Tietokanta

Asana on projektinhallintatyökalu, jota käytetään tehtävien järjestämiseen ja tiimien väliseen yhteistyöhön.

Jos sinun täytyy välittää tietoja Pipedrivestä toiselle tiimille, joka käyttää Asanaa, tämä integraatio on saatavilla tätä tarkoitusta varten.

Integraation asentaminen

Ota integraatio käyttöön siirtymällä Asana-sivulle Marketplacessamme ja klikkaa “Asenna nyt.”

Jos siirryt suoraan Marketplaceen ja valitset Asana‑integraation, klikkaa “Valtuuta.”

Valtuutuksen vaiheessa 1 valitse yritys, johon haluat asentaa integraation, ja päätä, kuka voi käyttää sitä: kaikki käyttäjät, vain minä tai tietyt käyttäjät.

Jos valitset tietyt käyttäjät -vaihtoehdon, valitse integraation käyttäjät ja halutessasi ilmoita heille sähköpostitse, sitten klikkaa “Seuraava.”

Jos valitsit kaikki käyttäjät tai vain minä, sinun tarvitsee vain klikata “Seuraava” jatkaaksesi.

Vaiheessa 2 sinua pyydetään lukemaan ja myöntämään sovellukselle oikeudet. Kun olet tarkistanut ne, klikkaa “Salli ja asenna.”

Jos et ole kirjautunut sisään tai sinulla ei vielä ole Asana-tiliä, sinua pyydetään kirjautumaan sisään tai luomaan tili.

Jos olet jo kirjautunut sisään, sinua pyydetään antamaan Pipedrivelle lupa käyttää Asana-tiliäsi. Klikkaa “Salli”, niin voit jatkaa integraation asetusten määrittämistä.

Integraation määrittäminen

Kun Asana-tilisi on yhdistetty, avaa Pipedrivessä Tilivalikko > Työkalut ja sovellukset > Asana määrittääksesi integraation.

Käynnistystapahtuman ja siirrettävän tiedon valinta

Lähettääksesi tietoja Pipedrivesta Asanaan sinun täytyy luoda sääntö, joka laukaisee tiedon hakemisen Pipedrivesta ja lähettämisen Asanaan.

Vasemmalla, Pipedrive-tapahtuman alla, valitset mikä laukaisee tiedonsiirron.

Saatavilla olevat laukaisimet ovat:

• Kauppa voitettu

• Kauppa hävitty

• Kauppa siirretty (sinun täytyy määrittää mihin vaiheeseen)

Muista määrittää putki (pipeline), sillä se on pakollinen.

Jos valitsit laukaisimeksi kauppa siirretty, sinun tulee myös määrittää vaihe. Kun siirrät kaupan määritettyyn vaiheeseen, sääntö laukeaa.

Putken määrittelyn jälkeen voit valita, mitä tietoja siirretään uuteen Asana-tehtävään/projektiin. Siirrettävät tiedot ovat:

• Kaupan otsikko (ei voi kytkeä pois)

• Kaupan arvo

• Yksityishenkilön tai organisaation yhteystiedot

• Kiinnitetyt muistiinpanot

• Liitteet

Koska kaupalta vaaditaan otsikko, voit poistaa käytöstä kaikki muut tiedot paitsi kaupan otsikon, joita et halua siirtää Asanaan.

Valitse, mitä Asanaan luodaan

Sääntöä määrittäessäsi voit luoda Asanaan kahta tyyppiä olevia kohteita: tehtäviä ja projekteja.

Tehtävän luominen Asanaan

Jos valitset luoda tehtävän Asanaan, sinun tulee käyttää alasvetovalikoita, valita työtila tai organisaatio, joka vastaanottaa tehtävän, ja sitten valita projektin nimi.

Valinnaisesti voit myös osoittaa sen olemassa olevalle Asana-käyttäjälle

Projektin luominen Asanaan

Jos haluat säännön luovan Asanaan projektin, huomaat että liitteet-vaihtoehto siirrettävien tietojen kohdassa kytkeytyy automaattisesti pois päältä.

Oikeanpuoleisista alasvetovalikoista valitse työtila tai organisaatio, jossa luot projektin, ja tarvittaessa tiimi.

Kun olet tyytyväinen valintoihisi, napsauta “Tallenna muutokset.” Tämän jälkeen jokainen sääntöjesi kriteerit täyttävä kauppa luo Asanaan määritellyillä tiedoilla tehtävän tai projektin, jolloin tiimisi voivat seurata kauppoja tehokkaasti.

Tehtävien automatisointi Asana‑integraation avulla

Voit käyttää Asana‑integraatiota automatisoidaksesi laskutukseen tai hallinnollisiin tehtäviin liittyviä toimenpiteitä myyntiputkesi perusteella. Esimerkiksi kun kauppa siirtyy laskutusvaiheeseen, voit käynnistää Asanassa tehtävän laskun luomiseksi tai ilmoittaa lakitiimillesi ilman manuaalista siirtoa.

Aloittaaksesi siirry Pipedrivessä kohtaan Automations, avaa Templates‑välilehti ja valitse Asana-kategoria valitaksesi neljästä valmiista mallista:

• Lisää tehtäviä siirrettäessä kauppoja: Kun kauppa siirretään vaiheeseen, luo Asanassa tehtävä tai projekti

  • Voidaan käyttää sisäisiin luovutuksiin, kuten laskutukseen, perehdytykseen tai toteutukseen

• Luovuta voitetut kaupat: Kun kauppa merkitään voitoksi, luo Asanassa tehtävä tai projekti

  • Voidaan käyttää projektityön käynnistämiseen heti kaupan sulkeuduttua

• Hoida menetetyt kaupat: Kun kauppa merkitään hävityksi, luo Asanassa tehtävä tai projekti

  • Voidaan käyttää seurantatehtävien luomiseen tai palautesilmukoiden käynnistämiseen

• Lämmitä uusia liidejä: Kun uusi liidi lisätään, luo Asanassa tehtävä tai projekti.

  • Voidaan käyttää ohjaamaan liidien hoitotehtäviä markkinointi‑ tai myynnin kehitystiimeille

Käydään läpi esimerkki siitä, miten käyttää “Lisää tehtäviä siirrettäessä kauppoja”-mallia laskutukseen liittyvien toimintojen automatisoimiseksi.

Aseta laskutuksen automaatio mallin avulla

Valitse Lisää tehtäviä siirrettäessä kauppoja ja määritä ensimmäisellä näytöllä, mitä tapahtuu, kun kauppa siirtyy valitsemaasi putken vaiheeseen — tässä tapauksessa “Lisää tehtävä Asanaan” — ja klikkaa “Käytä mallia.”

Toisella näytöllä valitse se putki ja vaihe, jota käytät laskutukseen tai sopimusvalmisteluun. Oletetaan, että tämä tapahtuu viimeisessä vaiheessa; valitsemme siis “Negotiations started,” joka on putkemme viimeinen vaihe.

Kohdassa “Lisää tehtävä Asanaan” täytä tehtävän nimi ja kuvaus. Harmaat kentät täytetään automaattisesti Pipedrive‑tietojen perusteella. Voit poistaa käytöstä mitä tahansa tietoja, joita tiimisi ei tarvitse, jotta tehtävät luodaan oikealla kontekstilla.

Valitse projekti, johon tehtävän luot, haluatko lisätä kiinnitettäviä muistiinpanoja kuvaukseen lisäkontekstiksi, ja lopuksi klikkaa “Tallenna luonnoksena.”

Seuraavalla näytöllä näet automaation kaikki tiedot, ja voit vielä muokata sitä ennen aktivointia.

Oletetaan, että haluat automaation laukeavan aina, kun kauppa voitetaan. Klikkaa kynäkuvaketta välittömän ehdon vieressä ja muuta pudotusvalikkojen valinnat muotoon Kaupan tila on muuttunut voitoksi ja klikkaa “Käytä ehtoja.”

Kun olet valmis, kytke automaatio yläreunasta aktiiviseksi.

Aktivoinnin jälkeen aina, kun kauppa siirtyy valittuun vaiheeseen (tai jos muutit ehdon voitoiksi, kun se merkitään voitoksi), Asanassa luodaan automaattisesti tehtävä määrittämiesi tietojen perusteella.

Laajenna työnkulkujasi

Tämä laskutustapaus on vain yksi esimerkki. Voit käyttää näitä malleja lähtökohtana sujuvoittaaksesi luovutuksia monien tiimien välillä:

• Myynti → toteutus: Käynnistä käyttöönoton tehtävät automaattisesti, kun kauppa voitetaan

• Myynti → tuki: Luo seurantatehtäviä, kun kauppa hävitetään

• Myynti → markkinointi: Lisää tehtäviä liidien hoitoon, kun liidit lisätään manuaalisesti tai tuodaan

Jokainen malli voidaan muokata vastaamaan sisäisiä prosessejasi, mikä antaa joustavuutta ilman, että sinun tarvitsee aloittaa alusta.

Lisätietoja automaatioiden muokkaamisesta löydät oppaastamme Automations: first steps guide.