Kunnskapsbase

WhatsApp-integrasjonen i Pipedrive hjelper deg med å administrere samtaler, tildele numre til teamet ditt og opprette meldingsmaler på ett sted.

Før du begynner, må du sørge for at du har en Facebook-konto, en Meta Business Portfolio, en WhatsApp Business Account og et telefonnummer til bedriftsbruk. Disse kreves for å koble WhatsApp til Pipedrive.

Du kan følge vår WhatsApp-oppsettassistent for en trinnvis veiledning til kravene.

Hvor finner du WhatsApp-integrasjonen

Du får tilgang til WhatsApp-integrasjonen i Pipedrive-kontoen din ved å gå til Verktøy og apper > WhatsApp.

Koble til WhatsApp Business Account

To start using WhatsApp in Pipedrive, open Tools and apps > WhatsApp.

Derfra kan du klikke på “Åpne oppsettassistent” for å åpne Pipedrives oppsettassistent for WhatsApp-integrasjonen (anbefalt), eller “Koble til” for å gå direkte til Metas flyt for WhatsApp-tilkobling.

Koble til flere WhatsApp Business Accounts

Du kan koble opptil 50 WhatsApp Business Accounts til ett Pipedrive-firma. Når den første kontoen er koblet til, klikker du på “+ Koble til ny konto” i fanen status for å koble til en ny via den samme Meta-tilkoblingsflyten.

Det er nyttig å koble til flere WABA-er når du trenger flere telefonnumre enn én enkelt konto tillater. For eksempel er sameksistenskontoer begrenset til ett telefonnummer per WABA, så hvert ekstra nummer trenger sin egen tilkoblede konto.

Når du når grensen på 50 kontoer, deaktiveres knappen “+ Koble til ny konto”. Hold markøren over den for å se en forklaring. For å frigjøre en plass må du først koble fra en eksisterende konto.

Start med Pipedrives oppsettassistent

Vi anbefaler at du starter med Pipedrives oppsettassistent ved å klikke på “Åpne oppsettassistent”. Den vil hjelpe deg å sjekke om du har alt du trenger for å fullføre integrasjonsoppsettet.

Hvis du allerede har alt du trenger, kan du klikke på “Hopp over assistenten” for å gå tilbake til integrasjonens landingsside og starte WhatsApp-tilkoblingsprosessen direkte.

Svar på spørsmålene nøyaktig, og hvis det er nødvendig med noen tiltak fra din side, vil veiledningen lede deg til å fullføre det trinnet før du fortsetter til neste del.

For the setup to work, you‘ll need:

• Facebook-konto (personlig eller bedrift)

• Meta Business Portfolio eller mulighet til å opprette en

• WhatsApp Business Account eller rettigheter til å opprette en

• Telefonnummer til bedriftsbruk

Se etter en Facebook-konto

Den første forutsetningen for å sette opp integrasjonen er en standard Facebook-konto.

Sørg for å ha dine påloggingsinformasjon tilgjengelig, da du vil trenge dem senere.

Hvis du ikke har en konto, viser det aktuelle valget trinnvise instruksjoner for å opprette en.

Kontroller tilgangen din til en Meta Business Portfolio

Det andre kravet er en Meta Business Portfolio, Metas sentrale knutepunkt for bedriftens ressurser, inkludert WhatsApp Business.

Hvis du ikke har en Meta Business Portfolio eller trenger tilgang til en, velger du det aktuelle alternativet.

Vi vil gi deg en lenke for å opprette en eller en prøve for forespørsel som du kan kopiere og sende til din kollega eller byråpartner som kan ha kontroll over forretningsporteføljen.

Når du er ferdig, klikk “Fortsett” eller “Fortsett oppsett”.

Kontroller tilgang til en WhatsApp Business Account

Det siste trinnet i oppsettassistenten vår verifiserer WhatsApp Business Account.

Hvis du allerede har tilgang til en bedriftskonto, trenger du bare å bekrefte om den allerede er koblet til Meta Business Portfolio ved å følge instruksjonene.

Hvis ikke, følg instruksjonene for å sette det opp. Vi anbefaler å bruke den native mobilappen, da den støtter sam-ekskistens. Se delen “Om sameksistens” nedenfor.

Du velger også om du vil konvertere det personlige WhatsApp-nummeret ditt til et bedriftsnummer, eller bruke et nytt eller eksisterende nummer.

Om sam-ekskistens

Sameksistens lar deg bytte mellom mobilappen og Pipedrive uten å miste oversikten over en samtale. Vi anbefaler dette for arbeid på farten, men det er ikke påkrevd.

Import av chathistorikk

Når du kobler til en sameksistenskonto, importerer Pipedrive automatisk den eksisterende WhatsApp-chathistorikken din, opptil 180 dager med tekstmeldinger og opptil 14 dager med mediefiler (bilder, lyd, dokumenter og video).

Under tilkoblingsprosessen på telefonen godkjenner du “Del chathistorikk” når du blir bedt om det. Importen starter automatisk noen minutter etter at tilkoblingen er opprettet og kjører stille i bakgrunnen. Du trenger ikke å gjøre noe mer.

Du kan følge fremdriften for importen i statusfanen på siden for WhatsApp-innstillinger. Et banner på kontokortet oppdateres i sanntid og kan lukkes når importen er fullført.

Fullfør med assistenten

Når du er ferdig med assistenten, vil den fortelle deg at du er klar til å koble til integrasjonen.

Klikk “Lukk assistent”, og du vil bli tatt tilbake til integrasjonens landingsside. Du kan nå fortsette til flyten for WhatsApp-tilkobling.

WhatsApp-tilkoblingsflyt

På integrasjonens landingsside klikker du “Koble til” for å starte Metas tilkoblingsflyt.

Klikk på “Fortsett” for å starte tilkoblingsprosessen, og velg deretter riktig bedriftsportefølje du vil koble til.

Velg en bedriftsportefølje

Det første trinnet er å velge riktig Facebook-bedriftsportefølje fra listen.

Hvis du ikke har en, kan du opprette en ved å klikke på “Opprett en bedriftsportefølje” og følge trinnene. Klikk på “Neste” når du er klar.

Koble til en WhatsApp Business Account

Hvis du allerede bruker WhatsApp Business, velger du “Koble til en WhatsApp Business-app” fra den andre rullegardinmenyen i dette trinnet. Valg av noen av de to andre alternativene vil resultere i en feil når du prøver å legge til et telefonnummer.

Hvis du ikke har en bedriftskonto ennå, velg “Opprett en WhatsApp Business-konto” og fyll ut detaljene. Når du er ferdig, klikk på “Neste”.

På neste skjerm, velg “Bruk et nytt eller eksisterende WhatsApp-nummer” og klikk “Neste”.

Vi anbefaler å bruke et eksisterende telefonnummer. Fyll inn nummeret i riktig felt

Alternativt kan du legge til et nytt WhatsApp-nummer til kontoen din, som du så må verifisere med en kode.

Klikk “Neste” når du er ferdig.

Til slutt, gå gjennom dataene du vil dele med Pipedrive og klikk “Bekreft”.

Du må vente litt før du når det siste trinnet, som bekrefter at tilkoblingen var vellykket.

Klikk på “Fullfør”, så er du klar til å bruke integrasjonen.

Administrere WhatsApp-numre

Når kontoen din er koblet til, kan du administrere hvordan WhatsApp-numre brukes i teamet ditt.

Gå til Verktøy og apper > WhatsApp > Numre for å se alle tilkoblede numre.

Hvis firmaet ditt har mer enn én WhatsApp Business Account tilkoblet, vises en kontovelger øverst i fanen numre. Velg “Alle kontoer” for å se alle numre på tvers av alle kontoer, eller velg en bestemt konto for å filtrere listen.

I denne visningen kan du legge til et nytt telefonnummer, se visningsnavn, tilkoblingsstatus og kvalitetsvurdering for hvert nummer, og se hvilke brukere som er tilordnet hvert telefonnummer.

Forstå statuser for telefonnumre

Hvert telefonnummer viser en status som gjenspeiler gjeldende tilstand hos Meta:

• Tilkoblet: Nummeret er aktivt og klart til å sende og motta meldinger.

• Venter / ikke verifisert: Nummeret er lagt til, men er ennå ikke fullstendig verifisert med Meta.

• Frakoblet: Nummeret er registrert hos Meta, men er ikke aktivt for meldinger, for eksempel hvis det tidligere ble brukt med en annen integrasjon. Klikk på “Koble til på nytt” i raden for nummeret for å koble det til på nytt med den eksisterende WhatsApp-PIN-koden din.

• Flagget/begrenset: Nummeret kan fortsatt sende og motta meldinger, men Meta har flagget det på grunn av kvalitetsproblemer. Meldingslevering kan bli påvirket. Sjekk detaljene og trinnene i Metas WhatsApp Manager for å forbedre kvalitetsvurderingen din.

For å legge til et nytt nummer, klikk “+ Legg til nummer”, og åpne Metas WhatsApp manager.

Du kan oppdatere tilordninger av telefonnumre ved å klikke på blyantikonet ved siden av ønsket telefonnummer.

I popup-vinduet merker du av i avmerkingsboksene ved siden av brukerne du vil skal kunne sende meldinger fra det nummeret.

Klikk på “Lagre” når du er ferdig.

Tildeling av et nummer gjør det mulig for en bruker å sende meldinger fra det nummeret. Samtaler knyttet til avtaler eller kontakter forblir synlige for alle som har tilgang til disse elementene.

Fjern numre fra WhatsApp

Hvis et nummer fjernes fra WhatsApp Business Account på Metas side, vises nummeret som fjernet i Pipedrive neste gang en administrator klikker på synkroniseringsknappen i fanen numre. Når et nummer er merket som fjernet:

• Du kan fortsatt lese alle tidligere samtaler på det nummeret, men du kan ikke sende nye meldinger eller svare

• Knappen “+ Samtale” er deaktivert for det nummeret

• I alle samtaler på det fjernede nummeret erstattes meldingsfeltet av et varsel som informerer om at nummeret er fjernet

• Emoji-reaksjoner er deaktivert for samtaler på det nummeret. Du kan ikke legge til eller fjerne reaksjoner, men eksisterende reaksjoner forblir synlige.

For å få sendetilgang igjen må du be administratoren din om å tilordne deg et aktivt nummer. Pipedrive bevarer alle historiske samtaler og koblingene deres til kontakter og salgsavtaler, selv etter at et nummer er fjernet.

Globale administratorer kan fortsatt redigere brukertilordninger for et fjernet nummer, slik at du kan styre hvem som beholder skrivebeskyttet tilgang til de historiske samtalene. Numre som er fjernet, blir værende i listen og slettes ikke automatisk. Hvis Meta senere legger til det samme telefonnummeret på nytt i den samme WhatsApp Business Account, gjenoppretter neste synkronisering nummeret til aktiv status uten at du trenger å gjøre noe mer.

Bruk en endring av visningsnavn

Hvis Meta godkjenner et nytt visningsnavn for et nummer, vises knappen “Registrer” i raden for det nummeret. Klikk på den og fullfør det korte PIN-trinnet for å ta i bruk det nye navnet.

Nummeret fortsetter å fungere som normalt til du registrerer endringen. Ny registrering er bare nødvendig for at det nye visningsnavnet skal tre i kraft.

Hvis nummeret er frakoblet og også har en ventende endring av visningsnavn som er godkjent av Meta, ser du bare en primær Registrer-knapp, uten eget informasjonsikon eller sekundær handling. Når du klikker på Registrer, åpnes den samme veiviseren, som håndterer både ny tilkobling og det nye visningsnavnet i ett trinn. Veiviserens suksesskjerm bekrefter det nye navnet når det er tatt i bruk.

Hva skjer etter at du kobler til

Etter at integrasjonen er satt opp, kan teamet ditt administrere WhatsApp-samtaler direkte i din Pipedrive Sales Inbox.

Når tilkoblingen er fullført, kommer du til fanen status på siden for WhatsApp-innstillinger. Innstillingssiden har fem faner: status, innstillinger, numre, maler og om.

Fanen status viser ett kontokort for hver tilkoblede WhatsApp Business Account. Hvert kort viser:

• Kontoens tilkoblingsstatus og verifiseringsmerke

• En numreteller som viser hvor mange telefonnumre som er tilordnet brukere

• En malteller som viser hvor mange maler som er godkjent og klare til bruk

• Snarveisknapper for å åpne WhatsApp Inbox og WhatsApp Manager i Meta

Hvis en tilkoblet konto har et hull i oppsettet, viser Pipedrive en innebygd advarsel på kontokortet med en kobling direkte til de relevante innstillingene. De tre mulige advarslene er:

• Ingen telefonnumre er registrert på den kontoen ennå

• Det finnes et telefonnummer, men ingen brukere er tilordnet det

• Det finnes ingen godkjente meldingsmaler på den kontoen ennå

Hver advarsel kobler direkte til den relevante fanen, forhåndsfiltrert til den kontoen.

Fanen om inneholder funksjonshøydepunkter, en demovideo og en FAQ-del, slik at informasjonen fortsatt er tilgjengelig etter at du har koblet til.

Hvis en tilkoblet konto mister tilgang

Hvis Pipedrives tilgang til en tilkoblet WhatsApp Business Account går tapt, for eksempel hvis en administrator trekker den tilbake i Meta Business-innstillingene eller autorisasjonen utløper, viser kontokortet i statusfanen en indikator for Tapt tilgang og en “Koble til på nytt”-knapp i stedet for “Koble fra”.

Du vil også se:

• Et banner som kan lukkes, på alle andre innstillingsfaner. Det viser den berørte kontoen og gir en kobling for å koble den til på nytt. Når du lukker det, vises det ikke igjen med mindre den samme kontoen mister tilgang på nytt.

• Et banner i Sales Inbox og på alle salgsavtale- eller kontaktsider som er koblet til den kontoen. Meldingsfeltet er deaktivert for samtaler på numrene til den kontoen, men andre tilkoblede kontoer fortsetter å fungere som normalt.

Klikk på “Koble til på nytt” på kortet eller banneret for å kjøre Metas tilkoblingsflyt på nytt med den samme bedriftsporteføljen allerede valgt. Når kontoen er koblet til på nytt, fjernes tilstanden Tapt tilgang overalt samtidig.

Merk: Korte eller midlertidige Meta-feil utløser ikke denne tilstanden. Det gjør bare et bekreftet tap av tilgang. Hvis tilgangen gjenopprettes hos Meta først, går kontoen automatisk tilbake til Tilkoblet.

Når kontoen er koblet til på nytt, kobles innkommende samtaler automatisk til samsvarende personer, salgsavtaler, leads og prosjekter. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan automatisk kobling fungerer, kan du se artikkelen om WhatsApp-integrasjon.