Baza wiedzy

Integracja WhatsApp w Pipedrive pomaga zarządzać rozmowami, przypisywać numery zespołowi i tworzyć szablony wiadomości w jednym miejscu.

Zanim zaczniesz, upewnij się, że masz konto na Facebooku, Meta Business Portfolio, konto WhatsApp Business oraz numer telefonu do użytku firmowego. Są one wymagane, aby połączyć WhatsApp z Pipedrive.

Możesz skorzystać z naszego asystenta konfiguracji WhatsApp, aby przejść krok po kroku przez wymagania.

Gdzie znaleźć integrację WhatsApp

Aby uzyskać dostęp do integracji WhatsApp w twoim Pipedrive, przejdź do Narzędzia i aplikacje > WhatsApp.

Połącz swoje konto WhatsApp Business

To start using WhatsApp in Pipedrive, open Tools and apps > WhatsApp.

W tym miejscu możesz kliknąć „Otwórz asystenta konfiguracji”, aby otworzyć asystenta konfiguracji integracji WhatsApp w Pipedrive (zalecane), albo „Połącz”, aby przejść bezpośrednio do procesu łączenia WhatsApp w Meta.

Połącz dodatkowe konta WhatsApp Business

Z jedną firmą w Pipedrive możesz połączyć maksymalnie 50 kont WhatsApp Business. Po połączeniu pierwszego konta kliknij „+ Połącz nowe konto” na karcie status, aby połączyć kolejne konto w tym samym procesie łączenia Meta.

Połączenie wielu WABA jest przydatne, gdy potrzebujesz więcej numerów telefonu, niż pozwala używać jedno konto. Na przykład konta w trybie współistnienia są ograniczone do jednego numeru telefonu na WABA, więc każdy dodatkowy numer wymaga własnego połączonego konta.

Po osiągnięciu limitu 50 kont przycisk „+ Połącz nowe konto” zostanie wyłączony. Najedź na niego kursorem, aby zobaczyć wyjaśnienie. Aby zwolnić miejsce, najpierw rozłącz istniejące konto.

Zacznij od asystenta konfiguracji Pipedrive

Zalecamy rozpoczęcie od asystenta konfiguracji Pipedrive przez kliknięcie „Otwórz asystenta konfiguracji”. Pomoże Ci to sprawdzić, czy masz wszystko, co potrzebne do ukończenia ustawień integracji.

Jeśli masz już wszystko, czego potrzebujesz, możesz kliknąć „Pomiń asystenta”, aby wrócić na stronę docelową integracji i rozpocząć bezpośrednio proces łączenia WhatsApp.

Odpowiedz dokładnie na pytania, a jeśli będzie wymagana jakaś akcja z Twojej strony, asystent poprowadzi Cię przez ten krok, zanim przejdziesz do następnej sesji.

For the setup to work, you‘ll need:

• Konto Facebook (prywatne lub firmowe)

• Meta Business Portfolio lub możliwość jego utworzenia

• Konto WhatsApp Business lub uprawnienia do jego utworzenia

• Numer telefonu do użytku firmowego

Sprawdź, czy masz konto Facebook

Pierwszym wymaganiem do skonfigurowania integracji jest standardowe konto na Facebooku.

Upewnij się, że masz pod ręką dane logowania, gdyż będą potrzebne później.

Jeśli nie masz konta, wybór odpowiedniej opcji wyświetli instrukcje krok po kroku, jak je utworzyć.

Sprawdź swój dostęp do Meta Business Portfolio

Drugim wymaganiem jest Meta Business Portfolio — scentralizowane centrum Meta dla zasobów firmowych, w tym WhatsApp Business.

Jeśli nie masz Meta Business Portfolio lub potrzebujesz do niego dostępu, wybierz odpowiednią opcję.

Podamy ci link do utworzenia jednego lub przykładową wiadomość z prośbą, którą możesz skopiować i wysłać do kolegi lub partnera agencji, który może mieć kontrolę nad portfolio biznesowym.

Kiedy skończysz, kliknij „Kontynuuj” lub „Kontynuuj konfigurację”.

Sprawdź dostęp do konta WhatsApp Business

Ostatni krok w naszym asystencie konfiguracji zweryfikuje Twoje konto WhatsApp Business.

Jeśli masz już dostęp do konta firmowego, wystarczy potwierdzić zgodnie z instrukcjami, czy jest ono już połączone z Twoim Meta Business Portfolio.

Jeśli nie, przejdź przez instrukcje, aby je skonfigurować. Zalecamy użycie natywnej aplikacji mobilnej, ponieważ obsługuje współistnienie. Następnie zobacz sekcję „Informacje o współistnieniu”.

Wybierzesz też, czy przekształcić swój prywatny numer WhatsApp w numer firmowy, czy użyć nowego albo istniejącego numeru.

O współistnieniu

Współistnienie pozwala przełączać się między aplikacją mobilną a Pipedrive bez utraty ciągłości rozmowy. Zalecamy tę opcję do pracy w ruchu, ale nie jest ona wymagana.

Import historii czatu

Gdy połączysz konto w trybie współistnienia, Pipedrive automatycznie zaimportuje istniejącą historię czatu WhatsApp: do 180 dni wiadomości tekstowych oraz do 14 dni plików multimedialnych (obrazów, audio, dokumentów i wideo).

Podczas procesu łączenia na telefonie zatwierdź opcję „Udostępnij historię czatu”, gdy pojawi się taki komunikat. Import rozpoczyna się automatycznie kilka minut po nawiązaniu połączenia i działa dyskretnie w tle, więc nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych działań.

Postęp importu możesz śledzić na karcie statusu na stronie ustawień WhatsApp. Baner na karcie konta aktualizuje się w czasie rzeczywistym i można go zamknąć po zakończeniu importu.

Zakończ pracę z asystentem

Gdy skończysz pracę z asystentem, powie, że jesteś gotowy do połączenia integracji.

Kliknij „Zamknij asystenta”, a zostaniesz przeniesiony z powrotem do strony startowej integracji. Teraz możesz kontynuować do przepływu połączenia WhatsApp.

Przepływ połączenia WhatsApp

Na stronie startowej integracji kliknij „Połącz”, aby rozpocząć przepływ połączeniowy Meta.

Kliknij „Kontynuuj”, aby rozpocząć proces łączenia, a następnie wybierz właściwe portfolio firmowe, które chcesz połączyć.

Wybierz portfolio firmowe

Pierwszy krok polega na wybraniu z listy właściwego portfolio firmowego Facebook.

Jeśli go nie masz, możesz je utworzyć, klikając „Utwórz portfolio firmowe” i wykonując kolejne kroki. Kliknij „Dalej”, gdy będziesz gotowy.

Połącz konto WhatsApp Business

Jeśli korzystasz już z WhatsApp Business, w drugim menu rozwijanym w tym kroku wybierz „Połącz aplikację WhatsApp Business”. Wybór któregokolwiek z dwóch pozostałych opcji spowoduje błąd przy próbie dodania numeru telefonu.

Jeśli jeszcze nie masz konta biznesowego, wybierz „Utwórz konto WhatsApp Business” i wypełnij szczegóły. Po zakończeniu kliknij „Dalej”.

Na następnym ekranie wybierz „Użyj nowego lub istniejącego numeru WhatsApp” i kliknij „Dalej”.

Zalecamy używanie istniejącego numeru telefonu. Wypełnij pole numerem telefonu w odpowiednim miejscu.

Alternatywnie, możesz dodać nowy numer WhatsApp do swojego konta, który następnie będziesz musiał zweryfikować kodem.

Kliknij „Dalej”, gdy skończysz.

Na koniec sprawdź dane, które udostępnisz Pipedrive, i kliknij „Potwierdź”.

Konieczne będzie krótkie oczekiwanie, zanim pojawi się ostatni krok potwierdzający pomyślne połączenie.

Kliknij „Zakończ” — integracja jest gotowa do użycia.

Zarządzanie numerami WhatsApp

Po połączeniu konta możesz zarządzać tym, jak numery WhatsApp są używane w Twoim zespole.

Przejdź do Narzędzia i aplikacje > WhatsApp > Numery, aby zobaczyć wszystkie połączone numery.

Jeśli Twoja firma ma połączone więcej niż jedno konto WhatsApp Business, u góry karty numery pojawi się selektor kont. Wybierz „Wszystkie konta”, aby wyświetlić każdy numer ze wszystkich kont, albo wybierz konkretne konto, aby przefiltrować listę.

W tym widoku możesz dodać nowy numer telefonu, zobaczyć nazwę wyświetlaną każdego numeru, status połączenia i ocenę jakości oraz sprawdzić, którzy użytkownicy są przypisani do poszczególnych numerów telefonu.

Poznaj statusy numerów telefonu

Każdy numer telefonu ma status odzwierciedlający jego bieżący stan w Meta:

• Połączono: numer jest aktywny i gotowy do wysyłania oraz odbierania wiadomości.

• Oczekujący/Niezweryfikowany: numer został dodany, ale nie został jeszcze w pełni zweryfikowany przez Meta.

• Rozłączono: numer jest zarejestrowany w Meta, ale nie jest aktywny do obsługi wiadomości, na przykład jeśli wcześniej był używany z inną integracją. Kliknij „Połącz ponownie” w wierszu numeru, aby połączyć go ponownie przy użyciu istniejącego kodu PIN WhatsApp.

• Oflagowany/Ograniczony: numer nadal może wysyłać i odbierać wiadomości, ale Meta oznaczyła go z powodu problemów z jakością. Może to wpłynąć na dostarczanie wiadomości. Sprawdź szczegóły i kroki poprawy oceny jakości w narzędziu Meta WhatsApp Manager.

Aby dodać nowy numer, kliknij „+ Dodaj numer” i otwórz menedżera WhatsApp Meta.

Możesz zaktualizować przypisania numeru telefonu, klikając ikonę ołówka obok wybranego numeru telefonu.

W wyskakującym oknie zaznacz pola wyboru obok użytkowników, którym chcesz umożliwić wysyłanie wiadomości z tego numeru.

Kliknij „Zapisz”, gdy skończysz.

Przypisanie numeru umożliwia użytkownikowi wysyłanie wiadomości z tego numeru. Rozmowy powiązane z transakcjami lub kontaktami pozostają widoczne dla wszystkich, którzy mają dostęp do tych elementów.

Usuń numery z WhatsApp

Jeśli numer zostanie usunięty z Twojego konta WhatsApp Business po stronie Meta, przy następnym kliknięciu przycisku synchronizacji przez administratora na karcie numery ten numer pojawi się w Pipedrive jako usunięty. Gdy numer jest oznaczony jako usunięty:

• Nadal możesz czytać wszystkie wcześniejsze rozmowy prowadzone pod tym numerem, ale nie możesz wysyłać nowych wiadomości ani odpowiadać

• Przycisk „+ Rozmowa” jest wyłączony dla tego numeru

• W każdej rozmowie prowadzonej pod usuniętym numerem pole tworzenia wiadomości jest zastąpione komunikatem informującym, że numer został usunięty

• Reakcje emoji są wyłączone dla rozmów prowadzonych pod tym numerem. Nie będzie można dodawać ani usuwać reakcji, ale istniejące reakcje pozostaną widoczne.

Aby odzyskać możliwość wysyłania wiadomości, poproś administratora o przypisanie Cię do aktywnego numeru. Pipedrive zachowuje wszystkie rozmowy historyczne oraz ich powiązania z kontaktami i szansami sprzedaży nawet po usunięciu numeru.

Administratorzy globalni nadal mogą edytować przypisania użytkowników dla usuniętego numeru, co pozwala kontrolować, kto zachowuje dostęp tylko do odczytu do jego rozmów historycznych. Usunięte numery pozostają na liście i nie są automatycznie kasowane. Jeśli Meta później ponownie doda ten sam numer telefonu do tego samego konta WhatsApp Business, następna synchronizacja przywróci go do aktywnego statusu bez potrzeby wykonywania dodatkowych działań.

Zastosuj zmianę nazwy wyświetlanej

Jeśli Meta zatwierdzi nową nazwę wyświetlaną dla numeru, w wierszu tego numeru pojawi się przycisk „Zarejestruj”. Kliknij go i wykonaj krótki krok z kodem PIN, aby zastosować nową nazwę.

Numer będzie działać normalnie, dopóki nie zarejestrujesz zmiany. Ponowna rejestracja jest wymagana tylko po to, aby nowa nazwa wyświetlana zaczęła obowiązywać.

Jeśli numer jest rozłączony i ma też oczekującą zmianę nazwy wyświetlanej zatwierdzoną przez Meta, zobaczysz tylko główny przycisk Zarejestruj, bez osobnej ikony informacji ani dodatkowej akcji. Kliknięcie Zarejestruj otwiera ten sam kreator i obsługuje zarówno ponowne połączenie, jak i nową nazwę wyświetlaną w jednym kroku. Po zastosowaniu nowej nazwy ekran powodzenia w kreatorze potwierdzi zmianę.

Co się dzieje po połączeniu

Po skonfigurowaniu integracji, twój zespół może zarządzać rozmowami na WhatsApp bezpośrednio w swojej skrzynce odbiorczej sprzedaży Pipedrive.

Po zakończeniu łączenia trafisz na kartę status na stronie ustawień WhatsApp. Strona ustawień ma pięć kart: status, ustawienia, numery, szablony i informacje.

Karta status pokazuje jedną kartę konta dla każdego połączonego konta WhatsApp Business. Każda karta wyświetla:

• Status połączenia konta i oznakę weryfikacji

• Licznik Numerów pokazujący, ile numerów telefonu przypisano do użytkowników

• Licznik Szablonów pokazujący, ile szablonów zostało zatwierdzonych i jest gotowych do użycia

• Przyciski skrótów do otwarcia WhatsApp Inbox i WhatsApp Manager w Meta

Jeśli w konfiguracji połączonego konta czegoś brakuje, Pipedrive wyświetla na karcie tego konta ostrzeżenie w treści strony z linkiem bezpośrednio do odpowiednich ustawień. Możliwe są trzy ostrzeżenia:

• Na tym koncie nie zarejestrowano jeszcze żadnego numeru telefonu

• Numer telefonu istnieje, ale nie przypisano do niego żadnych użytkowników

• Na tym koncie nie ma jeszcze zatwierdzonych szablonów wiadomości

Każde ostrzeżenie prowadzi bezpośrednio do odpowiedniej karty, z zakresem wstępnie ograniczonym do tego konta.

Karta informacje zawiera najważniejsze informacje o funkcji, film demonstracyjny i sekcję FAQ, dzięki czemu te informacje pozostają dostępne także po połączeniu.

Jeśli połączone konto utraci dostęp

Jeśli Pipedrive utraci dostęp do połączonego konta WhatsApp Business, na przykład gdy administrator odbierze go w ustawieniach Meta Business albo autoryzacja wygaśnie, karta konta na karcie statusu pokaże wskaźnik Utracono dostęp oraz przycisk „Połącz ponownie” zamiast „Rozłącz”.

Zobaczysz też:

• Możliwy do zamknięcia baner na każdej innej karcie ustawień, który wskazuje konto objęte problemem i zawiera link do ponownego połączenia. Po zamknięciu baner nie pojawi się ponownie, chyba że to samo konto znowu utraci dostęp.

• Baner w Sales Inbox oraz na każdej stronie szansy sprzedaży lub kontaktu powiązanej z tym kontem. Pole tworzenia wiadomości jest wyłączone dla rozmów na numerach tego konta, ale inne połączone konta nadal działają normalnie.

Kliknij „Połącz ponownie” na karcie lub banerze, aby ponownie przejść proces łączenia Meta z tym samym, już wybranym portfolio firmowym. Po ponownym połączeniu stan Utracono dostęp zostanie usunięty wszędzie jednocześnie.

Uwaga: Krótkotrwałe lub tymczasowe błędy Meta nie powodują tego stanu — wywołuje go tylko potwierdzona utrata dostępu. Jeśli dostęp zostanie najpierw przywrócony po stronie Meta, konto automatycznie wróci do stanu Połączono.

Po ponownym połączeniu przychodzące rozmowy są automatycznie łączone z pasującymi osobami, szansami sprzedaży, leadami i projektami. Szczegółowe informacje o działaniu automatycznego łączenia znajdziesz w artykule Integracja WhatsApp.