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Die Nova-Companion-Desktop-App ist eine schlanke Desktop-App, die Sie installieren, um Ihre Meetings zu erfassen. Statt einen Bot in den Anruf zu schicken, transkribiert die App die Audiodaten Ihres Computers direkt. So funktioniert sie mit jedem Konferenz-Tool, auch bei reinen Audio- sowie VoIP-Anrufen.

Nova-Companion arbeitet mit der Pipedrive Nova-Web-App zusammen: Sobald ein Meeting erfasst wurde, werden das Transkript, das Briefing und die vorgeschlagenen CRM-Updates in der Web-App angezeigt, in der sich auch die Aufzeichnungen Ihres KI-Notetakers sowie die Post-Meeting-Aktionen befinden.

Sie können Nova-Companion auf macOS oder Windows installieren und einrichten, Ihren Account verknüpfen, die erforderlichen Berechtigungen erteilen und anschließend automatisch Ihre Meetings, CRM-Updates sowie die nächsten Schritte erfassen.

In diesem Artikel wird erklärt:

• Welche Plattformen, Meeting-Tools und Betriebssysteme Nova-Companion unterstützt
• Wie Sie Nova-Companion herunterladen, die App installieren und sich anmelden
• Wie Sie die Berechtigungen erteilen, die Nova zum Erfassen von Meetings benötigt
• Wie Sie Ihre Einstellungen für Teilnehmerbenachrichtigungen festlegen
• Wie Sie an einem Meeting teilnehmen und die Aktionen nach dem Meeting prüfen

Bevor Sie beginnen

Unterstützte Betriebssysteme

• macOS 13.0+: Nur Apple Silicon. Intel-Macs werden nicht unterstützt
• Windows 10+: Nur 64-Bit

Plattformverfügbarkeit

Nova-Companion ist für macOS und Windows verfügbar und funktioniert mit allen Konferenztools, die Sie bereits nutzen, darunter:

• Zoom
• Google Meet
• Teams
• Demodesk
• Jedes andere VoIP-Tool auf Ihrem Computer (mit weniger genauer Sprecherzuordnung)
• Persönliche Meetings, sofern das Mikrofon Ihres Computers den Ton im Meetingraum aufnehmen kann. Wenn Sie Ihr Mikrofon stummschalten, wird nichts aufgezeichnet.

Die Systemaudio-Wiedergabe wird direkt erfasst, sodass kein Bot an Ihrem Gespräch teilnehmen muss. Wenn die Besprechung in Nova angezeigt wird, kann sie mit Nova-Companion transkribiert werden.

Welche Meetings kann ich transkribieren?

Damit ein Meeting transkribiert werden kann, muss es in Nova bereits angezeigt werden. Alle Voraussetzungen finden Sie im Abschnitt „Synchronisierungseinstellungen für Meetings verwalten“ des Artikels Pipedrive Nova: Meetings . Darüber hinaus benötigt der Nova-Companion lediglich die Audioausgabe Ihres Computers; Sie können jedes beliebige Konferenztool verwenden.

Kurz gesagt benötigt Companion zwei Voraussetzungen, um ein Meeting zu transkribieren:

• Das Meeting ist in Ihrem synchronisierten Kalender oder als Pipedrive-Aktivität geplant
• Audio, das auf Ihrem Computer wiedergegeben wird (auch wenn Sie Kopfhörer verwenden)

• Erkennbare Meeting-Anbieter (Zoom, Google Meet, Teams): Nova-Companion kann die Namen der Teilnehmer aus den Meeting-Informationen übernehmen. So wird im Transkript genau zugeordnet, wer spricht.

• Andere Anrufe (VoIP-Tools oder Anbieter, die Nova nicht erkennen kann): Diese lassen sich weiterhin transkribieren, Sprecher werden jedoch nur als Host und Teilnehmer statt mit Namen gekennzeichnet. Dadurch kann die Sprecherzuordnung weniger genau sein.

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Nova-Companion herunterladen und installieren

Auf macOS und Windows können Sie die Datei herunterladen, indem Sie oberhalb Ihres Nutzernamens die Nova Einstellungen öffnen.

Wählen Sie anschließend Meeting Notetaker aus, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.

Installation auf macOS

1. Gehen Sie zu den Nova Einstellungen > Meeting Notetaker und klicken Sie zum Herunterladen auf den Mac-Button.
   
2. Öffnen Sie das heruntergeladene Disk-Image (in der Regel in Ihrem Downloads-Ordner).
3. Ziehen Sie das App-Symbol von Nova-Companion in Ihren Programme-Ordner.

Admin-Rechte erforderlich: Sie benötigen Administratorrechte auf Ihrem Computer, um die Installation abzuschließen. Wenn Sie nicht über diese Rechte verfügen, wenden Sie sich an Ihr IT-Team, bevor Sie fortfahren.

Sicherheitswarnung: macOS zeigt möglicherweise eine Warnung wie „Nova Companion.app ist eine aus dem Internet geladene App. Möchten Sie sie wirklich öffnen?“ Möglicherweise wird auch darauf hingewiesen, dass sie von einem „unbekannten Entwickler“ stammt. Diese Warnung ist zu erwarten. Klicken Sie auf „Öffnen“, um fortzufahren.

Installation auf Windows

1. Gehen Sie zu den Nova Einstellungen > Meeting Notetaker und klicken Sie zum Herunterladen auf den Windows-Button.

2. Öffnen Sie die Installationsdatei (.exe) (in der Regel in Ihrem Downloads-Ordner).

3. Das Nova-Installationsprogramm sollte automatisch starten.

Admin-Rechte erforderlich: Sie benötigen Administratorrechte auf Ihrem Computer, um die Installation abzuschließen. Wenn Sie nicht über diese Rechte verfügen, wenden Sie sich an Ihr IT-Team, bevor Sie fortfahren.

Sicherheitswarnung: Windows zeigt möglicherweise die SmartScreen-Warnung „Der PC wurde durch Windows geschützt“ an. Das ist nicht ungewöhnlich; klicken Sie einfach auf „Weitere Informationen“ und anschließend auf „Trotzdem ausführen“, um fortzufahren.

Nova-Companion starten

Sie können Nova-Companion über den Programme-Ordner (macOS) oder das Startmenü (Windows) starten.

Anmeldung

Klicken Sie auf „Mit Pipedrive anmelden“, um den Vorgang zu starten.

Sie werden aufgefordert, Ihre Anmeldedaten in einem Browserfenster einzugeben, um die Verbindung zu autorisieren.

Berechtigungen erteilen

Auf macOS

Wenn Sie Nova-Companion unter macOS zum ersten Mal starten, werden Sie aufgefordert, die folgenden Berechtigungen zu erteilen, damit die App Ihre Meetings erfassen und mit ihnen interagieren kann:

• Mikrofon: Damit kann Nova Audio aus Ihren Anrufen transkribieren. Klicken Sie im Pop-up auf „Erlauben“. Um diese Berechtigungen auf Ihrem Mac zu prüfen oder erneut zu aktivieren, gehen Sie zu: Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Mikrofon
• Systemaudio: Damit kann Nova das Audio aus Ihrem Meeting (die Stimmen der anderen Teilnehmer) direkt auf Ihrem Computer erfassen. Klicken Sie im Pop-up auf „Erlauben“. Um diese Berechtigungen auf Ihrem Mac zu prüfen oder erneut zu aktivieren, gehen Sie zu: Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Bildschirm- & Systemaudioaufnahme
• Bedienungshilfen: Damit kann Nova Ihr Meeting-Fenster erkennen und damit interagieren. Klicken Sie im Pop-up auf „Erlauben“ oder aktivieren Sie die Berechtigung manuell, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Um diese Berechtigungen auf Ihrem Mac zu prüfen oder erneut zu aktivieren, gehen Sie zu: Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Bedienungshilfen

Auf Windows

Unter Windows sind derzeit keine manuellen Berechtigungen erforderlich. Nova-Companion sollte direkt nach der Installation einsatzbereit sein.

Festlegen, wie Teilnehmer über die Transkription benachrichtigt werden

Nachdem Sie die Berechtigungen erteilt haben, gelangen Sie in der Nova Web-App zum Bildschirm Hinweise für Teilnehmer.

Nova bietet Ihnen Tools, mit denen Sie Meeting-Teilnehmer informieren und ihnen die Entscheidung ermöglichen können, ob sie aufgezeichnet werden. So können Sie die in Ihrer Region geltenden Einwilligungsanforderungen einhalten.

Standardmäßig ist Abmeldung zulassen ausgewählt. Dadurch erhalten die Teilnehmer 24 Stunden vor dem Meeting eine E-Mail-Benachrichtigung.

Sie können mit der Standardauswahl fortfahren oder eine andere Option auswählen. Folgende Optionen sind verfügbar:

• Keine automatischen Benachrichtigungen: Sie informieren die Teilnehmer und holen die Einwilligung außerhalb von Nova ein.
• Benachrichtigung mit Widerspruchsmöglichkeit: Nova sendet den Teilnehmern vor dem Meeting eine E-Mail und bietet ihnen eine einfache Möglichkeit, der Transkription zu widersprechen.
• Einwilligung erforderlich: Nova benachrichtigt die Teilnehmer vor dem Meeting und erfasst ihre Einwilligung oder ihren Widerspruch.

Ihrem ersten Meeting beitreten und es transkribieren

Suchen Sie auf dem Hauptbildschirm von Nova-Companion die Karte Ihres nächsten Meetings.

Klicken Sie auf „Teilnehmen“, um mit der Erfassung des Meetings zu beginnen.

Eine Meeting-Begleitleiste wird angezeigt. Sie zeigt das erfasste Meeting und die verstrichene Zeit an.

Klicken Sie nach dem Ende des Meetings auf den Stopp-Button, um die Transkription zu beenden. Wir empfehlen, dies nach dem Ende des Meetings manuell zu tun.

Nova benachrichtigt Sie, wenn ein Meeting ungewöhnlich lange dauert oder keine Aktivität mehr erkannt wird. Beenden Sie die Aufzeichnung jedoch immer manuell, damit sie zum gewünschten Zeitpunkt beendet wird.

Nach dem Meeting stellt Nova auf der entsprechenden Meeting-Karte in der Nova-Web-App ein vollständiges Transkript, CRM-Updates und nächste Aktionen bereit.

Klicken Sie in der Benachrichtigung am unteren Rand von Nova-Companion auf „Überprüfen“, um die Aktionen nach dem Meeting anzuzeigen.

Aktionen nach dem Meeting prüfen

Nach einem aufgezeichneten Anruf erstellt Nova anhand des Transkripts eine Reihe von Aktionen nach dem Meeting. Diese finden Sie in der Nova-Web-App unter Meetings > Aktionen nach dem Meeting.

Aktionen nach dem Meeting können Folgendes umfassen:

Eine Meeting-Nachbereitung mit einer Zusammenfassung, den wichtigsten Erkenntnissen und empfohlenen nächsten Schritten.

Klicken Sie auf „Zusammenfassung anzeigen“, um die Details einzublenden. Sie sehen dann eine Übersicht mit zu berücksichtigenden Risiken, positiven Signalen, Aktionen nach Datum und den besprochenen Themen. Wie Sie die Darstellung der Zusammenfassung bearbeiten, erfahren Sie im Artikel Pipedrive Nova einrichten

Vorschläge für Aktualisierungen der CRM-Daten, die Sie durch Klicken auf „Überprüfen und synchronisieren“ anzeigen können.

Nova erkennt, welche Daten aktualisiert werden müssen, und fügt sie dieser Liste hinzu, damit Sie die Änderungen überprüfen und übernehmen können.

Wenn Sie mit einem Vorschlag nicht einverstanden sind, können Sie die Felder direkt in der Spalte Nachher bearbeiten. In der Spalte Aktualisieren können Sie außerdem auswählen, welche Vorschläge Ihre CRM-Daten aktualisieren sollen.

Das Meeting-Transkript finden Sie außerdem auf der Registerkarte Transkript. Es enthält Zeitcodes und eine Sprecheridentifizierung, die je nach Meeting-Umgebung variieren können.

Weitere Informationen zu den Aktionen nach dem Meeting in Nova finden Sie im Artikel Pipedrive Nova: Meetings.

Nova-Companion-Einstellungen anpassen

Klicken Sie oben rechts in der App auf das Zahnradsymbol, um die Nova-Companion-Einstellungen zu öffnen.

In Nova-Companion können Sie die folgenden Einstellungen anpassen:

Allgemein

• Bei Bildschirmfreigabe ausblenden: Blendet das App-Fenster während der Bildschirmfreigabe aus (standardmäßig deaktiviert)

Erinnerungen

• Vor Beginn geplanter Meetings benachrichtigen: Erinnerung vor Ihrem nächsten Meeting (Standard: 5 Min.)
• Benachrichtigen, wenn geplante Meetings länger dauern: Hinweis, wenn ein Zoom-, Google Meet- oder Teams-Meeting überzieht (Standard: 5 Min.)
• Benachrichtigen, wenn manuelle Aufzeichnungen länger dauern: Hinweis, wenn eine Ad-hoc-Aufzeichnung länger als erwartet läuft (Standard: 45 Min.)

Meeting-Erfassung

• Aufzeichnung automatisch beenden: beendet die Aufzeichnung, wenn ein erkanntes Meeting-Fenster geschlossen wird. Wir empfehlen außerdem, nach Ende Ihres Meetings selbst auf den Stopp-Button zu klicken, damit Ihre Aufzeichnung genau dann endet, wenn Sie es erwarten
• Zeigt Ihre aktive Erfassungsmethode an: Klicken Sie auf „Einstellungen für Meeting-Erfassung öffnen“, um zu den Einstellungen der Nova-Web-App zu wechseln. Dort können Sie den KI-Notetaker als Transkriptionsmethode auswählen. Im Artikel Pipedrive Nova: Meetings erfahren Sie mehr darüber, wie Sie den KI-Notetaker verwenden

Updates

• Klicken Sie auf „Nach Updates suchen“, um manuell nach Updates für die Companion-Desktop-App zu suchen
• Lassen Sie Updates automatisch herunterladen aktiviert, wenn Ihre App automatisch aktualisiert werden soll

Konto

• Unternehmen wechseln: Ändern Sie, mit welchem Pipedrive-Account Nova-Companion verbunden ist
• „Abmelden“: Melden Sie sich ab, ohne die App zu schließen
• „Nova-Companion beenden“: Schließt die App vollständig

Alles bereit

Nova-Companion sollte jetzt installiert und angemeldet sowie für die Erfassung Ihrer Meetings bereit sein. Sobald Sie Ihrem ersten Meeting beitreten, erstellt Nova automatisch Ihre Aktionen nach dem Meeting. Eine zusätzliche Einrichtung ist nicht erforderlich.