Base de conocimiento

La aplicación de escritorio Nova Companion es una aplicación ligera que instalas en tu computadora para capturar tus reuniones. En lugar de enviar un bot a la llamada, transcribe directamente el audio de tu computadora. Así funciona con cualquier herramienta de conferencias, incluidas las llamadas solo con audio y por VoIP.

Funciona junto con la Pipedrive Nova web app: una vez capturada una reunión, la transcripción, el resumen y las actualizaciones sugeridas del CRM aparecen en la aplicación web, donde también se encuentran tus grabaciones de AI Notetaker y las acciones posteriores a la reunión.

Puedes instalar y configurar Nova Companion en macOS o Windows, conectar tu cuenta, otorgar los permisos necesarios y comenzar a capturar automáticamente reuniones, actualizaciones del CRM y próximas acciones.

En este artículo se explica lo siguiente:

• Plataformas, herramientas de reunión y sistemas operativos compatibles con Nova Companion
• Descargar, instalar e iniciar sesión en Nova Companion
• Otorgar los permisos que Nova necesita para capturar reuniones
• Configurar tus preferencias de aviso a participantes
• Unirte a una reunión y revisar las acciones posteriores a la reunión

Antes de empezar

Sistemas operativos compatibles

• macOS 13.0+: solo Apple Silicon. Las Mac con Intel no son compatibles
• Windows 10+: solo de 64 bits

Disponibilidad por plataforma

Nova Companion se ejecuta en macOS y Windows, y funciona con cualquier herramienta de conferencias que ya uses, como:

• Zoom
• Google Meet
• Teams
• Demodesk
• Cualquier otra herramienta de VoIP en tu computadora (con identificación de hablantes menos precisa)
• Reuniones presenciales, siempre que el micrófono de tu computadora pueda captar el audio de la sala. Si silencias tu micrófono, no se grabará nada.

Captura directamente el audio del sistema, por lo que ningún bot se unirá a la llamada. Si la reunión aparece en Nova, se puede transcribir con Nova Companion.

¿Qué tipo de reuniones puedo transcribir?

Para transcribir una reunión, esta ya debe aparecer en Nova. Consulta la sección Gestionar los ajustes de sincronización de reuniones del artículo Pipedrive Nova: Reuniones para conocer todas las condiciones. Aparte de eso, Nova Companion solo necesita que se reproduzca audio en tu computadora; no necesitas usar una herramienta de conferencias específica.

En resumen, Companion necesita dos cosas para transcribir una reunión:

• La reunión está programada en tu calendario sincronizado o como actividad de Pipedrive
• Audio que se reproduce en tu computadora (aunque uses audífonos)

• Proveedores de reuniones que Nova detecta (Zoom, Google Meet, Teams): Nova Companion puede obtener los nombres de los participantes desde la información de la reunión, para que la transcripción identifique con precisión quién está hablando.

• Otras llamadas (herramientas VoIP o proveedores que Nova no puede detectar): también se pueden transcribir, pero los hablantes solo se etiquetarán como anfitrión y participante, no por nombre, por lo que la identificación de hablantes puede ser menos precisa.

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Descarga e instala Nova Companion

Tanto en macOS como en Windows, puedes descargar el archivo abriendo Ajustes de Nova, encima de tu nombre de usuario.

Luego, selecciona "Tomador de notas de reuniones" para ver las opciones disponibles.

Instalar en macOS

1. Ve a Ajustes de Nova > Tomador de notas de reuniones y haz clic en el botón de Mac para descargarlo.
   
2. Abre la imagen de disco descargada (normalmente está en tu carpeta Descargas).
3. Arrastra el ícono de la app Nova Companion a tu carpeta Aplicaciones.

Se requieren derechos de administrador: necesitarás derechos de administrador en tu computadora para completar la instalación. Si no los tienes, comunícate con tu equipo de TI antes de continuar.

Advertencia de seguridad: macOS puede mostrar una advertencia como "Nova Companion.app es una app descargada de internet. ¿Seguro que quieres abrirla?" También podría indicar que proviene de un "desarrollador no identificado". Esto es normal. Haz clic en "Abrir" para continuar.

Instalar en Windows

1. Ve a la página Ajustes de Nova > Tomador de notas de reuniones y haz clic en el botón de Windows para descargar.

2. Abre el archivo instalador (.exe) (normalmente está en tu carpeta Descargas).

3. El instalador de Nova debería ejecutarse automáticamente.

Se requieren derechos de administrador: necesitarás derechos de administrador en tu computadora para completar la instalación. Si no los tienes, comunícate con tu equipo de TI antes de continuar.

Advertencia de seguridad: Windows puede mostrar una advertencia de SmartScreen que diga "Windows protegió tu PC". Esto es normal. Haz clic en "Más información" y luego en "Ejecutar de todas formas" para continuar.

Abrir Nova Companion

Puedes iniciar Nova Companion desde la carpeta Aplicaciones (macOS) o el menú Inicio (Windows).

Iniciar sesión

Haz clic en "Iniciar sesión con Pipedrive" para comenzar el proceso.

Se te pedirá que escribas tus credenciales en una ventana del navegador para autorizar la conexión.

Otorgar permisos

En macOS

La primera vez que inicies Nova Companion en macOS, se te pedirá que otorgues los siguientes permisos para que pueda capturar tus reuniones e interactuar con ellas:

• Micrófono: permite que Nova transcriba el audio de tus llamadas. Haz clic en "Permitir" en la ventana emergente. Para revisar o volver a habilitar estos permisos en tu Mac, ve a: Configuración del sistema > Privacidad y seguridad > Micrófono
• Audio del sistema: permite que Nova capture el audio de tu reunión (las voces de los demás participantes) directamente desde tu computadora. Haz clic en "Permitir" en la ventana emergente. Para revisar o volver a habilitar estos permisos en tu Mac, ve a: Configuración del sistema > Privacidad y seguridad > Grabación de pantalla y audio del sistema
• Accesibilidad: permite que Nova detecte tu ventana de reunión e interactúe con ella. Haz clic en "Permitir" en la ventana emergente, o habilítalo manualmente si se te solicita. Para revisar o volver a habilitar estos permisos en tu Mac, ve a: Configuración del sistema > Privacidad y seguridad > Accesibilidad

En Windows

Actualmente, Windows no requiere permisos manuales. Nova Companion debería estar listo para usarse inmediatamente después de la instalación.

Define cómo se notificará a los participantes sobre la transcripción

Después de otorgar los permisos, se abrirá la pantalla Aviso a participantes en la Nova web app.

Nova ofrece herramientas para mantener informados a los participantes de la reunión y permitirles decidir si quieren que se les grabe. Así puedes cumplir los requisitos de consentimiento de tu región.

De forma predeterminada, está seleccionada la opción "Permitir rechazar la grabación", que envía una notificación por correo electrónico a los participantes 24 horas antes de la reunión.

Puedes continuar con la selección predeterminada o elegir otra opción. Las opciones son:

• Sin alertas automáticas: tú informas a los participantes y recopilas su consentimiento fuera de Nova.
• Alerta con opción para no participar: Nova envía un correo electrónico a los participantes antes de la reunión y les da una forma sencilla de rechazar la transcripción.
• Requerir consentimiento: Nova notifica a los participantes antes de la reunión y recopila su consentimiento o su decisión de no participar.

Únete a tu primera reunión y transcríbela

En la pantalla principal de Nova Companion, busca la tarjeta de tu próxima reunión.

Haz clic en "Unirse" para iniciar la captura de la reunión.

Aparecerá una barra de Nova Companion que muestra la reunión que se está capturando y el tiempo transcurrido.

Cuando termine la reunión, haz clic en el botón "Detener" para finalizar la transcripción. Te recomendamos hacerlo manualmente cuando termine la reunión.

Nova te avisará si una reunión parece prolongarse demasiado o si deja de detectar actividad, pero siempre debes detener la grabación manualmente para asegurarte de que termine cuando lo esperas.

Después de la reunión, Nova muestra una transcripción completa, actualizaciones del CRM y próximas acciones en la tarjeta de la reunión correspondiente en la Nova web app.

Haz clic en "Revisar" en la notificación que aparece en la parte inferior de Nova Companion para ver las acciones posteriores a la reunión.

Revisa las acciones posteriores a la reunión

Después de una llamada grabada, Nova crea un conjunto de acciones posteriores a la reunión a partir de la transcripción. Estas aparecen en Reuniones > Acciones posteriores a la reunión en la Nova web app.

Las acciones posteriores a la reunión pueden incluir:

Un informe posterior a la reunión con un resumen, puntos clave y próximos pasos recomendados.

Haz clic en "Ver resumen" para ampliarlas. Verás una recapitulación con los riesgos que debes abordar, las señales positivas, las acciones por fecha y un resumen general de lo que se habló. Consulta cómo modificar la apariencia del resumen en el artículo Pipedrive Nova: configuración

Sugerencias para actualizar los datos del CRM, que puedes consultar haciendo clic en "Revisar y sincronizar".

Nova identificará lo que debe actualizarse y lo agregará a esta lista para que puedas revisarlo y aplicar los cambios.

Si no estás de acuerdo, puedes editar los campos directamente en la columna Después. También puedes elegir qué sugerencias actualizarán los datos del CRM en la columna Actualizar.

También puedes consultar la transcripción de la reunión en la pestaña Transcripción, con códigos de tiempo e identificación de hablantes. Estos datos pueden variar según el entorno de la reunión.

Para más información sobre las acciones posteriores a las reuniones de Nova, consulta el artículo Pipedrive Nova: Reuniones.

Personaliza los ajustes de Nova Companion

Haz clic en el ícono de engrane en la esquina superior derecha de la aplicación para abrir los ajustes de Nova Companion.

Puedes personalizar los siguientes ajustes en Nova Companion:

General

• Ocultar al compartir pantalla: oculta la ventana de la app mientras compartes pantalla (desactivado de forma predeterminada)

Recordatorios

• Notificarme antes de que empiecen las reuniones programadas: recordatorio antes de tu próxima reunión (predeterminado: 5 min)
• Notificarme cuando las reuniones programadas se alarguen: alerta cuando una reunión de Zoom, Google Meet o Teams se pasa del tiempo previsto (predeterminado: 5 min)
• Notificarme cuando las grabaciones manuales se alarguen: alerta cuando una grabación no programada dura más de lo esperado (predeterminado: 45 min)

Captura de reuniones

• Detener la grabación automáticamente: detiene la grabación cuando se cierra una ventana de reunión reconocida. También te recomendamos hacer clic tú mismo en el botón para detenerla cuando termine la reunión, para que la grabación se detenga justo en el momento previsto
• Muestra el método de captura activo: haz clic en "Abrir ajustes de captura de reuniones" para ir a los ajustes de la Nova web app, donde puedes cambiar a AI Notetaker como método de transcripción. Conoce más sobre cómo usar AI Notetaker en el artículo Pipedrive Nova: reuniones

Actualizaciones

• Haz clic en "Buscar actualizaciones" para buscar manualmente actualizaciones de la aplicación de escritorio Nova Companion
• Deja activa la opción Descargar actualizaciones automáticamente si quieres que tu app se actualice automáticamente

Cuenta

• Cambiar empresa: cambia la cuenta de Pipedrive a la que está conectado Nova Companion
• "Cerrar sesión": cierra sesión sin cerrar la app
• "Salir de Nova Companion": cierra la app por completo

Todo listo

Nova Companion ya debería estar instalado, con la sesión iniciada y listo para capturar tus reuniones. En cuanto te unas a tu primera reunión, Nova comenzará a crear automáticamente las acciones posteriores a la reunión, sin necesidad de configuración adicional.