Base de connaissances

L’intégration WhatsApp dans Pipedrive vous aide à gérer les conversations, à attribuer des numéros à votre équipe et à créer des modèles de message au même endroit.

Avant de commencer, assurez-vous de disposer d'un compte Facebook, d'un Meta Business Portfolio, d'un WhatsApp Business Account et d'un numéro de téléphone à usage professionnel. Ces éléments sont nécessaires pour connecter WhatsApp à Pipedrive.

Notre assistant de configuration WhatsApp vous guide pas à pas à travers les prérequis.

Trouver l’intégration WhatsApp

Accédez à l’intégration WhatsApp dans Pipedrive en allant dans Outils et applications > WhatsApp.

Connecter votre WhatsApp Business Account

Pour commencer à utiliser WhatsApp dans Pipedrive, ouvrez Outils et applications > WhatsApp.

À partir de là, cliquez sur « Open setup assistant » pour ouvrir l‘assistant de configuration de l‘intégration WhatsApp de Pipedrive (recommandé), ou sur « Connect » pour accéder directement au flux de connexion à WhatsApp de Meta.

Connecter des WhatsApp Business Accounts supplémentaires

Vous pouvez connecter jusqu'à 50 WhatsApp Business Accounts à une même entreprise Pipedrive. Une fois votre premier compte connecté, cliquez sur « + Connect new account » dans l'onglet « statut » pour en associer un autre via le même flux de connexion Meta.

La connexion de plusieurs WABA est utile si vous avez besoin de plus de numéros de téléphone que ne l'autorise un seul compte. Par exemple, les comptes utilisant la coexistence sont limités à un numéro de téléphone par WABA. Chaque numéro supplémentaire doit donc disposer de son propre compte connecté.

Une fois la limite de 50 comptes atteinte, le bouton « + Connect new account » est désactivé. Survolez-le pour afficher une explication. Pour libérer une place, déconnectez d'abord un compte existant.

Commencer par l‘assistant de configuration de Pipedrive

Nous vous recommandons de commencer par l'assistant de configuration de Pipedrive en cliquant sur « Open setup assistant ». Il vous aidera à vérifier que vous disposez de tout le nécessaire pour terminer la configuration de l’intégration.

Si vous avez déjà tout ce qu’il vous faut, vous pouvez cliquer sur « Skip assistant » pour revenir à la page d’accueil de l’intégration et lancer directement le processus de connexion à WhatsApp.

Répondez précisément aux questions et, si une action est nécessaire de votre côté, l’assistant vous guidera pour terminer cette étape avant de passer à la session suivante.

Pour que la configuration fonctionne, vous aurez besoin de :

• Compte Facebook (personnel ou professionnel)

• Meta Business Portfolio ou possibilité d'en créer un

• Compte WhatsApp Business ou autorisations nécessaires pour en créer un

• Numéro de téléphone à usage professionnel

Vérifier la présence d'un compte Facebook

La première condition requise pour configurer l’intégration est de disposer d’un compte Facebook standard.

Assurez-vous d’avoir vos identifiants à portée de main, car vous en aurez besoin plus tard.

Si vous n’avez pas de compte, sélectionnez l’option appropriée pour afficher les instructions détaillées permettant d’en créer un.

Vérifier votre accès à un Meta Business Portfolio

Le deuxième élément requis est un Meta Business Portfolio, l’espace centralisé de Meta pour ses ressources professionnelles, notamment WhatsApp Business.

Si vous n'avez pas de Meta Business Portfolio ou si vous devez obtenir l'accès à l'un d'eux, sélectionnez l'option appropriée.

Nous vous fournirons un lien pour en créer un, ou un exemple de message de demande que vous pourrez copier et envoyer à votre collègue ou partenaire d’agence susceptible de contrôler le Business Portfolio.

Une fois terminé, cliquez sur « Continue » ou « Continue setup ».

Vérifier l'accès à un compte WhatsApp Business

La dernière étape de notre assistant de configuration vérifiera votre compte WhatsApp Business.

Si vous avez déjà accès à un compte professionnel, suivez les instructions pour confirmer s’il est déjà lié à votre Meta Business Portfolio.

Sinon, suivez les instructions pour le configurer. Nous vous recommandons d’utiliser l’application mobile native, car elle prend en charge la coexistence. Consultez ensuite la section « À propos de la coexistence ».

Vous choisirez également de convertir votre numéro WhatsApp personnel en numéro professionnel ou d’utiliser un numéro nouveau ou existant.

À propos de la coexistence

La coexistence vous permet de passer de l’application mobile à Pipedrive et inversement sans perdre le fil d’une conversation. Nous recommandons cette option pour le travail en déplacement, mais elle n'est pas obligatoire.

Importer l'historique des conversations

Lorsque vous connectez un compte en coexistence, Pipedrive importe automatiquement l’historique de vos conversations WhatsApp existantes, dans la limite de 180 jours pour les messages texte et de 14 jours pour les fichiers multimédias (images, fichiers audio, documents et vidéos).

Pendant le processus de connexion sur votre téléphone, approuvez l’option « Share chat history » lorsqu’elle s’affiche. L'importation démarre automatiquement quelques minutes après l'établissement de la connexion et s'exécute en arrière-plan. Aucune autre action n'est nécessaire.

Vous pouvez suivre la progression de l'importation dans l'onglet Statut de la page des paramètres WhatsApp. Une bannière sur la fiche du compte est mise à jour en temps réel. Vous pouvez la fermer une fois l’importation terminée.

Terminer la configuration avec l'assistant

Une fois l’assistant terminé, il vous indiquera que vous êtes prêt à connecter l’intégration.

Cliquez sur « Close assistant », et vous serez redirigé vers la page d’accueil de l’intégration. Vous pouvez maintenant poursuivre avec le flux de connexion WhatsApp.

Flux de connexion WhatsApp

Sur la page d’accueil de l’intégration, cliquez sur « Connect » pour lancer le flux de connexion de Meta.

Cliquez sur « Continue » pour lancer le processus de connexion, puis sélectionnez le Business portfolio à connecter.

Choisir un Business portfolio

La première étape consiste à sélectionner le bon Facebook business portfolio dans la liste.

Si vous n‘en avez pas, vous pouvez en créer un en cliquant sur « Create a business portfolio » et en suivant les étapes. Cliquez sur « Suivant » lorsque vous êtes prêt.

Connecter un compte WhatsApp Business

Si vous utilisez déjà WhatsApp Business, sélectionnez « Connect a WhatsApp Business app » dans le deuxième menu déroulant de cette étape. Choisir l’une des deux autres options entraînera une erreur lors de la tentative d’ajout d’un numéro de téléphone.

Si vous n’avez pas encore de compte professionnel, sélectionnez « Create a WhatsApp Business account » et renseignez les informations demandées. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant ».

Sur l’écran suivant, sélectionnez « Use a new or existing WhatsApp number » et cliquez sur « Next ».

Nous recommandons d’utiliser un numéro de téléphone existant. Saisissez le numéro dans le champ approprié

Vous pouvez également ajouter un nouveau numéro WhatsApp à votre compte, que vous devrez ensuite vérifier à l’aide d’un code.

Cliquez sur « Next » une fois terminé.

Enfin, vérifiez les données que vous partagerez avec Pipedrive et cliquez sur « Confirmer ».

Vous devrez patienter un moment avant d’atteindre la dernière étape, qui confirme que la connexion a bien réussi.

Cliquez sur « Terminer ». L’intégration est maintenant prête à être utilisée.

Gérer les numéros WhatsApp

Une fois votre compte connecté, vous pouvez gérer la manière dont les numéros WhatsApp sont utilisés dans votre équipe.

Rendez-vous dans Outils et applications > WhatsApp > Numéros pour voir tous les numéros connectés.

Si votre entreprise a connecté plusieurs comptes WhatsApp Business, un sélecteur de compte apparaît en haut de l’onglet Numéros. Sélectionnez « Tous les comptes » pour afficher tous les numéros de l’ensemble des comptes, ou choisissez un compte précis pour filtrer la liste.

Dans cette vue, vous pouvez ajouter un numéro de téléphone, consulter le nom d’affichage, le statut de connexion et l’indice de qualité de chaque numéro, et voir les utilisateurs auxquels chaque numéro est attribué.

Comprendre les statuts des numéros de téléphone

Chaque numéro de téléphone affiche un statut qui indique son état actuel dans Meta :

• Connecté : le numéro est actif et prêt à envoyer et recevoir des messages.

• En attente/Non vérifié : le numéro a été ajouté, mais n'est pas encore entièrement vérifié auprès de Meta.

• Déconnecté : le numéro est enregistré auprès de Meta, mais n’est pas actif pour la messagerie, par exemple s’il était précédemment utilisé avec une autre intégration. Cliquez sur « Reconnect » sur la ligne du numéro pour le reconnecter à l'aide de votre code PIN WhatsApp existant.

• Signalé/Restreint : le numéro peut encore envoyer et recevoir des messages, mais Meta l'a signalé en raison de problèmes de qualité. La distribution des messages peut être affectée. Consultez les informations et les étapes fournies dans WhatsApp Manager de Meta pour améliorer votre indice de qualité.

Pour ajouter un nouveau numéro, cliquez sur « + Add number » et ouvrez le WhatsApp manager de Meta.

Vous pouvez modifier l’affectation d’un numéro de téléphone en cliquant sur l’icône en forme de crayon à côté du numéro concerné.

Dans la fenêtre contextuelle, cochez les cases à côté des utilisateurs que vous souhaitez autoriser à envoyer des messages depuis ce numéro.

Cliquez sur « Enregistrer » une fois terminé.

L’attribution d’un numéro permet à un utilisateur d’envoyer des messages depuis ce numéro. Les conversations liées à des affaires ou à des contacts restent visibles pour toute personne ayant accès à ces éléments.

Supprimer des numéros de WhatsApp

Si un numéro est supprimé de votre compte WhatsApp Business du côté de Meta, il apparaîtra comme supprimé dans Pipedrive la prochaine fois qu’un administrateur cliquera sur le bouton de synchronisation dans l’onglet Numéros. Lorsqu'un numéro est marqué comme supprimé :

• Vous pouvez toujours consulter toutes les conversations précédentes associées à ce numéro, mais vous ne pouvez ni envoyer de nouveaux messages ni répondre

• Le bouton « + Conversation » est désactivé pour ce numéro

• Dans chaque conversation associée au numéro supprimé, la zone de rédaction est remplacée par un message indiquant que le numéro a été supprimé

• Les réactions avec des emojis sont désactivées dans les conversations associées à ce numéro. Vous ne pourrez ni ajouter ni supprimer de réactions, mais les réactions existantes resteront visibles.

Pour pouvoir à nouveau envoyer des messages, demandez à votre administrateur de vous attribuer un numéro actif. Pipedrive conserve toutes les conversations antérieures ainsi que leurs liens avec les contacts et les affaires, même après la suppression d'un numéro.

Les administrateurs globaux peuvent toujours modifier les affectations des utilisateurs pour un numéro supprimé afin de choisir qui conserve un accès en lecture seule aux conversations antérieures associées. Les numéros supprimés restent dans la liste et ne sont pas automatiquement effacés. Si Meta ajoute ultérieurement le même numéro de téléphone au même compte WhatsApp Business, la synchronisation suivante rétablit automatiquement son statut actif sans qu'aucune autre action soit nécessaire.

Appliquer une modification du nom d'affichage

Si Meta approuve un nouveau nom d'affichage pour un numéro, un bouton « Register » apparaît sur la ligne correspondante. Cliquez dessus et suivez la courte étape de saisie du code PIN pour appliquer le nouveau nom.

Le numéro continue de fonctionner normalement jusqu'à ce que vous enregistriez la modification. Le réenregistrement est uniquement nécessaire pour appliquer le nouveau nom d'affichage.

Si le numéro est déconnecté et qu’une modification du nom d’affichage approuvée par Meta est également en attente, vous ne verrez qu’un bouton principal « Register », sans icône d’information distincte ni action secondaire. Cliquer sur « Register » ouvre le même assistant, qui gère à la fois la reconnexion et le nouveau nom d’affichage en une seule étape. Une fois le nouveau nom appliqué, l’écran de réussite de l’assistant le confirme.

Comprendre ce qui se passe après la connexion

Une fois l’intégration configurée, votre équipe peut gérer les conversations WhatsApp directement dans votre Messagerie de vente Pipedrive.

Une fois la connexion établie, vous accédez à l'onglet Statut de la page des paramètres WhatsApp. La page des paramètres comporte cinq onglets : Statut, Paramètres, Numéros, Modèles et À propos.

L'onglet Statut affiche une fiche pour chaque compte WhatsApp Business connecté. Chaque fiche affiche :

• Le statut de connexion du compte et son badge de vérification

• Un compteur « Numéros » indiquant combien de numéros de téléphone sont attribués à des utilisateurs

• Un compteur « Modèles » indiquant combien de modèles sont approuvés et prêts à l'emploi

• Des boutons de raccourci permettant d'ouvrir la boîte de réception WhatsApp et WhatsApp Manager dans Meta

Si la configuration d’un compte connecté est incomplète, Pipedrive affiche sur la fiche de ce compte un avertissement contenant un lien direct vers les paramètres concernés. Trois avertissements peuvent s'afficher :

• Aucun numéro de téléphone n'est encore enregistré sur ce compte

• Un numéro de téléphone existe, mais aucun utilisateur ne lui est attribué

• Aucun modèle de message approuvé n'existe encore sur ce compte

Chaque avertissement renvoie directement à l'onglet concerné, déjà filtré pour ce compte.

L'onglet À propos contient une présentation des principales fonctionnalités, une vidéo de démonstration et une section FAQ. Ces informations restent ainsi accessibles après la connexion.

Rétablir l'accès à un compte connecté

Si Pipedrive perd l’accès à un compte WhatsApp Business connecté, par exemple parce qu’un administrateur le révoque dans les paramètres professionnels de Meta ou que l’autorisation expire, la fiche du compte dans l’onglet Statut affiche l’indicateur « Accès perdu » et un bouton « Reconnect » à la place de « Disconnect ».

Vous verrez également :

• Une bannière pouvant être fermée dans chacun des autres onglets des paramètres. Elle indique le compte concerné et fournit un lien pour le reconnecter. Une fois fermée, elle ne réapparaîtra que si l’accès au même compte est de nouveau perdu.

• Une bannière dans la Messagerie de vente et sur chaque page d'affaire ou de contact liée à ce compte. La zone de rédaction est désactivée pour les conversations associées aux numéros de ce compte, mais les autres comptes connectés continuent de fonctionner normalement.

Cliquez sur « Reconnect » dans la fiche ou la bannière pour recommencer le processus de connexion de Meta avec le même Business portfolio déjà sélectionné. Une fois le compte reconnecté, l'état Accès perdu disparaît partout simultanément.

Remarque : les erreurs Meta brèves ou temporaires n’activent pas cet état. Seule une perte d’accès confirmée l’active. Si l’accès est d’abord rétabli du côté de Meta, le compte repasse automatiquement à l’état Connecté.

Une fois la connexion rétablie, les conversations entrantes sont automatiquement liées aux personnes, affaires, prospects et projets correspondants. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la liaison automatique, consultez l’article Intégration WhatsApp.