База знань

Asana — інструмент управління проєктами, який використовується для організації завдань і співпраці між командами.

Якщо вам потрібно передати дані з Pipedrive іншій команді, що використовує Asana, ця інтеграція призначена саме для цього.

Встановлення інтеграції

Щоб увімкнути інтеграцію, перейдіть на сторінку Asana в нашому Marketplace і натисніть «Встановити зараз».

Якщо ви перейдете безпосередньо до Marketplace і виберете інтеграцію Asana, натисніть «Авторизувати».

На кроці 1 авторизації виберіть компанію, у якій хочете встановити інтеграцію, і визначте, хто зможе її використовувати: всі користувачі, тільки я або конкретні користувачі.

Якщо ви оберете опцію конкретні користувачі, виберіть користувачів, які будуть використовувати інтеграцію, і, якщо бажаєте сповістити їх електронною поштою, натисніть «Далі».

Якщо ви обрали всі користувачі або тільки я, вам потрібно лише натиснути «Далі», щоб продовжити.

На кроці 2 вам запропонують ознайомитися з дозволами додатка та надати їх. Після перегляду натисніть «Дозволити та встановити».

Якщо ви не увійшли в систему або ще не маєте облікового запису Asana, вам запропонують увійти або створити його.

Якщо ви вже увійшли в систему, вам запропонують надати Pipedrive дозвіл на доступ до вашого облікового запису Asana. Натисніть «Дозволити», і ви зможете перейти до налаштування інтеграції.

Налаштування інтеграції

Після підключення облікового запису Asana відкрийте в Pipedrive Меню облікового запису > Інструменти та додатки > Asana, щоб налаштувати інтеграцію.

Вибір події-тригера та інформації, яку ви передаватимете

Щоб надсилати дані з Pipedrive до Asana, потрібно створити правило, яке запускатиме дію отримання інформації з Pipedrive і надсилання її до Asana.

Зліва, у розділі Подія Pipedrive, оберіть, що ініціюватиме передачу інформації.

Доступні тригери:

• Угода виграна

• Угода програна

• Угода переміщена (потрібно вказати, у яку стадію)

Не забудьте вказати воронку, оскільки це обов'язково.

Якщо ви обрали Угода переміщена як тригер, потрібно також вказати стадію. Коли ви перемістите угоду до вказаної стадії, це запустить правило.

Після визначення воронки ви можете вибрати, які дані передавати до новоствореного завдання/проєкту Asana. Деталі, які можна передати:

• Назва угоди (не можна вимкнути)

• Сума угоди

• Контактні дані особи чи організації

• Закріплені нотатки

• Вкладення

Оскільки для угоди потрібна назва, окрім назви угоди, ви можете вимкнути передачу будь-якої іншої інформації до Asana.

Вибір того, що буде створено в Asana

Під час налаштування правила можна створювати в Asana два типи елементів: завдання та проєкти.

Створення завдання в Asana

Якщо ви оберете створення завдання в Asana, перейдіть до випадаючих меню, виберіть робочий простір або організацію, які отримають завдання, а потім вкажіть назву проєкту.

За бажанням ви також можете призначити його існуючому користувачеві Asana

Створення проєкту в Asana

Якщо ви хочете, щоб правило створювало проєкт в Asana, ви помітите, що опція вкладення у розділі деталі для передачі буде автоматично вимкнена.

У випадаючих меню праворуч виберіть робочий простір або організацію, де ви створюватимете проєкт, а за бажанням — команду.

Коли ви задоволені своїм вибором, натисніть «Зберегти зміни.» Після цього кожна угода, що відповідає критеріям правила, створюватиме завдання або проєкт в Asana з вказаною інформацією, що дозволить вашим командам ефективно відслідковувати подальші дії щодо угод.

Автоматизація завдань за допомогою інтеграції Asana

Ви можете використовувати інтеграцію Asana, щоб автоматизувати платіжні або адміністративні завдання на основі вашої воронки продажів. Наприклад, коли угода переходить на етап виставлення рахунку, ви можете створити завдання в Asana для генерації рахунку або повідомлення юридичної команди без ручної передачі.

Щоб почати, перейдіть до розділу Automations у Pipedrive, відкрийте вкладку Templates та виберіть категорію Asana, щоб обрати один із чотирьох готових шаблонів:

• Add tasks when moving deals: Коли угода переміщується на етап, створюйте завдання або проєкт в Asana

  • Може використовуватися для внутрішньої передачі, наприклад для виставлення рахунків, онбордингу або впровадження

• Hand over won deals: Коли угоду позначено як виграну, створюйте завдання або проєкт в Asana

  • Може використовуватися для початку роботи над проєктом одразу після закриття угоди

• Offboard lost deals: Коли угоду позначено як втрачено, створюйте завдання або проєкт в Asana

  • Може використовуватися для створення завдань наступних кроків або запуску циклів зворотного зв'язку

• Warm new leads: Коли додано нового ліда, створюйте завдання або проєкт в Asana.

  • Може використовуватися для перенаправлення завдань з опрацювання лідів до команд маркетингу або розвитку продажів

Розглянемо приклад використання шаблону “Add tasks when moving deals” для автоматизації дій, пов'язаних з виставленням рахунків.

Налаштування автоматизації виставлення рахунків за допомогою шаблону

Виберіть Add tasks when moving deals і на першому екрані визначте, що відбуватиметься після переміщення угоди до обраного етапу воронки; у нашому випадку — “Add a task in Asana”. Натисніть “Use template.”

На другому екрані виберіть конкретну воронку та етап, які ви використовуєте для виставлення рахунків або підготовки контрактів. Припустимо, це відбувається на фінальному етапі; отже, ми виберемо “Negotiations started,” який є фінальним етапом у нашій воронці.

У секції “Add a task in Asana” заповніть назву та опис завдання. Сірі поля будуть заповнені автоматично на основі даних Pipedrive. Ви можете вимкнути будь-яку інформацію, яка не потрібна вашій команді, щоб завдання створювалися з оптимальним контекстом.

Виберіть проєкт, у якому створите завдання, за потреби додайте закріплені нотатки до опису для додаткового контексту, і нарешті натисніть “Save as draft.”

На наступному екрані відобразяться всі деталі вашої автоматизації, і ви зможете ще змінити їх перед активацією.

Припустимо, ви хочете, щоб автоматизація спрацьовувала щоразу, коли угода виграна. Натисніть на значок олівця поруч із умовою та змініть випадаючі меню на Deal status has changed to won, після чого натисніть “Apply conditions.”

Коли будете готові, перемкніть автоматизацію в положення active вгорі.

Після активації щоразу, коли угода переходить до обраного етапу (або коли вона виграна, якщо ви змінили умову), у Asana автоматично створюватиметься завдання з інформацією, яку ви налаштували.

Розширюйте робочі процеси

Цей приклад із виставленням рахунків — лише один із варіантів. Ви можете використовувати ці шаблони як відправну точку для оптимізації передач між різними командами:

• Від продажів до впровадження: Автоматично запускати завдання з онбордингу, коли угоду виграно

• Від продажів до підтримки: Створювати завдання для подальших дій, коли угоду втрачено

• Від продажів до маркетингу: Додавати завдання для опрацювання лідів, доданих вручну або через імпорт

Кожен шаблон можна налаштувати відповідно до ваших внутрішніх процесів, що забезпечує гнучкість без необхідності починати з нуля.

Щоб дізнатися більше про налаштування автоматизацій, перегляньте наш Automations: first steps guide.