Tietokanta

Asana on projektinhallintatyökalu, jota käytetään tehtävien järjestämiseen ja tiimien väliseen yhteistyöhön.

Jos sinun täytyy välittää tietoja Pipedrivestä toiselle tiimille, joka käyttää Asanaa, tämä integraatio on saatavilla tätä varten.

Integraation asentaminen

Ota integraatio käyttöön siirtymällä Asana-sivulle markkinapaikassamme ja klikkaa “Asenna nyt.”

Jos siirryt suoraan Markkinapaikkaan ja valitset Asana-integraation, klikkaa “Valtuuta.”

Valtuutuksen ensimmäisessä vaiheessa valitse yritys, johon haluat asentaa integraation, ja päätä, kuka voi käyttää sitä: kaikki käyttäjät, vain minä tai tietyt käyttäjät.

Jos valitset tietyt käyttäjät -vaihtoehdon, valitse ne käyttäjät, jotka käyttävät integraatiota, ja halutessasi ilmoita heille sähköpostitse. Klikkaa sitten “Seuraava.”

Jos valitsit kaikki käyttäjät tai vain minä, sinun tarvitsee vain klikata “Seuraava” jatkaaksesi.

Vaiheessa 2 sinua pyydetään lukemaan ja myöntämään sovellukselle oikeudet. Kun olet tarkistanut ne, klikkaa “Salli ja asenna.”

Jos et ole kirjautunut sisään tai sinulla ei vielä ole Asana-tiliä, sinua pyydetään kirjautumaan sisään tai luomaan tili.

Jos olet jo kirjautuneena, sinua pyydetään myöntämään Pipedrivelle lupa käyttää Asana-tiliäsi. Klikkaa “Salli” ja voit jatkaa integraation asetusten määrittämistä.

Integraation määrittäminen

Kun Asana-tilisi on yhdistetty, avaa Pipedriven Tili-valikko > Työkalut ja sovellukset > Asana määrittääksesi integraation.

Käynnistystapahtuman ja siirrettävän tiedon valitseminen

Jotta voit lähettää tietoja Pipedrivestä Asanaan, sinun täytyy luoda sääntö, joka laukaisee tiedon hakemisen Pipedrivestä ja lähettämisen Asanaan.

Vasemmalla, kohdassa Pipedrive-tapahtuma, valitset, mikä laukaisee tiedonsiirron.

Saatavilla olevat laukaisimet ovat:

• Kauppa voitettu

• Kauppa hävitty

• Kauppa siirretty (sinun tulee määrittää, mihin vaiheeseen)

Muista määrittää myyntiputki, sillä se vaaditaan.

Jos valitsit kauppa siirretty laukaisevaksi tapahtumaksi, sinun tulee myös määrittää vaihe. Kun siirrät kaupan määritettyyn vaiheeseen, sääntö laukeaa.

Myyntiputken määrittämisen jälkeen voit valita, mitä tietoja siirretään uuteen Asana-tehtävään/projektiin. Siirrettävät tiedot ovat:

• Kaupan otsikko (ei voi poistaa käytöstä)

• Kaupan arvo

• Henkilön tai organisaation yhteystiedot

• Kiinnitetyt muistiinpanot

• Liitteet

Koska kaupalle vaaditaan otsikko, voit poistaa käytöstä kaikki muut tiedot paitsi kaupan otsikon.

Valitse, mitä Asanaan luodaan

Sääntöä määritettäessä voit luoda Asanaan kahta tyyppisiä kohteita: tehtäviä ja projekteja.

Tehtävän luominen Asanaan

Jos valitset tehtävän luomisen Asanaan, sinun täytyy pudotusvalikoista valita työtila tai organisaatio, joka vastaanottaa tehtävän, ja sen jälkeen valita projektin nimi.

Voit halutessasi myös osoittaa tehtävän olemassa olevalle Asana-käyttäjälle.

Projektin luominen Asanaan

Jos haluat, että sääntö luo Asanaan projektin, huomaat, että liitteet-valinta kohdassa siirrettävät tiedot kytkeytyy automaattisesti pois päältä.

Oikealla olevista pudotusvalikoista valitse työtila tai organisaatio, johon luot projektin, ja tarvittaessa tiimi.

Kun olet tyytyväinen valintoihisi, klikkaa “Tallenna muutokset.” Tämän jälkeen jokainen sääntösi kriteerit täyttävä kauppa luo Asanaan määritellyillä tiedoilla varustetun tehtävän tai projektin, jolloin tiimisi voivat seurata kauppoja tehokkaasti.

Tehtävien automatisointi Asana‑integraation avulla

Voit käyttää Asana‑integraatiota laskutuksen tai hallintotehtävien automatisointiin myyntiputkesi perusteella. Esimerkiksi kun kauppa saavuttaa laskutusta koskevan vaiheen, voit laukaista Asanassa tehtävän laskun luomiseksi tai ilmoittaa oikeudelliselle tiimillesi ilman manuaalista siirtoa.

Aloita siirtymällä Pipedriveen kohtaan Automations, avaa Templates‑välilehti ja valitse Asana-kategoria; voit valita neljästä valmiista mallista:

• Lisää tehtäviä kauppojen siirron yhteydessä: Kun kauppa siirretään vaiheeseen, luo Asanaan tehtävä tai projekti

  • Soveltuu sisäisiin siirtoihin, kuten laskutukseen, perehdytykseen tai käyttöönottoon

• Luovuta voitetut kaupat: Kun kauppa merkitään voitoksi, luo Asanaan tehtävä tai projekti

  • Voidaan käyttää projektityön aloittamiseen heti kaupan sulkeuduttua

• Jatkotoimet hävittyjen kauppojen osalta: Kun kauppa merkitään hävityksi, luo Asanaan tehtävä tai projekti

  • Soveltuu seurantatehtävien luomiseen tai palautesilmukoiden käynnistämiseen

• Lämmitä uusia liidejä: Kun uusi liidi lisätään, luo Asanaan tehtävä tai projekti.

  • Voidaan käyttää liidien hoitotehtävien ohjaamiseen markkinointi‑ tai myynnin kehitystiimeille

Käydään esimerkki läpi siitä, miten käyttää ”Lisää tehtäviä kauppojen siirron yhteydessä” -mallia laskutukseen liittyvien toimenpiteiden automatisointiin.

Määritä laskutuksen automaatio mallin avulla

Valitse Lisää tehtäviä kauppojen siirron yhteydessä ja määritä ensimmäisellä näytöllä, mitä tapahtuu, kun kauppa siirretään valitsemaasi putken vaiheeseen. Tässä tapauksessa valitse ”Lisää tehtävä Asanaan” ja napsauta ”Käytä mallia.”

Toisella näytöllä valitse se pipeline ja vaihe, jota käytät laskutukseen tai sopimusvalmisteluun. Oletetaan, että tämä tapahtuu viimeisessä vaiheessa; valitsemme siis ”Negotiations started,” joka on putkemme viimeinen vaihe.

Kohdassa ”Lisää tehtävä Asanaan” täytä tehtävän nimi ja kuvaus. Harmaat kentät täytetään automaattisesti Pipedrive‑tiedoilla. Voit poistaa käytöstä minkä tahansa tiedon, jota tiimisi ei tarvitse, jotta tehtävät luodaan juuri oikeassa kontekstissa.

Valitse projekti, johon tehtävän luot, lisää halutessasi kiinnitettyjä muistiinpanoja kuvaukseen lisäkontekstiksi ja napsauta lopuksi ”Tallenna luonnoksena.”

Seuraavassa näytössä näkyvät automaation kaikki tiedot, ja voit vielä muokata sitä ennen aktivointia.

Oletetaan, että haluat automaation laukeavan aina, kun kauppa merkitään voitoksi. Klikkaa ehdon vieressä olevaa kynäkuvaketta ja muuta alasvetovalinnat muotoon Deal status has changed to won ja napsauta ”Käytä ehtoja.”

Kun olet valmis, kytke automaatio yläreunasta aktiiviseksi.

Aktivoinnin jälkeen joka kerta, kun kauppa siirtyy valittuun vaiheeseen (tai jos muutit ehdon, kun se merkitään voitoksi), Asanaan luodaan automaattisesti tehtävä määrittämilläsi tiedoilla.

Laajenna työnkulkujasi

Tämä laskutustapaus on vain yksi esimerkki. Voit käyttää näitä malleja lähtökohtana sujuvoittaaksesi siirtoja monien tiimien välillä:

• Myynniltä käyttöönottoon: Aloita perehdytys‑tehtävät automaattisesti, kun kauppa voitetaan

• Myynniltä tukeen: Luo seurantatehtäviä, kun kauppa hävittää

• Myynniltä markkinointiin: Lisää tehtäviä liidien hoitamiseksi, olipa liidit lisätty manuaalisesti tai tuotu

Jokainen malli voidaan mukauttaa vastaamaan sisäisiä prosessejasi, mikä antaa joustavuutta ilman että sinun tarvitsee aloittaa alusta.

Lisätietoja automaatioiden mukauttamisesta löydät oppaastamme Automaatiot — aloitusopas.