Kennisdatabase

De Nova Companion-desktopapp is een lichtgewicht desktopapp die je installeert om je vergaderingen vast te leggen. In plaats van een bot in het gesprek te sturen, transcribeert het rechtstreeks het geluid van je computer, waardoor het werkt met elke conferenceertool, inclusief audio-only en VoIP-gesprekken. Het werkt naast de Pipedrive Nova-webapp: zodra een vergadering is vastgelegd verschijnen het transcript, de samenvatting en voorgestelde CRM-updates in de webapp, op dezelfde plek waar je AI Notetaker-opnames en acties na de vergadering te vinden zijn.

Je kunt Nova Companion op macOS of Windows installeren en instellen, je account koppelen, de juiste toestemmingen verlenen en automatisch beginnen met het vastleggen van vergaderingen, CRM-updates en vervolgstappen.

Dit artikel behandelt:

• Welke platforms, vergadertools en besturingssystemen Nova Companion ondersteunt
• Hoe je Nova Companion kunt downloaden, installeren en inloggen
• Hoe je de toestemmingen geeft die Nova nodig heeft om vergaderingen vast te leggen
• Hoe je je voorkeuren voor deelnemersmeldingen instelt
• Hoe je aan een vergadering deelneemt en acties na de vergadering bekijkt

Voordat u begint

Ondersteunde besturingssystemen

• macOS 13.0+: Alleen Apple Silicon. Intel‑Macs worden niet ondersteund
• Windows 10+: Alleen 64-bit

Beschikbaarheid per platform

De Nova Companion draait op macOS en Windows en werkt naast elke conferentietool die u al gebruikt, waaronder:

• Zoom
• Google Meet
• Teams
• Demodesk
• Elke andere VoIP-tool op uw computer (met minder nauwkeurige sprekerstoewijzing)
• Vergaderingen op locatie, mits de microfoon van uw computer audio uit de vergaderruimte kan opvangen. Het dempen van uw microfoon voorkomt dat er iets wordt opgenomen.

Het legt het systeemgeluid rechtstreeks vast, dus er hoeft geen bot aan uw gesprek deel te nemen. Als de vergadering zichtbaar is in Nova, kan deze met Nova Companion worden getranscribeerd.

Wat voor soort vergaderingen kan ik transcriberen?

Om een vergadering te transcriberen moet deze al zichtbaar zijn in Nova. Zie de Manage meeting sync settings section in het Pipedrive Nova: Meetings artikel voor de volledige voorwaarden. Verder heeft Nova Companion alleen audio nodig die op je computer wordt afgespeeld; je hoeft geen specifiek conferentietool te gebruiken.

Samengevat heeft Companion twee dingen nodig om een vergadering te transcriberen:

• De vergadering staat gepland in je gesynchroniseerde agenda of als een Pipedrive-activiteit
• Audio die op je computer wordt afgespeeld (zelfs als je een koptelefoon gebruikt)

• Detectable meeting providers (Zoom, Google Meet, Teams): Nova Companion kan deelnamernamen ophalen uit de vergadergegevens, zodat de transcriptie accuraat aangeeft wie er spreekt.

• Other calls (VoIP tools, or providers Nova can‘t detect): deze kunnen nog steeds worden getranscribeerd, maar sprekers worden alleen gelabeld als host en participant in plaats van op naam, waardoor sprekertoewijzing mogelijk minder nauwkeurig is.

---

Download en installeer Nova Companion

Zowel op macOS als Windows kun je het bestand downloaden door boven je gebruikersnaam Nova Settings te openen.

Selecteer vervolgens Meeting Notetaker om je opties te zien.

Installeren op macOS

1. Ga naar de Nova Settings > Meeting Notetaker pagina en klik op de Mac-knop om te downloaden.
   
2. Open de gedownloade schijfkopie (meestal in je map Downloads).
3. Sleep het Nova Companion-apppictogram naar je map Programma's.

Beheerdersrechten vereist: je hebt beheerdersrechten op je computer nodig om de installatie te voltooien. Als je die niet hebt, neem dan contact op met je IT-team voordat je doorgaat.

Beveiligingswaarschuwing: macOS kan een waarschuwing tonen zoals “Nova Companion.app is een app die van internet is gedownload. Weet je zeker dat je deze wilt openen?” of er kan ook staan dat deze afkomstig is van een “onbekende ontwikkelaar”. Dit is normaal; klik gewoon op “Openen” om door te gaan.

Installeren op Windows

1. Ga naar de Nova Settings > Meeting Notetaker pagina en klik op de Windows-knop om te downloaden.

2. Open het installatiebestand (.exe) (meestal in je map Downloads).

3. De Nova-installer zou automatisch moeten starten.

Beheerdersrechten vereist: je hebt beheerdersrechten op je computer nodig om de installatie te voltooien. Als je die niet hebt, neem dan contact op met je IT-team voordat je doorgaat.

Beveiligingswaarschuwing: Windows kan een SmartScreen-waarschuwing tonen met de melding “Windows heeft je pc beschermd”. Dit is normaal; klik op “Meer info”, vervolgens op “Toch uitvoeren” om door te gaan.

Nova Companion starten

U kunt Nova Companion openen vanuit uw map Programma's (macOS) of het Startmenu (Windows).

Aanmelden

Klik op “Aanmelden met Pipedrive” om de procedure te starten.

U wordt gevraagd uw inloggegevens in een browservenster in te voeren om de verbinding te autoriseren.

Toestemmingen verlenen

Op macOS

De eerste keer dat je Nova Companion op macOS start, word je gevraagd de volgende toestemmingen te verlenen zodat de app je vergaderingen kan vastleggen en ermee kan interageren:

• Microfoon: maakt het Nova mogelijk audio van je gesprekken te transcriberen. Klik op “Toestaan” in het pop-upvenster. Om deze toestemmingen op je Mac te bekijken of opnieuw in te schakelen, ga naar: Systeeminstellingen > Privacy en beveiliging > Microfoon
• Systeemaudio: maakt het Nova mogelijk het geluid van je vergadering (de stemmen van de andere deelnemers) direct op je computer vast te leggen. Klik op “Toestaan” in het pop-upvenster. Om deze toestemmingen op je Mac te bekijken of opnieuw in te schakelen, ga naar: Systeeminstellingen > Privacy en beveiliging > Scherm- en systeemaudio-opname
• Toegankelijkheid: maakt het Nova mogelijk je vergadervenster te detecteren en ermee te interacteren. Klik op “Toestaan” in het pop-upvenster, of schakel het handmatig in als daarom wordt gevraagd. Om deze toestemmingen op je Mac te bekijken of opnieuw in te schakelen, ga naar: Systeeminstellingen > Privacy en beveiliging > Toegankelijkheid

Op Windows

Op Windows zijn op dit moment geen handmatige toestemmingen vereist; Nova Companion zou meteen na installatie klaar voor gebruik moeten zijn.

Bepaal hoe deelnemers op de hoogte worden gesteld van transcriptie

Na het verlenen van toestemming wordt u naar het scherm Participant notice in de Nova web app. geleid.

Nova biedt u hulpmiddelen om deelnemers aan vergaderingen geïnformeerd te houden en controle te geven over of zij worden opgenomen, wat u helpt te voldoen aan de toestemmingsvereisten in uw regio.

Standaard is Allow opt-out geselecteerd, waardoor deelnemers 24 uur vóór de vergadering een e-mailmelding ontvangen.

U kunt doorgaan met de standaardkeuze of een andere optie kiezen. De opties zijn:

• Geen automatische meldingen: U informeert deelnemers en verzamelt toestemming buiten Nova om.
• Melding met afmeldoptie: Nova stuurt deelnemers vóór de vergadering een e-mail en biedt een eenvoudige mogelijkheid om zich af te melden.
• Toestemming vereist: Nova stelt deelnemers vóór de vergadering op de hoogte en verzamelt hun toestemming of afmelding.

Neem deel aan en transcribeer je eerste vergadering

Op het hoofdscherm van Nova Companion vind je de kaart voor je volgende vergadering.

Klik op “Join” om de vergadering vast te leggen.

Er verschijnt een meeting companion-balk die aangeeft dat de vergadering wordt vastgelegd en de verstreken tijd.

Klik op de stop-knop wanneer de vergadering eindigt om de transcriptie te stoppen. We raden aan dit handmatig te doen zodra je vergadering is afgelopen.

Nova waarschuwt je als een vergadering langer lijkt te duren dan gepland of als er geen activiteit meer wordt gedetecteerd, maar je moet de opname altijd handmatig beëindigen om er zeker van te zijn dat deze stopt wanneer jij dat verwacht.

Na de vergadering levert Nova een volledige transcriptie, CRM-updates en vervolgstappen in de bijbehorende vergaderkaart in de Nova-webapp.

Klik op “Review” in de melding onderaan de Nova Companion om de acties na de vergadering te bekijken.

Acties na vergadering bekijken

Na een opgenomen oproep maakt Nova op basis van de transcriptie een reeks acties na de vergadering. Deze verschijnen in Vergaderingen > Acties na vergadering in de Nova-webapp.

Acties na de vergadering kunnen onder meer het volgende bevatten:

Een nabespreking van de vergadering met een samenvatting, belangrijkste conclusies en aanbevolen vervolgstappen.

Open ze door te klikken op “Bekijk samenvatting” en je ziet een overzicht met risico's om aan te pakken, positieve signalen, acties (per datum) en een overzicht van wat er besproken is. Lees hoe je de weergave van de samenvatting kunt aanpassen in het artikel Pipedrive Nova: instellen

Voorgestelde updates voor CRM-gegevens zie je door te klikken op “Controleren en synchroniseren”.

Nova bepaalt wat geüpdatet moet worden en voegt dit toe aan deze lijst zodat je het kunt beoordelen en de wijzigingen kunt doorvoeren.

Als je het er niet mee eens bent, kun je de velden rechtstreeks bewerken in de Na-kolom. Je kunt ook kiezen welke van de suggesties je CRM-gegevens zullen bijwerken in de Bijwerken-kolom.

Je kunt ook het vergadertranscript bekijken onder het tabblad Transcriptie, met tijdcodes en sprekersidentificatie; dit kan variëren afhankelijk van je vergadervoorzieningen.

Meer informatie over Nova’s acties na de vergadering vind je in het artikel Pipedrive Nova: Vergaderingen.

Pas je Nova Companion-instellingen aan

Klik op het tandwielpictogram rechtsboven in de app om de Nova Companion-instellingen te openen.

Je kunt de volgende instellingen in Nova Companion aanpassen:

Algemeen

• Verbergen bij schermdelen: verbergt het app-venster tijdens het delen van je scherm (standaard uit)

Herinneringen

• Waarschuw me voordat geplande vergaderingen beginnen: herinnering voor je volgende vergadering (standaard: 5 min)
• Waarschuw me wanneer geplande vergaderingen uitlopen: waarschuwing wanneer een Zoom-, Google Meet- of Teams-vergadering uitloopt (standaard: 5 min)
• Waarschuw me wanneer handmatige opnamen te lang duren: waarschuwing wanneer een ad-hoc opname langer duurt dan verwacht (standaard: 45 min)

Vergaderopname

• Opname automatisch stoppen: stopt de opname wanneer een herkend vergadervenster wordt gesloten. We raden je ook aan zelf op de stopknop te klikken zodra je vergadering is afgelopen, zodat de opname precies stopt wanneer je dat verwacht
• Toont je actieve opnamemethode: klik op “Open instellingen voor vergaderopname” om naar de instellingen van de Nova-webapp te gaan, waar je kunt overschakelen naar de AI Notetaker als je transcriptiemethode. Lees meer over het gebruik van de AI Notetaker in het artikel Pipedrive Nova: meetings

Updates

• Klik “Controleren op updates” om handmatig te zoeken naar updates voor de desktop-app van Companion
• Laat Automatisch updates downloaden ingeschakeld als je wilt dat je app automatisch wordt bijgewerkt

Account

• Wissel bedrijf: wijzig met welk Pipedrive-account Nova Companion is verbonden
• “Afmelden”: meld je af zonder de app te sluiten
• “Stop Nova Companion”: sluit de app volledig

Klaar om te gaan

Nova Companion is nu geïnstalleerd, aangemeld en klaar om je vergaderingen vast te leggen. Zodra je je eerste vergadering bijwoont, begint Nova automatisch met het samenstellen van je actiepunten na de vergadering, geen extra configuratie vereist.