Base di conoscenza

L'integrazione WhatsApp in Pipedrive ti aiuta a gestire le conversazioni, assegnare numeri al tuo team e creare modelli di messaggi in un unico posto.

Prima di iniziare, assicurati di avere un account Facebook, un Meta Business Portfolio, un WhatsApp Business Account e un numero di telefono per uso aziendale. Questi sono necessari per connettere WhatsApp a Pipedrive.

Puoi seguire il nostro assistente di configurazione WhatsApp per una guida dettagliata ai requisiti.

Dove trovare l'integrazione WhatsApp

Puoi accedere all'integrazione WhatsApp nel tuo Pipedrive andando su Strumenti e app > WhatsApp.

Collega il tuo WhatsApp Business Account

To start using WhatsApp in Pipedrive, open Tools and apps > WhatsApp.

Da lì, puoi cliccare su “Apri assistente di configurazione” per aprire l’assistente di configurazione dell’integrazione WhatsApp di Pipedrive (consigliato) oppure su “Collega” per passare direttamente al flusso di connessione WhatsApp di Meta.

Collega altri WhatsApp Business Account

Puoi collegare fino a 50 WhatsApp Business Account a una singola azienda Pipedrive. Una volta collegato il primo account, clicca su “+ Collega nuovo account” nella scheda stato per collegarne un altro tramite lo stesso flusso di connessione Meta.

Collegare più WABA è utile quando hai bisogno di più numeri di telefono di quanti ne consenta un singolo account. Ad esempio, gli account in coesistenza sono limitati a un numero di telefono per WABA, quindi ogni numero aggiuntivo richiede un account collegato dedicato.

Una volta raggiunto il limite di 50 account, il pulsante “+ Collega nuovo account” viene disattivato. Passa il cursore sopra il pulsante per visualizzare una spiegazione. Per liberare uno slot, scollega prima un account esistente.

Inizia con l’assistente di configurazione di Pipedrive

Ti consigliamo di iniziare con l’assistente di configurazione di Pipedrive cliccando su “Apri assistente di configurazione”. Ti aiuterà a verificare se hai tutto il necessario per completare la configurazione dell'integrazione.

Se hai già tutto il necessario, puoi cliccare su “Ignora assistente” per tornare alla landing page dell’integrazione e avviare direttamente il processo di connessione WhatsApp.

Rispondi accuratamente alle domande e, se è necessaria qualche azione da parte tua, l'assistente ti guiderà per completare quel passaggio prima di passare alla sezione successiva.

Per far funzionare la configurazione, avrai bisogno di:

• Account Facebook (personale o aziendale)

• Meta Business Portfolio o possibilità di crearne uno

• Account WhatsApp Business o autorizzazioni per crearne uno

• Numero di telefono per uso aziendale

Verifica la presenza di un account Facebook

Il primo requisito per configurare l'integrazione è un account Facebook standard.

Assicurati di avere a portata di mano le tue credenziali, poiché ne avrai bisogno più tardi.

Se non hai un account, selezionando l’opzione appropriata verranno visualizzate istruzioni dettagliate per crearne uno.

Verifica il tuo accesso a un Meta Business Portfolio

Il secondo requisito è un Meta Business Portfolio, l’hub centralizzato di Meta per le risorse aziendali, incluso WhatsApp Business.

Se non hai un Meta Business Portfolio o devi accedervi, seleziona l’opzione appropriata.

Ti forniremo un link per crearne uno, o un messaggio di richiesta di esempio che puoi copiare e inviare al tuo collega o partner di agenzia che potrebbe avere il controllo sul portfolio aziendale.

Quando hai finito, clicca su “Continua” o “Continua configurazione.”

Verifica l’accesso a un WhatsApp Business Account

Il passaggio finale del nostro assistente di configurazione verificherà il tuo WhatsApp Business Account.

Se hai già accesso a un account aziendale, dovrai solo confermare se è già collegato al tuo Meta Business Portfolio seguendo le istruzioni.

In caso contrario, segui le istruzioni per configurarlo. Raccomandiamo di utilizzare l'app mobile nativa, dato che supporta la coesistenza. Consulta la sezione “Informazioni sulla coesistenza” qui sotto.

Dovrai anche scegliere se convertire il tuo numero WhatsApp personale in un numero aziendale oppure usare un numero nuovo o esistente.

Informazioni sulla coesistenza

La coesistenza ti consente di passare dall’app mobile a Pipedrive senza perdere il filo di una conversazione. La consigliamo per il lavoro in mobilità, ma non è obbligatoria.

Importazione della cronologia chat

Quando colleghi un account in coesistenza, Pipedrive importa automaticamente la cronologia chat WhatsApp esistente: fino a 180 giorni di messaggi di testo e fino a 14 giorni di file multimediali (immagini, audio, documenti e video).

Durante il processo di connessione sul telefono, approva “Condividi cronologia chat” quando richiesto. L’importazione inizia automaticamente pochi minuti dopo che la connessione è stata stabilita e viene eseguita in background, senza richiedere altre azioni.

Puoi monitorare l’avanzamento dell’importazione nella scheda stato della pagina delle impostazioni di WhatsApp. Un banner nella scheda dell’account si aggiorna in tempo reale e può essere chiuso al termine dell’importazione.

Completa la configurazione con l’assistente

Quando avrai terminato con l'assistente, ti dirà che sei pronto per connettere l'integrazione.

Clicca su “Chiudi assistente” e sarai reindirizzato alla pagina di destinazione dell'integrazione. Ora puoi proseguire con il flusso di connessione di WhatsApp.

Flusso di connessione WhatsApp

Nella pagina di destinazione dell'integrazione, clicca su “Connetti” per iniziare il flusso di connessione di Meta.

Clicca su “Continua” per avviare il processo di connessione, quindi seleziona il business portfolio corretto che vuoi collegare.

Scegli un Business portfolio

Il primo passaggio consiste nel selezionare il business portfolio di Facebook corretto dall’elenco.

Se non ne hai uno, puoi crearne uno cliccando su “Crea un business portfolio” e seguendo i passaggi. Clicca “Avanti” quando sei pronto.

Collega un WhatsApp Business Account

Se usi già WhatsApp Business, seleziona “Collega un’app WhatsApp Business” dal secondo menu a discesa in questo passaggio. Scegliere una delle altre due opzioni comporterà un errore durante il tentativo di aggiungere un numero di telefono.

Se non hai ancora un account aziendale, seleziona “Crea un account WhatsApp Business” e compila i dettagli. Quando hai finito, clicca “Avanti”.

Nella schermata successiva, seleziona “Usa un nuovo numero WhatsApp esistente” e clicca su “Avanti”.

Raccomandiamo di utilizzare un numero di telefono esistente. Inserisci il numero nel campo appropriato.

In alternativa, puoi aggiungere un nuovo numero WhatsApp al tuo account, che dovrai poi verificare con un codice.

Clicca su “Avanti” quando hai terminato.

Infine, rivedi i dati che condividerai con Pipedrive e clicca “Conferma”.

Dovrai attendere un po' prima di raggiungere l'ultimo passaggio, che confermerà che la connessione è avvenuta con successo.

Clicca su “Fine” e sarai pronto per usare l’integrazione.

Gestione dei numeri WhatsApp

Una volta collegato l'account, puoi gestire come i numeri WhatsApp vengono utilizzati dal tuo team.

Vai su Strumenti e app > WhatsApp > Numeri per visualizzare tutti i numeri collegati.

Se la tua azienda ha più di un account WhatsApp Business collegato, nella parte superiore della scheda numeri viene visualizzato un selettore di account. Seleziona “Tutti gli account” per visualizzare tutti i numeri di tutti gli account oppure scegli un account specifico per filtrare l’elenco.

In questa vista puoi aggiungere un nuovo numero di telefono, vedere il nome visualizzato, lo stato della connessione e la valutazione di qualità di ogni numero, oltre agli utenti assegnati a ciascun numero di telefono.

Comprendere gli stati dei numeri di telefono

Ogni numero di telefono mostra uno stato che riflette la sua condizione attuale su Meta:

• Collegato: il numero è attivo e pronto per inviare e ricevere messaggi.

• In sospeso/Non verificato: il numero è stato aggiunto ma non è ancora completamente verificato con Meta.

• Scollegato: il numero è registrato su Meta ma non è attivo per la messaggistica, ad esempio se in precedenza era stato usato con un’integrazione diversa. Clicca su “Ricollega” nella riga del numero per ricollegarlo usando il PIN WhatsApp esistente.

• Segnalato/Limitato: il numero può ancora inviare e ricevere messaggi, ma Meta lo ha segnalato a causa di problemi di qualità. La consegna dei messaggi potrebbe essere interessata. Consulta i dettagli e i passaggi in WhatsApp Manager di Meta per migliorare la valutazione di qualità.

Per aggiungere un nuovo numero, fai clic su “+ Aggiungi numero” e apri il gestore WhatsApp di Meta.

Puoi aggiornare le assegnazioni dei numeri di telefono cliccando sull’icona della matita accanto al numero di telefono desiderato.

Nel pop-up, seleziona le caselle accanto agli utenti a cui vuoi consentire di inviare messaggi da quel numero.

Clicca “Salva” quando hai finito.

Assegnare un numero consente a un utente di inviare messaggi da quel numero. Le conversazioni collegate a trattative o contatti restano visibili a chiunque abbia accesso a quegli elementi.

Rimuovere numeri da WhatsApp

Se un numero viene rimosso dal tuo account WhatsApp Business lato Meta, la volta successiva che un amministratore clicca sul pulsante di sincronizzazione nella scheda numeri, quel numero apparirà come rimosso in Pipedrive. Quando un numero è contrassegnato come rimosso:

• Puoi ancora leggere tutte le conversazioni precedenti su quel numero, ma non puoi inviare nuovi messaggi o rispondere

• Il pulsante “+ Conversazione” è disattivato per quel numero

• In qualsiasi conversazione sul numero rimosso, il campo di composizione del messaggio viene sostituito da un avviso che informa che il numero è stato rimosso

• Le reazioni emoji sono disattivate per le conversazioni su quel numero. Non potrai aggiungere o rimuovere reazioni, anche se quelle esistenti resteranno visibili.

Per riottenere l’accesso all’invio, chiedi al tuo amministratore di assegnarti a un numero attivo. Pipedrive conserva tutte le conversazioni storiche e i relativi collegamenti a contatti e affari anche dopo la rimozione di un numero.

Gli amministratori globali possono comunque modificare le assegnazioni degli utenti per un numero rimosso, così puoi controllare chi mantiene l’accesso in sola lettura alle conversazioni storiche. I numeri rimossi restano nell’elenco e non vengono eliminati automaticamente. Se in seguito Meta aggiunge di nuovo lo stesso numero di telefono allo stesso WhatsApp Business Account, la sincronizzazione successiva lo ripristina allo stato attivo senza richiedere altre azioni.

Applicare una modifica al nome visualizzato

Se Meta approva un nuovo nome visualizzato per un numero, nella riga di quel numero compare il pulsante “Registra”. Cliccaci sopra e completa il breve passaggio del PIN per applicare il nuovo nome.

Il numero continua a funzionare normalmente finché non registri la modifica. La nuova registrazione è necessaria solo per rendere effettivo il nuovo nome visualizzato.

Se il numero è scollegato e ha anche una modifica del nome visualizzato in sospeso approvata da Meta, vedrai solo il pulsante principale Registra, senza un’icona informativa separata o un’azione secondaria. Cliccando su Registra si apre la stessa procedura guidata, che gestisce sia la riconnessione sia il nuovo nome visualizzato in un unico passaggio. La schermata di conferma della procedura guidata conferma il nuovo nome una volta applicato.

Cosa succede dopo la connessione

Dopo aver configurato l'integrazione, il tuo team può gestire le conversazioni WhatsApp direttamente nella tua Sales Inbox di Pipedrive.

Al termine della connessione, arrivi alla scheda stato della pagina delle impostazioni di WhatsApp. La pagina delle impostazioni contiene cinque schede: stato, impostazioni, numeri, modelli e informazioni.

La scheda stato mostra una scheda account per ogni WhatsApp Business Account collegato. Ogni scheda mostra:

• Lo stato della connessione dell’account e il badge di verifica

• Un contatore Numeri che mostra quanti numeri di telefono sono assegnati agli utenti

• Un contatore Modelli che mostra quanti modelli sono approvati e pronti all’uso

• Pulsanti di scelta rapida per aprire la casella di posta WhatsApp e WhatsApp Manager in Meta

Se in un account collegato manca un passaggio di configurazione, Pipedrive mostra un avviso inline sulla scheda dell’account con un link diretto alle impostazioni pertinenti. I tre possibili avvisi sono:

• Nessun numero di telefono è ancora registrato su quell’account

• Esiste un numero di telefono, ma non è stato assegnato ad alcun utente

• Non esistono ancora modelli di messaggio approvati su quell’account

Ogni avviso rimanda direttamente alla scheda pertinente, già filtrata per quell’account.

La scheda informazioni contiene i punti salienti della funzionalità, un video dimostrativo e una sezione FAQ, così le informazioni restano accessibili anche dopo la connessione.

Se un account collegato perde l’accesso

Se Pipedrive perde l’accesso a un WhatsApp Business Account collegato, ad esempio perché un amministratore lo revoca dalle impostazioni di Meta Business o perché l’autorizzazione scade, la scheda dell’account nella scheda stato mostra un indicatore Accesso perso e un pulsante “Ricollega” al posto di “Scollega”.

Vedrai anche:

• Un banner chiudibile in ogni altra scheda delle impostazioni che elenca l’account interessato e fornisce un link per ricollegarlo. Una volta chiuso, non ricomparirà a meno che lo stesso account non perda nuovamente l’accesso.

• Un banner nella Sales Inbox e in qualsiasi pagina di affari o contatti collegata a quell’account. Il campo di composizione dei messaggi è disattivato per le conversazioni sui numeri di quell’account, ma gli altri account collegati continuano a funzionare normalmente.

Clicca su “Ricollega” nella scheda o nel banner per ripetere il flusso di connessione Meta con lo stesso business portfolio già selezionato. Una volta ricollegato, lo stato Accesso perso viene rimosso ovunque contemporaneamente.

Nota: errori Meta brevi o temporanei non attivano questo stato; lo attiva solo una perdita di accesso confermata. Se l’accesso viene ripristinato prima lato Meta, l’account torna automaticamente a Collegato.

Una volta ricollegato, le conversazioni in arrivo vengono collegate automaticamente alle persone, agli affari, ai lead e ai progetti corrispondenti. Per maggiori dettagli sul funzionamento del collegamento automatico, consulta l’articolo sull’integrazione WhatsApp.