Tudástár

A Pipedrive-ban elérhető WhatsApp-integráció segíti a beszélgetések kezelését, telefonszámok hozzárendelését a csapathoz, és üzenetsablonok létrehozását egy helyen.

Mielőtt elkezdenéd, győződj meg róla, hogy rendelkezel Facebook-fiókkal, Meta Business Portfolio-val, WhatsApp Business Accounttal és üzleti célú telefonszámmal. Ezek szükségesek a WhatsApp és a Pipedrive összekapcsolásához.

A követelmények lépésről lépésre történő áttekintéséhez használd a WhatsApp beállítási asszisztenst.

Hol található a WhatsApp-integráció

A Pipedrive-ban a WhatsApp-integráció eléréséhez menj a Eszközök és alkalmazások > WhatsApp menüpontra.

WhatsApp Business Account csatlakoztatása

To start using WhatsApp in Pipedrive, open Tools and apps > WhatsApp.

Innen a „Beállítási asszisztens megnyitása” lehetőségre kattintva megnyithatod a Pipedrive WhatsApp-integráció beállítási asszisztensét (ajánlott), vagy a „Csatlakozás” lehetőséggel közvetlenül a Meta WhatsApp-csatlakozási folyamatához léphetsz.

További WhatsApp Business Accountok csatlakoztatása

Egy Pipedrive-céghez legfeljebb 50 WhatsApp Business Accountot csatlakoztathatsz. Az első fiók csatlakoztatása után kattints a „+ Új fiók csatlakoztatása” lehetőségre az állapot lapon, hogy ugyanazon a Meta-csatlakozási folyamaton keresztül egy másik fiókot is összekapcsolj.

Több WABA csatlakoztatása akkor hasznos, ha több telefonszámra van szükséged, mint amennyit egyetlen fiók engedélyez. A párhuzamos használatú fiókok például WABA-nként egy telefonszámra vannak korlátozva, ezért minden további számhoz saját csatlakoztatott fiók szükséges.

Az 50 fiókos korlát elérése után a „+ Új fiók csatlakoztatása” gomb letiltásra kerül. Vidd fölé az egérmutatót a magyarázat megtekintéséhez. Egy hely felszabadításához először válassz le egy meglévő fiókot.

Kezdd a Pipedrive beállítási asszisztensével

Javasoljuk, hogy a Pipedrive beállítási asszisztensével kezdd a „Beállítási asszisztens megnyitása” lehetőségre kattintva. Segítséget nyújt annak ellenőrzéséhez, hogy minden szükséges dolog rendelkezésre áll-e az integrációs beállítások befejezéséhez.

Ha már mindennel rendelkezel, amire szükséged van, kattints az „Asszisztens kihagyása” lehetőségre az integráció kezdőoldalára való visszatéréshez, és indítsd el közvetlenül a WhatsApp csatlakoztatási folyamatát.

Válaszolja meg pontosan a kérdéseket, és ha szükség van bármilyen lépésre a részéről, az asszisztens útmutatást ad a lépés végrehajtásához, mielőtt továbbhaladna a következő fejezethez.

For the setup to work, you‘ll need:

• Facebook-fiók (személyes vagy üzleti)

• Meta Business Portfolio vagy annak létrehozási lehetősége

• WhatsApp Business-fiók vagy engedély annak létrehozására

• Üzleti célú telefonszám

Facebook-fiók ellenőrzése

Az integráció beállításához első követelmény egy szabványos Facebook-fiók.

Győződjön meg róla, hogy kéznél van a hitelesítő adata, mert később szüksége lesz rájuk.

Ha nincs fiókod, a megfelelő lehetőség kiválasztásával lépésről lépésre megjelennek a fiók létrehozásához szükséges utasítások.

A Meta Business Portfolio-hozzáférés ellenőrzése

A második követelmény egy Meta Business Portfolio, a Meta központi felülete az üzleti eszközökhöz, beleértve a WhatsApp Businesst is.

Ha nincs Meta Business Portfolio-d, vagy hozzáférésre van szükséged egyhez, válaszd ki a megfelelő lehetőséget.

Egy linket biztosítunk az Ön számára, ahol létrehozhat egyet, vagy egy mintakérést, amit lemásolhat és elküldhet kollégájának vagy ügynökségi partnerének, aki irányítja az üzleti portfóliót.

Amikor kész van, kattintson a „Folytatás” vagy a „Beállítás folytatása” gombra.

WhatsApp Business Account-hozzáférés ellenőrzése

A beállítási asszisztens utolsó lépése ellenőrzi a WhatsApp Business Accountodat.

Ha már hozzáférsz egy üzleti fiókhoz, csak meg kell erősítened az utasításokat követve, hogy az már össze van-e kapcsolva a Meta Business Portfolio-ddal.

Ha nem, kövesse az utasításokat a beállításhoz. Javasoljuk a natív mobilalkalmazás használatát, mivel ez támogatja az együttélés lehetőségét. Ezután lásd a „A párhuzamos használatról” szakaszt.

Azt is kiválaszthatod, hogy személyes WhatsApp-számodat üzleti számmá alakítod-e, vagy új, illetve meglévő számot használsz.

Az együttélésről

A párhuzamos használat lehetővé teszi, hogy a mobilalkalmazás és a Pipedrive között válts anélkül, hogy elveszítenéd a beszélgetés fonalát. Útközbeni munkához ajánljuk, de nem kötelező.

Csevegési előzmények importálása

Párhuzamos használatú fiók csatlakoztatásakor a Pipedrive automatikusan importálja a meglévő WhatsApp csevegési előzményeidet: legfeljebb 180 napnyi szöveges üzenetet és legfeljebb 14 napnyi médiafájlt (képeket, hanganyagokat, dokumentumokat és videókat).

A telefonodon zajló csatlakoztatási folyamat során hagyd jóvá a „Csevegési előzmények megosztása” lehetőséget, amikor a rendszer kéri. Az importálás a kapcsolat létrejötte után néhány perccel automatikusan elindul, csendben fut a háttérben, és nincs szükség további műveletre.

Az importálás előrehaladását a WhatsApp-beállítások oldalának állapot lapján követheted nyomon. A fiókkártyán megjelenő banner valós időben frissül, és az importálás befejezése után bezárható.

Az asszisztens befejezése

Amikor befejezte az asszisztenssel, az közli Önnel, hogy készen áll a csatlakozásra.

Kattintson a „Asszisztens bezárása” gombra, és visszakerül az integráció fogadóoldalára. Most folytathatja a WhatsApp kapcsolat eljárását.

WhatsApp kapcsolat folyamata

Az integráció fogadóoldalán kattintson a „Csatlakozás” gombra a Meta kapcsolat megkezdéséhez.

Kattints a „Folytatás” gombra a csatlakoztatási folyamat elindításához, majd válaszd ki a csatlakoztatni kívánt megfelelő Business Portfolio-t.

Business Portfolio kiválasztása

Első lépésként válaszd ki a listából a megfelelő Facebook Business Portfolio-t.

Ha nincs ilyened, a „Business Portfolio létrehozása” lehetőségre kattintva, majd a lépéseket követve létrehozhatsz egyet. Kattintson a „Tovább” gombra, amikor kész.

WhatsApp Business Account csatlakoztatása

Ha már használod a WhatsApp Businesst, ebben a lépésben válaszd a második legördülő menüből a „WhatsApp Business alkalmazás csatlakoztatása” lehetőséget. Bármely másik két opció választása hibaüzenetet eredményez, amikor telefonszámot próbál hozzáadni.

Ha még nincs Üzleti fiókja, válassza a „WhatsApp Business-fiók létrehozása” lehetőséget, és töltse ki az adatokat. Ha végzett, kattintson a „Tovább” gombra.

A következő képernyőn válassza a „Új vagy meglévő WhatsApp-szám használata” lehetőséget, majd kattintson a „Következő” gombra.

Javasoljuk, hogy használjon meglévő telefonszámot. Töltse ki a számot a megfelelő mezőbe

Alternatív megoldásként új WhatsApp-számot adhat a fiókjához, amelyet ezt követően egy kóddal kell ellenőriznie.

Kattintson a „Következő” gombra, ha kész.

Végül ellenőrizze azokat az adatokat, amelyeket megoszt a Pipedrive-dal, majd kattintson a "Megerősítés" gombra.

Egy darabig várnia kell, amíg el nem jut az utolsó lépéshez, amely megerősíti a kapcsolat sikerességét.

Kattints a „Befejezés” gombra, és már használhatod is az integrációt.

WhatsApp-számok kezelése

Miután fiókja csatlakoztatva van, kezelheti, hogyan használják a csapatában a WhatsApp-számokat.

Nyissa meg a Eszközök és alkalmazások > WhatsApp > Számok menüpontot az összes csatlakoztatott szám megtekintéséhez.

Ha a cégedhez több WhatsApp Business-fiók van csatlakoztatva, a számok lap tetején megjelenik egy fiókválasztó. Válaszd az „Összes fiók” lehetőséget az összes fiók összes számának megtekintéséhez, vagy válassz ki egy adott fiókot a lista szűréséhez.

Ebben a nézetben új telefonszámot adhatsz hozzá, megtekintheted az egyes számok megjelenített nevét, kapcsolati állapotát és minőségi besorolását, valamint láthatod, mely felhasználók vannak hozzárendelve az egyes telefonszámokhoz.

Telefonszám-állapotok értelmezése

Minden telefonszámnál megjelenik egy állapot, amely a Meta rendszerében érvényes aktuális helyzetét tükrözi:

• Csatlakoztatva: a szám aktív, és készen áll üzenetek küldésére és fogadására.

• Függőben/nem ellenőrzött: a szám hozzá lett adva, de a Meta még nem ellenőrizte teljesen.

• Leválasztva: a szám regisztrálva van a Metánál, de nem aktív üzenetküldéshez, például ha korábban egy másik integrációval használták. Kattints a szám sorában az „Újracsatlakoztatás” lehetőségre, hogy a meglévő WhatsApp PIN-kódoddal újracsatlakoztasd.

• Megjelölve/korlátozva: a szám továbbra is tud üzeneteket küldeni és fogadni, de a Meta minőségi problémák miatt megjelölte. Ez hatással lehet az üzenetek kézbesítésére. Nézd meg a Meta WhatsApp Manager részleteit és lépéseit a minőségi besorolás javításához.

Új szám hozzáadásához kattintson a „+ Szám hozzáadása” gombra, majd nyissa meg a Meta WhatsApp manager-ét.

A telefonszám-hozzárendeléseket a kívánt telefonszám melletti ceruza ikonra kattintva frissítheted.

Az előugró ablakban jelöld be azoknak a felhasználóknak a jelölőnégyzetét, akiknek engedélyezni szeretnéd, hogy üzeneteket küldjenek erről a számról.

Kattintson a „Mentés” gombra, amikor kész.

Egy szám hozzárendelése lehetővé teszi a felhasználónak, hogy üzeneteket küldjön arról a számról. Az üzletekhez vagy kapcsolatokhoz kapcsolt beszélgetések azok számára elérhetők maradnak, akik hozzáférnek ezekhez az elemekhez.

Számok eltávolítása a WhatsAppból

Ha egy számot eltávolítanak a WhatsApp Business-fiókodból a Meta oldalán, akkor amikor egy adminisztrátor legközelebb a számok lapon a szinkronizálás gombra kattint, az a szám eltávolítva állapotban jelenik meg a Pipedrive-ban. Ha egy szám eltávolítottként van megjelölve:

• Továbbra is elolvashatod az adott számhoz tartozó összes korábbi beszélgetést, de nem küldhetsz új üzeneteket és nem válaszolhatsz

• A „+ Beszélgetés” gomb le van tiltva ennél a számnál

• Az eltávolított számhoz tartozó beszélgetésekben az üzenetszerkesztőt egy értesítés váltja fel, amely tájékoztat arról, hogy a számot eltávolították

• Az emoji-reakciók le vannak tiltva az adott számhoz tartozó beszélgetésekben. Nem tudsz reakciókat hozzáadni vagy eltávolítani, de a meglévő reakciók továbbra is láthatók maradnak.

A küldési hozzáférés visszaszerzéséhez kérd meg az adminisztrátorodat, hogy rendeljen hozzá egy aktív számhoz. A Pipedrive a szám eltávolítása után is megőrzi az összes korábbi beszélgetést, valamint azok kapcsolatait a kontaktokkal és ügyletekkel.

A globális adminisztrátorok továbbra is szerkeszthetik az eltávolított szám felhasználói hozzárendeléseit, így szabályozható, hogy ki őrizze meg az olvasási hozzáférést a korábbi beszélgetésekhez. Az eltávolított számok a listában maradnak, és nem törlődnek automatikusan. Ha a Meta később újra hozzáadja ugyanazt a telefonszámot ugyanahhoz a WhatsApp Business Accounthoz, a következő szinkronizálás további művelet nélkül visszaállítja aktív állapotba.

Megjelenített név módosításának alkalmazása

Ha a Meta jóváhagy egy új megjelenített nevet egy számhoz, a szám sorában megjelenik egy „Regisztráció” gomb. Kattints rá, majd végezd el a rövid PIN-lépést az új név alkalmazásához.

A szám a módosítás regisztrálásáig továbbra is a megszokott módon működik. Az újbóli regisztráció csak ahhoz szükséges, hogy az új megjelenített név érvénybe lépjen.

Ha a szám leválasztva állapotban van, és a Meta által jóváhagyott, függőben lévő megjelenítettnév-módosítása is van, csak egy elsődleges Regisztráció gombot látsz, külön információs ikon vagy másodlagos művelet nélkül. A Regisztráció gombra kattintva ugyanaz a varázsló nyílik meg, amely egyetlen lépésben kezeli az újracsatlakoztatást és az új megjelenített nevet is. A varázsló sikeres befejezést jelző képernyője megerősíti az új nevet, amint az alkalmazásra került.

Mi történik a csatlakozás után

Az integráció beállítása után csapata közvetlenül kezelheti a WhatsApp-beszélgetéseket a Pipedrive Értékesítési Bejövő-ben.

A csatlakozás befejezése után a WhatsApp-beállítások oldalának állapot lapjára kerülsz. A beállítások oldalon öt lap található: állapot, beállítások, számok, sablonok és névjegy.

Az állapot lapon minden csatlakoztatott WhatsApp Business Accounthoz egy fiókkártya jelenik meg. Minden kártyán a következők láthatók:

• A fiók kapcsolati állapota és ellenőrzési jelvénye

• Egy Számok számláló, amely megmutatja, hány telefonszám van felhasználókhoz rendelve

• Egy Sablonok számláló, amely megmutatja, hány sablon van jóváhagyva és használatra készen

• Gyorsgombok a WhatsApp Inbox és a Meta WhatsApp Manager megnyitásához

Ha egy csatlakoztatott fióknál hiányosság van a beállításban, a Pipedrive a fiókkártyán soron belüli figyelmeztetést jelenít meg egy hivatkozással, amely közvetlenül a releváns beállításokhoz vezet. A három lehetséges figyelmeztetés:

• Még nincs telefonszám regisztrálva a fiókhoz

• Van telefonszám, de nincs hozzárendelve felhasználó

• Még nincs jóváhagyott üzenetsablon a fiókhoz

Minden figyelmeztetés közvetlenül a releváns lapra mutat, az adott fiókra szűkítve.

A névjegy lapon a funkció kiemelt elemei, egy demóvideó és egy GYIK szakasz található, így ezek az információk a csatlakoztatás után is elérhetők maradnak.

Ha egy csatlakoztatott fiók elveszíti a hozzáférést

Ha a Pipedrive hozzáférése egy csatlakoztatott WhatsApp Business Accounthoz elveszik – például ha egy adminisztrátor visszavonja azt a Meta Business beállításaiban, vagy lejár az engedélyezés –, a fiók kártyáján az állapot lapon megjelenik a Hozzáférés elveszett jelzés, valamint az „Újracsatlakoztatás” gomb a „Leválasztás” helyett.

Ezeket is látni fogod:

• Egy bezárható banner minden más beállítási lapon, amely felsorolja az érintett fiókot, és hivatkozást biztosít az újracsatlakoztatásához. Miután bezártad, nem jelenik meg újra, kivéve, ha ugyanaz a fiók ismét elveszíti a hozzáférést.

• Egy banner a Sales Inboxban, valamint az adott fiókhoz kapcsolt bármely ügylet- vagy kontaktoldalon. Az üzenetszerkesztő le van tiltva az adott fiók számaihoz tartozó beszélgetésekben, de a többi csatlakoztatott fiók továbbra is normálisan működik.

Kattints a kártyán vagy a banneren az „Újracsatlakoztatás” lehetőségre, hogy újra elvégezd a Meta csatlakoztatási folyamatát a már kiválasztott ugyanazzal a Business Portfolio-val. Az újracsatlakoztatás után a Hozzáférés elveszett állapot mindenhol egyszerre megszűnik.

Megjegyzés: Rövid ideig tartó vagy átmeneti Meta-hibák nem váltják ki ezt az állapotot; csak a hozzáférés megerősített elvesztése. Ha a hozzáférés először a Meta oldalán áll helyre, a fiók automatikusan visszatér Csatlakoztatva állapotba.

Az újracsatlakoztatás után a bejövő beszélgetések automatikusan összekapcsolódnak a megfelelő személyekkel, ügyletekkel, leadekkel és projektekkel. Az automatikus összekapcsolás működéséről további részleteket a WhatsApp-integrációról szóló cikkben találsz.