Znalostní báze

Integrace WhatsApp v Pipedrive vám pomáhá spravovat konverzace, přiřazovat čísla vašemu týmu a vytvářet šablony zpráv na jednom místě.

Než začnete, ujistěte se, že máte účet na Facebooku, Meta Business Portfolio, WhatsApp Business Account a telefonní číslo pro firemní použití. Tyto jsou potřeba pro připojení WhatsApp k Pipedrive.

Požadavky si můžete projít krok za krokem v našem asistentovi nastavení WhatsApp.

Kde najít integraci WhatsAppu

V Pipedrive se k integraci WhatsAppu dostanete přes Nástroje a aplikace > WhatsApp.

Připojení účtu WhatsApp Business

To start using WhatsApp in Pipedrive, open Tools and apps > WhatsApp.

Odtud můžete kliknout na „Otevřít asistenta nastavení“ a otevřít asistenta nastavení integrace WhatsApp v Pipedrive (doporučeno) nebo kliknout na „Připojit“ a přejít přímo do procesu připojení WhatsApp ve službě Meta.

Připojení dalších účtů WhatsApp Business

K jedné společnosti Pipedrive můžete připojit až 50 účtů WhatsApp Business. Jakmile připojíte první účet, klikněte na kartě stav na „+ Připojit nový účet“ a propojte další účet stejným procesem připojení přes Meta.

Připojení více WABA se hodí, když potřebujete více telefonních čísel, než umožňuje jeden účet. Například účty s koexistencí jsou omezené na jedno telefonní číslo na WABA, takže každé další číslo potřebuje vlastní připojený účet.

Jakmile dosáhnete limitu 50 účtů, tlačítko „+ Připojit nový účet“ bude neaktivní. Najetím kurzorem na tlačítko zobrazíte vysvětlení. Pokud chcete uvolnit místo, nejdříve odpojte některý ze stávajících účtů.

Začněte s asistentem nastavení Pipedrive

Doporučujeme začít s asistentem nastavení Pipedrive kliknutím na „Otevřít asistenta nastavení“. Pomůže vám ověřit, zda máte vše potřebné k dokončení nastavení integrace.

Pokud už máte vše potřebné, můžete kliknout na „Přeskočit asistenta“, vrátit se na úvodní stránku integrace a zahájit proces připojení WhatsApp přímo.

Odpovězte na otázky přesně, a pokud je nutná nějaká akce z vaší strany, asistent vás navede k dokončení tohoto kroku před dalším pokračováním.

Pro to, aby byl nastavení úspěšné, budete potřebovat:

• Účet na Facebooku (osobní nebo firemní)

• Meta Business Portfolio nebo možnost ho vytvořit

• Účet WhatsApp Business nebo oprávnění k jeho vytvoření

• Telefonní číslo pro firemní použití

Kontrola účtu na Facebooku

Prvním požadavkem pro nastavení integrace je standardní účet Facebook.

Ujistěte se, že máte své přihlašovací údaje po ruce, protože je budete později potřebovat.

Pokud účet nemáte, výběrem příslušné možnosti zobrazíte podrobné pokyny k jeho vytvoření.

Kontrola přístupu k Meta Business Portfolio

Druhým požadavkem je Meta Business Portfolio, centralizované centrum služby Meta pro firemní aktiva včetně WhatsApp Business.

Pokud Meta Business Portfolio nemáte nebo k němu potřebujete získat přístup, vyberte příslušnou možnost.

Poskytneme vám odkaz na jeho vytvoření nebo vzorovou žádost, kterou můžete zkopírovat a zaslat svému kolegovi nebo agenturnímu partnerovi, který může mít kontrolu nad obchodním portfoliem.

Až budete hotovi, klikněte na „Pokračovat“ nebo „Pokračovat v nastavení“.

Kontrola přístupu k účtu WhatsApp Business

V posledním kroku náš asistent nastavení ověří váš účet WhatsApp Business.

Pokud už k firemnímu účtu máte přístup, stačí podle pokynů potvrdit, jestli je už propojený s vaším Meta Business Portfolio.

Pokud ne, projděte pokyny pro nastavení. Doporučujeme používat nativní mobilní aplikaci, neboť podporuje soužití. Dále se podívejte do části „O koexistenci“.

Také si zvolíte, jestli chcete své osobní číslo WhatsApp převést na firemní číslo, nebo použít nové či stávající číslo.

O soužití

Koexistence vám umožňuje přepínat mezi mobilní aplikací a Pipedrive, aniž byste ztratili přehled o konverzaci. Doporučujeme ji pro práci na cestách, ale není povinná.

Import historie chatu

Když připojíte účet s koexistencí, Pipedrive automaticky naimportuje vaši stávající historii chatů WhatsApp – až 180 dní textových zpráv a až 14 dní mediálních souborů (obrázky, zvuk, dokumenty a videa).

Během procesu připojení na telefonu po zobrazení výzvy schvalte možnost „Sdílet historii chatu“. Import se spustí automaticky několik minut po navázání připojení a tiše běží na pozadí. Není potřeba provádět žádné další kroky.

Průběh importu můžete sledovat na kartě stav na stránce nastavení WhatsApp. Banner na kartě účtu se aktualizuje v reálném čase a po dokončení importu ho můžete zavřít.

Dokončení práce s asistentem

Když dokončíte práci s asistentem, oznámí vám, že jste připraveni na propojení integrace.

Klikněte na „Zavřít asistenta“, a budete vráceni na přistávací stránku integrace. Nyní můžete pokračovat k průběhu připojení WhatsApp.

Průběh připojení WhatsApp

Na přistávací stránce integrace klikněte na „Připojit“ pro zahájení průběhu připojení Meta.

Kliknutím na „Pokračovat“ zahájíte proces připojení. Poté vyberte správné firemní portfolio, které chcete připojit.

Výběr Business Portfolio

Prvním krokem je vybrat ze seznamu správné Facebook business portfolio.

Pokud ho nemáte, můžete ho vytvořit kliknutím na „Vytvořit firemní portfolio“ a postupovat podle kroků. Až budete připraveni, klikněte na „Další“.

Připojení účtu WhatsApp Business

Pokud už používáte WhatsApp Business, vyberte v tomto kroku z druhé rozevírací nabídky možnost „Připojit aplikaci WhatsApp Business“. Výběr některé z dalších dvou možností bude mít za následek chybu při pokusu o přidání telefonního čísla.

Pokud ještě nemáte obchodní účet, vyberte „Vytvořit účet WhatsApp Business“ a vyplňte potřebné údaje. Až budete hotovi, klikněte na „Další“.

Na další obrazovce vyberte „Použít nové nebo stávající číslo WhatsApp“ a klikněte na „Další“.

Doporučujeme používat stávající telefonní číslo. Vyplňte číslo do příslušného pole

Alternativně můžete přidat nové číslo WhatsApp ke svému účtu, které následně ověříte pomocí kódu.

Klikněte na „Další“, až budete hotovi.

Nakonec zkontrolujte data, která s Pipedrive sdílíte, a klikněte na „Potvrdit“.

Budete muset chvíli počkat, než dosáhnete posledního kroku, který potvrdí, že připojení bylo úspěšné.

Klikněte na „Dokončit“ a můžete začít integraci používat.

Správa WhatsApp čísel

Po připojení účtu můžete spravovat, jak jsou WhatsApp čísla používána v rámci vašeho týmu.

Přejděte do Nástroje a aplikace > WhatsApp > Čísla, abyste zobrazili všechna připojená čísla.

Pokud má vaše společnost připojený více než jeden účet WhatsApp Business, v horní části karty čísla se zobrazí výběr účtu. Výběrem možnosti „Všechny účty“ zobrazíte všechna čísla napříč všemi účty. Případně vyberte konkrétní účet a seznam vyfiltrujte.

V tomto zobrazení můžete přidat nové telefonní číslo, zobrazit zobrazovaný název každého čísla, stav připojení a hodnocení kvality a zjistit, kteří uživatelé jsou k jednotlivým telefonním číslům přiřazeni.

Stavy telefonních čísel

U každého telefonního čísla se zobrazuje stav, který odráží jeho aktuální stav ve službě Meta:

• Připojeno: číslo je aktivní a připravené k odesílání a přijímání zpráv.

• Čeká na ověření / neověřeno: číslo bylo přidáno, ale zatím není u služby Meta plně ověřené.

• Odpojeno: číslo je zaregistrované u služby Meta, ale není aktivní pro zasílání zpráv, například pokud se dříve používalo s jinou integrací. Kliknutím na „Znovu připojit“ v řádku čísla ho znovu připojíte pomocí stávajícího PINu WhatsApp.

• Označeno / omezeno: číslo může stále odesílat a přijímat zprávy, ale Meta ho označila kvůli problémům s kvalitou. Doručování zpráv může být ovlivněno. Podívejte se na podrobnosti a kroky ke zlepšení hodnocení kvality v nástroji WhatsApp Manager od Meta.

Chcete-li přidat nové číslo, klikněte na „+ Přidat číslo“ a otevřete Meta správce WhatsApp.

Přiřazení telefonních čísel můžete aktualizovat kliknutím na ikonu tužky vedle požadovaného telefonního čísla.

Ve vyskakovacím okně zaškrtněte políčka vedle uživatelů, kterým chcete umožnit odesílat zprávy z daného čísla.

Klikněte na „Uložit“, až bude hotovo.

Přiřazení čísla umožňuje uživateli odesílat zprávy z tohoto čísla. Konverzace spojené s nabídkami nebo kontakty zůstávají viditelné pro kohokoli, kdo má k těmto položkám přístup.

Odebrání čísel z WhatsApp

Pokud je číslo odebráno z vašeho účtu WhatsApp Business na straně služby Meta, při dalším kliknutí správce na tlačítko synchronizace na kartě čísla se toto číslo v Pipedrive zobrazí jako odebrané. Když je číslo označeno jako odebrané:

• Stále si můžete přečíst všechny předchozí konverzace na tomto čísle, ale nemůžete odesílat nové zprávy ani odpovídat

• Tlačítko „+ Konverzace“ je pro toto číslo neaktivní

• V každé konverzaci na odebraném čísle je editor zpráv nahrazen upozorněním, že číslo bylo odebráno

• Emoji reakce jsou pro konverzace na tomto čísle vypnuté. Nebudete moct přidávat ani odebírat reakce, stávající reakce však zůstanou viditelné.

Pokud chcete znovu získat přístup k odesílání zpráv, požádejte správce, aby vás přiřadil k aktivnímu číslu. Pipedrive zachová všechny historické konverzace i jejich propojení s kontakty a dealy, a to i po odebrání čísla.

Globální správci mohou u odebraného čísla stále upravovat přiřazení uživatelů, takže můžete řídit, kdo si ponechá přístup pouze pro čtení k jeho historickým konverzacím. Odebraná čísla zůstávají v seznamu a automaticky se nemažou. Pokud Meta později znovu přidá stejné telefonní číslo ke stejnému účtu WhatsApp Business, další synchronizace ho bez nutnosti dalších kroků obnoví do aktivního stavu.

Použití změny zobrazovaného názvu

Pokud Meta schválí nový zobrazovaný název čísla, v řádku daného čísla se zobrazí tlačítko „Registrovat“. Klikněte na něj a dokončením krátkého kroku s PINem použijte nový název.

Číslo bude dál fungovat normálně, dokud změnu nezaregistrujete. Opětovná registrace je nutná jen proto, aby se nový zobrazovaný název projevil.

Pokud je číslo odpojené a zároveň má čekající změnu zobrazovaného názvu schválenou službou Meta, zobrazí se pouze primární tlačítko Registrovat, bez samostatné informační ikony nebo sekundární akce. Kliknutím na Registrovat se otevře stejný průvodce, který v jednom kroku vyřeší opětovné připojení i nový zobrazovaný název. Po použití změny obrazovka úspěšného dokončení v průvodci potvrdí nový název.

Co se stane po připojení

Po nastavení integrace může váš tým spravovat konverzace WhatsApp přímo ve své Pipedrive Sales Inbox.

Po dokončení připojení se dostanete na kartu stav na stránce nastavení WhatsApp. Stránka nastavení má pět karet: stav, nastavení, čísla, šablony a o integraci.

Na kartě stav se zobrazuje jedna karta účtu pro každý připojený účet WhatsApp Business. Na každé kartě se zobrazuje:

• Stav připojení účtu a ověřovací odznak

• Počítadlo Čísla, které ukazuje, kolik telefonních čísel je přiřazeno uživatelům

• Počítadlo Šablony, které ukazuje, kolik šablon je schválených a připravených k použití

• Tlačítka zkratek pro otevření WhatsApp Inboxu a WhatsApp Manageru ve službě Meta

Pokud u připojeného účtu chybí některý krok nastavení, Pipedrive na kartě daného účtu zobrazí vložené upozornění s odkazem přímo na příslušné nastavení. Existují tři možná upozornění:

• Na tomto účtu zatím není zaregistrované žádné telefonní číslo

• Telefonní číslo existuje, ale nejsou k němu přiřazeni žádní uživatelé

• Na tomto účtu zatím neexistují žádné schválené šablony zpráv

Každé upozornění odkazuje přímo na příslušnou kartu, už předfiltrovanou na daný účet.

Karta o integraci obsahuje přehled hlavních funkcí, ukázkové video a část s častými dotazy, takže tyto informace zůstanou dostupné i po připojení.

Když připojený účet ztratí přístup

Pokud Pipedrive ztratí přístup k připojenému účtu WhatsApp Business, například když ho správce odebere v nastavení Meta Business nebo vyprší platnost autorizace, na kartě účtu na kartě stav se zobrazí indikátor Přístup ztracen a místo tlačítka „Odpojit“ se zobrazí tlačítko „Znovu připojit“.

Zobrazí se také:

• Zaviratelný banner na každé další kartě nastavení, který uvádí dotčený účet a obsahuje odkaz na jeho opětovné připojení. Jakmile ho zavřete, znovu se nezobrazí, dokud stejný účet opět neztratí přístup.

• Banner v Sales Inboxu a na každé stránce dealu nebo kontaktu propojené s daným účtem. Editor zpráv je pro konverzace na číslech daného účtu vypnutý, ostatní připojené účty však dál fungují normálně.

Kliknutím na „Znovu připojit“ na kartě nebo v banneru znovu projdete procesem připojení služby Meta se stejným už vybraným firemním portfoliem. Po opětovném připojení se stav Přístup ztracen všude najednou zruší.

Poznámka: Krátké nebo dočasné chyby služby Meta tento stav nespustí. Spustí ho pouze potvrzená ztráta přístupu. Pokud se přístup nejdříve obnoví na straně služby Meta, účet se automaticky vrátí do stavu Připojeno.

Po opětovném připojení se příchozí konverzace automaticky propojí s odpovídajícími osobami, dealy, leady a projekty. Podrobnosti o tom, jak automatické propojování funguje, najdete v článku Integrace WhatsApp.