Base di conoscenza

L'app desktop Nova Companion è un'applicazione leggera che installi per catturare le tue riunioni. Invece di inserire un bot nella chiamata, trascrive direttamente l'audio del tuo computer, quindi funziona con qualsiasi strumento di conferenza, incluse le chiamate solo audio e VoIP. Funziona insieme all'app web Pipedrive Nova: una volta catturata una riunione, la trascrizione, il sommario e gli aggiornamenti CRM suggeriti appaiono nell'app web, lo stesso posto in cui risiedono le registrazioni del tuo AI Notetaker e le azioni post-riunione.

Puoi installare e configurare Nova Companion su macOS o Windows, collegare il tuo account, concedere le autorizzazioni necessarie e iniziare ad acquisire automaticamente riunioni, aggiornamenti CRM e azioni successive.

Questo articolo tratta:

• Quali piattaforme, strumenti per riunioni e sistemi operativi sono supportati da Nova Companion
• Come scaricare, installare e accedere a Nova Companion
• Come concedere le autorizzazioni necessarie a Nova per acquisire le riunioni
• Come impostare le preferenze di avviso per i partecipanti
• Come partecipare a una riunione e rivedere le azioni post-riunione

Prima di iniziare

Sistemi operativi supportati

• macOS 13.0+: solo Apple Silicon. I Mac Intel non sono supportati
• Windows 10+: solo 64 bit

Disponibilità della piattaforma

Il Nova Companion funziona su macOS e Windows e si integra con qualsiasi strumento di conferenza che già usi, inclusi:

• Zoom
• Google Meet
• Teams
• Demodesk
• Qualsiasi altro strumento VoIP sul tuo computer (con attribuzione dei parlanti meno accurata)
• Riunioni in presenza, a condizione che il microfono del tuo computer riesca a captare l'audio dalla sala riunioni. Disattivare il microfono impedirà qualsiasi registrazione.

Cattura direttamente l'audio di sistema, quindi non sarà necessario che un bot si unisca alla tua chiamata. Se la riunione è visibile in Nova, può essere trascritta con Nova Companion.

Che tipo di riunioni posso trascrivere?

Per trascrivere una riunione, questa deve essere già visibile in Nova. Vedi la sezione Gestisci impostazioni di sincronizzazione riunioni nell'articolo Pipedrive Nova: Meetings per le condizioni complete. Detto questo, Nova Companion ha bisogno solo che l'audio sia riprodotto sul tuo computer; non è necessario utilizzare uno specifico strumento di videoconferenza.

In sintesi, Companion ha bisogno di due cose per trascrivere una riunione:

• La riunione è programmata nel tuo calendario sincronizzato o come attività in Pipedrive
• L'audio riprodotto sul tuo computer (anche se stai usando le cuffie)

• Provider di riunione rilevabili (Zoom, Google Meet, Teams): Nova Companion può estrarre i nomi dei partecipanti dalle informazioni della riunione, quindi la trascrizione attribuirà correttamente chi sta parlando.

• Altre chiamate (strumenti VoIP o provider che Nova non riesce a rilevare): queste possono comunque essere trascritte, ma i parlanti saranno etichettati solo come ospite e partecipante invece che per nome, quindi l'attribuzione dei parlanti potrebbe essere meno accurata.

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Scarica e installa Nova Companion

Sia su macOS che su Windows, puoi scaricare il file aprendo Impostazioni Nova sopra il tuo nome utente.

Quindi seleziona Meeting Notetaker per vedere le opzioni.

Installazione su macOS

1. Vai alla Impostazioni Nova > Meeting Notetaker page and click the Mac button to download.
   
2. Apri l'immagine disco scaricata (di solito nella cartella Download).
3. Trascina l'icona dell'app Nova Companion nella cartella Applicazioni.

Admin rights required: per completare l'installazione avrai bisogno dei diritti di amministratore sul tuo computer. Se non li hai, contatta il tuo team IT prima di procedere.

Avviso di sicurezza: macOS potrebbe mostrare un avviso come “Nova Companion.app è un'app scaricata da Internet. Sei sicuro di volerla aprire?” oppure potrebbe indicare che proviene da uno “sviluppatore sconosciuto”. Questo è normale; clicca semplicemente “Apri” per continuare.

Installazione su Windows

1. Vai alla Impostazioni Nova > Meeting Notetaker page and click the Windows button to download.

2. Apri il file di installazione (.exe) (di solito nella cartella Download).

3. L'installatore di Nova dovrebbe avviarsi automaticamente.

Admin rights required: per completare l'installazione avrai bisogno dei diritti di amministratore sul tuo computer. Se non li hai, contatta il tuo team IT prima di procedere.

Avviso di sicurezza: Windows potrebbe mostrare un avviso SmartScreen “Windows ha protetto il PC”. Questo è normale; clicca “Altre informazioni”, poi “Esegui comunque” per continuare.

Avviare Nova Companion

Puoi avviare Nova Companion dalla tua cartella Applicazioni (macOS) o dal menu Start (Windows).

Accesso

Fai clic su «Accedi con Pipedrive» per avviare la procedura.

Ti verrà chiesto di inserire le tue credenziali in una finestra del browser per autorizzare la connessione.

Concedere le autorizzazioni

Su macOS

La prima volta che avvii Nova Companion su macOS, ti verrà chiesto di concedere le seguenti autorizzazioni in modo che possa acquisire e interagire con le tue riunioni:

• Microfono: consente a Nova di trascrivere l'audio delle tue chiamate. Fai clic su “Consenti” nella finestra popup. Per rivedere o riattivare queste autorizzazioni sul tuo Mac, vai su: Impostazioni di sistema > Privacy e Sicurezza > Microfono
• Audio di sistema: consente a Nova di catturare l'audio della tua riunione (le voci degli altri partecipanti) direttamente sul tuo computer. Fai clic su “Consenti” nella finestra popup. Per rivedere o riattivare queste autorizzazioni sul tuo Mac, vai su: Impostazioni di sistema > Privacy e Sicurezza > Registrazione dello schermo e dell'audio di sistema
• Accessibilità: consente a Nova di rilevare e interagire con la finestra della tua riunione. Fai clic su “Consenti” nella finestra popup, oppure abilitala manualmente se richiesto. Per rivedere o riattivare queste autorizzazioni sul tuo Mac, vai su: Impostazioni di sistema > Privacy e Sicurezza > Accessibilità

Su Windows

Attualmente non sono necessarie autorizzazioni manuali su Windows; Nova Companion dovrebbe essere pronto all'uso immediatamente dopo l'installazione.

Definisci come i partecipanti vengono informati sulla trascrizione

Dopo aver concesso le autorizzazioni, verrai portato alla schermata Participant notice nella Nova web app.

Nova ti fornisce strumenti per tenere i partecipanti alla riunione informati e per permettere loro di controllare se vengono registrati, aiutandoti così a rispettare i requisiti di consenso nella tua regione.

Per impostazione predefinita è selezionato Allow opt-out, che invia ai partecipanti una notifica via email 24 ore prima dell'incontro.

Puoi procedere con la selezione predefinita o scegliere un'altra opzione. Le opzioni sono:

• No automatic alerts: Informi i partecipanti e raccogli il consenso al di fuori di Nova.
• Alert with an opt-out: Nova invia ai partecipanti un'email prima dell'incontro e offre loro un modo semplice per rinunciare.
• Require consent: Nova notifica i partecipanti prima dell'incontro e raccoglie il loro consenso o la loro rinuncia.

Partecipa e trascrivi la tua prima riunione

Nella schermata principale del Nova Companion, trova la scheda della tua prossima riunione.

Fai clic su “Partecipa” per iniziare a registrare la riunione.

Compare una barra di controllo della riunione che indica che la riunione è in registrazione e il tempo trascorso.

Fai clic sul pulsante Interrompi quando la riunione termina per interrompere la trascrizione. Ti consigliamo di farlo manualmente al termine della riunione.

Nova ti avviserà se una riunione sembra protrarsi o se smette di rilevare attività, ma dovresti sempre terminare la registrazione manualmente per assicurarti che si fermi quando previsto.

Dopo la riunione, Nova fornisce una trascrizione completa, aggiornamenti al CRM e le azioni successive nella relativa scheda della riunione nell'app web di Nova.

Fai clic su “Rivedi” nella notifica in basso del Nova Companion per vedere le azioni post-riunione.

Rivedere le azioni post-riunione

Dopo una chiamata registrata, Nova crea un insieme di azioni post-riunione a partire dalla trascrizione. Queste compaiono in Meetings > Post-meeting actions nella Nova web app.

Le azioni post-riunione possono includere:

Un riassunto della riunione con sintesi, punti chiave e prossimi passi consigliati.

Espandile cliccando “View summary” e vedrai un riepilogo con i rischi da affrontare, segnali positivi, azioni (per data) e una panoramica di quanto è stato discusso. Scopri come modificare l'aspetto del riepilogo nell'articolo Pipedrive Nova: set up

Suggerimenti di aggiornamento dei dati CRM che puoi vedere cliccando “Review and sync”.

Nova individuerà ciò che necessita di aggiornamento e lo aggiungerà a questa lista per consentirti di rivederlo e applicare le modifiche.

Se non sei d'accordo, puoi modificare i campi direttamente nella colonna After. Puoi anche scegliere quali suggerimenti aggiorneranno i dati del tuo CRM nella colonna Update.

Puoi anche visualizzare la trascrizione della riunione nella scheda Transcript, con i marcatori temporali e l'identificazione dei relatori, anche se questi possono variare a seconda dell'ambiente della riunione.

Puoi saperne di più sulle azioni post-riunione di Nova nell'articolo Pipedrive Nova: Meetings.

Personalizza le impostazioni di Nova Companion

Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra dell'app per aprire le impostazioni di Nova Companion.

Puoi personalizzare le seguenti impostazioni in Nova Companion:

Generale

• Nascondi durante la condivisione dello schermo: nasconde la finestra dell'app durante le condivisioni dello schermo (disattivato per impostazione predefinita)

Promemoria

• Avvisami prima dell'inizio delle riunioni programmate: promemoria prima della tua prossima riunione (predefinito: 5 minuti)
• Avvisami quando le riunioni programmate sforano: avviso quando una riunione Zoom, Google Meet o Teams si prolunga oltre il previsto (predefinito: 5 minuti)
• Avvisami quando le registrazioni manuali sforano: avviso quando una registrazione estemporanea dura più a lungo del previsto (predefinito: 45 minuti)

Cattura riunioni

• Interrompi la registrazione automaticamente: interrompe la registrazione quando si chiude una finestra della riunione riconosciuta. Ti consigliamo inoltre di premere il pulsante di stop una volta terminata la riunione, così la registrazione si fermerà esattamente quando te lo aspetti
• Mostra il tuo metodo di cattura attivo: fai clic su “Apri le impostazioni di cattura riunione” per andare alle impostazioni dell'app web di Nova, dove puoi passare al AI Notetaker come metodo di trascrizione. Scopri di più sull'uso dell'AI Notetaker nell'articolo Pipedrive Nova: meetings

Aggiornamenti

• Fai clic su “Controlla aggiornamenti” per verificare manualmente la presenza di aggiornamenti per l'app desktop Companion
• Lascia attiva l'opzione Scaricamento automatico degli aggiornamenti se vuoi che l'app si aggiorni automaticamente

Account

• Cambia azienda: modifica l'account Pipedrive a cui Nova Companion è connesso
• “Esci”: esci senza chiudere l'app
• “Chiudi Nova Companion”: chiudi completamente l'app

Tutto pronto

Nova Companion dovrebbe ora essere installato, con l'accesso effettuato e pronto a registrare le tue riunioni. Una volta che parteciperai alla tua prima riunione, Nova inizierà automaticamente a creare le azioni post-riunione; non è richiesta alcuna configurazione aggiuntiva.