Basis Pengetahuan

Periksa akses ke WhatsApp Business Account

Langkah terakhir di asisten pengaturan kami akan memverifikasi WhatsApp Business Account Anda.

Jika Anda sudah memiliki akses ke akun bisnis, Anda hanya perlu mengonfirmasi apakah akun tersebut sudah ditautkan ke Meta business portfolio Anda dengan mengikuti instruksi.

Jika tidak, ikuti instruksi untuk menyiapkannya. Kami merekomendasikan menggunakan aplikasi seluler asli, karena mendukung kesetaraan. Lihat bagian “Tentang coexistence” berikutnya.

Anda juga akan memilih apakah ingin mengonversi nomor WhatsApp pribadi Anda menjadi nomor bisnis atau menggunakan nomor baru maupun yang sudah ada.

Tentang kesetaraan

Coexistence memungkinkan Anda beralih antara aplikasi seluler dan Pipedrive tanpa kehilangan jejak percakapan. Kami merekomendasikannya untuk bekerja saat bepergian, tetapi ini tidak wajib.

Impor riwayat obrolan

Saat Anda menghubungkan akun coexistence, Pipedrive otomatis mengimpor riwayat obrolan WhatsApp Anda yang sudah ada, hingga 180 hari pesan teks dan hingga 14 hari file media (gambar, audio, dokumen, dan video).

Selama proses koneksi di ponsel Anda, setujui “Bagikan riwayat obrolan” saat diminta. Impor dimulai otomatis beberapa menit setelah koneksi dibuat dan berjalan diam-diam di latar belakang, sehingga tidak diperlukan tindakan lebih lanjut.

Anda dapat memantau progres impor di tab status pada halaman pengaturan WhatsApp. Banner pada kartu akun diperbarui secara real time dan dapat ditutup setelah impor selesai.

Selesaikan dengan asisten

Setelah Anda selesai dengan asisten, itu akan memberi tahu Anda bahwa Anda siap untuk menghubungkan integrasi.

Klik “Tutup asisten”, dan Anda akan kembali ke halaman integrasi. Sekarang Anda dapat melanjutkan ke alur koneksi WhatsApp.

Alur koneksi WhatsApp

Di halaman integrasi, klik “Hubungkan” untuk memulai alur koneksi Meta.

Klik “Lanjutkan” untuk memulai proses koneksi, lalu pilih business portfolio yang benar untuk dihubungkan.

Pilih Business portfolio

Langkah pertama adalah memilih Facebook business portfolio yang benar dari daftar.

Jika Anda belum memilikinya, Anda dapat membuatnya dengan mengklik “Buat portofolio bisnis” dan mengikuti langkah-langkahnya. Klik “Berikutnya” ketika Anda siap.

Hubungkan WhatsApp Business Account

Jika Anda sudah menggunakan WhatsApp Business, pilih “Hubungkan aplikasi WhatsApp Business” dari menu drop-down kedua pada langkah ini. Memilih salah satu dari dua opsi lainnya akan mengakibatkan kesalahan saat mencoba menambahkan nomor telepon.

Jika Anda belum memiliki akun Bisnis, pilih “Buat akun WhatsApp Bisnis” dan isi detailnya. Setelah selesai, klik “Berikutnya”.

Pada layar berikutnya, pilih “Gunakan nomor WhatsApp baru atau yang sudah ada” dan klik “Selanjutnya”.

Kami merekomendasikan menggunakan nomor telepon yang sudah ada. Isi nomor di bidang yang sesuai

Sebagai alternatif, Anda dapat menambahkan nomor WhatsApp baru ke akun Anda, yang kemudian perlu Anda verifikasi dengan kode.

Klik “Selanjutnya” saat selesai.

Terakhir, tinjau data yang akan Anda bagikan dengan Pipedrive dan klik “Confirm”.

Anda harus menunggu sebentar sebelum mencapai langkah terakhir, yang mengonfirmasi koneksi berhasil.

Klik “Selesai”, dan Anda siap menggunakan integrasi.

Mengelola nomor WhatsApp

Setelah akun Anda terhubung, Anda dapat mengelola bagaimana nomor WhatsApp digunakan di seluruh tim Anda.

Buka Alat dan aplikasi > WhatsApp > Nomor untuk melihat semua nomor yang terhubung.

Jika perusahaan Anda memiliki lebih dari satu WhatsApp Business Account yang terhubung, pemilih akun akan muncul di bagian atas tab nomor. Pilih “Semua akun” untuk melihat setiap nomor di semua akun, atau pilih akun tertentu untuk memfilter daftar.

Dalam tampilan ini, Anda dapat menambahkan nomor telepon baru, melihat nama tampilan, status koneksi, dan peringkat kualitas setiap nomor, serta melihat pengguna yang ditetapkan ke setiap nomor telepon.

Memahami status nomor telepon

Setiap nomor telepon menampilkan status yang mencerminkan kondisi saat ini di Meta:

• Terhubung: nomor aktif dan siap mengirim serta menerima pesan.

• Tertunda/Belum diverifikasi: nomor telah ditambahkan tetapi belum sepenuhnya diverifikasi oleh Meta.

• Terputus: nomor terdaftar di Meta tetapi tidak aktif untuk pengiriman pesan, misalnya jika sebelumnya digunakan dengan integrasi lain. Klik “Hubungkan ulang” pada baris nomor untuk menghubungkannya kembali menggunakan PIN WhatsApp Anda yang sudah ada.

• Ditandai/Dibatasi: nomor masih dapat mengirim dan menerima pesan, tetapi Meta telah menandainya karena masalah kualitas. Pengiriman pesan mungkin terpengaruh. Periksa detail dan langkah-langkah di WhatsApp Manager Meta untuk meningkatkan peringkat kualitas Anda.

Untuk menambah nomor baru, klik “+ Tambahkan nomor” dan buka pengelola WhatsApp Meta.

Anda dapat memperbarui penetapan nomor telepon dengan mengklik ikon pensil di sebelah nomor telepon yang diinginkan.

Di pop-up, pilih kotak centang di sebelah pengguna yang ingin Anda izinkan mengirim pesan dari nomor tersebut.

Klik “Simpan” saat Anda sudah selesai.

Menetapkan nomor memungkinkan pengguna untuk mengirim pesan dari nomor tersebut. Percakapan yang ditautkan ke transaksi atau kontak tetap terlihat bagi siapa saja yang memiliki akses ke item tersebut.

Hapus nomor dari WhatsApp

Jika nomor dihapus dari WhatsApp Business Account Anda di sisi Meta, saat admin berikutnya mengklik tombol sinkronisasi di tab nomor, nomor tersebut akan muncul sebagai dihapus di Pipedrive. Saat nomor ditandai sebagai dihapus:

• Anda masih dapat membaca semua percakapan sebelumnya pada nomor tersebut, tetapi tidak dapat mengirim pesan baru atau membalas

• Tombol “+ Percakapan” dinonaktifkan untuk nomor tersebut

• Dalam percakapan apa pun pada nomor yang dihapus, penyusun pesan diganti dengan pemberitahuan bahwa nomor tersebut telah dihapus

• Reaksi emoji dinonaktifkan untuk percakapan pada nomor tersebut. Anda tidak dapat menambahkan atau menghapus reaksi, meskipun reaksi yang sudah ada tetap terlihat.

Untuk mendapatkan kembali akses kirim, minta admin Anda menetapkan Anda ke nomor yang aktif. Pipedrive menyimpan semua percakapan historis beserta tautannya ke kontak dan transaksi, bahkan setelah nomor dihapus.

Admin global masih dapat mengedit penetapan pengguna untuk nomor yang dihapus, sehingga Anda dapat mengontrol siapa yang tetap memiliki akses hanya-baca ke percakapan historisnya. Nomor yang telah dihapus tetap berada dalam daftar dan tidak otomatis dihapus permanen. Jika Meta kemudian menambahkan kembali nomor telepon yang sama ke WhatsApp Business Account yang sama, sinkronisasi berikutnya akan memulihkannya ke status aktif tanpa perlu tindakan lebih lanjut.

Terapkan perubahan nama tampilan

Jika Meta menyetujui nama tampilan baru untuk suatu nomor, tombol “Daftarkan” akan muncul pada baris nomor tersebut. Klik tombol tersebut dan selesaikan langkah PIN singkat untuk menerapkan nama baru.

Nomor tetap berfungsi normal hingga Anda mendaftarkan perubahan tersebut. Pendaftaran ulang hanya diperlukan agar nama tampilan baru mulai berlaku.

Jika nomor terputus dan juga memiliki perubahan nama tampilan tertunda yang disetujui Meta, Anda hanya akan melihat tombol utama Daftarkan, tanpa ikon info terpisah atau tindakan sekunder. Mengklik Daftarkan akan membuka wizard yang sama dan menangani koneksi ulang serta nama tampilan baru dalam satu langkah. Layar keberhasilan wizard mengonfirmasi nama baru setelah diterapkan.

Apa yang terjadi setelah terhubung

Setelah integrasi diatur, tim Anda dapat mengelola percakapan WhatsApp langsung di Kotak Masuk Penjualan Pipedrive Anda.

Setelah koneksi selesai, Anda akan diarahkan ke tab status pada halaman pengaturan WhatsApp. Halaman pengaturan memiliki lima tab: status, pengaturan, nomor, templat, dan tentang.

Tab status menampilkan satu kartu akun untuk setiap WhatsApp Business Account yang terhubung. Setiap kartu menampilkan:

• Status koneksi akun dan badge verifikasi

• Penghitung Nomor yang menunjukkan berapa banyak nomor telepon yang ditetapkan ke pengguna

• Penghitung Templat yang menunjukkan berapa banyak templat yang disetujui dan siap digunakan

• Tombol pintasan untuk membuka Kotak Masuk WhatsApp dan WhatsApp Manager di Meta

Jika akun yang terhubung memiliki kekurangan dalam pengaturan, Pipedrive menampilkan peringatan inline pada kartu akun tersebut dengan tautan langsung ke pengaturan yang relevan. Tiga kemungkinan peringatannya adalah:

• Belum ada nomor telepon yang terdaftar pada akun tersebut

• Nomor telepon sudah ada, tetapi belum ada pengguna yang ditetapkan ke nomor tersebut

• Belum ada templat pesan yang disetujui pada akun tersebut

Setiap peringatan menautkan langsung ke tab yang relevan, yang sudah difokuskan ke akun tersebut.

Tab tentang berisi sorotan fitur, video demo, dan bagian FAQ, sehingga informasi tersebut tetap dapat diakses bahkan setelah Anda terhubung.

Jika akun terhubung kehilangan akses

Jika akses Pipedrive ke WhatsApp Business Account yang terhubung hilang, misalnya jika admin mencabutnya dari pengaturan Meta Business atau otorisasi kedaluwarsa, kartu akun pada tab status akan menampilkan indikator Akses hilang dan tombol “Hubungkan ulang” sebagai pengganti “Putuskan koneksi”.

Anda juga akan melihat:

• Banner yang dapat ditutup di setiap tab pengaturan lainnya yang mencantumkan akun terdampak dan menyediakan tautan untuk menghubungkannya kembali. Setelah Anda menutupnya, banner tidak akan muncul lagi kecuali akun yang sama kehilangan akses lagi.

• Banner di Sales Inbox dan pada halaman transaksi atau kontak apa pun yang ditautkan ke akun tersebut. Penyusun pesan dinonaktifkan untuk percakapan pada nomor akun tersebut, tetapi akun terhubung lainnya tetap berfungsi normal.

Klik “Hubungkan ulang” pada kartu atau banner untuk mengulangi alur koneksi Meta dengan business portfolio yang sama sudah dipilih. Setelah terhubung kembali, status Akses hilang akan hilang di semua tempat sekaligus.

Catatan: Kesalahan Meta yang singkat atau sementara tidak memicu status ini; hanya kehilangan akses yang telah dikonfirmasi yang memicunya. Jika akses dipulihkan terlebih dahulu di sisi Meta, akun akan otomatis kembali ke Terhubung.

Setelah terhubung kembali, percakapan masuk otomatis ditautkan ke orang, transaksi, prospek, dan proyek yang cocok. Untuk detail tentang cara kerja penautan otomatis, lihat artikel integrasi WhatsApp.