Base de connaissances

L’application de bureau Nova Companion est une application légère à installer sur votre ordinateur pour capturer vos réunions. Au lieu d’envoyer un bot dans l’appel, l’application transcrit directement l’audio de votre ordinateur. Elle fonctionne ainsi avec n’importe quel outil de conférence, y compris les appels audio uniquement et les appels VoIP.

Elle fonctionne avec l’application web Pipedrive Nova : une fois la réunion capturée, la transcription, le compte rendu et les suggestions de mise à jour du CRM apparaissent dans l’application web, où se trouvent également vos enregistrements AI Notetaker et vos actions post-réunion.

Vous pouvez installer et configurer Nova Companion sous macOS ou Windows, connecter votre compte, accorder les autorisations nécessaires et commencer à capturer automatiquement les réunions, les mises à jour du CRM et les actions suivantes.

Cet article couvre :

• Plateformes, outils de réunion et systèmes d’exploitation pris en charge par Nova Companion
• Télécharger, installer et se connecter à Nova Companion
• Accorder les autorisations nécessaires à Nova pour capturer les réunions
• Configurer vos préférences de notification aux participants
• Rejoindre une réunion et passer en revue les actions post-réunion

Avant de commencer

Systèmes d’exploitation pris en charge

• macOS 13.0+ : Apple Silicon uniquement. Les Mac Intel ne sont pas pris en charge
• Windows 10+ : 64 bits uniquement

Disponibilité par plateforme

Nova Companion fonctionne sous macOS et Windows, avec tous les outils de visioconférence que vous utilisez déjà, notamment :

• Zoom
• Google Meet
• Teams
• Demodesk
• Tout autre outil VoIP utilisé sur votre ordinateur (avec une attribution des intervenants moins précise)
• Réunions en présentiel, à condition que le microphone de votre ordinateur puisse capter l’audio de la salle. Si vous coupez votre microphone, aucun son ne sera enregistré.

L’application capture directement l’audio système. Aucun bot ne rejoint donc votre appel. Si la réunion est visible dans Nova, elle peut être transcrite avec Nova Companion.

Quels types de réunions puis-je transcrire ?

Pour transcrire une réunion, celle-ci doit déjà être visible dans Nova. Pour connaître toutes les conditions, consultez la section Gérer les paramètres de synchronisation des réunions de l'article Pipedrive Nova : Réunions . En dehors de cette condition, Nova Companion a seulement besoin qu’un contenu audio soit lu sur votre ordinateur ; vous n’avez pas besoin d’utiliser un outil de visioconférence particulier.

En résumé, Companion nécessite deux éléments pour transcrire une réunion :

• La réunion est planifiée dans votre calendrier synchronisé ou sous forme d’activité Pipedrive
• Audio lu sur votre ordinateur (même si vous utilisez un casque)

• Fournisseurs de réunion détectables (Zoom, Google Meet, Teams) : Nova Companion peut récupérer les noms des participants à partir des informations de la réunion, afin que la transcription attribue correctement chaque prise de parole.

• Autres appels (outils VoIP ou fournisseurs que Nova ne peut pas détecter) : ils peuvent tout de même être transcrits, mais les intervenants seront uniquement identifiés comme hôte et participant, et non par leur nom. L’attribution des prises de parole peut donc être moins précise.

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Télécharger et installer Nova Companion

Sous macOS comme sous Windows, vous pouvez télécharger le fichier en ouvrant les paramètres de Nova au-dessus de votre nom d’utilisateur.

Sélectionnez ensuite Meeting Notetaker pour afficher les options disponibles.

Installer l’application sur macOS

1. Accédez à la page Paramètres Nova > Meeting Notetaker, puis cliquez sur le bouton Mac pour lancer le téléchargement.
   
2. Ouvrez l’image disque téléchargée (généralement dans votre dossier Téléchargements).
3. Faites glisser l’icône de l’application Nova Companion dans votre dossier Applications.

Droits d’administrateur requis : vous devez disposer de droits d’administrateur sur votre ordinateur pour terminer l’installation. Si vous ne disposez pas de ces droits, contactez votre équipe informatique avant de poursuivre.

Avertissement de sécurité : macOS peut afficher un avertissement tel que « Nova Companion.app est une application téléchargée depuis Internet. « Voulez-vous vraiment l’ouvrir ? » ou indiquer qu’elle provient d’un « développeur non identifié ». Ce message est normal. Cliquez simplement sur « Ouvrir » pour continuer.

Installer l’application sur Windows

1. Accédez à la page Paramètres Nova > Meeting Notetaker, puis cliquez sur le bouton Windows pour lancer le téléchargement.

2. Ouvrez le fichier d’installation (.exe) (généralement dans votre dossier Téléchargements).

3. Le programme d’installation de Nova devrait se lancer automatiquement.

Droits d’administrateur requis : vous aurez besoin de droits d’administrateur sur votre ordinateur pour terminer l’installation. Si vous ne les avez pas, contactez votre équipe informatique avant de continuer.

Avertissement de sécurité : Windows peut afficher un avertissement SmartScreen « Windows a protégé votre ordinateur ». Ce message est normal. Cliquez sur « Informations complémentaires », puis sur « Exécuter quand même » pour continuer.

Lancer Nova Companion

Vous pouvez lancer Nova Companion depuis votre dossier Applications (macOS) ou le menu Démarrer (Windows).

Se connecter

Cliquez sur « Se connecter avec Pipedrive » pour commencer.

Une fenêtre de navigateur vous demandera de saisir vos identifiants pour autoriser la connexion.

Accorder les autorisations

Sur macOS

Lors du premier lancement de Nova Companion sous macOS, vous serez invité à accorder les autorisations suivantes afin de capturer vos réunions et d’interagir avec elles :

• Microphone : permet à Nova de transcrire l’audio de vos appels. Cliquez sur « Autoriser » dans la fenêtre contextuelle. Pour vérifier ou réactiver ces autorisations sur votre Mac, accédez à : Réglages Système > Confidentialité et sécurité > Microphone
• Audio système : permet à Nova de capturer l’audio de votre réunion (la voix des autres participants) directement sur votre ordinateur. Cliquez sur « Autoriser » dans la fenêtre contextuelle. Pour vérifier ou réactiver ces autorisations sur votre Mac, accédez à : Réglages Système > Confidentialité et sécurité > Enregistrement de l’écran et de l’audio système
• Accessibilité : permet à Nova de détecter la fenêtre de votre réunion et d’interagir avec elle. Cliquez sur « Autoriser » dans la fenêtre contextuelle, ou activez l’autorisation manuellement si vous y êtes invité. Pour vérifier ou réactiver ces autorisations sur votre Mac, accédez à : Réglages Système > Confidentialité et sécurité > Accessibilité

Sur Windows

Aucune autorisation manuelle n’est actuellement requise sous Windows. Nova Companion devrait être prêt à être utilisé dès la fin de l’installation.

Définir le mode d’information des participants sur la transcription

Une fois les autorisations accordées, vous accéderez à l’écran « Notification des participants » dans l’application web Nova.

Nova propose des outils pour informer les participants et leur donner le choix d’être enregistrés ou non. Vous pouvez ainsi respecter les exigences de consentement en vigueur dans votre région.

Par défaut, l’option « Autoriser le refus » est sélectionnée. Une notification par e-mail est alors envoyée aux participants 24 heures avant la réunion.

Vous pouvez conserver la sélection par défaut ou choisir une autre option. Les options disponibles sont les suivantes :

• Aucune alerte automatique : vous informez les participants et recueillez leur consentement en dehors de Nova.
• Alerte avec option de refus : Nova envoie un e-mail aux participants avant la réunion et leur permet de refuser facilement.
• Exiger le consentement : Nova informe les participants avant la réunion et recueille leur consentement ou leur refus.

Rejoindre et transcrire votre première réunion

Sur l’écran principal de Nova Companion, repérez la carte de votre prochaine réunion.

Cliquez sur « Rejoindre » pour commencer à capturer la réunion.

Une barre Nova Companion apparaît. Elle indique la réunion en cours de capture et le temps écoulé.

À la fin de la réunion, cliquez sur le bouton « Arrêter » pour interrompre la transcription. Nous vous recommandons de le faire manuellement dès la fin de votre réunion.

Nova vous avertira si une réunion semble durer anormalement longtemps ou si elle ne détecte plus d’activité. Toutefois, arrêtez toujours l’enregistrement manuellement afin qu’il se termine au moment prévu.

Après la réunion, Nova fournit une transcription complète, des mises à jour du CRM et les prochaines actions dans la carte de la réunion correspondante de l’application web Nova.

Cliquez sur « Examiner » dans la notification située en bas de Nova Companion pour consulter les actions post-réunion.

Consulter les actions post-réunion

Après un appel enregistré, Nova crée un ensemble d’actions post-réunion à partir de la transcription. Elles apparaissent dans Réunions > Actions post-réunion dans l’application web Nova.

Les actions post-réunion peuvent inclure :

Un compte rendu de réunion comprenant un résumé, les points clés et les prochaines étapes recommandées.

Développez ces éléments en cliquant sur « Voir le résumé ». Vous verrez un compte rendu présentant les risques à traiter, les signaux positifs, les actions classées par date et un aperçu des sujets abordés. Découvrez comment modifier la présentation du résumé dans l’article Configurer Pipedrive Nova

Des suggestions de mise à jour des données du CRM, accessibles en cliquant sur « Examiner et synchroniser ».

Nova déterminera les données à mettre à jour et les ajoutera à cette liste afin que vous puissiez les examiner et appliquer les modifications.

Si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez modifier les champs directement dans la colonne « Après ». Vous pouvez également sélectionner, dans la colonne « Mettre à jour », les suggestions qui serviront à mettre à jour les données de votre CRM.

Vous pouvez aussi consulter la transcription de la réunion sous l’onglet « Transcription », avec les codes temporels et l’identification des intervenants. Leur précision peut varier selon votre environnement de réunion.

En savoir plus sur les actions post-réunion de Nova dans cet article : Pipedrive Nova : réunions.

Personnaliser les paramètres de Nova Companion

Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de l’application pour ouvrir les « Paramètres de Nova Companion ».

Vous pouvez personnaliser les paramètres suivants dans Nova Companion :

Général

• Masquer pendant le partage d’écran : masque la fenêtre de l’application lors des partages d’écran (désactivé par défaut)

Rappels

• M’avertir avant le début des réunions planifiées : rappel avant votre prochaine réunion (par défaut : 5 min)
• M’avertir lorsque les réunions planifiées se prolongent : alerte lorsqu’une réunion Zoom, Google Meet ou Teams dépasse la durée prévue (par défaut : 5 min)
• M’avertir lorsque les enregistrements manuels se prolongent : alerte lorsqu’un enregistrement ad hoc dure plus longtemps que prévu (par défaut : 45 min)

Capture de réunion

• Arrêter automatiquement l’enregistrement : arrête l’enregistrement lorsqu’une fenêtre de réunion reconnue se ferme. Nous vous recommandons également de cliquer vous-même sur le bouton d’arrêt une fois votre réunion terminée, afin que l’enregistrement s’arrête exactement au moment souhaité
• Affiche votre méthode de capture active : cliquez sur « Ouvrir les paramètres de capture des réunions » pour accéder aux paramètres de la Nova web app, où vous pouvez choisir AI Notetaker comme méthode de transcription. Pour en savoir plus sur l’utilisation d’AI Notetaker, consultez l’article Pipedrive Nova : réunions

Mises à jour

• Cliquez sur « Rechercher des mises à jour » pour rechercher manuellement les mises à jour de l’application de bureau Companion
• Laissez Téléchargement automatique des mises à jour activé si vous souhaitez que l’application se mette à jour automatiquement

Compte

• Changer d’entreprise : modifier le compte Pipedrive auquel Nova Companion est connecté
• « Se déconnecter » : vous déconnecte sans fermer l’application
• « Quitter Nova Companion » : ferme complètement l’application

Vous êtes prêt

Nova Companion devrait maintenant être installé, connecté et prêt à capturer vos réunions. Dès que vous rejoindrez votre première réunion, Nova commencera automatiquement à créer vos actions post-réunion, sans configuration supplémentaire.