База знань

Asana є інструментом управління проєктами для організації завдань і співпраці між командами.

Якщо вам потрібно передати дані з Pipedrive іншій команді, яка використовує Asana, ця інтеграція призначена саме для цього.

Встановлення інтеграції

Щоб увімкнути інтеграцію, перейдіть на сторінку Asana в нашому Marketplace і натисніть “Встановити зараз.”

Якщо ви перейдете безпосередньо до Marketplace і виберете інтеграцію Asana, натисніть “Авторизувати.”

На кроці 1 авторизації виберіть компанію, де ви хочете встановити інтеграцію, і вкажіть, хто може її використовувати: всі користувачі, тільки я або конкретні користувачі.

Якщо ви оберете опцію конкретні користувачі, виберіть користувачів, які будуть використовувати інтеграцію, і, якщо ви хочете повідомити їх електронною поштою, натисніть “Далі.”

Якщо ви обрали всі користувачі або тільки я, вам потрібно лише натиснути “Далі”, щоб продовжити.

На кроці 2 вам буде запропоновано ознайомитися з дозволами та надати їх додатку. Після їх перегляду натисніть “Дозволити та встановити.”

Якщо ви не увійшли в систему або у вас ще немає облікового запису Asana, вам буде запропоновано увійти або створити його.

Якщо ви вже увійшли в систему, вам буде запропоновано надати Pipedrive дозвіл на доступ до вашого облікового запису Asana. Натисніть “Дозволити”, і ви зможете перейти до налаштування інтеграції.

Налаштування інтеграції

Після підключення облікового запису Asana відкрийте в Pipedrive Меню облікового запису > Інструменти та додатки > Asana, щоб налаштувати інтеграцію.

Вибір події-тригера та інформації, яку ви передаватимете

Щоб надсилати дані з Pipedrive до Asana, вам потрібно створити правило, яке запускатиме дію отримання інформації з Pipedrive і надсилання її до Asana.

Зліва, у розділі Подія Pipedrive, ви оберете те, що буде запускати передачу інформації.

Доступні тригери:

• Угода виграна

• Угода програна

• Угода переміщена (вам потрібно вказати, до якої стадії)

Пам’ятайте вказати воронку, оскільки це обов’язково.

Якщо ви обрали Угода переміщена як тригер, вам також потрібно вказати стадію. Коли ви перемістите угоду до вказаної стадії, це запустить правило.

Після визначення воронки ви можете обрати, які дані передавати в новостворене завдання/проєкт Asana. Деталі, які можна передати:

• Назва угоди (не можна вимкнути)

• Сума угоди

• Контактні дані особи або організації

• Закріплені нотатки

• Вкладення

Оскільки для угоди потрібна назва, за винятком назви угоди, ви можете вимкнути всі інші дані, які не хочете передавати в Asana.

Вибір того, що буде створено в Asana

Під час налаштування правила ви можете створювати в Asana два типи елементів: завдання і проєкти.

Створення завдання в Asana

Якщо ви оберете створення завдання в Asana, потрібно в розкривних меню вибрати робочий простір або організацію, яка отримає завдання, а потім вибрати назву проєкту.

За бажанням ви також можете призначити його існуючому користувачу Asana

Створення проєкту в Asana

Якщо ви хочете, щоб ваше правило створювало проєкт в Asana, ви помітите, що опція вкладення в розділі деталі для передачі буде автоматично вимкнена.

У розкривних меню праворуч виберіть робочий простір або організацію, де ви створите проєкт, а також за бажанням — команду.

Коли ви задоволені своїм вибором, натисніть «Зберегти зміни.» Після цього кожна угода, що відповідає критеріям правила, створюватиме в Asana завдання або проєкт із зазначеною інформацією, дозволяючи вашим командам ефективно працювати з угодами.

Автоматизація завдань за допомогою інтеграції Asana

Ви можете використовувати інтеграцію Asana для автоматизації платіжних або адміністративних завдань на основі вашого воронки продажів. Наприклад, коли угода доходить до етапу виставлення рахунку, можна автоматично створити завдання в Asana для виписки рахунку або повідомити юридичну команду без ручної передачі.

Щоб почати, перейдіть до Automations у Pipedrive, відкрийте вкладку Templates і виберіть категорію Asana, щоб обрати одну з чотирьох готових шаблонів:

• Add tasks when moving deals: Коли угоду переводять на етап, створюється завдання або проект в Asana

  • Може використовуватися для внутрішніх передач, наприклад для виставлення рахунків, онбордингу або впровадження

• Hand over won deals: Коли угоду позначають як виграну, створюється завдання або проект в Asana

  • Може використовуватися для початку роботи над проєктом відразу після закриття угоди

• Offboard lost deals: Коли угоду позначають як програну, створюється завдання або проект в Asana

  • Може використовуватися для створення завдань на наступні дії або запуску каналів зворотного зв'язку

• Warm new leads: Коли додається новий лід, створюється завдання або проект в Asana.

  • Може використовуватися для маршрутизації завдань з розігріву лідів до команд маркетингу або розвитку продажів

Розглянемо приклад використання шаблону “Add tasks when moving deals” для автоматизації дій, пов’язаних з виставленням рахунків.

Налаштуйте автоматизацію виставлення рахунків за допомогою шаблону

Виберіть Add tasks when moving deals і на першому екрані визначте, що відбудеться після переведення угоди на обраний етап воронки — у нашому випадку “Add a task in Asana”, а потім натисніть “Use template.”

На другому екрані виберіть конкретну воронку та етап, які ви використовуєте для виставлення рахунків або підготовки контракту. Припустимо, це відбувається на фінальному етапі; отже, ми виберемо “Negotiations started,” який у нашій воронці є фінальним етапом.

У розділі “Add a task in Asana” заповніть назву та опис завдання. Сірі поля будуть автоматично заповнені на основі даних з Pipedrive. Ви можете вимкнути будь-яку інформацію, яка не потрібна вашій команді, щоб завдання створювалися з потрібним контекстом.

Виберіть проєкт, у якому буде створено завдання, за потреби додайте прикріплені нотатки до опису для додаткового контексту, і нарешті натисніть “Save as draft.”

На наступному екрані будуть показані всі деталі вашої автоматизації, і ви все ще зможете відредагувати її перед активацією.

Припустімо, ви хочете, щоб автоматизація запускалася щоразу, коли угода виграна. Натисніть іконку олівця поруч із миттєвою умовою та змініть випадаючі меню на Deal status has changed to won, після чого натисніть “Apply conditions.”

Коли будете готові, переключіть автоматизацію в положення active зверху.

Після активації щоразу, коли угода переходить на вибраний етап (або коли вона виграна, якщо ви змінили умову), у Asana автоматично створюватиметься завдання з конфігурованою вами інформацією.

Розширюйте ваші робочі процеси

Цей приклад для виставлення рахунків — лише один варіант. Ви можете використовувати ці шаблони як відправну точку для оптимізації передач між багатьма командами:

• Sales to implementation: Автоматично запускати завдання з онбордингу, коли угода виграна

• Sales to support: Створювати завдання для подальших дій, коли угода програна

• Sales to marketing: Додавати завдання для підготовки лідів, які додані вручну або через імпорт

Кожен шаблон можна налаштувати під ваш внутрішній процес, що дає гнучкість без необхідності починати з нуля.

Детальніше про налаштування автоматизацій дивіться в нашому посібнику Automations: first steps guide.