Base di conoscenza

L'app desktop Nova Companion è un'applicazione leggera da installare per registrare le tue riunioni. Invece di inviare un bot nella chiamata, trascrive direttamente l'audio del tuo computer, quindi funziona con qualsiasi strumento di conferenza, incluse chiamate solo audio e chiamate VoIP.

Funziona insieme alla web app Pipedrive Nova: una volta che una riunione è stata acquisita, la trascrizione, il riepilogo e gli aggiornamenti suggeriti al CRM compaiono nella web app, lo stesso posto in cui si trovano le registrazioni dell'AI Notetaker e le azioni post-riunione.

Puoi installare e configurare Nova Companion su macOS o Windows, collegare il tuo account, concedere le autorizzazioni necessarie e iniziare ad acquisire automaticamente riunioni, aggiornamenti CRM e azioni successive.

Questo articolo tratta:

• Quali piattaforme, strumenti per le riunioni e sistemi operativi supporta Nova Companion
• Come scaricare, installare e accedere a Nova Companion
• Come concedere le autorizzazioni necessarie a Nova per acquisire le riunioni
• Come impostare le preferenze di notifica per i partecipanti
• Come partecipare a una riunione e rivedere le azioni post-riunione

Prima di iniziare

Sistemi operativi supportati

• macOS 13.0+: solo Apple Silicon. I Mac con processore Intel non sono supportati
• Windows 10+: solo a 64 bit

Disponibilità per piattaforma

Il Nova Companion funziona su macOS e Windows e lavora insieme a qualsiasi strumento di videoconferenza che già usi, tra cui:

• Zoom
• Google Meet
• Teams
• Demodesk
• Qualsiasi altro strumento VoIP sul tuo computer (con attribuzione dei relatori meno accurata)
• Riunioni in presenza, purché il microfono del tuo computer riesca a catturare l'audio dalla sala riunioni. Disattivare il microfono impedirà la registrazione di qualsiasi audio.

Acquisisce direttamente l'audio di sistema, quindi non avrai un bot che si unisce alla chiamata. Se la riunione è visibile in Nova, può essere trascritta con Nova Companion.

Che tipo di riunioni posso trascrivere?

Per trascrivere una riunione, questa deve essere già visibile in Nova. Consulta la sezione Gestisci impostazioni di sincronizzazione delle riunioni nell'Pipedrive Nova: Meetings articolo per conoscere tutte le condizioni. Inoltre, Nova Companion necessita solo che l'audio sia riprodotto sul tuo computer; non è necessario utilizzare uno specifico strumento di conferenza.

In sintesi, Companion ha bisogno di due elementi per trascrivere una riunione:

• La riunione è programmata nel tuo calendario sincronizzato o come attività su Pipedrive
• L'audio sia riprodotto sul tuo computer (anche se stai usando le cuffie)

• Fornitori di riunione rilevabili (Zoom, Google Meet, Teams): Nova Companion può estrarre i nomi dei partecipanti dalle informazioni della riunione, quindi la trascrizione attribuirà con precisione chi sta parlando.

• Altre chiamate (strumenti VoIP o fornitori che Nova non riesce a rilevare): possono comunque essere trascritte, ma i parlanti saranno etichettati solo come host e participant anziché per nome, quindi l'attribuzione dei parlanti potrebbe essere meno accurata.

  ---

Scarica e installa Nova Companion

Su macOS e Windows puoi scaricare il file aprendo Impostazioni Nova sopra il tuo nome utente.

Poi seleziona Meeting Notetaker per vedere le opzioni.

Installazione su macOS

1. Vai alla Impostazioni Nova > Meeting Notetaker e clicca il pulsante Mac per scaricare.
   
2. Apri l'immagine disco scaricata (di solito nella cartella Download).
3. Trascina l'icona dell'app Nova Companion nella cartella Applicazioni.

Permessi di amministratore necessari: ti serviranno i permessi di amministratore sul computer per completare l'installazione. Se non li hai, contatta il team IT prima di procedere.

Avviso di sicurezza: macOS potrebbe mostrare un avviso del tipo “Nova Companion.app è un'app scaricata da internet. Sei sicuro di volerla aprire?” o potrebbe anche indicare che proviene da uno “sviluppatore sconosciuto”. Questo è normale; clicca semplicemente “Apri” per continuare.

Installazione su Windows

1. Vai alla Impostazioni Nova > Meeting Notetaker e clicca il pulsante Windows per scaricare.

2. Apri il file di installazione (.exe) (di solito nella cartella Download).

3. L'installer di Nova dovrebbe avviarsi automaticamente.

Permessi di amministratore necessari: ti serviranno i permessi di amministratore sul computer per completare l'installazione. Se non li hai, contatta il team IT prima di procedere.

Avviso di sicurezza: Windows potrebbe mostrare un avviso SmartScreen “Windows ha protetto il tuo PC”. Questo è normale; clicca “Altre informazioni”, poi “Esegui comunque” per continuare.

Avvio di Nova Companion

Puoi avviare Nova Companion dalla tua cartella Applicazioni (macOS) o dal menu Start (Windows).

Accedere

Fai clic su “Accedi con Pipedrive” per avviare la procedura.

Ti verrà chiesto di inserire le tue credenziali in una finestra del browser per autorizzare la connessione.

Concessione delle autorizzazioni

Su macOS

La prima volta che avvii Nova Companion su macOS, ti verrà chiesto di concedere le seguenti autorizzazioni in modo che possa acquisire e interagire con le tue riunioni:

• Microfono: consente a Nova di trascrivere l'audio delle tue chiamate. Clicca “Consenti” nel popup. Per rivedere o riattivare queste autorizzazioni sul tuo Mac, vai su: Impostazioni di Sistema > Privacy & Sicurezza > Microfono
• Audio di sistema: consente a Nova di acquisire l'audio della tua riunione (le voci degli altri partecipanti) direttamente sul tuo computer. Clicca “Consenti” nel popup. Per rivedere o riattivare queste autorizzazioni sul tuo Mac, vai su: Impostazioni di Sistema > Privacy & Sicurezza > Registrazione schermo e audio di sistema
• Accessibilità: consente a Nova di rilevare e interagire con la finestra della riunione. Clicca “Consenti” nel popup, oppure attivala manualmente se richiesto. Per rivedere o riattivare queste autorizzazioni sul tuo Mac, vai su: Impostazioni di Sistema > Privacy & Sicurezza > Accessibilità

Su Windows

Al momento non sono richieste autorizzazioni manuali su Windows; Nova Companion dovrebbe essere pronto all'uso subito dopo l'installazione.

Definisci come i partecipanti vengono informati della trascrizione

Dopo aver concesso le autorizzazioni, verrai portato alla schermata Avviso ai partecipanti nell'app web di Nova.

Nova ti offre strumenti per informare i partecipanti alla riunione e permettere loro di controllare se vengono registrati, aiutandoti a rispettare i requisiti di consenso della tua regione.

Per impostazione predefinita, è selezionata l'opzione Consenti opt-out, che invia ai partecipanti una notifica via email 24 ore prima della riunione.

Puoi procedere con la selezione predefinita o scegliere un'altra opzione. Le opzioni sono:

• Nessun avviso automatico: Informi i partecipanti e raccogli il consenso al di fuori di Nova.
• Avviso con opt-out: Nova invia ai partecipanti un'email prima della riunione e offre loro un modo semplice per effettuare l'opt-out.
• Richiedi il consenso: Nova notifica i partecipanti prima della riunione e raccoglie il loro consenso o la loro rinuncia.

Partecipa e trascrivi la tua prima riunione

Nella schermata principale del Nova Companion, trova la scheda della tua prossima riunione.

Fai clic su “Join” per iniziare a registrare la riunione.

Compare una barra del Companion della riunione che mostra la registrazione in corso e il tempo trascorso.

Fai clic sul pulsante stop quando la riunione termina per interrompere la trascrizione. Ti consigliamo di farlo manualmente al termine della riunione.

Nova ti avviserà se una riunione sembra protrarsi o se smette di rilevare attività, ma dovresti sempre terminare la registrazione manualmente per assicurarti che si interrompa quando previsto.

Dopo la riunione, Nova fornisce una trascrizione completa, aggiornamenti CRM e le azioni successive nella relativa scheda della riunione nell'app web di Nova.

Fai clic su “Review” nella notifica in basso del Nova Companion per vedere le azioni post-riunione.

Rivedere le azioni post-riunione

Dopo una chiamata registrata, Nova crea una serie di azioni post-riunione a partire dalla trascrizione. Queste appaiono in Riunioni > Azioni post-riunione nell'app web di Nova.

Le azioni post-riunione possono includere:

Un resoconto della riunione con un sommario, punti chiave e passaggi successivi raccomandati.

Espandile cliccando «Visualizza il sommario» e vedrai un riepilogo con i rischi da affrontare, segnali positivi, azioni (per data) e una panoramica degli argomenti trattati. Scopri come modificare l'aspetto del riepilogo nell'articolo Pipedrive Nova: configurazione

Suggerimenti per l'aggiornamento dei dati CRM che puoi vedere cliccando «Rivedi e sincronizza».

Nova identificherà ciò che necessita di aggiornamento e lo aggiungerà a questo elenco per consentirti di esaminarlo e applicare le modifiche.

Se non sei d'accordo, puoi modificare i campi direttamente nella colonna Dopo. Puoi anche scegliere quali suggerimenti aggiorneranno i dati CRM nella colonna Aggiorna.

Puoi anche visualizzare la trascrizione della riunione nella scheda Trascrizione, con codici temporali e identificazione dei relatori, anche se questi possono variare in base all'ambiente della riunione.

Per saperne di più sulle azioni post-riunione di Nova leggi l'articolo Pipedrive Nova: Riunioni.

Personalizza le impostazioni di Nova Companion

Fai clic sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra dell'app per aprire le impostazioni di Nova Companion.

Puoi personalizzare le seguenti impostazioni in Nova Companion:

Generali

• Nascondi durante la condivisione dello schermo: nasconde la finestra dell'app durante la condivisione dello schermo (disattivato per impostazione predefinita)

Promemoria

• Avvisami prima dell'inizio delle riunioni programmate: promemoria prima della tua prossima riunione (impostazione predefinita: 5 min)
• Avvisami quando le riunioni programmate si prolungano: avviso quando una riunione Zoom, Google Meet o Teams supera il tempo previsto (impostazione predefinita: 5 min)
• Avvisami quando le registrazioni manuali si protraggono: avviso quando una registrazione ad-hoc dura più del previsto (impostazione predefinita: 45 min)

Registrazione delle riunioni

• Interrompi la registrazione automaticamente: interrompe la registrazione quando si chiude una finestra di riunione riconosciuta. Ti consigliamo inoltre di fare clic sul pulsante di stop una volta terminata la riunione, in modo che la registrazione si interrompa esattamente quando ti aspetti
• Mostra il metodo di acquisizione attivo: fai clic su “Apri le impostazioni di registrazione riunione” per andare alle impostazioni dell'app web di Nova, dove puoi passare all'AI Notetaker come metodo di trascrizione. Scopri di più su come usare l'AI Notetaker nell'articolo Pipedrive Nova: riunioni

Aggiornamenti

• Fai clic su “Controlla aggiornamenti” per verificare manualmente la disponibilità di aggiornamenti per l'app desktop Companion
• Lascia attiva l'opzione Scarica aggiornamenti automaticamente se vuoi che l'app venga aggiornata automaticamente

Account

• Cambia azienda: modifica a quale account Pipedrive è connesso Nova Companion
• “Esci”: esci senza chiudere l'app
• “Chiudi Nova Companion”: chiudi completamente l'app

È tutto pronto

Nova Companion dovrebbe ora essere installato, con l'accesso effettuato e pronto a registrare le tue riunioni. Non appena parteciperai alla tua prima riunione, Nova inizierà automaticamente a creare le tue azioni post-riunione, senza necessità di ulteriori configurazioni.