Kunskapsbas

WhatsApp-integrationen i Pipedrive hjälper dig att hantera konversationer, tilldela nummer till ditt team och skapa meddelandemallar på ett och samma ställe.

Innan du börjar, se till att du har ett Facebook-konto, en Meta Business Portfolio, ett WhatsApp Business-konto och ett telefonnummer för företagsbruk. Dessa krävs för att koppla WhatsApp till Pipedrive.

Du kan följa vår WhatsApp-installationsassistent för en steg-för-steg-guide till kraven.

Var du hittar WhatsApp-integrationen

Du hittar WhatsApp-integrationen i Pipedrive genom att gå till Verktyg och appar > WhatsApp.

Anslut ditt WhatsApp Business-konto

To start using WhatsApp in Pipedrive, open Tools and apps > WhatsApp.

Därifrån kan du klicka på ”Öppna installationsassistenten” för att öppna Pipedrives installationsassistent för WhatsApp-integrationen (rekommenderas) eller på ”Anslut” för att gå direkt till Metas flöde för WhatsApp-anslutning.

Anslut fler WhatsApp Business-konton

Du kan ansluta upp till 50 WhatsApp Business-konton till ett Pipedrive-företag. När ditt första konto är anslutet klickar du på ”+ Anslut nytt konto” på fliken status för att länka ett till via samma Meta-anslutningsflöde.

Att ansluta flera WABA-konton är användbart när du behöver fler telefonnummer än vad ett enskilt konto tillåter. Till exempel är coexistence-konton begränsade till ett telefonnummer per WABA, så varje ytterligare nummer behöver ett eget anslutet konto.

När du når gränsen på 50 konton inaktiveras knappen ”+ Anslut nytt konto”. Håll muspekaren över den för att se en förklaring. Koppla först från ett befintligt konto för att frigöra en plats.

Börja med Pipedrives installationsassistent

Vi rekommenderar att du börjar med Pipedrives installationsassistent genom att klicka på ”Öppna installationsassistenten”. Den hjälper dig att kontrollera om du har allt du behöver för att slutföra inställningen av integrationen.

Om du redan har allt du behöver kan du klicka på ”Hoppa över assistenten” för att gå tillbaka till integrationens landningssida och starta WhatsApp-anslutningsprocessen direkt.

Svara noggrant på frågorna och om någon åtgärd behövs kommer assistenten att guida dig så att du kan genomföra steget innan du fortsätter till nästa del.

För att ställa in detta, behöver du:

• Facebook-konto (personligt eller företag)

• Meta Business Portfolio eller möjlighet att skapa en

• WhatsApp Business-konto eller behörighet att skapa ett

• Telefonnummer för företagsbruk

Kontrollera att du har ett Facebook-konto

Det första kravet för att etablera integrationen är ett standard Facebook-konto.

Se till att du har dina inloggningsuppgifter nära till hands, då du kommer behöva dem senare.

Om du inte har ett konto visar det valda alternativet steg-för-steg-instruktioner för att skapa ett.

Kontrollera din åtkomst till en Meta Business Portfolio

Det andra kravet är en Meta Business Portfolio, Metas centrala hubb för företagstillgångar, inklusive WhatsApp Business.

Om du inte har en Meta Business Portfolio eller behöver åtkomst till en väljer du rätt alternativ.

Vi tillhandahåller en länk för att skapa en, eller ett exempelmeddelande som du kan kopiera och skicka till din kollega eller agenturpartner som kan ha kontroll över affärsportföljen.

När du är klar, klicka på “Fortsätt” eller “Fortsätt med installationen”.

Kontrollera åtkomst till ett WhatsApp Business-konto

Det sista steget i vår installationsassistent verifierar ditt WhatsApp Business-konto.

Om du redan har åtkomst till ett företagskonto behöver du bara följa instruktionerna och bekräfta om det redan är länkat till din Meta Business Portfolio.

Om inte, gå igenom instruktionerna för att ställa in det. Vi rekommenderar att använda den inhemska mobilapp eftersom den stödjer samexistens. Se avsnittet ”Om coexistence” härnäst.

Du får också välja om du vill konvertera ditt personliga WhatsApp-nummer till ett företagsnummer eller använda ett nytt eller befintligt nummer.

Om samexistens

Med Coexistence kan du växla mellan mobilappen och Pipedrive utan att tappa bort en konversation. Vi rekommenderar det för arbete på språng, men det är inget krav.

Import av chatthistorik

När du ansluter ett coexistence-konto importerar Pipedrive automatiskt din befintliga WhatsApp-chatthistorik, upp till 180 dagar med textmeddelanden och upp till 14 dagar med mediefiler (bilder, ljud, dokument och video).

Under anslutningsprocessen på telefonen godkänner du ”Dela chatthistorik” när du blir ombedd. Importen startar automatiskt några minuter efter att anslutningen har upprättats och körs tyst i bakgrunden. Ingen ytterligare åtgärd behövs.

Du kan följa importens förlopp på fliken status på sidan för WhatsApp-inställningar. En banner på kontokortet uppdateras i realtid och kan stängas när importen är klar.

Slutför med assistenten

När du är färdig med assistenten, kommer den att meddela dig att du är redo att ansluta integrationen.

Klicka på “Stäng assistenten”, och du kommer att tas tillbaka till integrationslandningssidan. Du kan nu fortsätta till WhatsApp anslutnings-flödet.

WhatsApp anslutningsflöde

På integrationslandningssidan, klicka på “Anslut” för att starta Metas anslutningsflöde.

Klicka på ”Fortsätt” för att starta anslutningsprocessen och välj sedan rätt Business Portfolio som du vill ansluta.

Välj en Business Portfolio

Det första steget är att välja rätt Facebook Business Portfolio i listan.

Om du inte har en kan du skapa en genom att klicka på ”Skapa en Business Portfolio” och följa stegen. Klicka på ”Nästa” när du är redo.

Anslut ett WhatsApp Business-konto

Om du redan använder WhatsApp Business väljer du ”Anslut en WhatsApp Business-app” i den andra rullgardinsmenyn i det här steget. Att välja något av de andra två alternativen kommer att resultera i ett fel när du försöker lägga till ett telefonnummer.

Om du ännu inte har ett företagskonto, välj “Skapa ett WhatsApp Business-konto” och fyll i detaljerna. När du är klar, klicka på “Nästa”.

På nästa skärm, välj “Använd ett nytt eller befintligt WhatsApp-nummer” och klicka på “Nästa”.

Vi rekommenderar att använda ett befintligt telefonnummer. Fyll i numret i rätt fält

Alternativt kan du lägga till ett nytt WhatsApp-nummer till ditt konto, som du sedan behöver verifiera med en kod.

Klicka på “Nästa” när du är klar.

Granska slutligen de uppgifter du kommer att dela med Pipedrive och klicka “Bekräfta”.

Du måste vänta ett tag innan du når det sista steget, vilket bekräftar att anslutningen lyckades.

Klicka på ”Slutför”, så är du redo att använda integrationen.

Hantera WhatsApp-nummer

När ditt konto är anslutet kan du hantera hur WhatsApp-nummer används i hela ditt team.

Gå till Verktyg och appar > WhatsApp > Nummer för att se alla anslutna nummer.

Om ditt företag har fler än ett anslutet WhatsApp Business-konto visas en kontoväljare högst upp på fliken nummer. Välj ”Alla konton” för att visa alla nummer i alla konton, eller välj ett specifikt konto för att filtrera listan.

I den här vyn kan du lägga till ett nytt telefonnummer, se varje nummers visningsnamn, anslutningsstatus och kvalitetsbetyg samt se vilka användare som är tilldelade till varje telefonnummer.

Förstå telefonnummerstatusar

Varje telefonnummer visar en status som återspeglar dess aktuella läge hos Meta:

• Anslutet: numret är aktivt och redo att skicka och ta emot meddelanden.

• Väntar/overifierat: numret har lagts till men är ännu inte helt verifierat med Meta.

• Frånkopplat: numret är registrerat hos Meta men är inte aktivt för meddelanden, till exempel om det tidigare användes med en annan integration. Klicka på ”Återanslut” på numrets rad för att återansluta det med din befintliga WhatsApp-PIN.

• Flaggat/begränsat: numret kan fortfarande skicka och ta emot meddelanden, men Meta har flaggat det på grund av kvalitetsproblem. Meddelandeleveransen kan påverkas. Kontrollera informationen och stegen i Metas WhatsApp Manager för att förbättra ditt kvalitetsbetyg.

För att lägga till ett nytt nummer, klicka på “+ Lägg till nummer” och öppna Metas WhatsApp-hanterare.

Du kan uppdatera tilldelningar av telefonnummer genom att klicka på pennikonen bredvid önskat telefonnummer.

I popup-fönstret markerar du kryssrutorna bredvid de användare som du vill ska kunna skicka meddelanden från det numret.

Klicka på ”Spara” när du är klar.

Genom att tilldela ett nummer kan en användare skicka meddelanden från det numret. Samtal kopplade till affärer eller kontakter förblir synliga för alla som har tillgång till dessa objekt.

Ta bort nummer från WhatsApp

Om ett nummer tas bort från ditt WhatsApp Business-konto på Metas sida visas numret som borttaget i Pipedrive nästa gång en administratör klickar på synkroniseringsknappen på fliken nummer. När ett nummer är markerat som borttaget:

• Du kan fortfarande läsa alla tidigare konversationer för det numret, men du kan inte skicka nya meddelanden eller svara

• Knappen ”+ Konversation” är inaktiverad för det numret

• I alla konversationer för det borttagna numret ersätts meddelandefältet med ett meddelande om att numret har tagits bort

• Emoji-reaktioner är inaktiverade för konversationer på det numret. Du kan inte lägga till eller ta bort reaktioner, men befintliga reaktioner fortsätter att visas.

Be din administratör att tilldela dig till ett aktivt nummer för att få åtkomst att skicka igen. Pipedrive behåller alla historiska konversationer och deras länkar till kontakter och affärer även efter att ett nummer har tagits bort.

Globala administratörer kan fortfarande redigera användartilldelningar för ett borttaget nummer, så att du kan styra vilka som behåller läsåtkomst till dess historiska konversationer. Nummer som har tagits bort finns kvar i listan och raderas inte automatiskt. Om Meta senare lägger till samma telefonnummer igen i samma WhatsApp Business-konto återställer nästa synkronisering det till aktiv status utan att någon ytterligare åtgärd behövs.

Tillämpa en ändring av visningsnamn

Om Meta godkänner ett nytt visningsnamn för ett nummer visas knappen ”Registrera” på numrets rad. Klicka på den och slutför det korta PIN-steget för att tillämpa det nya namnet.

Numret fortsätter att fungera som vanligt tills du registrerar ändringen. Omregistrering krävs endast för att det nya visningsnamnet ska börja gälla.

Om numret är frånkopplat och även har en väntande ändring av visningsnamn som godkänts av Meta ser du bara en primär knapp, Registrera, och ingen separat informationsikon eller sekundär åtgärd. När du klickar på Registrera öppnas samma guide, som hanterar både återanslutningen och det nya visningsnamnet i ett enda steg. Guidens bekräftelseskärm bekräftar det nya namnet när det har tillämpats.

Vad händer efter att du har anslutit

Efter att integrationen är klar, kan ditt team hantera WhatsApp-konversationer direkt i din Pipedrive Sales Inbox.

När anslutningen är klar hamnar du på fliken status på sidan för WhatsApp-inställningar. Inställningssidan har fem flikar: status, inställningar, nummer, mallar och om.

Fliken status visar ett kontokort för varje anslutet WhatsApp Business-konto. Varje kort visar:

• Kontots anslutningsstatus och verifieringsmärke

• En Nummer-räknare som visar hur många telefonnummer som är tilldelade till användare

• En Mallar-räknare som visar hur många mallar som är godkända och redo att användas

• Genvägsknappar för att öppna WhatsApp Inbox och WhatsApp Manager i Meta

Om ett anslutet konto har en lucka i konfigureringen visar Pipedrive en varning direkt på kontots kort med en länk till relevanta inställningar. De tre möjliga varningarna är:

• Inget telefonnummer är registrerat på det kontot än

• Det finns ett telefonnummer, men inga användare har tilldelats till det

• Det finns inga godkända meddelandemallar på det kontot än

Varje varning länkar direkt till relevant flik, förfiltrerad för det kontot.

Fliken om innehåller funktionshöjdpunkter, en demovideo och ett FAQ-avsnitt, så att informationen förblir tillgänglig även efter att du har anslutit.

Om ett anslutet konto förlorar åtkomst

Om Pipedrives åtkomst till ett anslutet WhatsApp Business-konto förloras, till exempel om en administratör återkallar den i Meta Business-inställningar eller om auktoriseringen löper ut, visar kontots kort på fliken status indikatorn Åtkomst förlorad och knappen ”Återanslut” i stället för ”Koppla från”.

Du ser också:

• En banner som kan stängas på alla andra inställningsflikar, som listar det berörda kontot och innehåller en länk för att återansluta det. När du stänger den visas den inte igen om inte samma konto förlorar åtkomst på nytt.

• En banner i Sales Inbox och på alla affärs- eller kontaktsidor som är länkade till det kontot. Meddelandefältet är inaktiverat för konversationer på det kontots nummer, men andra anslutna konton fortsätter att fungera som vanligt.

Klicka på ”Återanslut” på kortet eller bannern för att göra om Metas anslutningsflöde med samma Business Portfolio redan vald. När kontot har återanslutits rensas statusen Åtkomst förlorad överallt samtidigt.

Obs! Kortvariga eller tillfälliga Meta-fel utlöser inte den här statusen – bara en bekräftad förlust av åtkomst gör det. Om åtkomsten återställs på Metas sida först återgår kontot automatiskt till Anslutet.

När återanslutningen är klar länkas inkommande konversationer automatiskt till matchande personer, affärer, leads och projekt. Mer information om hur automatisk länkning fungerar finns i artikeln om WhatsApp-integrationen.