Kennisdatabase

Pipedrive’s vergaderplanner tool is een geweldige manier om in contact te blijven met klanten wanneer het jou beiden uitkomt, en je kunt het gebruiken naast de e-mail synchronisatie functie.

Waar de vergaderplanner te vinden

Je kunt een link naar de vergaderplanner maken of kopiëren vanuit verschillende locaties in Pipedrive:

• Als je e-mail synchronisatie hebt ingeschakeld, kun je op “Vergaderplanner” klikken in het e-mailcomposer venster

• Als e-mail synchronisatie niet is ingeschakeld, kun je de detailweergave openen en op “Vergaderplanner” klikken

• In het activiteiten tabblad kun je op ”Vergaderplanner“ klikken in de linkerbovenhoek van het scherm

Soorten links

Er zijn twee soorten vergaderlinks in Pipedrive. Algemene beschikbaarheid stelt onze klanten in staat om te kiezen uit een breed scala aan beschikbare tijden, terwijl specifieke tijd links je in staat stellen om exacte tijdslots voor eenmalige vergaderingen voor te stellen.

Algemene beschikbaarheid

Algemene beschikbaarheid betekent dat je bredere tijdsframes selecteert die zijn ontworpen voor grotere vensters die klanten kunnen boeken.

Om een link te maken om je beschikbaarheid aan te bieden, selecteer Beheer beschikbaarheid > Voeg beschikbaarheid toe, of bewerk de standaardlink.

Specifieke tijden

Plannen voor specifieke tijden betekent dat je slots creëert voor eenmalige afspraken met klanten. Dit is ontworpen voor niet-terugkerende afspraken zoals lunchvergaderingen of geplande telefoongesprekken.

Selecteer “Tijden kiezen” om vrije plekken op je agenda te kiezen die je aan je klant wilt aanbieden.

Beheren van voorgestelde tijden

Je kunt je beschikbare tijden, zowel algemeen als specifiek, aanpassen, zelfs nadat je je vergaderlinken hebt gegenereerd.

Algemene beschikbaarheid

Ga naar Activiteiten > Vergaderplanner > Beheer beschikbaarheid, selecteer vervolgens “Voeg beschikbaarheid toe” voor een nieuwe link, of klik op een van je bestaande links om deze te bewerken.

In deze sectie moet je de vergaderduur, de data waarop de beschikbaarheid actief is en de tijdsblokken definiëren. Je kunt ook buffer- en tijdinstellingen bewerken indien nodig.

In het venster voor algemene beschikbaarheid kun je voorbeeld, delen of op het prullenbak pictogram klikken om het te verwijderen.

• Uitbreiden
  Bekijk de beschikbare tijdslots in de opgegeven vergaderlink
• Prullenbak pictogram
  Verwijder de vergaderlink
• Voorbeeld pictogram
  Bekijk wat de ontvangers van de link zullen zien
• Delen
  Maak een deelbare vergaderlink

Specifieke tijdslots

Ga naar Vergaderplanner > Kies tijden en selecteer de dag en tijd voor je afspraak met behulp van de kalenderweergave.

Je kunt je bestaande enkele afspraaklinks bewerken door met je cursor over Kies tijden te bewegen en op het tandwiel pictogram te klikken.

Een tijdslot boeken

Zodra je een beschikbaarheid voor de vergaderplanner hebt aangemaakt, kun je de link op de volgende manieren delen.

Handmatig

Ga naar Activiteiten > Vergaderplanner en hover over de beschikbaarheid om je uitnodigingslink te kopiëren.

E-mail

Voeg je link naar de vergaderplanner direct in de body van elke e-mail die in Pipedrive is opgesteld.

Inbedden op je website

Ga naar Activiteiten > Vergaderplanner > Beschikbaarheid beheren. Klik vervolgens op “Delen” aan de rechterkant van het scherm.

Kopieer de snippet om de vergaderlink in te bedden en plak deze op je website.

Wanneer een klant een tijdslot selecteert om een afspraak te maken, ontvangt hij een bevestigingsmail:

Het boeken van een afspraak creëert ook een activiteit in je Pipedrive activiteitenkalender:

Klikken op een afspraak vanuit deze weergave leidt je naar de kalenderweergave van de planner, waar je je afspraak kunt bewerken of verwijderen.

Voeg voettekst toe aan het planningsformulier

Om voettekst toe te voegen aan uw vergaderplanningsformulier, gaat u naar het venster met vergaderdetails en klikt u op “+ Voettekst toevoegen” onderaan het scherm.

De ontvanger van de link zal de voettekst zien wanneer ze hun contactinformatie indienen:

Afspraak verwijderen

Ga naar uw activiteitenkalender en klik op de afspraak die u wilt verwijderen.

U wordt doorgestuurd naar de vergaderplanner kalender, waar u de vergadertijd en het prullenbak icoon kunt selecteren.