Kunnskapsbase

Asana er et prosjektstyringsverktøy som brukes til å organisere oppgaver og samarbeide på tvers av team.

Hvis du trenger å videresende data fra Pipedrive til et annet team som bruker Asana, er denne integrasjonen tilgjengelig for det formålet.

Installere integrasjonen

For å aktivere integrasjonen, gå til Asana-siden i vår Marketplace og klikk «Installer nå.»

Hvis du går direkte til Marketplace og velger Asana-integrasjonen, klikk «Autoriser.»

I trinn 1 i autorisasjonen velger du selskapet der du vil installere integrasjonen og velger hvem som kan bruke den: alle brukere, kun meg eller spesifikke brukere.

Hvis du velger alternativet spesifikke brukere, velger du brukerne som skal bruke integrasjonen, og hvis du vil varsle dem via e-post, klikker du deretter «Neste.»

Hvis du valgte alle brukere eller kun meg, trenger du bare å klikke «Neste» for å gå videre.

I trinn 2 blir du bedt om å lese og gi appen tillatelser. Etter å ha gjennomgått dem, klikk «Tillat og installer.»

Hvis du ikke er logget inn, eller hvis du fortsatt ikke har en Asana-konto, blir du bedt om å logge inn eller opprette en konto.

Hvis du allerede er logget inn, blir du bedt om å gi Pipedrive tillatelse til å få tilgang til Asana-kontoen din. Klikk «Tillat» så kan du fortsette med å sette opp integrasjonen.

Slik setter du opp integrasjonen

Når Asana-kontoen din er koblet til, åpne Pipedrive Kontomenyen > Verktøy og apper > Asana for å sette opp integrasjonen.

Velge utløserhendelse og hvilken informasjon du vil overføre

For å sende data fra Pipedrive til Asana må du opprette en regel som utløser handlingen med å hente informasjon fra Pipedrive og sende den til Asana.

Til venstre, under Pipedrive-hendelse, velger du hva som skal utløse informasjonsoverføringen.

Tilgjengelige utløsere er:

• Avtalen er vunnet

• Avtalen er tapt

• Avtalen flyttes (du må spesifisere til hvilken fase)

Husk å spesifisere pipelinen, da dette er påkrevd.

Hvis du valgte Avtalen flyttes som utløser, må du også spesifisere fasen. Når du flytter en avtale til den spesifiserte fasen, vil det utløse regelen.

Etter å ha definert pipelinen kan du velge hvilke data som skal overføres til den nyopprettede Asana-oppgaven/prosjektet. Detaljene du kan overføre er:

• Avtalens tittel (kan ikke slås av)

• Avtalens verdi

• Kontaktinformasjon for en person eller organisasjon

• Festede notater

• Vedlegg

Siden en tittel kreves for en avtale, kan du, bortsett fra avtalens tittel, slå av all informasjon du ikke vil overføre til Asana.

Velge hva som skal opprettes i Asana

Når du oppretter en regel kan du lage to typer elementer i Asana: oppgaver og prosjekter.

Opprette en oppgave i Asana

Hvis du velger å opprette en oppgave i Asana, må du gå til rullegardinmenyene, velge arbeidsområde eller organisasjon som skal motta oppgaven, og deretter velge navnet på prosjektet.

Valgfritt kan du også tildele den til en eksisterende Asana-bruker

Opprette et prosjekt i Asana

Hvis du vil at regelen din skal opprette et prosjekt i Asana, vil du legge merke til at alternativet vedlegg under detaljer som skal overføres automatisk blir slått av.

I rullegardinmenyene til høyre velger du arbeidsområdet eller organisasjonen hvor du vil opprette et prosjekt, og valgfritt også teamet.

Når du er fornøyd med valgene dine, klikk «Lagre endringer.» Etter dette vil hver avtale som oppfyller regelkriteriene dine opprette en oppgave eller et prosjekt i Asana med den angitte informasjonen, slik at teamene dine kan følge opp avtalene effektivt.

Automatisere oppgaver med Asana-integrasjonen

Du kan bruke Asana-integrasjonen til å automatisere fakturerings- eller administrative oppgaver basert på salgspipelinen din. For eksempel, når en avtale når et faktureringsstadium, kan du utløse en oppgave i Asana for å generere en faktura eller varsle juridisk team uten manuell overlevering.

For å komme i gang, gå til Automations i Pipedrive, åpne fanen Maler, og velg Asana-kategorien for å velge mellom fire ferdiglagde maler:

• Legg til oppgaver når avtaler flyttes: Når en avtale flyttes til et stadium, opprett en oppgave eller et prosjekt i Asana

  • Kan brukes for interne overleveringer som fakturering, onboarding eller implementering

• Overfør vunne avtaler: Når en avtale markeres som vunnet, opprett en oppgave eller et prosjekt i Asana

  • Kan brukes til å starte prosjektarbeid så snart en avtale er lukket

• Avslutt tapte avtaler: Når en avtale markeres som tapt, opprett en oppgave eller et prosjekt i Asana

  • Kan brukes til å opprette oppfølgingsoppgaver eller utløse tilbakemeldingssløyfer

• Varm opp nye leads: Når en ny lead legges til, opprett en oppgave eller et prosjekt i Asana.

  • Kan brukes til å rute oppgaver for pleie av leads til markedsføring eller salgsutviklingsteam

La oss gå gjennom et eksempel på hvordan du bruker «Legg til oppgaver når avtaler flyttes»-malen for å automatisere faktureringsrelaterte handlinger.

Sett opp en faktureringsautomatisering ved hjelp av en mal

Velg Legg til oppgaver når avtaler flyttes og, på første skjerm, definer hva som skal skje etter at avtalen flyttes til det valgte pipeline-stadiet, i dette tilfellet «Legg til en oppgave i Asana», og klikk «Bruk mal».

På andre skjerm velger du den spesifikke pipelinen og det stadiet du bruker for fakturering eller kontraktforberedelse. La oss si dette skjer i siste stadium; derfor velger vi «Negotiations started,» som er siste stadium i vår pipeline.

Under «Legg til en oppgave i Asana»-delen fyll ut oppgavens navn og beskrivelse. De grå feltene fylles automatisk basert på Pipedrive-data. Du kan slå av informasjon teamet ditt ikke trenger, slik at oppgaver opprettes med akkurat riktig kontekst.

Velg prosjektet hvor du vil opprette oppgaven, om du vil legge til festede notater i beskrivelsen for mer kontekst, og til slutt klikk «Lagre som utkast.»

Neste skjerm viser alle detaljer om automatiseringen, og du kan fortsatt redigere den før aktivering.

Si at du foretrekker at automatiseringen utløses når en avtale blir vunnet. Klikk blyantikonet ved siden av utløserbetingelsen og endre rullegardinene til Deal status has changed to won og klikk «Bruk betingelsene.»

Når du er klar, slå automatiseringen til aktiv øverst.

Etter aktivering vil det hver gang en avtale flyttes til det valgte stadiet (eller hvis den blir vunnet, dersom du endret betingelsen) automatisk opprettes en oppgave i Asana med informasjonen du har konfigurert.

Utvid arbeidsflytene dine

Dette faktureringsscenariet er bare ett eksempel. Du kan bruke disse malene som et utgangspunkt for å strømlinjeforme overleveringer mellom mange team:

• Salg til implementering: Start onboarding-oppgaver automatisk når en avtale er vunnet

• Salg til support: Opprett oppgaver for oppfølging når en avtale er tapt

• Salg til markedsføring: Legg til oppgaver for pleie av leads som legges til manuelt eller via import

Hver mal kan tilpasses for å samsvare med dine interne prosesser, og gir fleksibilitet uten at du må starte fra bunnen av.

For mer om å tilpasse Automations, se vår Automations: first steps guide.