Kennisdatabase

De Nova Companion desktop-app is een lichte desktop-app die je installeert om je vergaderingen vast te leggen. In plaats van een bot in de oproep te sturen, transcribeert het het geluid van je computer rechtstreeks, zodat het werkt met elk conferentietool, inclusief audio-only en VoIP-oproepen.

Het werkt samen met de Pipedrive Nova web app: zodra een vergadering is vastgelegd verschijnen het transcript, de samenvatting en voorgestelde CRM-updates in de web-app, dezelfde plek waar je AI Notetaker-opnames en acties na de vergadering worden weergegeven.

Je kunt Nova Companion installeren en instellen op macOS of Windows, je account koppelen, de juiste machtigingen verlenen en automatisch beginnen met het vastleggen van vergaderingen, CRM-updates en vervolgstappen.

Dit artikel behandelt:

• Welke platforms, vergadertools en besturingssystemen Nova Companion ondersteunt
• Hoe je Nova Companion kunt downloaden, installeren en aanmelden
• Hoe je de machtigingen kunt verlenen die Nova nodig heeft om vergaderingen vast te leggen
• Hoe je de meldingsvoorkeuren voor deelnemers instelt
• Hoe je een vergadering kunt bijwonen en de acties na de vergadering kunt bekijken

Voordat u begint

Ondersteunde besturingssystemen

• macOS 13.0+: Alleen Apple Silicon. Intel-Macs worden niet ondersteund
• Windows 10+: Alleen 64-bit

Beschikbaarheid per platform

De Nova Companion draait op macOS en Windows en werkt naast elke conferentietool die u al gebruikt, waaronder:

• Zoom
• Google Meet
• Teams
• Demodesk
• Elke andere VoIP-tool op uw computer (met minder nauwkeurige toewijzing van sprekers)
• Fysieke vergaderingen, mits de microfoon van uw computer audio uit de vergaderruimte kan opvangen. Als u uw microfoon dempt, wordt er niets opgenomen.

Het legt het systeemgeluid rechtstreeks vast, zodat er geen bot aan uw gesprek hoeft deel te nemen. Als de vergadering zichtbaar is in Nova, kan deze met Nova Companion worden getranscribeerd.

Welke soorten vergaderingen kan ik transcriberen?

Om een vergadering te transcriberen, moet deze al zichtbaar zijn in Nova. Raadpleeg voor de volledige voorwaarden het gedeelte Synchronisatie-instellingen voor vergaderingen beheren in het artikel Pipedrive Nova: Vergaderingen . Daarnaast heeft Nova Companion alleen audio nodig die op je computer wordt afgespeeld; je hoeft geen specifieke conferentietool te gebruiken.

Samengevat heeft Companion twee dingen nodig om een vergadering te transcriberen:

• De vergadering staat gepland in je gesynchroniseerde agenda of als een Pipedrive-activiteit
• Er wordt audio op je computer afgespeeld (zelfs als je een koptelefoon gebruikt)

• Detecteerbare vergaderproviders (Zoom, Google Meet, Teams): Nova Companion kan deelnemersnamen uit de vergaderinformatie halen, zodat het transcript nauwkeurig toewijst wie er spreekt.

• Andere gesprekken (VoIP-tools, of providers die Nova niet kan detecteren): deze kunnen nog steeds worden getranscribeerd, maar sprekers worden alleen gelabeld als host en participant in plaats van bij naam, dus sprekerstoewijzing kan minder nauwkeurig zijn.

  ---

Download en installeer Nova Companion

Zowel op macOS als Windows kun je het bestand downloaden door boven je gebruikersnaam Nova Settings te openen.

Selecteer vervolgens Meeting Notetaker om je opties te zien.

Installeren op macOS

1. Ga naar de Nova Settings > Meeting Notetaker pagina en klik op de Mac-knop om te downloaden.
   
2. Open de gedownloade schijfkopie (meestal in je map Downloads).
3. Sleep het Nova Companion-apppictogram naar je map Applications.

Beheerdersrechten vereist: je hebt beheerdersrechten op je computer nodig om de installatie te voltooien. Als je die niet hebt, neem dan contact op met je IT-team voordat je verdergaat.

Beveiligingswaarschuwing: macOS kan een waarschuwing tonen zoals “Nova Companion.app is an app downloaded from the internet. Are you sure you want to open it?” of het kan ook aangeven dat het afkomstig is van een “unknown developer”. Dit is verwacht; klik gewoon op “Open” om door te gaan.

Installeren op Windows

1. Ga naar de Nova Settings > Meeting Notetaker pagina en klik op de Windows-knop om te downloaden.

2. Open het installatiebestand (.exe) (meestal in je map Downloads).

3. De Nova-installer zou automatisch moeten starten.

Beheerdersrechten vereist: je hebt beheerdersrechten op je computer nodig om de installatie te voltooien. Als je die niet hebt, neem dan contact op met je IT-team voordat je verdergaat.

Beveiligingswaarschuwing: Windows kan een SmartScreen-waarschuwing tonen met “Windows protected your PC”. Dit is verwacht; klik op “More info”, en vervolgens op “Run anyway” om door te gaan.

Nova Companion starten

Je kunt Nova Companion starten vanuit je map Programma's (macOS) of het Startmenu (Windows).

Aanmelden

Klik op “Aanmelden met Pipedrive” om het proces te starten.

Je wordt gevraagd je inloggegevens in een browservenster in te voeren om de verbinding te autoriseren.

Toestemmingen verlenen

Op macOS

Wanneer u Nova Companion voor het eerst op macOS opent, wordt u gevraagd de volgende machtigingen toe te staan zodat het uw vergaderingen kan vastleggen en ermee kan communiceren:

• Microfoon: stelt Nova in staat audio van uw gesprekken te transcriberen. Klik “Toestaan” in het pop-upvenster. Om deze machtigingen op uw Mac te bekijken of opnieuw in te schakelen, ga naar: Systeeminstellingen > Privacy & Beveiliging > Microfoon
• Systeemaudio: stelt Nova in staat het geluid van uw vergadering (de stemmen van de andere deelnemers) rechtstreeks op uw computer vast te leggen. Klik “Toestaan” in het pop-upvenster. Om deze machtigingen op uw Mac te bekijken of opnieuw in te schakelen, ga naar: Systeeminstellingen > Privacy & Beveiliging > Scherm- en systeemgeluidsopname
• Toegankelijkheid: stelt Nova in staat uw vergadervenster te detecteren en ermee te communiceren. Klik “Toestaan” in het pop-upvenster, of schakel het handmatig in als daarom wordt gevraagd. Om deze machtigingen op uw Mac te bekijken of opnieuw in te schakelen, ga naar: Systeeminstellingen > Privacy & Beveiliging > Toegankelijkheid

Op Windows

Op Windows zijn momenteel geen handmatige machtigingen vereist; Nova Companion zou direct na installatie klaar voor gebruik moeten zijn.

Definieer hoe deelnemers op de hoogte worden gesteld van transcriptie

Na het verlenen van machtigingen wordt u naar het scherm Deelnemersmelding in de Nova webapp. geleid.

Nova biedt u hulpmiddelen om vergaderdeelnemers geïnformeerd te houden en controle te geven over of ze worden opgenomen, wat u helpt te voldoen aan toestemmingsvereisten in uw regio.

Standaard is Opt-out toestaan geselecteerd, waarmee deelnemers 24 uur voor de vergadering een e-mailmelding ontvangen.

U kunt doorgaan met de standaardkeuze of een andere optie kiezen. De opties zijn:

• Geen automatische waarschuwingen: U informeert deelnemers en vraagt toestemming buiten Nova om.
• Melding met opt-out: Nova stuurt deelnemers vóór de vergadering een e-mail en biedt hen een eenvoudige manier om zich af te melden.
• Toestemming verplichten: Nova waarschuwt deelnemers vóór de vergadering en vraagt hun toestemming of registreert hun afmelding.

Neem deel aan en transcribeer je eerste vergadering

Op het hoofdscherm van Nova Companion vind je de kaart van je volgende vergadering.

Klik op “Join” om de vergadering vast te leggen.

Er verschijnt een meeting companion-balk die toont dat de vergadering wordt vastgelegd en de verstreken tijd.

Klik op de stop-knop wanneer de vergadering is afgelopen om de transcriptie te stoppen. We raden aan dit handmatig te doen zodra je vergadering is afgelopen.

Nova zal je waarschuwen als een vergadering lijkt uit te lopen of als er geen activiteit meer wordt gedetecteerd, maar je dient de opname altijd handmatig te beëindigen om er zeker van te zijn dat deze stopt wanneer jij dat verwacht.

Na de vergadering levert Nova een volledig transcript, CRM-updates en vervolgstappen in de bijbehorende vergaderkaart in de Nova webapp.

Klik op “Review” in de melding onderaan de Nova Companion om de acties na de vergadering te bekijken.

Acties na de vergadering beoordelen

Na een opgenomen gesprek maakt Nova op basis van het transcript een set acties na de vergadering. Deze worden weergegeven in Meetings > Post-meeting actions in de Nova-webapp.

Acties na de vergadering kunnen het volgende omvatten:

Een evaluatie van de vergadering met een samenvatting, belangrijkste conclusies en aanbevolen vervolgstappen.

Vouw ze uit door te klikken op “View summary” en je ziet een samenvatting met risico's om aan te pakken, positieve signalen, acties (per datum) en een overzicht van wat er is besproken. Leer hoe je kunt aanpassen hoe de samenvatting eruitziet in het artikel Pipedrive Nova: instellen

Voorgestelde updates van CRM-gegevens zie je door te klikken op “Review and sync”.

Nova identificeert wat bijgewerkt moet worden en voegt het aan deze lijst toe, zodat jij de wijzigingen kunt bekijken en doorvoeren.

Als je het er niet mee eens bent, kun je de velden rechtstreeks bewerken in de After-kolom. Je kunt ook kiezen welke van de suggesties je CRM-gegevens bijwerkt in de Update-kolom.

Je kunt het gesprekstranscript ook bekijken onder het tabblad Transcript, met tijdcodes en sprekersidentificatie, hoewel deze kunnen variëren afhankelijk van je vergaderomgeving.

Je kunt meer lezen over Nova's acties na de vergadering in het artikel Pipedrive Nova: Vergaderingen.

Pas je Nova Companion-instellingen aan

Klik op het tandwielpictogram rechtsboven in de app om de Nova Companion-instellingen te openen.

Je kunt de volgende instellingen in Nova Companion aanpassen:

Algemeen

• Verberg tijdens schermdelen: verbergt het app-venster tijdens schermdelen (standaard uit)

Herinneringen

• Waarschuw mij voordat geplande vergaderingen beginnen: herinnering vóór je volgende vergadering (standaard: 5 min)
• Waarschuw mij wanneer geplande vergaderingen uitlopen: waarschuwing wanneer een Zoom-, Google Meet- of Teams-vergadering uitloopt (standaard: 5 min)
• Waarschuw mij wanneer handmatige opnames te lang duren: waarschuwing wanneer een ad-hocopname langer duurt dan verwacht (standaard: 45 min)

Vergadering vastleggen

• Opname automatisch stoppen: stopt de opname wanneer een herkend vergadervenster wordt gesloten. We raden ook aan zelf op de stopknop te klikken zodra je vergadering eindigt, zodat je opname precies stopt wanneer je dat verwacht
• Toont je actieve opname-methode: klik op “Open instellingen voor vergaderopname” om naar de instellingen van de Nova-webapp te gaan, waar je kunt overschakelen naar de AI Notetaker als je transcriptiemethode. Lees meer over het gebruik van de AI Notetaker in het Pipedrive Nova: meetings-artikel

Updates

• Klik op “Controleer op updates” om handmatig te zoeken naar updates voor de Companion-desktopapp
• Laat Automatisch updates downloaden ingeschakeld als je wilt dat je app automatisch wordt bijgewerkt

Account

• Wissel bedrijf: verander met welk Pipedrive-account Nova Companion is verbonden
• “Afmelden”: meld je af zonder de app te sluiten
• “Nova Companion afsluiten”: sluit de app volledig

Je bent helemaal klaar

Nova Companion is nu geïnstalleerd, ingelogd en klaar om je vergaderingen vast te leggen. Zodra je je eerste vergadering bijwoont, zal Nova automatisch beginnen met het opstellen van je acties na de vergadering, zonder extra configuratie.