Bilgi Bankası

QuickBooks entegrasyon uygulaması ile, anlaşma detay görünümünden fatura oluşturabilir ve verileri iki araç arasında kopyalayıp yapıştırma zahmeti olmadan, bunları QuickBooks hesabınıza sorunsuz bir şekilde gönderebilirsiniz.

Entegrasyon ayrıca Pipedrive'dan oluşturulan faturalar hakkında güncellenmiş durumlar sağlayabilir, böylece faturaların ne zaman ödendiğini veya vadesinin geçtiğini Pipedrive uygulamasını terk etmeden tam olarak bilebilirsiniz.

Entegrasyonu etkinleştirme

QuickBooks hesabınızı bağlamak için, sağ üst köşedeki hesap menüsünü açın, Araçlar ve uygulamalar > Faturalama kısmına gidin ve “Yükle” butonuna tıklayın QuickBooks’un yanında.

Kurulumu tamamlamak ve erişim izni vermek için sizi Pipedrive Marketplace'e yönlendirecektir. Uygulama, Araçlar ve uygulamalar > Marketplace uygulamaları altında kaldırılabilir.

Giriş bilgileriniz onaylandığında, QuickBooks tercihlerini yapılandırmak için Pipedrive ayarlarına döneceksiniz.

Pipedrive'da bir fatura oluşturulduğunda aşağıdaki alanlar QuickBooks'a otomatik olarak doldurulur:

• İletişim – Bu alan, faturanın alıcısını belirtir. Faturalar genellikle bir şirketin muhasebe departmanı tarafından ödendiğinden, Pipedrive’ın Kuruluş – İsim alanını kullanmanızı öneririz. Ayrıca diğer kuruluşlar, iletişim ve fırsat alanlarından da seçim yapabilirsiniz.
• Adres – Bu alan, faturanın alıcısının fiziksel adresi içindir. Faturalar genellikle bir şirketin muhasebe departmanı tarafından ödendiğinden, Pipedrive’ın Kuruluş – Adres alanını kullanmanızı öneririz. Ayrıca diğer kuruluşlar, iletişim ve fırsat alanlarından da seçim yapabilirsiniz.
• Email – Bu alan, faturanın alıcısının e-posta adresidir. Pipedrive'daki e-posta alanı bir kişi türü alanı olduğundan, Pipedrive’ın Kişi – E-posta alanını kullanmanızı öneririz. Ayrıca diğer kuruluşlar, iletişim ve fırsat alanlarından da seçim yapabilirsiniz.
• Müşteri vergi kimliği – Tüm faturaların bu bilgiye ihtiyacı yoktur, ancak Pipedrive'da müşterinizin vergi kimliği bilgilerini tutmak için bir özel alan oluşturduysanız, bu alanı burada kullanmanızı öneririz.
• Son tarih – Ödemenin son tarihini ayarlayabilirsiniz. Örneğin, son tarih, düzenleme tarihinden yedi gün sonra ayarlanırsa, 13 Mart'ta oluşturulan bir faturanın son tarihi 20 Mart olacaktır.
• Varsayılan vergi oranı – Yeni faturalar üzerindeki ürünler için kullanılan varsayılan vergi oranını belirtmek için bu alanı kullanın. Gerekirse her fatura için varsayılan vergi oranını geçersiz kılabilirsiniz.
• Varsayılan hesap – Yeni faturalar için kullanılacak varsayılan gelir hesabını seçebilirsiniz. Gerekirse her fatura için varsayılan hesabı geçersiz kılabilirsiniz.

kullanıcı erişimi ayarı, sizin veya tüm kullanıcıların şirketiniz adına faturalara erişip, düzenleyip, yönetip yönetemeyeceğini belirtmenizi sağlar.

Seçimlerinizden memnun kaldığınızda, Pipedrive şirket hesabınız için QuickBooks entegrasyon tercihlerinizi kaydetmek üzere “Kaydet” butonuna tıklayın.

Entegrasyonu Kullanma

Entegrasyon ayarınızı tamamladıktan sonra, ilk faturanızı oluşturmak için herhangi bir anlaşmanın detay görünümüne gidin. “Fatura” sekmesine tıklayın ve “+ Fatura” seçeneğini seçerek başlayın.

Çoğu bilgi, daha önce ayarlarda seçtiğiniz alanlara ve belirli anlaşmayla ilişkili değerlere dayanarak otomatik olarak doldurulsa da, eksik ayrıntıları eklediğinizden emin olun.

Üç bölüme ayrılmış bir fatura oluştur penceresi göreceksiniz:

Müşteri bilgileri

Bu bölüm, fatura alıcısına dair bilgileri yansıtır; fatura kesilen varlığın adı, adres, e-posta ve Vergi Kimlik Numarası gibi.

İncelemenize müşteri bilgileri bölümünden başlayın. “Kime” alanında bir uyarı simgesi görünüyorsa, bu, kişinin QuickBooks ile bağlantılı olmadığını gösterir.

Bir faturayı başarıyla oluşturmak için, uyarı simgesine tıklayın ve ya yeni bir iletişim oluşturun ya da faturayı mevcut bir müşteri ile QuickBooks hesabınıza bağlayın. Her iki durumda da, bağlantıyı tamamlamak için “Onayla” butonuna tıklamanız gerekecek.

Ayrıca sağlayıcının tarafında müşteri bilgilerini güncelleyebileceğinizi de göreceksiniz. Etkinleştirildiğinde, fatura alıcısının adres, e-posta ve Vergi Kimlik Numarası QuickBooks'a çekilecektir.

Fatura detayları

Bu bölüm, vergi, tarih ve son ödeme tarihleri, para birimi ve fatura numarası gibi faturalama ile ilgili belirli bilgileri içerir.

Fatura detayları bölümünde, tüm alanları şirketinizin ihtiyaçlarına göre ayarlayabilirsiniz. Para birimi alanının doldurulması gerektiğini unutmayın, çünkü bu QuickBooks'ta zorunlu bir alandır.

Fatura kalemleri

Bu bölüm, faturanızı oluşturan ürünleri veya hizmetleri listeler.

Anlaşma ile bağlantılı ürünler fatura kalemleri bölümünde otomatik olarak doldurulurken, listenize daha fazla kalem de ekleyebilirsiniz. Anlaşmalarınıza ürün eklemeyi nasıl yapacağınızı bu makaleden öğrenin.

Tüm detayları girdikten sonra, bu bilgileri QuickBooks hesabınıza göndermek için “Fatura oluştur” butonuna tıklayın.

Faturalarınızı görüntüleme

Yeni faturanız, anlaşma detay görünümünüzün geçmiş bölümündeki faturalar sekmesinin altında görünecektir. Pipedrive'daki faturalar, durumlarına göre aşağıdaki bayrakları yansıtacaktır:

• Açık
• Ödenmiş
• İptal Edilmiş
• Vadesi Geçmiş
• Kısmen ödenmiş

Faturanın sağ üst köşesindeki üç simge, aşağıdakileri yapmanıza olanak tanır:

• PDF İndir – Müşterilerinize doğrudan göndermek için faturanızın PDF versiyonunu indirin
• E-posta ile gönder – Herhangi bir ödenmiş veya vadesi geçmiş faturayı doğrudan müşterinize gönderin. Faturalar QuickBooks'tan gönderilecektir.
• Bağlantıyı kopyala – Faturayı paylaşmak için bir genel bağlantı oluşturabilirsiniz. Bu seçenek, QuickBooks hesabınızda çevrimiçi ödemeler etkinleştirildiğinde ve faturada bir e-posta adresi bulunduğunda mevcuttur.

Daha fazla seçenek için “...” tıklayın:

• İptal et – Herhangi bir ödenmemiş veya ödenmiş faturayı iptal edin. İptal edilen faturalar geri alınamaz.
• Sil – Faturayı hem Pipedrive'dan hem de QuickBooks'tan siler
• Anlaşmadan bağlantıyı kes – Faturayı anlaşmadan kaldırın
• QuickBooks'ta aç – Bu seçeneğe tıklamak, sizi QuickBooks hesabınıza götürecektir; burada faturayı düzenleyebilir, gönderebilir ve ödeme kabul edebilirsiniz

Ayrıntı görünümü yan paneli

Fatura geçmişiniz, anlaşma detay görünümünün yan panelinde yer alacaktır. Burada QuickBooks'tan gelen yeni güncellemeleri almak için yenile seçeneğine tıklayabilir veya ayarlara gitmek ya da kişinizi bağlantısını kesmek için “...” tıklayabilirsiniz.

Tüm faturaları görüntüle seçeneğine tıklayarak, özelleştirilebilir bir zaman dilimine göre filtrelenmiş tüm bağlı faturalar hakkında daha fazla ayrıntı görüntüleyebilirsiniz.

Bağlı kişi ile ilişkili tüm faturaları görüntüleyebilir ve bu faturaların bağlantısını yönetebilir veya bağlantısını kesebilirsiniz.