Kunnskapsbase

Asana er et prosjektstyringsverktøy som brukes til å organisere oppgaver og samarbeide på tvers av team.

Hvis du trenger å videresende data fra Pipedrive til et annet team som bruker Asana, er denne integrasjonen tilgjengelig for det formålet.

Installere integrasjonen

For å aktivere integrasjonen, gå til Asana-siden i Markedsplassen vår og klikk “Installer nå.”

Hvis du går direkte til Markedsplassen og velger Asana-integrasjonen, klikk “Autoriser.”

I trinn 1 i autoriseringen velger du selskapet der du vil installere integrasjonen og velger hvem som kan bruke den: alle brukere, kun meg, eller spesifikke brukere.

Hvis du velger alternativet spesifikke brukere, velg brukerne som skal bruke integrasjonen, og om du vil varsle dem på e-post, klikk deretter “Neste.”

Hvis du valgte alle brukere eller kun meg, trenger du bare å klikke “Neste” for å gå videre.

I trinn 2 blir du bedt om å lese og gi appen tillatelser. Etter å ha gjennomgått dem, klikk “Tillat og installer.”

Hvis du ikke er logget inn, eller hvis du ikke har en Asana-konto ennå, blir du bedt om å logge inn eller opprette en.

Hvis du allerede er logget inn, blir du bedt om å gi Pipedrive tillatelse til å få tilgang til Asana-kontoen din. Klikk “Tillat” så kan du fortsette med å sette opp integrasjonen.

Oppsett av integrasjonen

Når Asana-kontoen din er koblet til, åpne Pipedrive Account menu > Tools and apps > Asana for å sette opp integrasjonen.

Valg av utløserhendelse og hvilken informasjon du vil overføre

For å sende data fra Pipedrive til Asana må du opprette en regel som vil utløse handlingen med å hente informasjon fra Pipedrive og sende den til Asana.

Til venstre, under Pipedrive event, velger du hva som skal utløse informasjonsoverføringen.

De tilgjengelige utløsere er:

• Avtalen er vunnet

• Avtalen er tapt

• Avtalen flyttes (du må spesifisere til hvilken fase)

Husk å spesifisere pipeline, da dette er påkrevd.

Hvis du valgte Avtalen flyttes som utløser, må du også spesifisere fasen. Når du flytter en avtale til den angitte fasen, vil regelen bli utløst.

Etter å ha definert pipelinen kan du velge hvilke data som skal overføres til den nyopprettede oppgaven/prosjektet i Asana. Detaljene du kan overføre er:

• Avtaletittel (kan ikke slås av)

• Avtalens verdi

• Kontaktinformasjon for en person eller organisasjon

• Festede notater

• Vedlegg

Siden en tittel kreves for en avtale, kan du, med unntak av Avtaletittel, slå av all informasjon du ikke ønsker å overføre til Asana.

Valg av hva som skal opprettes i Asana

Når du setter opp en regel, kan du opprette to typer elementer i Asana: oppgaver og prosjekter.

Opprette en oppgave i Asana

Hvis du velger å opprette en oppgave i Asana, må du gå til nedtrekksmenyene, velge workspace eller organization som skal motta oppgaven, og deretter velge navnet på prosjektet.

Valgfritt kan du også tildele den til en eksisterende Asana-bruker

Opprette et prosjekt i Asana

Hvis du vil at regelen skal opprette et prosjekt i Asana, vil du se at alternativet for Vedlegg under detaljer som skal overføres automatisk blir slått av.

I nedtrekksmenyene til høyre velger du workspace eller organization hvor du skal opprette prosjektet, og eventuelt teamet.

Når du er fornøyd med valgene dine, klikk “Lagre endringer.” Etter det vil hver avtale som møter kriteriene i regelen opprette en oppgave eller et prosjekt i Asana med den angitte informasjonen, slik at teamene dine effektivt kan følge opp avtalene.

Automatisering av oppgaver med Asana-integrasjonen

Du kan bruke Asana-integrasjonen til å automatisere fakturerings- eller administrative oppgaver basert på salgspipelinen din. For eksempel, når en avtale når en faktureringsfase, kan du utløse en oppgave i Asana for å generere en faktura eller varsle juridisk avdeling uten manuell overlevering.

For å komme i gang, gå til Automatiseringer i Pipedrive, åpne fanen Maler, og velg kategorien Asana for å velge mellom fire ferdige maler:

• Legg til oppgaver når avtaler flyttes: Når en avtale flyttes til en fase, opprett en oppgave eller et prosjekt i Asana

  • Kan brukes til interne overleveringer som fakturering, onboarding eller implementering

• Overlever vunne avtaler: Når en avtale markeres som vunnet, opprett en oppgave eller et prosjekt i Asana

  • Kan brukes til å starte prosjektarbeid så snart en avtale er lukket

• Håndter tapte avtaler: Når en avtale markeres som tapt, opprett en oppgave eller et prosjekt i Asana

  • Kan brukes til å opprette oppfølgingsoppgaver eller utløse tilbakemeldingssløyfer

• Varm opp nye leads: Når et nytt lead legges til, opprett en oppgave eller et prosjekt i Asana.

  • Kan brukes til å sende oppgaver for pleie av leads til markedsføring eller salgsutviklingsteam

La oss gå gjennom et eksempel på hvordan du bruker malen «Legg til oppgaver når avtaler flyttes» for å automatisere faktureringsrelaterte handlinger.

Sett opp en faktureringsautomatisering ved hjelp av en mal

Velg Legg til oppgaver når avtaler flyttes og, på første skjerm, definer hva som skal skje etter at avtalen er flyttet til den valgte pipeline-fasen; i dette tilfellet «Legg til en oppgave i Asana», og klikk «Bruk mal».

På andre skjerm velger du den spesifikke pipelinen og fasen du bruker for fakturering eller kontraktforberedelser. La oss si dette skjer i siste fase; derfor velger vi «Negotiations started,» som er siste fase i pipelinen vår.

Under seksjonen «Legg til en oppgave i Asana» fyll ut oppgavens navn og beskrivelse. De grå feltene fylles automatisk ut basert på data fra Pipedrive. Du kan slå av informasjon teamet ditt ikke trenger, slik at oppgavene opprettes med akkurat riktig kontekst.

Velg prosjektet der du vil opprette oppgaven, om du vil legge til pinnede notater i beskrivelsen for ekstra kontekst, og til slutt klikk «Lagre som utkast».

Neste skjerm vil vise alle detaljene for automatiseringen din, og du kan fortsatt redigere den før aktivering.

La oss si at du foretrekker at automatiseringen skal utløses når en avtale er vunnet. Klikk på blyantikonet ved siden av den umiddelbare betingelsen og endre nedtrekksmenyene til Avtalestatus har endret seg til vunnet, og klikk «Bruk betingelser».

Når du er klar, slå automatiseringen til aktiv øverst.

Etter at du har aktivert den, vil det hver gang en avtale flyttes til den valgte fasen (eller når den markeres som vunnet hvis du endret betingelsen) automatisk opprettes en oppgave i Asana med informasjonen du har konfigurert.

Utvid arbeidsflytene dine

Dette faktureringsbrukstilfellet er bare ett eksempel. Du kan bruke disse malene som et utgangspunkt for å effektivisere overleveringer mellom mange team:

• Fra salg til implementering: Start automatisk onboarding-oppgaver når en avtale er vunnet

• Fra salg til support: Opprett oppgaver for oppfølging når en avtale er tapt

• Fra salg til markedsføring: Legg til oppgaver for å pleie leads som er lagt til manuelt eller gjennom import

Hver mal kan tilpasses for å matche dine interne prosesser, og gir fleksibilitet uten at du må begynne fra bunnen av.

For mer om å tilpasse automatiseringer, se vår Automatiseringer: Kom i gang.