메일 필드는 사람 유형 필드이므로 Pipedrive의 사람 – 이메일 필드를 활용하는 것이 좋습니다. 다른 조직, 연락처 및 거래 필드에서 선택할 수도 있습니다.
• 고객 세금 ID – 모든 청구서가 이 정보를 요구하는 것은 아니지만, 고객의 세금 ID 정보를 보관하기 위해 Pipedrive에서 사용자 정의 필드를 생성한 경우, 이 필드를 여기에서 적용하는 것이 좋습니다.
• 납기일 – 지불의 납기일을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 납기일이 발행일로부터 7일 후로 설정되면, 3월 13일에 생성된 청구서는 3월 20일이 납기일이 됩니다.
• 기본 세율 – 이 필드를 사용하여 새 청구서의 제품에 사용되는 기본 세율을 명확히 합니다. 필요할 경우 청구서별로 기본 세율을 재정의할 수 있습니다.
• 기본 계정 – 새 청구서에 사용할 기본 수익 계정을 선택할 수 있습니다. 필요할 경우 청구서별로 기본 계정을 재정의할 수 있습니다.

사용자 액세스 설정을 통해 귀하 또는 모든 사용자가 귀사의 이름으로 청구서에 접근하고 발행하며 관리할 수 있는지 여부를 명확히 할 수 있습니다.

선택 사항에 만족하면 “저장” 버튼을 클릭하여 Pipedrive 회사 계정에 대한 QuickBooks 통합 기본 설정을 저장하십시오.

통합 사용하기

통합 설정을 완료한 후, 첫 번째 인보이스를 생성하기 위해 어떤 거래의 세부 정보 보기로 이동합니다. “인보이스” 탭을 클릭하고 “+ 인보이스”를 선택하여 시작합니다.

대부분의 정보는 이전에 설정에서 선택한 필드와 특정 거래와 관련된 값에 따라 자동으로 채워지지만, 누락된 세부 정보를 포함해야 합니다.

세 개의 섹션으로 나뉘어진 인보이스 생성 창이 표시됩니다:

고객 세부 정보

이 섹션은 인보이스 수신자에 대한 정보를 반영합니다. 여기에는 청구되는 엔티티의 이름, 주소, 이메일, 세금 ID가 포함됩니다.

고객 세부 정보 섹션에서 검토를 시작합니다. “받는 사람” 필드에 경고 아이콘이 나타나면 해당 연락처가 QuickBooks에 연결되어 있지 않음을 나타냅니다.

인보이스를 성공적으로 생성하려면 경고 아이콘을 클릭하고 새 연락처를 생성하거나 QuickBooks 계정의 기존 고객에 인보이스를 연결해야 합니다. 두 경우 모두 연결을 완료하려면 “확인”을 클릭해야 합니다.

또한 제공자의 측면에서 고객 정보를 업데이트할 수 있습니다는 것을 알 수 있습니다. 활성화되면 인보이스 수신자의 주소, 이메일, 세금 ID가 QuickBooks로 가져옵니다.

인보이스 세부 정보

이 섹션에는 세금, 발행일, 만기일, 통화, 인보이스 번호와 같은 인보이스의 특정 세부 정보에 대한 정보가 포함됩니다.

인보이스 세부 정보 섹션에서 귀사의 필요에 맞게 모든 필드를 조정할 수 있습니다. 통화는 QuickBooks에서 필수 필드이므로 반드시 입력해야 합니다.

인보이스 항목

이 섹션에는 인보이스의 요금을 구성하는 제품 또는 서비스가 나열됩니다.

거래와 연결된 제품은 인보이스 항목 섹션에 자동으로 채워지지만, 목록에 더 많은 항목을 추가할 수도 있습니다. 거래에 제품을 추가하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 문서를 참조하십시오.

모든 세부 정보를 입력한 후 “인보이스 생성” 버튼을 클릭하여 이를 QuickBooks 계정으로 전송합니다.

청구서 보기

새 청구서는 거래 세부 정보 보기의 히스토리 섹션에 있는 청구서 탭 아래에 나타납니다. Pipedrive의 청구서는 상태에 따라 다음 플래그를 반영합니다:

• 열림
• 지급됨
• 무효화됨
• 연체됨
• 부분 지급됨

청구서 오른쪽 상단에 있는 세 개의 아이콘을 통해 다음 작업을 수행할 수 있습니다:

• PDF 다운로드 – 고객에게 직접 보낼 청구서의 PDF 버전을 다운로드합니다.
• 이메일로 전송 – 지급된 청구서나 만기 청구서를 고객에게 직접 전송합니다. 청구서는 QuickBooks에서 전송됩니다.
• 링크 복사 – 청구서를 공유하기 위한 공개 링크를 생성할 수 있습니다. 이 옵션은 QuickBooks 계정에 온라인 결제가 활성화되어 있고 청구서에 이메일 주소가 포함되어 있을 때만 사용할 수 있습니다.

“...”를 클릭하여 추가 옵션을 확인하세요:

• 무효화 – 미지급 또는 지급된 청구서를 무효화합니다. 무효화된 청구서는 복구할 수 없습니다.
• 삭제 – Pipedrive와 QuickBooks에서 청구서를 삭제합니다.
• 거래에서 연결 해제 – 거래에서 청구서를 제거합니다.
• QuickBooks에서 열기 – 이 옵션을 클릭하면 QuickBooks 계정으로 이동하여 청구서를 수정하고, 전송하고, 결제를 수락할 수 있습니다.

세부 정보 보기 사이드바

청구서 기록은 거래 세부 정보 보기의 사이드바에 포함됩니다. 여기에서 새로 고침하여 QuickBooks의 새로운 업데이트를 가져오거나 “...”를 클릭하여 설정으로 이동하거나 연락처의 연결을 해제할 수 있습니다.

“모든 청구서 보기”를 클릭하여 사용자 정의 가능한 시간 범위로 필터링된 모든 연결된 청구서에 대한 자세한 내용을 확인하세요.

연결된 연락처와 관련된 모든 청구서를 보고 현재 보고 있는 거래에 대한 청구서의 연결 및 연결 해제를 관리할 수 있습니다.