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Die WhatsApp-Integration in Pipedrive hilft Ihnen, Unterhaltungen zu verwalten, Nummern Ihrem Team zuzuweisen und Nachrichtenvorlagen an einem Ort zu erstellen.

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie ein Facebook-Konto, ein Meta Business Portfolio, einen WhatsApp Business Account und eine Telefonnummer für die geschäftliche Nutzung haben. Diese sind erforderlich, um WhatsApp mit Pipedrive zu verbinden.

Unser WhatsApp-Einrichtungsassistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Voraussetzungen.

Wo Sie die WhatsApp-Integration finden

Sie finden die WhatsApp-Integration in Pipedrive unter Tools und Apps > WhatsApp.

Verbindung Ihres WhatsApp Business Accounts

Um WhatsApp in Pipedrive zu verwenden, öffnen Sie Tools und Apps > WhatsApp.

Klicken Sie dort auf „Einrichtungsassistenten öffnen“, um Pipedrives Einrichtungsassistenten für die WhatsApp-Integration zu öffnen (empfohlen), oder auf „Verbinden“, um direkt zum WhatsApp-Verbindungsprozess von Meta zu gelangen.

Verbindung weiterer WhatsApp Business Accounts

Sie können bis zu 50 WhatsApp Business Accounts mit einem Pipedrive-Unternehmen verbinden. Nachdem Sie Ihr erstes Konto verbunden haben, klicken Sie im Tab „Status“ auf „+ Neues Konto verbinden“, um über denselben Meta-Verbindungsprozess ein weiteres Konto zu verknüpfen.

Die Verbindung mehrerer WABAs ist sinnvoll, wenn Sie mehr Telefonnummern benötigen, als ein einzelnes Konto zulässt. Koexistenzkonten sind beispielsweise auf eine Telefonnummer pro WABA beschränkt. Daher muss jede weitere Nummer mit einem eigenen Konto verbunden werden.

Sobald Sie das Limit von 50 Konten erreicht haben, ist der Button „+ Neues Konto verbinden“ deaktiviert. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um eine Erklärung anzuzeigen. Um einen Platz freizugeben, trennen Sie zuerst ein vorhandenes Konto.

Erste Schritte mit Pipedrives Einrichtungsassistenten

Wir empfehlen, mit Pipedrives Einrichtungsassistenten zu beginnen. Klicken Sie dazu auf „Einrichtungsassistenten öffnen“. Er hilft Ihnen dabei zu prüfen, ob Sie alles haben, was Sie zum Abschließen der Integrationseinrichtung benötigen.

Wenn Sie bereits über alles Erforderliche verfügen, können Sie auf „Assistenten überspringen“ klicken, um zur Startseite der Integration zurückzukehren und den WhatsApp-Verbindungsprozess direkt zu starten.

Beantworten Sie die Fragen korrekt. Falls auf Ihrer Seite eine Aktion erforderlich ist, führt Sie der Assistent durch diesen Schritt, bevor Sie mit dem nächsten Abschnitt fortfahren.

Damit die Einrichtung funktioniert, benötigen Sie:

• Facebook-Konto (privat oder geschäftlich)

• Meta Business Portfolio oder die Möglichkeit, eines zu erstellen

• WhatsApp Business Account oder die Berechtigungen zum Erstellen eines solchen Kontos

• Telefonnummer für die geschäftliche Nutzung

Prüfung auf ein Facebook-Konto

Die erste Voraussetzung für die Einrichtung der Integration ist ein standardmäßiges Facebook-Konto.

Halten Sie Ihre Zugangsdaten bereit, da Sie diese später benötigen.

Wenn Sie kein Konto haben, wählen Sie die entsprechende Option aus. Daraufhin werden schrittweise Anweisungen zum Erstellen eines Kontos angezeigt.

Prüfung des Zugriffs auf ein Meta Business Portfolio

Die zweite Voraussetzung ist ein Meta Business Portfolio, die zentrale Plattform von Meta für Unternehmensressourcen wie WhatsApp Business.

Wenn Sie kein Meta Business Portfolio haben oder Zugriff auf eines benötigen, wählen Sie die entsprechende Option aus.

Wir stellen Ihnen einen Link zum Erstellen bereit oder eine Beispielnachricht, die Sie kopieren und an Kollegen oder Ihren Agenturpartner senden können, die möglicherweise Kontrolle über das Business Portfolio haben.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“ oder „Einrichtung fortsetzen“.

Prüfung des Zugriffs auf einen WhatsApp Business Account

Im letzten Schritt unseres Einrichtungsassistenten wird Ihr WhatsApp Business Account überprüft.

Wenn Sie bereits Zugriff auf ein Unternehmenskonto haben, folgen Sie den Anweisungen und bestätigen Sie, ob es bereits mit Ihrem Meta Business Portfolio verknüpft ist.

Wenn nicht, folgen Sie den Anweisungen, um es einzurichten. Wir empfehlen die native mobile App, da sie Koexistenz unterstützt. Lesen Sie als Nächstes den Abschnitt „Informationen zur Koexistenz“.

Sie wählen außerdem aus, ob Sie Ihre private WhatsApp-Nummer in eine geschäftliche Nummer umwandeln oder eine neue beziehungsweise vorhandene Nummer verwenden möchten.

Über Koexistenz

Mit der Koexistenz können Sie zwischen der mobilen App und Pipedrive wechseln, ohne den Überblick über eine Unterhaltung zu verlieren. Wir empfehlen diese Option für die Arbeit unterwegs, sie ist jedoch nicht erforderlich.

Import des Chat-Verlaufs

Wenn Sie ein Koexistenzkonto verbinden, importiert Pipedrive automatisch Ihren vorhandenen WhatsApp-Chat-Verlauf: Textnachrichten aus bis zu 180 Tagen und Mediendateien aus bis zu 14 Tagen (Bilder, Audiodateien, Dokumente und Videos).

Bestätigen Sie während des Verbindungsprozesses auf Ihrem Mobiltelefon die Option „Chat-Verlauf teilen“, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Der Import beginnt automatisch wenige Minuten nach dem Herstellen der Verbindung und läuft unbemerkt im Hintergrund. Weitere Schritte sind nicht erforderlich.

Sie können den Fortschritt des Imports im Tab „Status“ auf der Seite mit den WhatsApp-Einstellungen verfolgen. Ein Banner auf der Kontokarte wird in Echtzeit aktualisiert und kann nach Abschluss des Imports geschlossen werden.

Abschluss mit dem Assistenten

Wenn Sie den Assistenten abgeschlossen haben, wird Ihnen angezeigt, dass Sie bereit sind, die Integration zu verbinden.

Klicken Sie auf „Assistent schließen“, und Sie werden zurück zur Startseite der Integration geleitet. Sie können nun mit dem Ablauf für die WhatsApp-Verbindung fortfahren.

Ablauf für die WhatsApp-Verbindung

Klicken Sie auf der Startseite der Integration auf „Verbinden“, um Metas Verbindungsablauf zu starten.

Klicken Sie auf „Weiter“, um den Verbindungsprozess zu starten, und wählen Sie dann das richtige Business Portfolio aus, das Sie verbinden möchten.

Auswahl eines Business Portfolios

Wählen Sie im ersten Schritt das richtige Facebook Business Portfolio aus der Liste aus.

Wenn Sie noch keines haben, können Sie eines erstellen. Klicken Sie dazu auf „Business Portfolio erstellen“ und folgen Sie den Schritten. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie bereit sind.

Verbindung eines WhatsApp Business Accounts

Wenn Sie WhatsApp Business bereits verwenden, wählen Sie in diesem Schritt im zweiten Drop-down-Menü „WhatsApp Business-App verbinden“ aus. Wenn Sie eine der beiden anderen Optionen auswählen, führt dies beim Hinzufügen einer Telefonnummer zu einem Fehler.

Wenn Sie noch kein Business-Konto haben, wählen Sie „WhatsApp Business-Konto erstellen“ aus und füllen Sie die Angaben aus. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“.

Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm „Neue oder vorhandene WhatsApp-Nummer verwenden“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.

Wir empfehlen die Verwendung einer vorhandenen Telefonnummer. Geben Sie die Nummer in das entsprechende Feld ein

Alternativ können Sie Ihrem Konto eine neue WhatsApp-Nummer hinzufügen, die Sie dann mit einem Code verifizieren müssen.

Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie fertig sind.

Prüfen Sie abschließend die Daten, die Sie mit Pipedrive teilen, und klicken Sie auf „Bestätigen“.

Sie müssen eine Weile warten, bevor Sie zum letzten Schritt gelangen, der bestätigt, dass die Verbindung erfolgreich war.

Klicken Sie auf „Fertig“. Anschließend können Sie die Integration verwenden.

Verwalten von WhatsApp-Nummern

Sobald Ihr Konto verbunden ist, können Sie verwalten, wie WhatsApp-Nummern in Ihrem Team verwendet werden.

Gehen Sie zu Tools und Apps > WhatsApp > Telefonnummern, um alle verbundenen Nummern anzuzeigen.

Wenn Ihr Unternehmen mehrere WhatsApp Business Accounts verbunden hat, wird oben im Tab „Nummern“ eine Kontenauswahl angezeigt. Wählen Sie „Alle Konten“ aus, um alle Nummern aus sämtlichen Konten anzuzeigen, oder wählen Sie ein bestimmtes Konto aus, um die Liste zu filtern.

In dieser Ansicht können Sie eine neue Telefonnummer hinzufügen, den Anzeigenamen, Verbindungsstatus und die Qualitätsbewertung jeder Nummer sehen und prüfen, welche Nutzer den einzelnen Telefonnummern zugewiesen sind.

Status von Telefonnummern

Für jede Telefonnummer wird ein Status angezeigt, der ihren aktuellen Zustand bei Meta angibt:

• Verbunden: Die Nummer ist aktiv und kann Nachrichten senden und empfangen.

• Ausstehend/Nicht verifiziert: Die Nummer wurde hinzugefügt, ist aber noch nicht vollständig bei Meta verifiziert.

• Getrennt: Die Nummer ist bei Meta registriert, aber nicht für den Nachrichtenaustausch aktiv, beispielsweise wenn sie zuvor mit einer anderen Integration verwendet wurde. Klicken Sie in der Zeile der Nummer auf „Erneut verbinden“, um sie mit Ihrer vorhandenen WhatsApp-PIN erneut zu verbinden.

• Markiert/Eingeschränkt: Die Nummer kann weiterhin Nachrichten senden und empfangen, wurde von Meta jedoch aufgrund von Qualitätsproblemen markiert. Die Zustellung von Nachrichten kann beeinträchtigt sein. Prüfen Sie im WhatsApp Manager von Meta die Details und Schritte zur Verbesserung Ihrer Qualitätsbewertung.

Um eine neue Nummer hinzuzufügen, klicken Sie auf „+ Nummer hinzufügen“ und öffnen Sie Metas WhatsApp Manager.

Sie können die Zuweisungen von Telefonnummern aktualisieren, indem Sie neben der gewünschten Telefonnummer auf das Stiftsymbol klicken.

Aktivieren Sie im Pop-up die Kontrollkästchen neben den Nutzern, die von dieser Nummer aus Nachrichten senden können sollen.

Klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie fertig sind.

Wenn Sie eine Nummer zuweisen, kann ein Nutzer Nachrichten von dieser Nummer senden. Unterhaltungen, die mit Deals oder Kontakten verknüpft sind, bleiben für alle sichtbar, die Zugriff auf diese Einträge haben.

Nummern aus WhatsApp entfernen

Wenn eine Nummer bei Meta aus Ihrem WhatsApp Business Account entfernt wird, erscheint sie in Pipedrive als entfernt, sobald ein Administrator das nächste Mal im Tab Nummern auf die Synchronisierungsschaltfläche klickt. Wenn eine Nummer als entfernt markiert ist:

• Sie können alle bisherigen Unterhaltungen über diese Nummer weiterhin lesen, aber keine neuen Nachrichten senden oder beantworten

• Der Button „+ Unterhaltung“ ist für diese Nummer deaktiviert

• In allen Unterhaltungen über die entfernte Nummer wird das Eingabefeld durch einen Hinweis ersetzt, dass die Nummer entfernt wurde

• Emoji-Reaktionen sind für Unterhaltungen über diese Nummer deaktiviert. Sie können keine Reaktionen hinzufügen oder entfernen, vorhandene Reaktionen bleiben jedoch sichtbar.

Bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen eine aktive Nummer zuzuweisen, damit Sie wieder Nachrichten senden können. Pipedrive bewahrt alle bisherigen Unterhaltungen und ihre Verknüpfungen mit Kontakten und Deals auf, auch nachdem eine Nummer entfernt wurde.

Globale Administratoren können die Nutzerzuweisungen für eine entfernte Nummer weiterhin bearbeiten. So können Sie festlegen, wer den Lesezugriff auf die bisherigen Unterhaltungen behält. Entfernte Nummern bleiben in der Liste und werden nicht automatisch gelöscht. Wenn Meta dieselbe Telefonnummer später wieder demselben WhatsApp Business Account hinzufügt, wird sie bei der nächsten Synchronisierung automatisch wieder aktiviert. Es sind keine weiteren Schritte erforderlich.

Änderung eines Anzeigenamens anwenden

Wenn Meta einen neuen Anzeigenamen für eine Nummer genehmigt, wird in der Zeile dieser Nummer der Button „Registrieren“ angezeigt. Klicken Sie darauf und führen Sie den kurzen Schritt zur PIN-Eingabe aus, um den neuen Namen anzuwenden.

Die Nummer funktioniert weiterhin wie gewohnt, bis Sie die Änderung registrieren. Die erneute Registrierung ist nur erforderlich, damit der neue Anzeigename wirksam wird.

Wenn die Nummer getrennt ist und Meta außerdem eine ausstehende Änderung des Anzeigenamens genehmigt hat, sehen Sie nur den primären Button Registrieren. Ein separates Informationssymbol oder eine sekundäre Aktion wird nicht angezeigt. Wenn Sie auf „Registrieren“ klicken, wird derselbe Assistent geöffnet. Er führt die erneute Verbindung und die Änderung des Anzeigenamens in einem einzigen Schritt durch. Sobald der neue Name angewendet wurde, wird er auf der Erfolgsseite des Assistenten bestätigt.

Was nach dem Verbinden passiert

Nach der Einrichtung der Integration kann Ihr Team WhatsApp-Unterhaltungen direkt in Ihrem Pipedrive Sales Inbox verwalten.

Nach Abschluss der Verbindung gelangen Sie zum Tab Status auf der WhatsApp-Einstellungsseite. Die Einstellungsseite enthält fünf Tabs: Status, Einstellungen, Nummern, Vorlagen und Info.

Im Tab Status wird für jeden verbundenen WhatsApp Business Account eine Kontokarte angezeigt. Auf jeder Karte werden folgende Informationen angezeigt:

• Der Verbindungsstatus und das Verifizierungsabzeichen des Kontos

• Ein Nummernzähler, der angibt, wie viele Telefonnummern Nutzern zugewiesen sind

• Ein Vorlagenzähler, der angibt, wie viele Vorlagen genehmigt und einsatzbereit sind

• Buttons für den direkten Zugriff auf die WhatsApp-Inbox und den WhatsApp Manager in Meta

Wenn bei einem verbundenen Konto noch ein Einrichtungsschritt fehlt, zeigt Pipedrive auf der Kontokarte eine Warnung mit einem Link direkt zu den relevanten Einstellungen an. Folgende drei Warnungen sind möglich:

• Für dieses Konto ist noch keine Telefonnummer registriert

• Eine Telefonnummer ist vorhanden, ihr sind aber keine Nutzer zugewiesen

• Für dieses Konto sind noch keine genehmigten Nachrichtenvorlagen vorhanden

Jede Warnung führt direkt zum entsprechenden Tab, wobei bereits nach dem betreffenden Konto gefiltert ist.

Der Tab Info enthält eine Übersicht der wichtigsten Funktionen, ein Demovideo und einen FAQ-Bereich. Diese Informationen bleiben daher auch nach dem Herstellen der Verbindung zugänglich.

Wenn der Zugriff auf ein verbundenes Konto verloren geht

Wenn Pipedrive den Zugriff auf einen verbundenen WhatsApp Business Account verliert, beispielsweise weil ein Administrator ihn in den Meta Business-Einstellungen widerruft oder die Autorisierung abläuft, zeigt die Kontokarte im Tab „Status“ den Hinweis „Zugriff verloren“ und anstelle von „Trennen“ den Button „Erneut verbinden“ an.

Außerdem wird Folgendes angezeigt:

• Ein ausblendbares Banner auf allen anderen Tabs der Einstellungsseite, das das betroffene Konto nennt und einen Link zum erneuten Verbinden enthält. Nachdem Sie es ausgeblendet haben, wird es nur dann wieder angezeigt, wenn der Zugriff auf dasselbe Konto erneut verloren geht.

• Ein Banner in der Sales-Inbox und auf allen mit diesem Konto verknüpften Deal- oder Kontaktseiten. Das Eingabefeld ist für Unterhaltungen über die Nummern dieses Kontos deaktiviert. Andere verbundene Konten funktionieren weiterhin wie gewohnt.

Klicken Sie auf der Karte oder im Banner auf „Erneut verbinden“, um den Verbindungsablauf von Meta erneut mit demselben bereits ausgewählten Unternehmensportfolio durchzuführen. Nach dem erneuten Verbinden wird der Status Zugriff verloren überall gleichzeitig aufgehoben.

Hinweis: Kurzzeitige oder vorübergehende Meta-Fehler lösen diesen Status nicht aus. Er wird nur bei einem bestätigten Verlust des Zugriffs aktiviert. Wenn der Zugriff zuerst bei Meta wiederhergestellt wird, wechselt das Konto automatisch zurück zum Status Verbunden.

Nach dem erneuten Verbinden werden eingehende Unterhaltungen automatisch mit übereinstimmenden Personen, Deals, Leads und Projekten verknüpft. Weitere Informationen zur automatischen Verknüpfung finden Sie im Artikel WhatsApp-Integration.