Tietokanta

The Nova Companion desktop app is a lightweight desktop app you install to capture your meetings. Instead of sending a bot into the call, it transcribes your computer’s audio directly, so it works with any conferencing tool, including audio-only calls. It works alongside the Pipedrive Nova web app: once a meeting is captured, the transcript, brief and suggested CRM updates appear in the web app, the same place your AI Notetaker recordings and post-meeting actions live.

You can install and set up Nova Companion on macOS or Windows, connect your account, grant the right permissions, and start capturing meetings, CRM updates and next actions automatically.

This article covers:

• Mitä alustoja, kokoustyökaluja ja käyttöjärjestelmiä Nova Companion tukee
• Kuinka ladata, asentaa ja kirjautua Nova Companioniin
• Kuinka myöntää Nova Companionille kokousten tallentamiseen tarvittavat oikeudet
• Kuinka asettaa osallistujailmoitusasetukset
• Kuinka liittyä kokoukseen ja tarkistaa kokouksen jälkeiset toimenpiteet

Ennen kuin aloitat

Tuetut käyttöjärjestelmät

• macOS 13.0+: Vain Apple Silicon. Intel‑Maceja ei tueta
• Windows 10+: Vain 64-bittinen

Alustan saatavuus

Nova Companion toimii macOS:llä ja Windowsissa, ja se toimii yhdessä minkä tahansa jo käyttämäsi kokousohjelman kanssa, kuten:

• Zoom
• Google Meet
• Teams
• Demodesk
• Mikä tahansa muu tietokoneellasi oleva VoIP-työkalu (puhujan tunnistus on vähemmän tarkkaa)/li>

Se kaappaa järjestelmän äänen suoraan, joten botti ei liity kokoukseesi. Jos kokous näkyy Novassa, se voidaan muuntaa tekstiksi Nova Companionilla.

Minkälaisia kokouksia voin litteroida?

Jotta voit litteroida kokouksen, ajoita se paikkaan, josta Nova Companion löytää sen ennen puhelun alkua:

• Lisää se kalenteriin, joka on synkronoitu Pipedriven kanssa tai suoraan Novan kanssa, tai
• Luo sille Pipedrive-aktiviteetti

Kun tuo on tehty, Nova Companion voi litteroida kaiken, mitä se pystyy kaappaamaan tietokoneesi äänestä; sinun ei tarvitse käyttää mitään tiettyä kokouspalvelua.

Yhteenvetona, Companion tarvitsee kaksi asiaa litteroidakseen kokouksen:

• Kokous on merkitty synkronoituun kalenteriisi tai Pipedrive-aktiviteetiksi
• Äänen toistuminen tietokoneellasi

• Tunnistettavat kokouspalvelut (Zoom, Google Meet, Teams): Nova Companion voi hakea osallistujien nimet kokoustiedoista, joten transkriptio kohdentaa puheenvuorot oikein.

• Muut puhelut (VoIP-työkalut tai tarjoajat, joita Nova ei pysty tunnistamaan): nämä voidaan silti litteroida, mutta puhujat merkitään vain järjestäjä ja osallistuja sen sijaan, että heidät nimettäisiin, joten puhujien tunnistus voi olla vähemmän tarkkaa.

Lataa ja asenna Nova Companion

Sekä macOS:lle että Windowsille voit ladata tiedoston avaamalla Nova-asetukset.

Asentaminen macOS:lle

1. Siirry kohtaan Nova-asetukset > Meeting Notetaker -sivu ja napsauta ladataksesi Mac-painiketta.
2. Avaa ladattu levykuva (yleensä Lataukset-kansiossa).
3. Vedä Nova Companion -sovelluksen kuvake Applications-kansioon.

Järjestelmänvalvojan oikeudet vaaditaan: tarvitset järjestelmänvalvojan oikeudet tietokoneeltasi asennuksen suorittamiseen. Jos sinulla ei ole niitä, ota yhteys IT-tukeen ennen jatkamista.

Turvallisuusvaroitus: macOS saattaa näyttää varoituksen, kuten “Nova Companion.app on internetistä ladattu sovellus. Haluatko varmasti avata sen?” tai se saattaa myös ilmoittaa, että se on peräisin “tuntemattomalta kehittäjältä”. Tämä on odotettua; napsauta vain “Avaa” jatkaaksesi.

Asentaminen Windowsille

1. Siirry kohtaan Nova-asetukset > Meeting Notetaker -sivu ja napsauta ladataksesi Windows-painiketta.

2. Avaa asennustiedosto (.exe) (yleensä Lataukset-kansiossa).

3. Nova-asennusohjelman pitäisi käynnistyä automaattisesti.

Järjestelmänvalvojan oikeudet vaaditaan: tarvitset järjestelmänvalvojan oikeudet tietokoneeltasi asennuksen suorittamiseen. Jos sinulla ei ole niitä, ota yhteys IT-tukeen ennen jatkamista.

Turvallisuusvaroitus: Windows saattaa näyttää SmartScreen-varoituksen “Windows protected your PC”. Tämä on odotettua; napsauta “Lisätietoja”, sitten “Suorita joka tapauksessa” jatkaaksesi.

Nova Companionin käynnistäminen

Voit käynnistää Nova Companionin Sovellukset-kansiosta (macOS) tai Käynnistä-valikosta (Windows).

Kirjautuminen

Valitse “Kirjaudu Pipedriveen” aloittaaksesi prosessin.

Sinulta pyydetään antamaan kirjautumistietosi selaimen ikkunassa yhteyden valtuuttamiseksi.

Oikeuksien myöntäminen

macOS:lla

Kun käynnistät Nova Companionin macOS:lla ensimmäistä kertaa, sinua pyydetään myöntämään seuraavat oikeudet, jotta se voi tallentaa ja olla vuorovaikutuksessa kokouksiesi kanssa:

• Mikrofoni: sallii Novan muuntaa puheluistasi tulevan äänen tekstiksi. Napsauta ponnahdusikkunassa “Salli”. Näiden oikeuksien tarkistamiseksi tai uudelleen ottamiseksi käyttöön Macillasi siirry: Järjestelmäasetukset > Tietosuoja ja turvallisuus > Mikrofoni
• Järjestelmäääni: sallii Novan tallentaa kokouksen äänen (muut osallistujien äänet) suoraan tietokoneeltasi. Napsauta ponnahdusikkunassa “Salli”. Näiden oikeuksien tarkistamiseksi tai uudelleen ottamiseksi käyttöön Macillasi siirry: Järjestelmäasetukset > Tietosuoja ja turvallisuus > Näytön ja järjestelmääänen tallennus
• Esteettömyys: sallii Novan tunnistaa ja olla vuorovaikutuksessa kokousikkunasi kanssa. Napsauta ponnahdusikkunassa “Salli”, tai ota se tarvittaessa manuaalisesti käyttöön. Näiden oikeuksien tarkistamiseksi tai uudelleen ottamiseksi käyttöön Macillasi siirry: Järjestelmäasetukset > Tietosuoja ja turvallisuus > Esteettömyys

Huom: Näiden oikeuksien myöntämisen jälkeen sulje ja käynnistä Nova Companion uudelleen. Sovelluksen uudelleenkäynnistys vaaditaan jatkaaksesi perehdytystä.

Windowsissa

Windowsissa manuaalisia oikeuksia ei tällä hetkellä vaadita; Nova Companion on käytettävissä heti asennuksen jälkeen.

Määritä, miten osallistujille ilmoitetaan transkriptiosta

Käyttöoikeudet myönnettyäsi sinut ohjataan Participant notice -näytölle Nova web app -sovelluksessa, jossa voit valita, millaisen ilmoituksen lähetetään kokouksen osallistujille ennen kuin Nova Companion aloittaa transkription.

Oletuksena on valittuna Salli poisjäänti, joka lähettää osallistujille sähköpostimuistutuksen 24 tuntia ennen kokousta.

Voit jatkaa oletusvalinnalla tai valita jonkin muun vaihtoehdon. Vaihtoehdot ovat:

• Ei automaattisia ilmoituksia: Ilmoitat osallistujille ja keräät suostumukset Nova:n ulkopuolella.
• Ilmoitus, jossa mahdollisuus kieltäytyä: Nova lähettää osallistujille sähköpostin ennen kokousta ja tarjoaa heille helpon tavan kieltäytyä.
• Suostumus vaaditaan: Nova ilmoittaa osallistujille ennen kokousta ja kerää heidän suostumuksensa tai kieltäytymisensä.

Liity ensimmäiseen kokoukseesi ja tee siitä puhtaaksikirjoitus

Etsi seuraava kokouskorttisi Nova Companionin päänäytöltä.

Napsauta “Liity” aloittaaksesi kokouksen tallentamisen.

Näyttöön ilmestyy kokousavustuspalkki, joka näyttää tallennettavan kokouksen ja kuluneen ajan.

Napsauta Pysäytä-painiketta kokouksen päättyessä lopettaaksesi puhtaaksikirjoituksen.

Kokouksen jälkeen Nova toimittaa täydellisen puhtaaksikirjoituksen, CRM-päivitykset ja seuraavat toimenpiteet Nova-verkkosovelluksessa.

Napsauta “Tarkista” ilmoitusta Nova Companion-ikkunan alareunassa nähdäksesi kokouksen jälkeiset toimenpiteet.

Tarkastele kokouksen jälkeisiä toimenpiteitä

Tallennetun puhelun jälkeen Nova luo transkriptista sarjan kokouksen jälkeisiä toimenpiteitä. Ne näkyvät kohdassa Meetings > Post-meeting actions Nova-verkkosovelluksessa.

Kokouksen jälkeisiin toimenpiteisiin saattaa sisältyä:

Kokouksen yhteenveto, tärkeimmät havainnot ja suositellut jatkotoimet.

Laajenna ne klikkaamalla “View summary”, jolloin näet yhteenvedon, jossa on käsiteltävät riskit, positiiviset signaalit, toimenpiteet (päivämäärittäin) ja yleiskatsaus käsitellyistä asioista.

Ehdotetut CRM-tietojen päivitysehdot voit nähdä klikkaamalla “Review and sync”.

Nova tunnistaa, mitä tarvitsee päivittää, ja lisää sen tähän luetteloon, jotta voit tarkistaa sen ja toteuttaa muutokset.

Jos olet eri mieltä, voit muokata kenttiä suoraan After-sarakkeessa. Voit myös valita, mitkä ehdotuksista päivittävät CRM-tietosi Update-sarakkeessa.

Voit myös nähdä kokouksen transkriptin välilehdeltä Transcript, sisältäen aikakoodit ja puhujien tunnistuksen, jotka saattavat vaihdella kokousympäristöstä riippuen.

Voit lukea lisää Novan kokousten jälkeisistä toimenpiteistä artikkelista Pipedrive Nova: Meetings.

Mukauta Nova Companion -sovelluksen asetuksia

Napsauta sovelluksen oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta avataksesi Nova Companionin asetukset.

Voit mukauttaa Nova Companionissa seuraavia asetuksia:

Yleiset

• Piilota näytönjaon aikana: piilottaa sovellusikkunan näytönjaon ajaksi (pois päältä oletuksena)

Muistutukset

• Ilmoita ennen aikataulutettujen kokousten alkua: muistutus ennen seuraavaa kokoustasi (oletus: 5 min)
• Ilmoita, kun aikataulutetut kokoukset venyvät: hälytys, kun Zoom-, Google Meet- tai Teams-kokous ylittää ajan (oletus: 5 min)
• Ilmoita, kun manuaaliset tallenteet venyvät: hälytys, kun ad hoc -tallenne kestää odotettua pidempään (oletus: 45 min)

Kokousten tallennus

• Lopeta tallennus automaattisesti: lopettaa tallennuksen heti, kun tunnistettu kokousikkuna sulkeutuu
• Näyttää käytössä olevan tallennustavan: napsauta “Avaa kokousten tallennuksen asetukset” siirtyäksesi Nova-verkkosovelluksen asetuksiin, joissa voit vaihtaa transkriptio-menetelmäksi AI Notetaker

Päivitykset

• Napsauta “Tarkista päivitykset” tarkistaaksesi päivitykset manuaalisesti
• Jätä Lataa päivitykset automaattisesti aktiiviseksi, jos haluat sovelluksen päivittyvän automaattisesti

Tili

• Vaihda yritystä: vaihda, mihin Pipedrive-tiliin Nova Companion on yhdistetty
• “Kirjaudu ulos”: kirjaudu ulos sulkematta sovellusta
• “Lopeta Nova Companion”: sulje sovellus kokonaan

Valmista!

Nova Companion on nyt asennettu, kirjautunut sisään ja valmis tallentamaan kokouksiasi. Kun liityt ensimmäiseen kokoukseesi, Nova alkaa automaattisesti luoda kokouksen jälkeisiä toimenpiteitäsi, eikä ylimääräistä asetusta tarvita.