Basis Pengetahuan

Dengan aplikasi integrasi QuickBooks, Anda dapat membuat faktur dari tampilan detail kesepakatan dan mengirimkannya ke akun QuickBooks Anda tanpa repot menyalin dan menempel data antara kedua alat.

Integrasi ini juga dapat memberikan status terbaru tentang faktur yang dibuat dari Pipedrive, sehingga Anda akan tahu persis kapan mereka dibayar atau jatuh tempo tanpa meninggalkan aplikasi Pipedrive.

Mengaktifkan integrasi

Untuk menghubungkan akun QuickBooks Anda, buka menu akun di sudut kanan atas, pergi ke Alat dan aplikasi > Penagihan, dan klik “Instal” di samping QuickBooks.

Anda akan dibawa ke Pipedrive Marketplace, di mana Anda dapat menyelesaikan instalasi dan memberikan akses. Aplikasi dapat dihapus di bawah Alat dan aplikasi > Aplikasi Marketplace.

Setelah kredensial login Anda dikonfirmasi, Anda akan kembali ke pengaturan Pipedrive untuk mengonfigurasi preferensi QuickBooks.

Bidang berikut diisi secara otomatis ke QuickBooks ketika faktur dibuat di Pipedrive:

• Kontak – Bidang ini menjelaskan penerima faktur. Karena faktur biasanya dibayar oleh departemen akun yang harus dibayar dari sebuah perusahaan, kami sarankan menggunakan bidang Organisasi – Nama dari Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, kontak, dan bidang kesepakatan.
• Alamat – Bidang ini untuk alamat fisik penerima faktur. Karena faktur biasanya dibayar oleh departemen akun yang harus dibayar dari sebuah perusahaan, kami sarankan menggunakan bidang Organisasi – Alamat dari Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, kontak, dan bidang kesepakatan.
• Email – Bidang ini adalah alamat email penerima faktur. Karena bidang email di Pipedrive adalah bidang tipe orang, kami sarankan memanfaatkan bidang Orang – Email dari Pipedrive. Anda juga dapat memilih dari organisasi lain, kontak, dan bidang kesepakatan.
• ID pajak pelanggan – Tidak semua faktur memerlukan informasi ini, tetapi jika Anda telah membuat bidang kustom di Pipedrive untuk menyimpan informasi ID pajak pelanggan Anda, kami sarankan menerapkan bidang tersebut di sini.
• Tanggal jatuh tempo – Anda dapat mengatur tanggal jatuh tempo pembayaran. Misalnya, jika tanggal jatuh tempo diatur tujuh hari setelah tanggal penerbitan, faktur yang dibuat pada 13 Maret akan memiliki tanggal jatuh tempo 20 Maret.
• Tarif pajak default – Gunakan bidang ini untuk menjelaskan tarif pajak default yang digunakan untuk produk pada faktur baru. Anda dapat mengganti tarif pajak default per faktur jika diperlukan.
• Akun default – Anda dapat memilih akun pendapatan default yang akan digunakan untuk faktur baru. Anda dapat mengganti akun default per faktur jika diperlukan.

Pengaturan akses pengguna memungkinkan Anda untuk menjelaskan apakah Anda atau semua pengguna dapat mengakses, menerbitkan, dan mengelola faktur atas nama perusahaan Anda.

Setelah Anda puas dengan pilihan Anda, klik tombol “Simpan” untuk menyimpan preferensi integrasi QuickBooks Anda untuk akun perusahaan Pipedrive Anda.

Menggunakan integrasi

Setelah menyelesaikan pengaturan integrasi Anda, navigasikan ke tampilan detail dari setiap kesepakatan untuk membuat faktur pertama Anda. Klik pada tab “Faktur” dan pilih “+ Faktur” untuk memulai.

Meskipun sebagian besar informasi diisi secara otomatis berdasarkan bidang yang Anda pilih di pengaturan sebelumnya dan nilai yang terkait dengan kesepakatan tertentu, pastikan Anda menyertakan detail yang hilang.

Anda akan melihat jendela buat faktur yang dibagi menjadi tiga bagian:

Detail pelanggan

Bagian ini mencerminkan informasi tentang penerima faktur, seperti nama entitas yang ditagih, alamat, email dan NPWP.

Mulailah tinjauan Anda dengan bagian detail pelanggan. Jika ikon peringatan muncul untuk bidang “Kepada”, itu menunjukkan bahwa kontak tidak terhubung ke QuickBooks.

Untuk membuat faktur dengan sukses, klik pada ikon peringatan dan buat kontak baru atau tautkan faktur ke pelanggan yang sudah ada di akun QuickBooks Anda. Dalam kedua kasus, Anda perlu mengklik “Konfirmasi” untuk menyelesaikan penautan.

Anda juga akan melihat bahwa Anda dapat memperbarui informasi pelanggan di sisi penyedia. Ketika diaktifkan, alamat, email dan NPWP penerima faktur akan ditarik ke dalam QuickBooks.

Detail faktur

Bagian ini mencakup informasi tentang detail faktur tertentu seperti pajak, tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo, mata uang dan nomor faktur.

Di bagian detail faktur, Anda dapat menyesuaikan semua bidang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Perhatikan bahwa mata uang harus diisi karena merupakan bidang wajib di QuickBooks.

Item faktur

Bagian ini mencantumkan produk atau layanan yang membentuk biaya dalam faktur Anda.

Sementara produk yang terhubung dengan kesepakatan secara otomatis terisi di bagian item faktur, Anda juga dapat menambahkan lebih banyak item ke daftar Anda. Pelajari lebih lanjut tentang cara menambahkan produk ke kesepakatan Anda di artikel ini.

Setelah memasukkan semua detail, klik tombol “Buat faktur” untuk mengirim ini ke akun QuickBooks Anda.

Melihat faktur Anda

Faktur baru Anda akan muncul di bawah tab faktur di bagian riwayat dari tampilan detail kesepakatan Anda. Faktur di Pipedrive akan mencerminkan bendera berikut berdasarkan statusnya:

• Terbuka
• Sudah dibayar
• Dibatalkan
• Lewat jatuh tempo
• Sebagian dibayar

Tiga ikon di sudut kanan atas faktur memungkinkan Anda untuk melakukan hal berikut:

• Unduh PDF – Unduh versi PDF dari faktur Anda untuk dikirim langsung kepada klien Anda
• Kirim melalui email – Kirim faktur yang sudah dibayar atau jatuh tempo langsung kepada pelanggan Anda. Faktur akan dikirim dari QuickBooks.
• Salin tautan – Anda dapat menghasilkan tautan publik untuk membagikan faktur. Opsi ini hanya tersedia ketika akun QuickBooks Anda memiliki pembayaran online yang diaktifkan dan faktur mencakup alamat email.

Klik “...” untuk lebih banyak opsi:

• Batalkan – Batalkan faktur yang belum dibayar atau yang sudah dibayar. Faktur yang dibatalkan tidak dapat dibatalkan kembali.
• Hapus – Menghapus faktur baik dari Pipedrive maupun QuickBooks
• Hapus tautan dari kesepakatan – Hapus faktur dari kesepakatan
• Buka di QuickBooks – Mengklik opsi ini akan membawa Anda ke akun QuickBooks Anda, di mana Anda dapat mengedit faktur Anda, mengirimkannya, dan menerima pembayaran

Sidebar tampilan detail

Riwayat faktur Anda akan disertakan di sidebar tampilan detail kesepakatan. Di sini Anda dapat segarkan untuk membawa pembaruan baru dari QuickBooks, atau klik pada “...” untuk pergi ke pengaturan atau menghapus tautan kontak Anda.

Klik pada “Lihat semua faktur” untuk melihat lebih banyak detail tentang semua faktur yang terhubung yang difilter berdasarkan rentang waktu yang dapat disesuaikan.

Anda dapat melihat semua faktur yang terkait dengan kontak yang terhubung dan mengelola penghubungan dan penghapusan tautan faktur tersebut ke kesepakatan yang sedang Anda lihat.