ฐานความรู้

ด้วย แอปการเชื่อมต่อ QuickBooks คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้จากมุมมองรายละเอียดดีลและส่งไปยัง บัญชี QuickBooks ของคุณได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องยุ่งยากในการคัดลอกและวางข้อมูลระหว่างเครื่องมือทั้งสอง.

การเชื่อมต่อยังสามารถให้สถานะที่อัปเดตเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่สร้างจาก Pipedrive ดังนั้นคุณจะรู้ว่าเมื่อใดที่พวกเขาถูกชำระหรือเกินกำหนดโดยไม่ต้องออกจากแอป Pipedrive.

การเปิดใช้งานการรวมระบบ

เพื่อเชื่อมต่อบัญชี QuickBooks ของคุณ ให้เปิด เมนูบัญชี ที่มุมขวาบน ไปที่ เครื่องมือและแอป > การออกใบแจ้งหนี้ และคลิก “ติดตั้ง” ข้าง QuickBooks.

คุณจะถูกนำไปยัง Pipedrive Marketplace ซึ่งคุณสามารถทำการติดตั้งและให้สิทธิ์การเข้าถึง แอปสามารถถูกถอนการติดตั้งได้ภายใต้ เครื่องมือและแอป > แอปในตลาด.

เมื่อข้อมูลการเข้าสู่ระบบของคุณได้รับการยืนยัน คุณจะกลับไปที่การตั้งค่า Pipedrive เพื่อกำหนดค่าความชอบของ QuickBooks.

ฟิลด์ต่อไปนี้จะถูกกรอกอัตโนมัติไปยัง QuickBooks เมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้ใน Pipedrive:

• ผู้ติดต่อ – ฟิลด์นี้ชี้แจงผู้รับใบแจ้งหนี้ เนื่องจากใบแจ้งหนี้มักจะถูกชำระโดยแผนกบัญชีเจ้าหนี้ของบริษัท เราขอแนะนำให้ใช้ฟิลด์ องค์กร – ชื่อ ของ Pipedrive คุณยังสามารถเลือกจากฟิลด์องค์กรอื่น ๆ ฟิลด์ผู้ติดต่อและฟิลด์ดีลได้.
• ที่อยู่ – ฟิลด์นี้ใช้สำหรับที่อยู่จริงของผู้รับใบแจ้งหนี้ เนื่องจากใบแจ้งหนี้มักจะถูกชำระโดยแผนกบัญชีเจ้าหนี้ของบริษัท เราขอแนะนำให้ใช้ฟิลด์ องค์กร – ที่อยู่ ของ Pipedrive คุณยังสามารถเลือกจากฟิลด์องค์กรอื่น ๆ ฟิลด์ผู้ติดต่อและฟิลด์ดีลได้.
• อีเมล – ฟิลด์นี้คือที่อยู่อีเมลของผู้รับใบแจ้งหนี้ เนื่องจากฟิลด์อีเมลใน Pipedrive เป็นฟิลด์ประเภทบุคคล เราขอแนะนำให้ใช้ฟิลด์ บุคคล – อีเมล ของ Pipedrive คุณยังสามารถเลือกจากฟิลด์องค์กรอื่น ๆ ฟิลด์ผู้ติดต่อและฟิลด์ดีลได้.
• รหัสภาษีของลูกค้า – ไม่ได้มีใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ต้องการข้อมูลนี้ แต่ถ้าคุณได้สร้าง ฟิลด์ที่กำหนดเอง ใน Pipedrive เพื่อเก็บข้อมูลรหัสภาษีของลูกค้า เราขอแนะนำให้ใช้ฟิลด์นั้นที่นี่.
• วันครบกำหนด – คุณสามารถตั้งวันครบกำหนดการชำระเงินได้ ตัวอย่างเช่น หากวันครบกำหนดตั้งไว้ที่เจ็ดวันหลังจากวันที่ออก ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นในวันที่ 13 มีนาคม จะมีวันครบกำหนดในวันที่ 20 มีนาคม.
• อัตราภาษีเริ่มต้น – ใช้ฟิลด์นี้เพื่อชี้แจงอัตราภาษีเริ่มต้นที่ใช้สำหรับผลิตภัณฑ์ในใบแจ้งหนี้ใหม่ คุณสามารถเปลี่ยนอัตราภาษีเริ่มต้นต่อใบแจ้งหนี้เมื่อจำเป็น.
• บัญชีเริ่มต้น – คุณสามารถเลือกบัญชีรายได้เริ่มต้นที่จะใช้สำหรับใบแจ้งหนี้ใหม่ คุณสามารถเปลี่ยนบัญชีเริ่มต้นต่อใบแจ้งหนี้เมื่อจำเป็น.

การตั้งค่า การเข้าถึงผู้ใช้ ช่วยให้คุณชี้แจงได้ว่าคุณหรือผู้ใช้ทั้งหมดสามารถเข้าถึง ออกใบแจ้งหนี้ และจัดการใบแจ้งหนี้ในนามของบริษัทของคุณได้หรือไม่.

เมื่อคุณพอใจกับการเลือกของคุณแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกความชอบการรวม QuickBooks ของคุณสำหรับบัญชีบริษัท Pipedrive ของคุณ.

การใช้การรวมระบบ

หลังจากที่คุณตั้งค่าการรวมระบบเสร็จสิ้นแล้ว ให้ไปที่มุมมองรายละเอียดของดีลใด ๆ เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใบแรกของคุณ คลิกที่แท็บ “ใบแจ้งหนี้” และเลือก “+ ใบแจ้งหนี้” เพื่อเริ่มต้น

แม้ว่าส่วนใหญ่ของข้อมูลจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติตามฟิลด์ที่คุณเลือกในการตั้งค่าก่อนหน้านี้และค่าที่เกี่ยวข้องกับดีลเฉพาะนั้น ให้แน่ใจว่าคุณได้รวมรายละเอียดที่ขาดหายไปด้วย

คุณจะเห็นหน้าต่าง สร้างใบแจ้งหนี้ ซึ่งแบ่งออกเป็นสามส่วน:

รายละเอียดลูกค้า

ส่วนนี้สะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับใบแจ้งหนี้ เช่น ชื่อของหน่วยงานที่ถูกเรียกเก็บเงิน, ที่อยู่, อีเมล และ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี.

เริ่มการตรวจสอบของคุณด้วยส่วน รายละเอียดลูกค้า หากมีไอคอนเตือนปรากฏในฟิลด์ “ถึง” นั่นหมายความว่าติดต่อไม่ได้เชื่อมโยงกับ QuickBooks

เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ให้สำเร็จ คลิกที่ไอคอนเตือนและสร้างผู้ติดต่อใหม่หรือเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับลูกค้าที่มีอยู่ในบัญชี QuickBooks ของคุณ ในทั้งสองกรณี คุณจะต้องคลิก “ยืนยัน” เพื่อทำการเชื่อมโยงให้เสร็จสิ้น

คุณยังจะสังเกตเห็นว่าคุณสามารถ อัปเดตข้อมูลลูกค้าบนฝั่งผู้ให้บริการ เมื่อเปิดใช้งาน ที่อยู่, อีเมล และ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้รับใบแจ้งหนี้จะถูกดึงเข้าสู่ QuickBooks

รายละเอียดใบแจ้งหนี้

ส่วนนี้รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดการเรียกเก็บเงิน เช่น ภาษี, วันที่ออก และ วันที่ครบกำหนด, สกุลเงิน และ หมายเลขใบแจ้งหนี้.

ในส่วน รายละเอียดใบแจ้งหนี้ คุณสามารถปรับฟิลด์ทั้งหมดให้ตรงตามความต้องการของบริษัทของคุณ โปรดทราบว่า สกุลเงิน ต้องกรอกเนื่องจากเป็นฟิลด์ที่จำเป็นใน QuickBooks

รายการใบแจ้งหนี้

ส่วนนี้แสดงรายการ ผลิตภัณฑ์ หรือ บริการ ที่ประกอบขึ้นเป็นค่าใช้จ่ายในใบแจ้งหนี้ของคุณ

ในขณะที่ผลิตภัณฑ์ที่เชื่อมโยงกับดีลจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติในส่วน รายการใบแจ้งหนี้ คุณยังสามารถเพิ่มรายการเพิ่มเติมลงในรายการของคุณได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มผลิตภัณฑ์ในดีลของคุณใน บทความนี้.

หลังจากกรอกรายละเอียดทั้งหมดแล้ว คลิกที่ปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้” เพื่อส่งสิ่งนี้ไปยังบัญชี QuickBooks ของคุณ

การดูใบแจ้งหนี้ของคุณ

ใบแจ้งหนี้ใหม่ของคุณจะปรากฏอยู่ภายใต้แท็บ ใบแจ้งหนี้ ในส่วน ประวัติ ของการดูรายละเอียดข้อตกลงของคุณ ใบแจ้งหนี้ใน Pipedrive จะสะท้อนธงต่อไปนี้ตามสถานะของพวกเขา:

• เปิด
• ชำระเงินแล้ว
• ยกเลิก
• เกินกำหนด
• ชำระเงินบางส่วน

ไอคอนสามตัวที่มุมขวาบนของใบแจ้งหนี้ช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้:

• ดาวน์โหลด PDF – ดาวน์โหลดเวอร์ชัน PDF ของใบแจ้งหนี้ของคุณเพื่อส่งให้ลูกค้าของคุณโดยตรง
• ส่งทางอีเมล – ส่งใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแล้วหรือที่ครบกำหนดโดยตรงไปยังลูกค้าของคุณ ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งจาก QuickBooks.
• คัดลอกลิงก์ – คุณสามารถสร้างลิงก์สาธารณะสำหรับแชร์ใบแจ้งหนี้ ตัวเลือกนี้จะมีให้เฉพาะเมื่อบัญชี QuickBooks ของคุณเปิดใช้งานการชำระเงินออนไลน์และใบแจ้งหนี้รวมถึงที่อยู่อีเมล.

คลิก “...” เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม:

• ยกเลิก – ยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระหรือที่ชำระแล้ว ใบแจ้งหนี้ที่ถูกยกเลิกไม่สามารถกู้คืนได้.
• ลบ – ลบใบแจ้งหนี้ทั้งจาก Pipedrive และ QuickBooks
• ยกเลิกการเชื่อมโยงจากข้อตกลง – ลบใบแจ้งหนี้ออกจากข้อตกลง
• เปิดใน QuickBooks – การคลิกตัวเลือกนี้จะพาคุณไปยังบัญชี QuickBooks ของคุณ ซึ่งคุณสามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ของคุณ ส่งมัน และรับการชำระเงิน

แถบด้านข้างการดูรายละเอียด

ประวัติใบแจ้งหนี้ของคุณจะรวมอยู่ในแถบด้านข้างของการดูรายละเอียดข้อตกลง ที่นี่คุณสามารถ รีเฟรช เพื่อดึงข้อมูลอัปเดตใหม่จาก QuickBooks หรือคลิกที่ “...” เพื่อไปที่การตั้งค่าหรือยกเลิกการเชื่อมโยงผู้ติดต่อของคุณ.

คลิกที่ “ดูใบแจ้งหนี้ทั้งหมด” เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยงทั้งหมดซึ่งกรองตามช่วงเวลาที่ปรับแต่งได้.

คุณสามารถดูใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อที่เชื่อมโยงและจัดการการเชื่อมโยงและการยกเลิกการเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้เหล่านั้นกับข้อตกลงที่คุณกำลังดูอยู่.