Bază de cunoștințe

Aplicația desktop Nova Companion este o aplicație desktop ușoară pe care o instalați pentru a vă captura întâlnirile. În loc să trimită un bot în apel, transcrie direct sunetul computerului, astfel încât funcționează cu orice instrument de conferințe, inclusiv cu apeluri numai audio și VoIP.

Funcționează împreună cu aplicația web Pipedrive Nova: după captarea unei întâlniri, transcrierea, rezumatul și actualizările CRM sugerate apar în aplicația web, același loc în care se află înregistrările AI Notetaker și acțiunile de după întâlnire.

Puteți instala și configura Nova Companion pe macOS sau Windows, vă puteți conecta contul, puteți acorda permisiunile necesare și puteți începe să capturați automat întâlniri, actualizări CRM și acțiuni următoare.

Acest articol acoperă:

• Platformele, instrumentele pentru întâlniri și sistemele de operare compatibile cu Nova Companion
• Cum să descărcați, să instalați și să vă autentificați în Nova Companion
• Cum să acordați permisiunile de care Nova are nevoie pentru a captura întâlniri
• Cum să setați preferințele pentru notificarea participanților
• Cum să participați la o întâlnire și să consultați acțiunile de după întâlnire

Înainte de a începe

Sisteme de operare compatibile

• macOS 13.0+: numai Apple Silicon. Mac-urile cu Intel nu sunt compatibile
• Windows 10+: numai versiuni pe 64 de biți

Disponibilitatea platformei

Nova Companion rulează pe macOS și Windows și funcționează cu orice instrument de conferințe pe care îl utilizați deja, inclusiv:

• Zoom
• Google Meet
• Teams
• Demodesk
• Orice alt instrument VoIP de pe computer (cu o atribuire mai puțin exactă a vorbitorilor)
• Întâlniri în persoană, cu condiția ca microfonul computerului să poată capta sunetul din sala de întâlniri. Dezactivarea microfonului va împiedica orice înregistrare.

Captează direct sunetul de sistem, astfel încât niciun bot nu se va alătura apelului. Dacă întâlnirea este vizibilă în Nova, poate fi transcrisă cu Nova Companion.

Ce tipuri de întâlniri pot transcrie?

Pentru a transcrie o întâlnire, aceasta trebuie să fie deja vizibilă în Nova. Consultați secțiunea Gestionarea setărilor de sincronizare a întâlnirilor din articolul Pipedrive Nova: Întâlniri pentru condițiile complete. În plus, Nova Companion are nevoie doar ca sunetul să fie redat pe computer; nu trebuie să utilizați un anumit instrument de conferințe.

Pe scurt, Companion are nevoie de două lucruri pentru a transcrie o întâlnire:

• Întâlnirea este programată în calendarul sincronizat sau ca activitate Pipedrive
• Sunet redat pe computer (chiar dacă utilizați căști)

• Furnizori de întâlniri detectabili (Zoom, Google Meet, Teams): Nova Companion poate prelua numele participanților din informațiile întâlnirii, astfel încât transcrierea va atribui corect replicile vorbitorilor.

• Alte apeluri (instrumente VoIP sau furnizori pe care Nova nu îi poate detecta): acestea pot fi transcrise în continuare, însă vorbitorii vor fi etichetați numai ca gazdă și participant, nu cu numele lor, astfel încât atribuirea vorbitorilor poate fi mai puțin exactă.

  ---

Descărcați și instalați Nova Companion

Atât pe macOS, cât și pe Windows, puteți descărca fișierul deschizând Setări Nova deasupra numelui de utilizator.

Apoi selectați Meeting Notetaker pentru a vedea opțiunile.

Instalarea pe macOS

1. Accesați pagina Setări Nova > Meeting Notetaker și dați clic pe butonul Mac pentru a descărca aplicația.
   
2. Deschideți imaginea de disc descărcată (de obicei, în folderul Descărcări).
3. Trageți pictograma aplicației Nova Companion în folderul Aplicații.

Sunt necesare drepturi de administrator: aveți nevoie de drepturi de administrator pe computer pentru a finaliza instalarea. Dacă nu le aveți, contactați echipa IT înainte de a continua.

Avertisment de securitate: macOS poate afișa un avertisment precum „Nova Companion.app este o aplicație descărcată de pe internet. Sigur doriți să o deschideți?” sau poate indica și că provine de la un „dezvoltator necunoscut”. Acest lucru este normal; dați clic pe „Deschideți” pentru a continua.

Instalarea pe Windows

1. Accesați pagina Setări Nova > Meeting Notetaker și dați clic pe butonul Windows pentru a descărca aplicația.

2. Deschideți fișierul de instalare (.exe) (de obicei, în folderul Descărcări).

3. Programul de instalare Nova ar trebui să pornească automat.

Sunt necesare drepturi de administrator: aveți nevoie de drepturi de administrator pe computer pentru a finaliza instalarea. Dacă nu le aveți, contactați echipa IT înainte de a continua.

Avertisment de securitate: Windows poate afișa un avertisment SmartScreen „Windows v-a protejat PC-ul”. Acest lucru este normal; dați clic pe „Mai multe informații”, apoi pe „Rulați oricum” pentru a continua.

Pornirea Nova Companion

Puteți porni Nova Companion din folderul Aplicații (macOS) sau din meniul Start (Windows).

Autentificarea

Dați clic pe „Conectați-vă cu Pipedrive” pentru a începe procesul.

Vi se va solicita să introduceți datele de autentificare într-o fereastră de browser pentru a autoriza conexiunea.

Acordarea permisiunilor

Pe macOS

Prima dată când porniți Nova Companion pe macOS, vi se va solicita să acordați următoarele permisiuni pentru ca aplicația să poată captura și interacționa cu întâlnirile:

• Microfon: permite Nova să transcrie sunetul din apeluri. Dați clic pe „Permiteți” în fereastra pop-up. Pentru a consulta sau a reactiva aceste permisiuni pe Mac, accesați: Setări sistem > Confidențialitate & securitate > Microfon
• Sunet de sistem: permite Nova să capteze direct pe computer sunetul din întâlnire (vocile celorlalți participanți). Dați clic pe „Permiteți” în fereastra pop-up. Pentru a consulta sau a reactiva aceste permisiuni pe Mac, accesați: Setări sistem > Confidențialitate & securitate > Înregistrarea ecranului & a sunetului de sistem
• Accesibilitate: permite Nova să detecteze și să interacționeze cu fereastra întâlnirii. Dați clic pe „Permiteți” în fereastra pop-up sau activați-o manual, dacă vi se solicită. Pentru a consulta sau a reactiva aceste permisiuni pe Mac, accesați: Setări sistem > Confidențialitate & securitate > Accesibilitate

Pe Windows

În prezent, Windows nu necesită permisiuni manuale; Nova Companion ar trebui să fie gata de utilizare imediat după instalare.

Stabiliți cum sunt notificați participanții despre transcriere

După acordarea permisiunilor, veți fi direcționat la ecranul Notificare participanți din aplicația web Nova.

Nova vă oferă instrumente pentru a informa participanții la întâlnire și a le permite să decidă dacă sunt înregistrați, ceea ce vă ajută să respectați cerințele privind consimțământul din regiunea dvs.

În mod implicit, este selectată opțiunea Permiteți refuzul, care trimite participanților o notificare prin e-mail cu 24 de ore înainte de întâlnire.

Puteți continua cu selecția implicită sau puteți alege altă opțiune. Opțiunile sunt:

• Fără alerte automate: informați participanții și obțineți consimțământul în afara Nova.
• Alertă cu opțiune de refuz: Nova trimite participanților un e-mail înainte de întâlnire și le oferă o modalitate simplă de a refuza.
• Solicitați consimțământul: Nova notifică participanții înainte de întâlnire și obține consimțământul sau refuzul acestora.

Participați la prima întâlnire și transcrieți-o

Pe ecranul principal Nova Companion, găsiți cardul următoarei întâlniri.

Dați clic pe „Participați” pentru a începe captarea întâlnirii.

Apare o bară pentru întâlnire, care afișează întâlnirea captată și timpul scurs.

Dați clic pe butonul oprire când se încheie întâlnirea pentru a opri transcrierea. Vă recomandăm să faceți acest lucru manual după încheierea întâlnirii.

Nova vă va notifica dacă o întâlnire pare să depășească durata sau dacă nu mai detectează activitate, însă trebuie să încheiați întotdeauna manual înregistrarea pentru a vă asigura că se oprește când vă așteptați.

După întâlnire, Nova furnizează o transcriere completă, actualizări CRM și acțiuni următoare în cardul corespunzător al întâlnirii din aplicația web Nova.

Dați clic pe „Consultați” în notificarea din partea de jos a Nova Companion pentru a vedea acțiunile de după întâlnire.

Consultați acțiunile de după întâlnire

După un apel înregistrat, Nova creează un set de acțiuni de după întâlnire din transcriere. Acestea apar în Întâlniri > Acțiuni de după întâlnire în aplicația web Nova.

Acțiunile de după întâlnire pot include:

O analiză a întâlnirii cu un rezumat, concluzii principale și pași următori recomandați.

Extindeți-le dând clic pe „Vedeți rezumatul” și veți vedea o recapitulare cu riscurile care trebuie abordate, semnale pozitive, acțiuni (după dată) și o prezentare generală a subiectelor discutate. Aflați cum să modificați aspectul rezumatului în articolul Pipedrive Nova: configurare

Sugestii de actualizare a datelor CRM, pe care le puteți vedea dând clic pe „Consultați și sincronizați”.

Nova va identifica ce trebuie actualizat și va adăuga elementele în această listă, pentru a le putea consulta și aplica modificările.

Dacă nu sunteți de acord, puteți edita câmpurile direct în coloana După. De asemenea, puteți alege care dintre sugestii vor actualiza datele CRM în coloana Actualizare.

De asemenea, puteți vedea transcrierea întâlnirii în fila Transcriere, cu marcaje temporale și identificarea vorbitorilor, deși acestea pot varia în funcție de mediul întâlnirii.

Aflați mai multe despre acțiunile de după întâlnire din Nova în articolul Pipedrive Nova: Întâlniri.

Personalizați setările Nova Companion

Dați clic pe pictograma roată dințată din colțul din dreapta sus al aplicației pentru a deschide setările Nova Companion.

Puteți personaliza următoarele setări în Nova Companion:

General

• Ascundeți în timpul partajării ecranului: ascunde fereastra aplicației în timpul partajării ecranului (dezactivat implicit)

Notificări

• Notificați-mă înainte de începerea întâlnirilor programate: notificare înaintea următoarei întâlniri (implicit: 5 min)
• Notificați-mă când întâlnirile programate depășesc durata: alertă când o întâlnire Zoom, Google Meet sau Teams depășește durata (implicit: 5 min)
• Notificați-mă când înregistrările manuale depășesc durata: alertă când o înregistrare ad-hoc durează mai mult decât se așteaptă (implicit: 45 min)

Captarea întâlnirilor

• Opriți automat înregistrarea: oprește înregistrarea când se închide o fereastră de întâlnire recunoscută. De asemenea, vă recomandăm să dați clic pe butonul „Opriți” după ce se încheie întâlnirea, astfel încât înregistrarea să se oprească exact când vă așteptați
• Afișează metoda de captare activă: dați clic pe „Deschideți setările de captare a întâlnirilor” pentru a accesa setările aplicației web Nova, unde puteți trece la AI Notetaker ca metodă de transcriere. Aflați mai multe despre utilizarea AI Notetaker în articolul Pipedrive Nova: întâlniri

Actualizări

• Dați clic pe „Verificați actualizările” pentru a verifica manual actualizările aplicației desktop Companion
• Lăsați activă opțiunea Descărcați automat actualizările dacă doriți ca aplicația să fie actualizată automat

Cont

• Schimbați compania: modificați contul Pipedrive la care este conectat Nova Companion
• „Deconectați-vă”: vă deconectați fără să închideți aplicația
• „Închideți Nova Companion”: închideți complet aplicația

Totul este gata

Nova Companion ar trebui să fie acum instalat, conectat și gata să vă captureze întâlnirile. După ce participați la prima întâlnire, Nova va începe automat să creeze acțiunile de după întâlnire, fără configurare suplimentară.