기술 자료

Nova는 Pipedrive의 새로운 내장형 미팅 인텔리전스 도구로, 회의를 위한 팀 브리핑을 제공하고 영업 통화 중 핵심 정보를 포착하며 회의 후 CRM 업데이트 초안을 작성합니다.

회의 중에 AI Notetaker가 대화를 기록하고 전사합니다. 회의 후에는 Nova가 전사 내용을 후속 작업으로 전환하고 CRM 업데이트를 제안합니다.

이 문서에서는 다음을 설명합니다:

• AI가 생성한 브리핑으로 회의를 준비하기
• 참가자 동의 관리하기
• AI Notetaker 또는 Nova Companion 데스크톱 앱으로 회의를 전사하기
• 회의 후 조치 및 제안된 CRM 업데이트 검토하기

계정을 연결하지 않았거나 아직 Nova를 활성화하지 않았다면, Nova 설정부터 시작하세요.

미팅 준비하기

The 미팅 화면은 미팅 전, 중, 후의 모든 것을 위한 허브입니다. 두 개의 탭이 있습니다:

• 다가오는 미팅, 다가오는 통화를 준비하는 곳
• 미팅 후 작업, 통화 후 미팅 요약 및 제안된 CRM 업데이트를 검토하는 곳

보여야 할 미팅이 표시되지 않으면 아래의 미팅 동기화 설정을 확인하세요. 만약 연결된 거래, 연락처 또는 조직이 없는 미팅 포함을 끈 경우 참석자의 이메일 주소가 Pipedrive에 연락처로 저장되어 있는지 확인하세요.

다가오는 미팅을 열면 통화 관련 문맥을 담은 AI가 생성한 브리핑을 볼 수 있습니다. 사용 가능한 데이터에 따라 브리핑에는 다음 항목이 포함될 수 있습니다:

• 메모 및 최근 활동을 기반으로 한 거래 관련 문맥
• 조직 배경(조직 브리핑이 있는 경우)
• CRM 참석자에 대한 연락처 브리핑
• 최근 활동을 강조한 준비 체크리스트

거래 개요에서 미팅 브리핑을 사용자화할 수 있습니다. In the 브리핑 사용자화 패널에서 자유 형식 지침을 추가하면 Nova가 해당 거래에 연결된 모든 예정된 미팅에 대한 맞춤형 브리핑 섹션을 생성합니다.

미팅 동기화 설정 관리

모든 캘린더 이벤트나 Pipedrive 활동이 Nova에 표시되는 것은 아닙니다. 어떤 항목이 표시될지는 네 가지 독립적인 설정으로 결정됩니다. 미팅이나 활동이 Nova에 나타나려면 네 가지 기준을 모두 충족해야 합니다.

이 설정은 설정 > 미팅 및 활동 동기화에서 열고, 미팅 동기화 규칙에서 확인하세요.

이 설정을 변경하면 Nova가 자동으로 예정된 미팅을 재검토합니다: 더 이상 조건을 충족하지 않는 미팅은 제거되고, 이제 조건을 충족하는 미팅은 추가됩니다. 지난 미팅에는 영향이 없습니다.

동의 관리

회의를 전사하기 전에 해당 법률 및 조직의 정책에 따른 필요한 동의를 받았는지 확인하세요.

자동 참가를 활성화하거나 AI Notetaker를 초대하거나 Nova Companion desktop app으로 녹음을 시작하기는 모두 동의 의무를 충족한 후에만 하세요.

참가자 공지 설정은 둘 다에 동일하게 적용됩니다: AI Notetaker의 경우 참가자는 회의 채팅에서 메시지를 보게 되며, 데스크탑 앱의 경우 통화에 참여할 때 앱 내 프롬프트로 동일한 공지를 보게 됩니다.

각 기능의 작동 방식에 대한 자세한 내용은 아래의 'AI Notetaker로 회의 전사하기' 및 'Nova Companion 데스크탑 앱으로 회의 녹음하기'를 참조하세요.

참가자 공지는 기본적으로 비활성화되어 있습니다. 설정 > 참가자 공지에서 관리할 수 있습니다.

공지 방법에서 회의 참가자에게 회의 전사에 대해 어떻게 알릴지 선택할 수 있습니다.

자동 알림 없음

Nova 외부에서 참가자에게 알리고 필요한 동의를 받을 경우 이 옵션을 선택하세요.

이 옵션을 선택하면 Nova는 회의 전 자동 알림을 보내지 않습니다.

회의가 시작되면 Nova는 전사가 진행 중임을 나타내는 메시지를 회의 채팅(Google Meet, Zoom 또는 Microsoft Teams, 지원되는 경우)에 게시합니다.

옵트아웃 알림

회의 전에 Nova가 참가자에게 알리고 전사에서 쉽게 거부할 수 있는 방법을 제공하려면 이 옵션을 사용하세요.

참가자는 회의 전에 이메일 알림을 받습니다. 이메일 발송 시점을 선택할 수 있습니다.

참가자는 녹음 또는 전사에서 옵트아웃(거부)할 수 있습니다. 회의 호스트는 참가자의 선택을 존중할 책임이 있습니다.

동의 요구

회의 전에 Nova가 참가자에게 알리고 전사에 대한 동의 선호도를 수집하려면 이 옵션을 사용하세요.

회의 전에 참가자는 전사에 동의하거나 거부할 수 있습니다.

참가자의 응답은 수집되어 Nova에 표시됩니다. 회의 호스트는 참가자의 선택을 존중할 책임이 있습니다.

참가자에게 알리기

참가자에게 알리는 방법은 두 가지가 있습니다:

자동 이메일: Nova는 회의 전에 동의 이메일을 자동으로 보낼 수 있습니다. 기본적으로 회의 24시간 전에 발송되지만, 자동 알림 이메일 전송 드롭다운에서 발송 시점을 변경할 수 있습니다.

공유 가능한 동의 링크: 맞춤 옵트아웃 링크를 활성화할 수도 있습니다.

활성화하면 각 회의에 고유한 동의 링크가 포함됩니다. 회의의 동의 상태를 열고 자동 이메일 대신 참가자와 공유하려면 ”동의 링크 복사”를 클릭하세요.

초대된 회의 참가자만 이 링크를 사용하여 동의 선호를 제출할 수 있습니다.

회의 카드의 동의 상태

동의 상태는 예정된 회의 카드에 인라인 레이블로 표시됩니다. 레이블은 누가 거부했는지 또는 아직 응답하지 않았는지를 보여줍니다.

상태가 보류 중인 참가자에게 다시 동의를 요청하려면 “알림 보내기”를 클릭하세요.

참석자가 이메일 또는 공유 가능한 링크를 통해 응답을 제출하면 이러한 상태는 자동으로 업데이트됩니다.

AI 노트테이커로 회의 전사하기

Nova의 AI 노트테이커는 자동으로 회의를 전사하기 위해 Google Meet, Zoom 또는 Microsoft Teams 회의에 보이는 참가자로 참여합니다.

AI 노트테이커는 보이는 참가자로 참여하며 회의에 입장되면 자동으로 전사를 시작합니다. 회의가 끝난 후에는 Nova 웹 앱에서 전사 내용과 후속 조치를 검토할 수 있습니다.

AI 노트테이커가 통화에 참여하는 방식 선택

AI 노트테이커가 통화에 참여하는 방식은 Settings > Meeting Notetaker에서 선택합니다. Choose how it joins에서 다음 두 옵션 중 하나를 선택하세요:

• Auto-join: AI 노트테이커는 보이는 참가자로 자동으로 회의에 참여합니다. 권장 옵션이며 기본값으로 선택되어 있습니다.
• Manually invite notetaker: AI 노트테이커는 사용자가 초대할 때만 참여합니다.

회의 참여 및 전사

Auto-join이 활성화되어 있으면 AI 노트테이커는 예약된 회의 시작 시간 약 2분 전에 (사용자가 아직 참여하지 않았더라도) 참여를 시도합니다.

노트테이커를 수동으로 초대하려면 회의 카드에서 ”AI 노트테이커 초대”를 클릭하세요.

예약된 시작 시간 이전에 초대하면 즉시 참여합니다. 만약 노트테이커가 회의에서 나가거나 정상적으로 참여하지 못하면, 회의 진행 중에 회의 링크를 업데이트하거나 추가하여 다시 참여하도록 할 수 있습니다.

참가자가 통화 전사를 원하지 않을 경우, 회의 호스트가 해당 요청을 존중할 책임이 있으며 전사를 중단하려면 언제든지 AI 노트테이커 봇을 통화에서 제거할 수 있습니다. 동의 알림을 설정하려면 위의 ”동의 관리”를 참조하세요.

Nova Companion 데스크톱 앱으로 회의 녹화하기

AI 노트테이커 봇 대신 Nova Companion 데스크톱 앱을 사용하여 봇이 통화에 참여하지 않은 상태로 컴퓨터에서 직접 회의를 녹화할 수 있습니다. Mac 또는 Windows용 버전은 Settings > Meeting Notetaker에서 다운로드할 수 있습니다.

설정, 권한 및 회의 녹화 방법은 Pipedrive Nova: Companion 데스크톱 앱을 참조하세요.

회의 후 조치 검토

회의가 전사되면 Nova는 전사 내용을 기반으로 회의 후 조치를 생성합니다. 이는 미팅 > 회의 후 조치에 표시됩니다.

회의 후 조치에는 다음이 포함될 수 있습니다:

• 요약, 주요 시사점 및 권장되는 다음 단계를 포함한 회의 요약
• 제안된 CRM 업데이트
• 회의 대화록

액션 항목은 사용자별로 개인화됩니다. 타임스탬프가 있는 경우 해당 항목을 클릭하면 전사의 그 지점으로 바로 이동합니다.

Nova는 연결된 거래, 연락처 또는 조직에 회의 요약을 노트로 저장할 수도 있습니다. 연결된 레코드가 없으면 노트는 생성되지 않습니다.

Nova 외부에서 통화를 녹음한 경우, 미팅 > 회의 후 조치에서 전사 파일을 업로드할 수 있습니다. 지원되는 파일 형식은 .txt, .pdf 및 .docx입니다.

CRM 데이터 검토 및 업데이트

Nova는 회의 기록을 기반으로 CRM 업데이트를 제안합니다. 제안은 CRM 업데이트 탭에 표시되며, 저장하기 전에 각 변경 사항을 검토할 수 있습니다.

제안에는 다음에 대한 업데이트가 포함될 수 있습니다:

• 거래(Deal) 필드(사용자 정의 필드 및 라벨 포함)
• 사람(Person) 필드(사용자 정의 필드, 전화번호 및 이메일 주소 포함)
• 조직(Organization) 필드(사용자 정의 필드 및 라벨 포함)

Nova는 제안된 값 옆에 현재 Pipedrive 값을 표시합니다. Nova가 제안을 만든 이후 Pipedrive의 값이 변경되면 Nova는 해당 필드에 플래그를 표시하여 업데이트를 적용하기 전에 차이를 검토할 수 있도록 합니다.

제안된 변경 사항을 선택적으로 동기화할 수 있습니다. 필드가 저장되면 읽기 전용으로 표시되며 카드 동작은 “검토”로 변경됩니다.