Kennisdatabase

Met e-mailsjablonen kun je vooraf geschreven e-mails opslaan in Pipedrive, zodat je niet elke keer hetzelfde bericht vanaf nul hoeft te schrijven. Ze zijn handig voor terugkerende berichten, zoals introducties, follow-ups of bevestigingen van afspraken.

Je kunt je templates altijd vinden en gebruiken wanneer je een e-mail opstelt in Sales Inbox of in detailweergaven.

E-mailtemplates instellen

Pipedrive wordt geleverd met een paar voorbeeldtemplates die je direct kunt gebruiken. Om toegang te krijgen tot je templates, moet je eerst de e-mailcomposer openen:

• Klik in Sales Inbox op “+ Nieuwe e-mail”

• Open in de detailweergave van een deal, lead, project, contactpersoon of organisatie het tabblad e-mail

Templates toevoegen

Je kunt je e-mail rechtstreeks in de composer opstellen en er een template van maken. Klik hiervoor op Template kiezen > Concept opslaan als template.

Als je liever de template-editor direct opent, ga je naar Template kiezen > Templates beheren en klik je op “Nieuwe template toevoegen”.

Je kunt ook andere templates uit de lijst selecteren en aanpassen.

Templates opnieuw ordenen en verwijderen

Om templates sneller te vinden, kun je ze opnieuw ordenen door de meest relevante bovenaan te zetten. Ga naar Template kiezen > Templates beheren en sleep ze op basis van je prioriteit.

Als je een template niet meer nodig hebt, klik je op het prullenbakpictogram om deze te verwijderen.

E-mailtemplates bewerken

Stel in de template-editor eerst het volgende in:

• Templatenaam – naam waarmee je je template in de lijst kunt vinden
• Zichtbaarheid – stel deze in op privé of gedeeld

Voeg vervolgens de onderwerpregel toe en schrijf de hoofdtekst van je e-mail. De template-editor bevat standaardtools voor tekstopmaak, zoals lettertype, grootte, vet en cursief. Je kunt ook bestanden toevoegen, zoals een PDF-brochure of spreadsheet, om je template meer context te geven.

Twee opties gaan verder dan standaard e-mailopmaak: samenvoegvelden en de link voor de afspraakplanner.

Samenvoegvelden toevoegen

Samenvoegvelden halen automatisch gegevens op uit je deals, leads, projecten, contactpersonen en organisaties, zodat je terugkerende informatie niet handmatig hoeft in te vullen. Je kunt ze gebruiken in de hoofdtekst van een e-mail, in de onderwerpregel of in hyperlinks, bijvoorbeeld om een boekingslink te personaliseren met de naam van een contactpersoon.

Houd rekening met het volgende om samenvoegvelden correct te laten werken:

Om samenvoegvelden toe te voegen, klik je op “Veld invoegen” en selecteer je het itemveld dat je wilt gebruiken. Personaliseer bijvoorbeeld de e-mail voor je ontvangers door het veld voornaam van de contactpersoon toe te voegen aan de template. Alle aangepaste velden die je bedrijf heeft gemaakt, verschijnen ook in deze lijst.

Je kunt een samenvoegveld ook gebruiken als bestemming van een hyperlink. Markeer tekst in je template en klik op “Link”. Klik in de pop-up die wordt geopend op “Veld invoegen” en selecteer een veld dat een URL bevat, zoals een aangepast veld voor een website.

Als je variabele links gebruikt die op hetzelfde domein worden gehost maar naar verschillende locaties verwijzen, kun je ook een deel van de link toevoegen en aan het einde een veld invoegen om de link aan te vullen.

Link voor afspraakplanner toevoegen

Om langdurig heen-en-weer mailen te voorkomen, kun je links voor de afspraakplanner toevoegen, zodat ontvangers rechtstreeks vanuit de e-mail een tijd met je kunnen boeken. Klik in de template-editor op “Afspraakplanner” om een boekingslink in te voegen.

Als je tevreden bent met je template, klik je op “Opslaan”.

E-mailtemplates gebruiken

Als je één e-mail met een template wilt versturen, vanuit Sales Inbox of detailweergaven, klik je op “Template kiezen” en selecteer je de template die je wilt gebruiken.

Je kunt je templates ook gebruiken wanneer je groepsmails of geautomatiseerde e-mails verstuurt.