Tietokanta

Pipedriven WhatsApp-integraatio auttaa hallitsemaan keskusteluja, jakamaan numeroita tiimille ja luomaan viestipohjia yhdessä paikassa.

Ennen aloittamista varmista, että sinulla on Facebook-tili, Meta Business Portfolio, WhatsApp Business -tili ja puhelinnumero yrityskäyttöön. Nämä tarvitaan, jotta voit yhdistää WhatsAppin Pipedriveen.

Voit tarkistaa vaatimukset vaihe vaiheelta WhatsApp-määritysavustajamme avulla.

Mistä löydät WhatsApp-integraation

Pääset käyttämään WhatsApp-integraatiota Pipedrivessäsi siirtymällä kohtaan Työkalut ja sovellukset > WhatsApp.

Yhdistä WhatsApp Business -tilisi

To start using WhatsApp in Pipedrive, open Tools and apps > WhatsApp.

Sieltä voit avata Pipedriven WhatsApp-integraation määritysavustajan (suositus) napsauttamalla “Avaa määritysavustaja” tai siirtyä suoraan Metan WhatsApp-yhteyden kulkuun napsauttamalla “Yhdistä”.

Yhdistä lisää WhatsApp Business -tilejä

Voit yhdistää yhteen Pipedrive-yritykseen enintään 50 WhatsApp Business -tiliä. Kun ensimmäinen tili on yhdistetty, voit linkittää toisen tilin saman Metan yhteyskulun kautta napsauttamalla tila-välilehdellä “+ Yhdistä uusi tili”.

Useiden WABA-tilien yhdistäminen on hyödyllistä, kun tarvitset enemmän puhelinnumeroita kuin yksi tili sallii. Esimerkiksi rinnakkaiskäyttötilit on rajattu yhteen puhelinnumeroon WABA-tiliä kohden, joten jokainen lisänumero tarvitsee oman yhdistetyn tilinsä.

Kun 50 tilin raja on saavutettu, “+ Yhdistä uusi tili” -painike poistetaan käytöstä. Näet selityksen viemällä hiiren osoittimen sen päälle. Vapauta paikka katkaisemalla ensin olemassa olevan tilin yhteys.

Aloita Pipedriven määritysavustajalla

Suosittelemme aloittamaan Pipedriven määritysavustajalla napsauttamalla “Avaa määritysavustaja”. Asennusavustaja auttaa sinua tarkistamaan, onko sinulla kaikki tarvittava integraation viimeistelyä varten.

Jos sinulla on jo kaikki tarvittava, voit palata integraation aloitussivulle ja aloittaa WhatsApp-yhteyden muodostamisen suoraan napsauttamalla “Ohita avustaja”.

Vastaa kysymyksiin tarkasti, ja jos jokin toimenpide on tarpeen, avustaja opastaa sinut suorittamaan sen ennen seuraavaan osioon siirtymistä.

For the setup to work, you‘ll need:

• Facebook-tili (henkilökohtainen tai yritystili)

• Meta Business Portfolio tai mahdollisuus luoda sellainen

• WhatsApp Business -tili tai valtuudet luoda sellainen

• Puhelinnumero yrityskäyttöön

Tarkista Facebook-tili

Ensimmäinen vaatimus integraation pystyttämiseksi on tavallinen Facebook-tili.

Varmista, että tunnukset ovat käden ulottuvilla, sillä tarvitset niitä myöhemmin.

Jos sinulla ei ole tiliä, valitse sopiva vaihtoehto, niin näet vaiheittaiset ohjeet tilin luomiseen.

Tarkista pääsysi Meta Business Portfolioon

Toinen vaatimus on Meta Business Portfolio, Metan keskitetty keskus yrityksen resursseille, kuten WhatsApp Businessille.

Jos sinulla ei ole Meta Business Portfoliota tai tarvitset pääsyn sellaiseen, valitse sopiva vaihtoehto.

Tarjoamme sinulle linkin luomisen tueksi tai näytepyyntöviestin, jonka voit kopioida ja lähettää kollegallesi tai asiantoimistosi kumppanille, jolla voi olla hallinta liiketoimintasalkusta.

Kun olet valmis, napsauta “Jatka” tai “Jatka asetuksissa.”

Tarkista pääsy WhatsApp Business -tiliin

Määritysavustajan viimeisessä vaiheessa vahvistetaan WhatsApp Business -tilisi.

Jos sinulla on jo pääsy yritystiliin, sinun tarvitsee vain vahvistaa ohjeiden mukaisesti, onko se jo linkitetty Meta Business Portfolioosi.

Jos ei ole, noudata ohjeita asentaaksesi sen. Suosittelemme alkuperäisen mobiilisovelluksen käyttöä, koska se tukee yhteiskäyttöä. Katso seuraavaksi osio “Tietoja rinnakkaiskäytöstä”.

Valitset myös, muutatko henkilökohtaisen WhatsApp-numerosi yritysnumeroksi vai käytätkö uutta tai olemassa olevaa numeroa.

Tietoa yhteiskäytöstä

Rinnakkaiskäytön avulla voit vaihtaa mobiilisovelluksen ja Pipedriven välillä menettämättä keskustelun kulkua. Suosittelemme sitä liikkuvaan työhön, mutta se ei ole pakollinen.

Keskusteluhistorian tuonti

Kun yhdistät rinnakkaiskäyttötilin, Pipedrive tuo automaattisesti olemassa olevan WhatsApp-keskusteluhistoriasi: enintään 180 päivän tekstiviestit ja enintään 14 päivän mediatiedostot (kuvat, ääni, asiakirjat ja videot).

Hyväksy puhelimessasi yhteyden muodostamisen aikana “Jaa keskusteluhistoria”, kun sitä pyydetään. Tuonti alkaa automaattisesti muutaman minuutin kuluttua yhteyden muodostamisesta ja etenee huomaamattomasti taustalla. Sinulta ei tarvita muita toimia.

Voit seurata tuonnin edistymistä WhatsApp-asetussivun tila-välilehdellä. Tilin kortissa oleva banneri päivittyy reaaliajassa, ja sen voi sulkea, kun tuonti on valmis.

Viimeistele avustajan avulla

Kun olet saanut apurin valmiiksi, se kertoo sinulle, että olet valmis yhdistämään integraation.

Napsauta “Sulje apuri”, ja sinut ohjataan takaisin integraation aloitussivulle. Voit nyt jatkaa WhatsApp-yhteyden kulkua.

WhatsApp-yhteyden kulku

Integraation aloitussivulla, napsauta “Yhdistä” aloittaaksesi Metan yhdistämisprosessin.

Aloita yhteyden muodostaminen napsauttamalla “Jatka” ja valitse sitten oikea yhdistettävä Business Portfolio.

Valitse Business Portfolio

Ensimmäinen vaihe on valita luettelosta oikea Facebook Business Portfolio.

Jos sinulla ei ole sellaista, voit luoda sen napsauttamalla “Luo Business Portfolio” ja noudattamalla vaiheita. Napsauta "Seuraava" kun olet valmis.

Yhdistä WhatsApp Business -tili

Jos käytät jo WhatsApp Businessia, valitse tässä vaiheessa toisesta avattavasta valikosta “Yhdistä WhatsApp Business -sovellus”. Kahden muun vaihtoehdon valitseminen aiheuttaa virheen, kun puhelinnumeroa yritetään lisätä.

Jos sinulla ei vielä ole liiketoimintatiliä, valitse “Luo WhatsApp Business -tili” ja täytä tiedot. Kun olet valmis, napsauta "Seuraava".

Seuraavalla näytöllä valitse “Käytä uutta tai olemassa olevaa WhatsApp-numeroa” ja napsauta “Seuraava”.

Suosittelemme olemassa olevan puhelinnumeron käyttämistä. Täytä numero oikeaan kenttään

Vaihtoehtoisesti voit lisätä uuden WhatsApp-numeron tiliisi, joka sinun on sitten vahvistettava koodilla.

Napsauta “Seuraava”, kun olet valmis.

Viimeiseksi tarkista tiedot, joita jaat Pipedriven kanssa, ja klikkaa “Vahvista”.

Joudut odottamaan hetken saavuttaaksesi viimeisen vaiheen, joka vahvistaa yhteyden onnistumisen.

Napsauta “Valmis”, ja voit aloittaa integraation käytön.

WhatsApp-numeroiden hallinta

Kun tilisi on yhdistetty, voit hallita, miten WhatsApp-numeroita käytetään tiimissäsi.

Siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > WhatsApp > Numerot nähdäksesi kaikki yhdistetyt numerot.

Jos yritykselläsi on yhdistettynä useampi kuin yksi WhatsApp Business -tili, tilin valitsin näkyy numerot-välilehden yläosassa. Valitse “Kaikki tilit”, jos haluat nähdä kaikkien tilien kaikki numerot, tai suodata luettelo valitsemalla tietty tili.

Tässä näkymässä voit lisätä uuden puhelinnumeron, nähdä kunkin numeron näyttönimen, yhteyden tilan ja laatuluokituksen sekä tarkistaa, ketkä käyttäjät on määritetty kuhunkin puhelinnumeroon.

Puhelinnumeroiden tilojen ymmärtäminen

Jokaisella puhelinnumerolla on tila, joka kuvaa sen nykyistä tilannetta Metassa:

• Yhdistetty: numero on aktiivinen ja valmis lähettämään ja vastaanottamaan viestejä.

• Odottaa / vahvistamaton: numero on lisätty, mutta sitä ei ole vielä täysin vahvistettu Metassa.

• Yhteys katkaistu: numero on rekisteröity Metassa, mutta se ei ole aktiivinen viestintään. Näin voi olla esimerkiksi, jos sitä on aiemmin käytetty toisessa integraatiossa. Yhdistä numero uudelleen nykyisellä WhatsApp-PIN-koodillasi napsauttamalla numeron rivillä “Yhdistä uudelleen”.

• Merkitty/rajoitettu: numero voi edelleen lähettää ja vastaanottaa viestejä, mutta Meta on merkinnyt sen laatuongelmien vuoksi. Tämä voi vaikuttaa viestien toimitukseen. Katso Metan WhatsApp Managerista lisätietoja ja vaiheet laatuluokituksen parantamiseen.

Lisääksesi uuden numeron, napsauta “+ Lisää numero” ja avaa Metan WhatsApp-hallintapaneeli.

Voit päivittää puhelinnumeroiden määrityksiä napsauttamalla haluamasi puhelinnumeron vieressä olevaa kynäkuvaketta.

Valitse ponnahdusikkunassa niiden käyttäjien valintaruudut, joiden haluat voivan lähettää viestejä kyseisestä numerosta.

Napsauta "Tallenna", kun olet valmis.

Numeron osoittaminen antaa käyttäjälle mahdollisuuden lähettää viestejä siitä numerosta. Keskustelut, jotka liittyvät kauppoihin tai kontakteihin, pysyvät näkyvissä kaikille, joilla on pääsy niihin.

Poista numeroita WhatsAppista

Jos numero poistetaan WhatsApp Business -tililtäsi Metan puolella, se näkyy Pipedrivessa poistettuna, kun ylläpitäjä seuraavan kerran napsauttaa synkronointipainiketta numerot-välilehdellä. Kun numero on merkitty poistetuksi:

• Voit edelleen lukea kaikki kyseisen numeron aiemmat keskustelut, mutta et voi lähettää uusia viestejä tai vastata

• “+ Keskustelu” -painike on poistettu käytöstä kyseiseltä numerolta

• Poistetun numeron keskusteluissa viestikentän tilalla näkyy ilmoitus, joka kertoo, että numero on poistettu

• Emojireaktiot on poistettu käytöstä kyseisen numeron keskusteluissa. Et voi lisätä tai poistaa reaktioita, mutta olemassa olevat reaktiot pysyvät näkyvissä.

Pyydä ylläpitäjää määrittämään sinut aktiiviseen numeroon, jotta saat lähetysoikeuden takaisin. Pipedrive säilyttää kaikki aiemmat keskustelut ja niiden linkit yhteyshenkilöihin ja kauppoihin myös numeron poistamisen jälkeen.

Yleiset ylläpitäjät voivat edelleen muokata poistetun numeron käyttäjämäärityksiä, jolloin voit hallita, kenellä säilyy vain luku -pääsy sen aiempiin keskusteluihin. Poistetut numerot jäävät luetteloon, eikä niitä poisteta automaattisesti. Jos Meta lisää myöhemmin saman puhelinnumeron uudelleen samaan WhatsApp Business -tiliin, seuraava synkronointi palauttaa sen aktiiviseen tilaan ilman lisätoimia.

Ota näyttönimen muutos käyttöön

Jos Meta hyväksyy numerolle uuden näyttönimen, kyseisen numeron riville ilmestyy “Rekisteröi”-painike. Napsauta sitä ja suorita lyhyt PIN-vaihe, jotta uusi nimi otetaan käyttöön.

Numero toimii normaalisti, kunnes rekisteröit muutoksen. Uudelleenrekisteröinti vaaditaan vain, jotta uusi näyttönimi tulee voimaan.

Jos numeron yhteys on katkaistu ja sillä on myös Metan hyväksymä odottava näyttönimen muutos, näet vain ensisijaisen Rekisteröi-painikkeen, et erillistä tietokuvaketta tai toissijaista toimintoa. Rekisteröi-painikkeen napsauttaminen avaa saman ohjatun toiminnon ja hoitaa sekä uudelleenyhdistämisen että uuden näyttönimen yhdessä vaiheessa. Ohjatun toiminnon onnistumisnäyttö vahvistaa uuden nimen, kun se on otettu käyttöön.

Mitä tapahtuu yhdistämisen jälkeen

Integraation määrittämisen jälkeen tiimisi voi hallita WhatsApp-keskusteluja suoraan Pipedrive Sales Inbox-osiossa.

Kun yhteys on muodostettu, päädyt WhatsApp-asetussivun tila-välilehdelle. Asetussivulla on viisi välilehteä: tila, asetukset, numerot, mallipohjat ja tietoja.

tila-välilehdellä näkyy yksi tilikortti jokaista yhdistettyä WhatsApp Business -tiliä kohti. Jokaisessa kortissa näkyy:

• Tilin yhteyden tila ja vahvistusmerkki

• Numerolaskuri, joka näyttää, kuinka monta puhelinnumeroa on määritetty käyttäjille

• Mallipohjalaskuri, joka näyttää, kuinka monta mallipohjaa on hyväksytty ja valmiina käyttöön

• Pikapainikkeet WhatsApp Inboxin ja Metan WhatsApp Managerin avaamiseen

Jos yhdistetyn tilin määrityksissä on puute, Pipedrive näyttää kyseisen tilin kortissa sisäisen varoituksen ja linkin suoraan asiaankuuluviin asetuksiin. Mahdollisia varoituksia on kolme:

• Tilille ei ole vielä rekisteröity puhelinnumeroa

• Puhelinnumero on olemassa, mutta siihen ei ole määritetty käyttäjiä

• Tilillä ei ole vielä hyväksyttyjä viestimallipohjia

Jokainen varoitus linkittää suoraan asiaankuuluvalle välilehdelle ja rajataan valmiiksi kyseiseen tiliin.

tietoja-välilehti sisältää ominaisuuden kohokohdat, demovideon ja UKK-osion, joten tiedot pysyvät saatavilla myös yhteyden muodostamisen jälkeen.

Jos yhdistetty tili menettää käyttöoikeuden

Jos Pipedrive menettää pääsyn yhdistettyyn WhatsApp Business -tiliin esimerkiksi siksi, että ylläpitäjä peruuttaa sen Meta Business -asetuksissa tai valtuutus vanhenee, tilin kortissa tila-välilehdellä näkyy Käyttöoikeus menetetty -ilmaisin ja “Yhdistä uudelleen” -painike “Katkaise yhteys” -painikkeen sijaan.

Näet myös seuraavat:

• Suljettava banneri jokaisella muulla asetusten välilehdellä. Banneri näyttää kyseisen tilin ja tarjoaa linkin sen uudelleenyhdistämiseen. Kun suljet bannerin, se ei näy uudelleen, ellei sama tili menetä käyttöoikeutta uudestaan.

• Banneri Sales Inboxissa sekä kaikilla kyseiseen tiliin linkitetyillä kauppa- tai yhteyshenkilösivuilla. Viestikenttä on poistettu käytöstä kyseisen tilin numeroiden keskusteluissa, mutta muut yhdistetyt tilit toimivat normaalisti.

Tee Metan yhteyskulku uudelleen sama Business Portfolio valmiiksi valittuna napsauttamalla kortissa tai bannerissa “Yhdistä uudelleen”. Kun yhteys on muodostettu uudelleen, Käyttöoikeus menetetty -tila poistuu kaikkialta kerralla.

Huomautus: Lyhyet tai väliaikaiset Meta-virheet eivät käynnistä tätä tilaa. Sen käynnistää vain vahvistettu käyttöoikeuden menetys. Jos käyttöoikeus palautetaan ensin Metan puolella, tili palaa automaattisesti tilaan Yhdistetty.

Kun yhteys on muodostettu uudelleen, saapuvat keskustelut linkitetään automaattisesti vastaaviin henkilöihin, kauppoihin, liideihin ja projekteihin. Lisätietoja automaattisen linkityksen toiminnasta on WhatsApp-integraatio-artikkelissa.