Kennisdatabase

De WhatsApp-integratie in Pipedrive helpt je om gesprekken te beheren, nummers aan je team toe te wijzen en berichtsjablonen op één plek te maken.

Zorg voordat je begint dat je een Facebook-account, een Meta Business Portfolio, een WhatsApp Business Account en een telefoonnummer voor zakelijk gebruik hebt. Deze zijn vereist om WhatsApp met Pipedrive te verbinden.

Je kunt onze WhatsApp-installatieassistent volgen voor een stapsgewijze gids voor de vereisten.

Waar je de WhatsApp-integratie kunt vinden

Je kunt de WhatsApp-integratie in je Pipedrive openen door naar Tools and apps > WhatsApp te gaan.

Je WhatsApp Business Account koppelen

To start using WhatsApp in Pipedrive, open Tools and apps > WhatsApp.

Van daaruit kun je op “Installatieassistent openen” klikken om de installatieassistent voor de WhatsApp-integratie van Pipedrive te openen (aanbevolen), of op “Koppelen” om direct naar de WhatsApp-koppelingsflow van Meta te gaan.

Extra WhatsApp Business Accounts koppelen

Je kunt maximaal 50 WhatsApp Business Accounts koppelen aan één Pipedrive-bedrijf. Zodra je eerste account is gekoppeld, klik je op “+ Nieuw account koppelen” op het tabblad status om er nog een te koppelen via dezelfde koppelingsflow van Meta.

Meerdere WABA’s koppelen is handig wanneer je meer telefoonnummers nodig hebt dan één account toestaat. Coexistence-accounts zijn bijvoorbeeld beperkt tot één telefoonnummer per WABA, dus elk extra nummer heeft een eigen gekoppeld account nodig.

Zodra je de limiet van 50 accounts bereikt, wordt de knop “+ Nieuw account koppelen” uitgeschakeld. Beweeg er met de muis overheen om een uitleg te zien. Koppel eerst een bestaand account los om een plek vrij te maken.

Begin met de installatieassistent van Pipedrive

We raden je aan te beginnen met de installatieassistent van Pipedrive door op “Installatieassistent openen” te klikken. Het helpt je controleren of je alles hebt wat je nodig hebt om de integratie in te stellen.

Als je alles al hebt wat je nodig hebt, kun je op “Assistent overslaan” klikken om terug te gaan naar de landingspagina van de integratie en direct het WhatsApp-koppelingsproces te starten.

Beantwoord de vragen nauwkeurig en als er enige actie van jouw kant nodig is, zal de assistent je begeleiden om die stap te voltooien voordat je doorgaat naar de volgende sessie.

Voor de setup heb je nodig:

• Facebook-account (persoonlijk of zakelijk)

• Meta Business Portfolio of de mogelijkheid om er een te maken

• WhatsApp Business Account of de machtigingen om er een aan te maken

• Telefoonnummer voor zakelijk gebruik

Controleren of je een Facebook-account hebt

De eerste vereiste voor het instellen van de integratie is een standaard Facebook-account.

Zorg ervoor dat je inloggegevens bij de hand zijn, want je hebt ze later nodig.

Als je geen account hebt, worden er stapsgewijze instructies weergegeven om er een aan te maken wanneer je de juiste optie selecteert.

Je toegang tot een Meta Business Portfolio controleren

De tweede vereiste is een Meta Business Portfolio, de centrale hub van Meta voor bedrijfsassets, waaronder WhatsApp Business.

Als je geen Meta Business Portfolio hebt of toegang tot een portfolio nodig hebt, selecteer dan de juiste optie.

We zullen je voorzien van een link om er een te maken of een voorbeeldverzoek dat je kunt kopiëren en naar je collega of bureaupartner kunt sturen die controle heeft over het bedrijfsportfolio.

Wanneer je klaar bent, klik op “Doorgaan” of “Setup doorgaan”.

Toegang tot een WhatsApp Business Account controleren

De laatste stap in onze installatieassistent verifieert je WhatsApp Business Account.

Als je al toegang hebt tot een Business-account, hoef je alleen via de instructies te bevestigen of het al aan je Meta Business Portfolio is gekoppeld.

Zo niet, volg dan de instructies om het in te stellen. We raden aan de originele mobiele app te gebruiken, omdat deze co-existentie ondersteunt. Bekijk hierna het gedeelte “Over coexistence”.

Je kiest ook of je je persoonlijke WhatsApp-nummer wilt omzetten naar een zakelijk nummer, of een nieuw of bestaand nummer wilt gebruiken.

Over co-existentie

Met Coexistence kun je wisselen tussen de mobiele app en Pipedrive zonder het overzicht van een gesprek kwijt te raken. We raden dit aan voor werken onderweg, maar het is niet verplicht.

Chatgeschiedenis importeren

Wanneer je een coexistence-account koppelt, importeert Pipedrive automatisch je bestaande WhatsApp-chatgeschiedenis: tot 180 dagen aan tekstberichten en tot 14 dagen aan mediabestanden (afbeeldingen, audio, documenten en video).

Keur tijdens het koppelingsproces op je telefoon “Chatgeschiedenis delen” goed wanneer daarom wordt gevraagd. De import start automatisch enkele minuten nadat de koppeling tot stand is gebracht en wordt op de achtergrond uitgevoerd. Verder hoef je niets te doen.

Je kunt de voortgang van de import volgen op het tabblad status van de WhatsApp-instellingenpagina. Een banner op de accountkaart wordt in realtime bijgewerkt en kan worden gesloten zodra de import is voltooid.

Afronden met de assistent

Wanneer je klaar bent met de assistent, zal hij je vertellen dat je klaar bent om de integratie te verbinden.

Klik op “Sluit assistent”, en je wordt teruggeleid naar de integratie-landingpagina. Je kunt nu doorgaan naar de WhatsApp-verbinding flow.

WhatsApp-verbinding flow

Op de integratie-landingpagina, klik op “Verbind” om de connectiestroom van Meta te starten.

Klik op “Doorgaan” om het koppelingsproces te starten en selecteer vervolgens het juiste bedrijfsportfolio dat je wilt koppelen.

Een Business Portfolio kiezen

De eerste stap is het juiste Facebook Business Portfolio uit de lijst selecteren.

Als je er geen hebt, kun je er een maken door op “Bedrijfsportfolio maken” te klikken en de stappen te volgen. Klik op “Volgende” wanneer u klaar bent.

Een WhatsApp Business Account koppelen

Als je WhatsApp Business al gebruikt, selecteer je in deze stap “Een WhatsApp Business-app koppelen” in het tweede dropdownmenu. Het kiezen van een van de andere twee opties resulteert in een fout bij het proberen een telefoonnummer toe te voegen.

Als je nog geen zakelijke account hebt, selecteer “Maak een WhatsApp Business-account” en vul de gegevens in. Wanneer u klaar bent, klik op “Volgende”.

Op het volgende scherm, selecteer “Gebruik een nieuw of bestaand WhatsApp-nummer” en klik op “Volgende”.

We raden aan een bestaand telefoonnummer te gebruiken. Vul het nummer in het juiste veld in.

Je kunt ook een nieuw WhatsApp-nummer aan je account toevoegen, dat je vervolgens met een code moet verifiëren.

Klik op “Volgende” wanneer je klaar bent.

Controleer tenslotte de gegevens die u met Pipedrive deelt en klik op “Bevestigen”.

U moet even wachten voordat u de laatste stap bereikt, die bevestigt dat de verbinding succesvol was.

Klik op “Voltooien” en je kunt de integratie gebruiken.

WhatsApp-nummers beheren

Zodra je account is gekoppeld, kun je beheren hoe WhatsApp-nummers binnen je team worden gebruikt.

Ga naar Tools en apps > WhatsApp > Nummers om alle gekoppelde nummers te bekijken.

Als je bedrijf meer dan één WhatsApp Business Account heeft gekoppeld, verschijnt bovenaan het tabblad nummers een accountselector. Selecteer “Alle accounts” om elk nummer in alle accounts te bekijken, of kies een specifiek account om de lijst te filteren.

In deze weergave kun je een nieuw telefoonnummer toevoegen, de weergavenaam, koppelingsstatus en kwaliteitsbeoordeling van elk nummer bekijken en zien welke gebruikers aan elk telefoonnummer zijn toegewezen.

Telefoonnummerstatussen begrijpen

Elk telefoonnummer toont een status die de huidige staat op Meta weergeeft:

• Gekoppeld: het nummer is actief en klaar om berichten te verzenden en te ontvangen.

• In behandeling/Niet geverifieerd: het nummer is toegevoegd, maar nog niet volledig geverifieerd bij Meta.

• Losgekoppeld: het nummer is geregistreerd op Meta, maar is niet actief voor berichten, bijvoorbeeld als het eerder met een andere integratie is gebruikt. Klik op “Opnieuw koppelen” in de rij van het nummer om het opnieuw te koppelen met je bestaande WhatsApp-pincode.

• Gemarkeerd/Beperkt: het nummer kan nog steeds berichten verzenden en ontvangen, maar Meta heeft het gemarkeerd vanwege kwaliteitsproblemen. De aflevering van berichten kan hierdoor worden beïnvloed. Bekijk de gegevens en stappen in Meta’s WhatsApp Manager om je kwaliteitsbeoordeling te verbeteren.

Om een nieuw nummer toe te voegen, klik op “+ Nummer toevoegen” en open Meta’s WhatsApp-manager.

Je kunt toewijzingen van telefoonnummers bijwerken door op het potloodpictogram naast het gewenste telefoonnummer te klikken.

Selecteer in de pop-up de selectievakjes naast de gebruikers die berichten vanaf dat nummer moeten kunnen verzenden.

Klik op "Opslaan" wanneer je klaar bent.

Een nummer toewijzen geeft een gebruiker toestemming om berichten vanaf dat nummer te verzenden. Gesprekken die gekoppeld zijn aan deals of contacten blijven zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot die items.

Nummers verwijderen uit WhatsApp

Als een nummer aan de kant van Meta uit je WhatsApp Business Account wordt verwijderd, verschijnt dat nummer in Pipedrive als verwijderd zodra een beheerder de volgende keer op de synchronisatieknop op het tabblad nummers klikt. Wanneer een nummer als verwijderd is gemarkeerd:

• Je kunt alle eerdere gesprekken op dat nummer nog steeds lezen, maar je kunt geen nieuwe berichten verzenden of reageren

• De knop “+ Gesprek” is uitgeschakeld voor dat nummer

• In elk gesprek op het verwijderde nummer wordt het berichtveld vervangen door een melding dat het nummer is verwijderd

• Emoji-reacties zijn uitgeschakeld voor gesprekken op dat nummer. Je kunt geen reacties toevoegen of verwijderen, maar bestaande reacties blijven zichtbaar.

Vraag je beheerder om je aan een actief nummer toe te wijzen zodat je weer berichten kunt verzenden. Pipedrive bewaart alle historische gesprekken en hun koppelingen met contacten en deals, ook nadat een nummer is verwijderd.

Globale beheerders kunnen gebruikerstoewijzingen voor een verwijderd nummer nog steeds bewerken, zodat je kunt bepalen wie alleen-lezen toegang houdt tot de historische gesprekken van dat nummer. Verwijderde nummers blijven in de lijst staan en worden niet automatisch gewist. Als Meta later hetzelfde telefoonnummer opnieuw toevoegt aan hetzelfde WhatsApp Business Account, wordt het bij de volgende synchronisatie zonder verdere actie teruggezet naar de actieve status.

Een wijziging van de weergavenaam toepassen

Als Meta een nieuwe weergavenaam voor een nummer goedkeurt, verschijnt er een knop “Registreren” in de rij van dat nummer. Klik erop en voltooi de korte pincode-stap om de nieuwe naam toe te passen.

Het nummer blijft normaal werken totdat je de wijziging registreert. Opnieuw registreren is alleen nodig om de nieuwe weergavenaam van kracht te laten worden.

Als het nummer losgekoppeld is en ook een door Meta goedgekeurde wijziging van de weergavenaam in behandeling heeft, zie je alleen een primaire knop Registreren, zonder apart infopictogram of secundaire actie. Door op Registreren te klikken, open je dezelfde wizard en worden zowel het opnieuw koppelen als de nieuwe weergavenaam in één stap afgehandeld. Het succcesscherm van de wizard bevestigt de nieuwe naam zodra deze is toegepast.

Wat gebeurt er na het verbinden

Na het instellen van de integratie kan je team WhatsApp-gesprekken direct beheren in je Pipedrive Sales Inbox.

Wanneer de koppeling is voltooid, kom je terecht op het tabblad status van de WhatsApp-instellingenpagina. De instellingenpagina heeft vijf tabbladen: status, instellingen, nummers, sjablonen en over.

Op het tabblad status staat één accountkaart voor elk gekoppeld WhatsApp Business Account. Elke kaart toont:

• De koppelingsstatus en verificatiebadge van het account

• Een teller voor Nummers die laat zien hoeveel telefoonnummers aan gebruikers zijn toegewezen

• Een teller voor Sjablonen die laat zien hoeveel sjablonen zijn goedgekeurd en klaar zijn voor gebruik

• Snelkoppelingen om de WhatsApp Inbox en de WhatsApp Manager in Meta te openen

Als er iets ontbreekt in de configuratie van een gekoppeld account, toont Pipedrive een inline waarschuwing op de accountkaart met een link rechtstreeks naar de relevante instellingen. De drie mogelijke waarschuwingen zijn:

• Er is nog geen telefoonnummer op dat account geregistreerd

• Er bestaat een telefoonnummer, maar er zijn geen gebruikers aan toegewezen

• Er zijn nog geen goedgekeurde berichtsjablonen op dat account

Elke waarschuwing linkt rechtstreeks naar het relevante tabblad, vooraf gefilterd op dat account.

Het tabblad over bevat hoogtepunten van functies, een demovideo en een FAQ-gedeelte, zodat die informatie ook na het koppelen toegankelijk blijft.

Als een gekoppeld account toegang verliest

Als Pipedrive de toegang tot een gekoppeld WhatsApp Business Account verliest, bijvoorbeeld wanneer een beheerder deze intrekt in Meta Business-instellingen of wanneer de autorisatie verloopt, toont de accountkaart op het tabblad status een indicator Toegang verloren en een knop “Opnieuw koppelen” in plaats van “Loskoppelen”.

Je ziet ook:

• Een banner die je kunt sluiten op elk ander instellingentabblad, met het getroffen account en een link om het opnieuw te koppelen. Zodra je de banner sluit, verschijnt deze niet opnieuw, tenzij hetzelfde account opnieuw toegang verliest.

• Een banner in de Sales Inbox en op elke deal- of contactpagina die aan dat account is gekoppeld. Het berichtveld is uitgeschakeld voor gesprekken op de nummers van dat account, maar andere gekoppelde accounts blijven normaal werken.

Klik op “Opnieuw koppelen” op de kaart of banner om Meta’s koppelingsflow opnieuw uit te voeren met hetzelfde bedrijfsportfolio al geselecteerd. Zodra het account opnieuw is gekoppeld, verdwijnt de status Toegang verloren overal tegelijk.

Opmerking: Korte of tijdelijke Meta-fouten activeren deze status niet; alleen bevestigd toegangsverlies doet dat. Als de toegang eerst aan de kant van Meta wordt hersteld, keert het account automatisch terug naar Gekoppeld.

Zodra opnieuw gekoppeld, worden inkomende gesprekken automatisch gekoppeld aan overeenkomende personen, deals, leads en projecten. Zie het artikel over de WhatsApp-integratie voor meer informatie over hoe automatisch koppelen werkt.