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QuickBooks 통합 앱을 사용하면 거래 상세 보기에서 청구서를 생성하고 두 도구 간에 데이터를 복사하고 붙여넣는 번거로움 없이 QuickBooks 계정으로 원활하게 전송할 수 있습니다.

통합은 Pipedrive에서 생성된 청구서의 업데이트된 상태를 제공할 수 있으므로 Pipedrive 앱을 떠나지 않고도 정확히 언제 지불되었는지 또는 연체되었는지 알 수 있습니다.

통합 활성화

QuickBooks 계정을 연결하려면 오른쪽 상단의 계정 메뉴를 열고, 도구 및 앱 > 청구서 발행로 가서 “설치”를 클릭하십시오. QuickBooks 옆에 있습니다.

Pipedrive Marketplace로 이동하여 설치를 완료하고 액세스를 부여할 수 있습니다. 앱은 도구 및 앱 > 마켓플레이스 앱 아래에서 제거할 수 있습니다.

로그인 자격 증명이 확인되면 QuickBooks 기본 설정을 구성하기 위해 Pipedrive 설정으로 돌아옵니다.

청구서가 Pipedrive에서 생성될 때 다음 필드가 QuickBooks에 자동으로 입력됩니다:

• 연락처 – 이 필드는 청구서 수신자를 명확히 합니다. 청구서는 일반적으로 회사의 외상 매출금 부서에서 지불하므로 Pipedrive의 조직 – 이름 필드를 사용하는 것이 좋습니다. 다른 조직, 연락처 및 거래 필드에서 선택할 수도 있습니다.
• 주소 – 이 필드는 청구서 수신자의 실제 주소입니다. 청구서는 일반적으로 회사의 외상 매출금 부서에서 지불하므로 Pipedrive의 조직 – 주소 필드를 사용하는 것이 좋습니다. 다른 조직, 연락처 및 거래 필드에서 선택할 수도 있습니다.
• 이메일 – 이 필드는 청구서 수신자의 이메일 주소입니다. Pipedrive의 이메일 필드는 사람 유형 필드이므로 Pipedrive의 사람 – 이메일 필드를 활용하는 것이 좋습니다. 다른 조직, 연락처 및 거래 필드에서 선택할 수도 있습니다.
• 고객 세금 ID – 모든 청구서가 이 정보가 필요한 것은 아니지만, 고객의 세금 ID 정보를 보관하기 위해 Pipedrive에 사용자 정의 필드를 생성한 경우 이 필드를 적용하는 것이 좋습니다.
• 지급 기한 – 지불 기한을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 지급 기한이 발행일로부터 7일로 설정된 경우, 3월 13일에 생성된 청구서는 3월 20일이 지급 기한이 됩니다.
• 기본 세율 – 이 필드는 새로운 청구서의 제품에 사용되는 기본 세율을 명확히 하기 위해 사용합니다. 필요할 경우 청구서마다 기본 세율을 변경할 수 있습니다.
• 기본 계정 – 새로운 청구서에 사용될 기본 수익 계정을 선택할 수 있습니다. 필요할 경우 청구서마다 기본 계정을 변경할 수 있습니다.

사용자 액세스 설정은 귀하 또는 모든 사용자가 귀사의 이름으로 청구서를 액세스하고 발행하며 관리할 수 있는지를 명확히 합니다.

선택 사항에 만족하면 “저장” 버튼을 클릭하여 Pipedrive 회사 계정을 위한 QuickBooks 통합 기본 설정을 저장하십시오.

통합 사용하기

설정한 통합을 완료한 후, 첫 번째 인보이스를 생성하기 위해 거래의 세부 정보 보기로 이동하십시오. “인보이스” 탭을 클릭하고 “+ 인보이스”를 선택하여 시작합니다.

대부분의 정보는 이전에 선택한 필드와 특정 거래와 관련된 값에 따라 자동으로 채워지지만, 누락된 세부정보를 포함하는 것을 잊지 마십시오.

세 가지 섹션으로 나뉜 인보이스 생성 창을 보게 될 것입니다:

고객 세부정보

이 섹션은 인보이스 수령인에 대한 정보, 즉 청구되는 기관의 이름, 주소, 이메일 및 세금 ID를 반영합니다.

먼저 고객 세부정보 섹션을 검토하십시오. “수신자” 필드에 경고 아이콘이 표시되면 해당 연락처가 QuickBooks에 연결되지 않았음을 나타냅니다.

인보이스를 성공적으로 생성하려면 경고 아이콘을 클릭하고 새 연락처를 만들거나 QuickBooks 계정의 기존 고객과 인보이스를 연결하십시오. 두 경우 모두, 연결을 완료하려면 “확인”을 클릭해야 합니다.

또한 제공자의 측에서 고객 정보를 업데이트할 수 있습니다는 점에 유의하십시오. 활성화되면 인보이스 수령인의 주소, 이메일 및 세금 ID가 QuickBooks로 가져옵니다.

인보이스 세부정보

이 섹션에는 세금, 발행 및 지불 기한, 통화 및 인보이스 번호와 같은 인보이스 관련 세부정보가 포함됩니다.

인보이스 세부정보 섹션에서 귀사의 요구에 맞게 모든 필드를 조정할 수 있습니다. 통화는 QuickBooks에서 필수 필드이므로 반드시 입력해야 합니다.

인보이스 항목

이 섹션에는 인보이스의 요금을 구성하는 제품 또는 서비스가 나열됩니다.

거래와 연결된 제품은 자동으로 인보이스 항목 섹션에 채워지지만, 목록에 더 많은 항목을 추가할 수도 있습니다. 거래에 제품을 추가하는 방법에 대한 자세한 내용은 이 기사를 참조하십시오.

모든 세부정보를 입력한 후, “인보이스 생성” 버튼을 클릭하여 이를 QuickBooks 계정으로 전송하십시오.

청구서 보기

귀하의 새 청구서는 거래 세부 정보 보기의 내역 섹션에서 청구서 탭 아래에 나타납니다. Pipedrive의 청구서는 상태에 따라 다음과 같은 플래그를 반영합니다:

• 열림
• 지급됨
• 무효화됨
• 연체됨
• 부분 지급됨

청구서의 오른쪽 상단 모서리에는 다음 작업을 수행할 수 있는 세 개의 아이콘이 있습니다:

• PDF 다운로드 – 고객에게 직접 보낼 수 있는 청구서의 PDF 버전을 다운로드합니다.
• 이메일로 보내기 – 결제 완료 또는 만료된 청구서를 고객에게 직접 보냅니다. 청구서는 QuickBooks에서 전송됩니다.
• 링크 복사 – 청구서를 공유하기 위한 공개 링크를 생성할 수 있습니다. 이 옵션은 QuickBooks 계정에 온라인 결제가 활성화되어 있고 청구서에 이메일 주소가 포함된 경우에만 사용할 수 있습니다.

추가 옵션을 보려면 “...”를 클릭하십시오:

• 무효화 – 미지급 또는 지급된 청구서를 무효화합니다. 무효화된 청구서는 복원할 수 없습니다.
• 삭제 – Pipedrive와 QuickBooks에서 청구서를 삭제합니다.
• 거래와 연결 해제 – 거래에서 청구서를 제거합니다.
• QuickBooks에서 열기 – 이 옵션을 클릭하면 QuickBooks 계정으로 이동하여 청구서를 편집하고 전송하며 결제를 수락할 수 있습니다.

상세 보기 사이드바

귀하의 청구서 내역은 거래 세부 정보 보기의 사이드바에 포함됩니다. 여기에서 새로 고침을 클릭하여 QuickBooks의 새로운 업데이트를 가져오거나 “...”를 클릭하여 설정으로 이동하거나 연락처의 링크를 끊을 수 있습니다.

“모든 청구서 보기”를 클릭하여 사용자 지정 가능한 시간 프레임으로 필터링된 모든 연결된 청구서에 대한 자세한 내용을 볼 수 있습니다.

연결된 연락처와 관련된 모든 청구서를 볼 수 있으며 현재 보고 있는 거래와 청구서의 연결 및 연결 해제를 관리할 수 있습니다.