Base de conocimiento

La integración con WhatsApp en Pipedrive te ayuda a gestionar conversaciones, asignar números a tu equipo y crear plantillas de mensajes desde un solo lugar.

Antes de empezar, asegúrate de tener una cuenta de Facebook, un Meta Business Portfolio, una WhatsApp Business Account y un número de teléfono para uso empresarial. Son necesarios para conectar WhatsApp con Pipedrive.

Puedes seguir nuestro asistente de configuración de WhatsApp para consultar una guía paso a paso sobre los requisitos.

Encontrar la integración con WhatsApp

Puedes acceder a la integración con WhatsApp en tu cuenta de Pipedrive yendo a Tools and apps > WhatsApp.

Conecta tu cuenta de WhatsApp Business

Para empezar a usar WhatsApp en Pipedrive, abre Tools and apps > WhatsApp.

Desde ahí, puedes hacer clic en "Open setup assistant" para abrir el asistente de configuración de la integración con WhatsApp de Pipedrive (recomendado) o en "Connect" para ir directamente al flujo de conexión con WhatsApp de Meta.

Conecta cuentas adicionales de WhatsApp Business

Puedes conectar hasta 50 cuentas de WhatsApp Business a una empresa de Pipedrive. Una vez que conectes la primera cuenta, haz clic en "+ Connect new account" en la pestaña estado para vincular otra mediante el mismo flujo de conexión de Meta.

Conectar varias WABA resulta útil cuando necesitas más números de teléfono de los que permite una sola cuenta. Por ejemplo, las cuentas con coexistencia están limitadas a un número de teléfono por WABA, por lo que cada número adicional necesita su propia cuenta conectada.

Cuando alcances el límite de 50 cuentas, el botón "+ Connect new account" se deshabilitará. Coloca el cursor sobre el botón para ver una explicación. Para liberar un lugar, primero desconecta una cuenta existente.

Empieza con el asistente de configuración de Pipedrive

Te recomendamos empezar con el asistente de configuración de Pipedrive. Para ello, haz clic en "Open setup assistant". Te ayudará a comprobar si tienes todo lo necesario para completar la configuración de la integración.

Si ya tienes todo lo necesario, puedes hacer clic en "Skip assistant" para volver a la página de inicio de la integración e iniciar directamente el proceso de conexión con WhatsApp.

Responde a las preguntas con precisión y, si necesitas realizar alguna acción, el asistente te guiará para completar ese paso antes de avanzar a la siguiente sección.

Para que la configuración funcione, necesitarás:

• Cuenta de Facebook (personal o de empresa)

• Meta Business Portfolio o capacidad para crear uno

• Cuenta de WhatsApp Business o permisos para crear una

• Número de teléfono para uso empresarial

Comprueba si tienes una cuenta de Facebook

El primer requisito para configurar la integración es una cuenta de Facebook estándar.

Asegúrate de tener tus credenciales a mano, ya que las necesitarás más adelante.

Si no tienes una cuenta, al seleccionar la opción correspondiente se mostrarán instrucciones paso a paso para crearla.

Comprueba tu acceso a un portafolio comercial de Meta

El segundo requisito es un portafolio comercial de Meta, el centro donde Meta reúne sus activos empresariales, incluido WhatsApp Business.

Si no tienes un Meta Business Portfolio o necesitas acceso a uno, selecciona la opción correspondiente.

Te facilitaremos un enlace para crear uno o un mensaje de solicitud de ejemplo que puedas copiar y enviar a tu compañero o al partner de tu agencia que pueda tener el control del business portfolio.

Cuando hayas terminado, haz clic en “Continue” o “Continue setup.”

Comprueba si tienes acceso a una cuenta de WhatsApp Business

En el último paso de nuestro asistente de configuración se verificará tu cuenta de WhatsApp Business.

Si ya tienes acceso a una cuenta empresarial, solo tendrás que seguir las instrucciones para confirmar si ya está vinculada a tu portafolio comercial de Meta.

Si no, sigue las instrucciones para configurarla. Te recomendamos usar la aplicación móvil nativa, ya que admite la coexistencia. Consulta la sección "Acerca de la coexistencia" a continuación.

También elegirás si quieres convertir tu número personal de WhatsApp en un número empresarial o usar uno nuevo o existente.

Sobre la coexistencia

La coexistencia te permite cambiar entre la aplicación móvil y Pipedrive sin perder el seguimiento de una conversación. Te recomendamos usarla cuando trabajes fuera de la oficina, pero no es obligatoria.

Importación del historial de chat

Cuando conectas una cuenta con coexistencia, Pipedrive importa automáticamente tu historial de chat de WhatsApp existente, con hasta 180 días de mensajes de texto y hasta 14 días de archivos multimedia (imágenes, audio, documentos y videos).

Durante el proceso de conexión en tu teléfono, aprueba "Compartir historial de chat" cuando se te solicite. La importación comienza automáticamente unos minutos después de establecer la conexión y se ejecuta en segundo plano sin mostrar notificaciones. Después, no necesitas hacer nada más.

Puedes consultar el progreso de la importación en la pestaña de estado de la página de ajustes de WhatsApp. Un banner en la tarjeta de la cuenta se actualiza en tiempo real y puedes descartarlo cuando termine la importación.

Finalizar con el asistente

Cuando termines con el asistente, te indicará que ya estás listo para conectar la integración.

Haz clic en “Close assistant” y volverás a la página de inicio de la integración. Ahora puedes continuar con el flujo de conexión de WhatsApp.

Flujo de conexión de WhatsApp

En la página de inicio de la integración, haz clic en “Connect” para iniciar el flujo de conexión de Meta.

Haz clic en "Continue" para iniciar el proceso de conexión y, después, selecciona el portafolio comercial correcto que quieres conectar.

Elegir un portafolio comercial

El primer paso es seleccionar de la lista el portafolio comercial de Facebook correcto.

Si no tienes uno, puedes crearlo haciendo clic en "Create a business portfolio" y siguiendo los pasos. Haz clic en “Next” cuando estés listo.

Conectar una cuenta de WhatsApp Business

Si ya usas WhatsApp Business, selecciona "Connect a WhatsApp Business app" en el segundo menú desplegable de este paso. Si eliges cualquiera de las otras dos opciones, se producirá un error al intentar añadir un número de teléfono.

Si todavía no tienes una cuenta de empresa, selecciona “Create a WhatsApp Business account” y completa los datos. Cuando hayas terminado, haz clic en “Next”.

En la siguiente pantalla, selecciona “Use a new or existing WhatsApp number” y haz clic en “Next”.

Te recomendamos usar un número de teléfono existente. Introduce el número en el campo correspondiente

Como alternativa, puedes añadir un nuevo número de WhatsApp a tu cuenta, que después tendrás que verificar con un código.

Haz clic en “Next” cuando hayas terminado.

Por último, revisa los datos que compartirás con Pipedrive y haz clic en “Confirm”.

Tendrás que esperar un poco antes de llegar al último paso, que confirma que la conexión se ha realizado correctamente.

Haz clic en "Finish" y ya podrás usar la integración.

Gestionar números de WhatsApp

Una vez conectada tu cuenta, puedes gestionar cómo se usan los números de WhatsApp en tu equipo.

Ve a Tools and apps > WhatsApp > Numbers para ver todos los números conectados.

Si tu empresa tiene conectada más de una cuenta de WhatsApp Business, aparecerá un selector de cuentas en la parte superior de la pestaña números. Selecciona "Todas las cuentas" para ver todos los números de todas las cuentas o elige una cuenta específica para filtrar la lista.

En esta vista, puedes agregar un número de teléfono nuevo, ver el nombre para mostrar, el estado de conexión y la calificación de calidad de cada número, así como consultar qué usuarios están asignados a cada número de teléfono.

Comprender los estados de los números de teléfono

Cada número de teléfono muestra un estado que refleja su situación actual en Meta:

• Conectado: el número está activo y listo para enviar y recibir mensajes.

• Pendiente/No verificado: el número se agregó, pero Meta aún no lo ha verificado por completo.

• Desconectado: el número está registrado en Meta, pero no está activo para enviar y recibir mensajes, por ejemplo, si se usó anteriormente con otra integración. Haz clic en "Volver a conectar" en la fila del número para volver a conectarlo con tu PIN de WhatsApp existente.

• Marcado/Restringido: el número todavía puede enviar y recibir mensajes, pero Meta lo marcó debido a problemas de calidad. La entrega de mensajes podría verse afectada. Consulta los detalles y los pasos de WhatsApp Manager de Meta para mejorar tu calificación de calidad.

Para añadir un número nuevo, haz clic en “+ Add number” y abre el WhatsApp manager de Meta.

Puedes actualizar las asignaciones de números de teléfono haciendo clic en el icono de lápiz junto al número de teléfono que quieras.

En la ventana emergente, selecciona las casillas junto a los usuarios a quienes quieres permitir enviar mensajes desde ese número.

Haz clic en “Save” cuando hayas terminado.

Asignar un número permite a un usuario enviar mensajes desde ese número. Las conversaciones vinculadas a tratos o contactos seguirán siendo visibles para cualquiera que tenga acceso a esos elementos.

Eliminar números de WhatsApp

Si se elimina un número de tu cuenta de WhatsApp Business en Meta, la próxima vez que un usuario administrador haga clic en el botón de sincronización de la pestaña números, ese número aparecerá como eliminado en Pipedrive. Cuando un número se marca como eliminado:

• Aún puedes leer todas las conversaciones anteriores de ese número, pero no puedes enviar mensajes nuevos ni responder

• El botón "+ Conversación" está deshabilitado para ese número

• En todas las conversaciones del número eliminado, el redactor de mensajes se sustituye por un aviso que informa que el número se eliminó

• Las reacciones con emojis están deshabilitadas en las conversaciones de ese número. No podrás agregar ni eliminar reacciones, aunque las existentes permanecerán visibles.

Para recuperar el acceso de envío, pide a tu usuario administrador que te asigne a un número activo. Pipedrive conserva todas las conversaciones históricas y sus vínculos con contactos y tratos incluso después de eliminar un número.

Los administradores globales aún pueden editar las asignaciones de usuarios de un número eliminado, lo que te permite controlar quién conserva el acceso de solo lectura a sus conversaciones históricas. Los números eliminados permanecen en la lista y no se borran automáticamente. Si después Meta vuelve a agregar el mismo número de teléfono a la misma cuenta de WhatsApp Business, la siguiente sincronización lo restablece al estado activo sin que tengas que hacer nada más.

Aplicar un cambio de nombre para mostrar

Si Meta aprueba un nuevo nombre para mostrar de un número, aparecerá el botón "Registrar" en la fila de ese número. Haz clic en él y completa el breve paso del PIN para aplicar el nombre nuevo.

El número sigue funcionando con normalidad hasta que registres el cambio. Solo es necesario volver a registrarlo para que el nuevo nombre para mostrar entre en vigor.

Si el número está desconectado y también tiene pendiente un cambio de nombre para mostrar aprobado por Meta, solo verás el botón principal Registrar, sin un icono de información independiente ni una acción secundaria. Al hacer clic en Registrar, se abre el mismo asistente, que gestiona tanto la reconexión como el nuevo nombre para mostrar en un solo paso. La pantalla de confirmación del asistente muestra el nombre nuevo una vez aplicado.

Qué ocurre después de conectar

Después de configurar la integración, tu equipo puede gestionar las conversaciones de WhatsApp directamente en tu Sales Inbox de Pipedrive.

Cuando se completa la conexión, se abre la pestaña estado de la página de ajustes de WhatsApp. La página de ajustes tiene cinco pestañas: estado, ajustes, números, plantillas y acerca de.

La pestaña estado muestra una tarjeta por cada cuenta de WhatsApp Business conectada. Cada tarjeta muestra:

• El estado de conexión y la insignia de verificación de la cuenta

• Un contador de números que muestra cuántos números de teléfono están asignados a usuarios

• Un contador de plantillas que muestra cuántas están aprobadas y listas para usarse

• Botones de acceso directo para abrir la Bandeja de entrada de WhatsApp y WhatsApp Manager en Meta

Si falta completar algún paso de configuración en una cuenta conectada, Pipedrive muestra una advertencia en la tarjeta de esa cuenta con un enlace directo a los ajustes correspondientes. Las tres advertencias posibles son:

• Todavía no hay ningún número de teléfono registrado en esa cuenta

• Hay un número de teléfono, pero no tiene usuarios asignados

• Todavía no hay plantillas de mensajes aprobadas en esa cuenta

Cada advertencia incluye un enlace directo a la pestaña correspondiente, ya filtrada para esa cuenta.

La pestaña acerca de incluye los aspectos destacados de la función, un video de demostración y una sección de preguntas frecuentes para que la información siga disponible después de conectarte.

Si una cuenta conectada pierde el acceso

Si Pipedrive pierde el acceso a una cuenta de WhatsApp Business conectada, por ejemplo, porque un usuario administrador lo revoca desde los ajustes de Meta Business o porque vence la autorización, la tarjeta de la cuenta en la pestaña de estado muestra el indicador Acceso perdido y un botón "Volver a conectar" en lugar de "Desconectar".

También verás:

• Un banner que puedes descartar en todas las demás pestañas de ajustes. Este indica la cuenta afectada e incluye un enlace para volver a conectarla. Una vez que lo descartes, no volverá a aparecer a menos que la misma cuenta pierda el acceso de nuevo.

• Un banner en la Bandeja de entrada de ventas y en todas las páginas de tratos o contactos vinculadas a esa cuenta. El redactor de mensajes está deshabilitado en las conversaciones de los números de esa cuenta, pero las demás cuentas conectadas siguen funcionando con normalidad.

Haz clic en "Volver a conectar" en la tarjeta o el banner para repetir el proceso de conexión de Meta con el mismo portafolio comercial ya seleccionado. Una vez restablecida la conexión, el estado Acceso perdido desaparece de todos los lugares al mismo tiempo.

Nota: Los errores breves o temporales de Meta no activan este estado. Solo se activa cuando se confirma la pérdida de acceso. Si primero se restablece el acceso en Meta, la cuenta vuelve automáticamente al estado Conectado.

Una vez restablecida la conexión, las conversaciones entrantes se vinculan automáticamente con las personas, los tratos, los prospectos y los proyectos que coincidan. Para obtener más información sobre el funcionamiento de la vinculación automática, consulta el artículo sobre la integración con WhatsApp.