Bilgi Bankası

Asana, görevleri düzenlemek ve ekipler arası işbirliği yapmak için kullanılan bir proje yönetimi aracıdır.

Eğer verileri Pipedrive'den Asana kullanan başka bir takıma yönlendirmeniz gerekiyorsa, bu amaçla bu entegrasyon mevcuttur.

Entegrasyonu kurma

Entegrasyonu etkinleştirmek için Marketplace'imizdeki Asana sayfasına gidin ve “Şimdi yükle.” seçeneğine tıklayın.

Marketplace'e doğrudan gidip Asana entegrasyonunu seçerseniz, “Yetkilendir.” seçeneğine tıklayın.

Yetkilendirme işleminin 1. adımında entegrasyonu yüklemek istediğiniz şirketi seçin ve kimin kullanabileceğini belirleyin: tüm kullanıcılar, sadece ben veya belirli kullanıcılar.

Eğer belirli kullanıcılar seçeneğini seçerseniz, entegrasyonu kullanacak kullanıcıları seçin ve onlara e-posta ile bildirim göndermek istiyorsanız işaretleyin; ardından “İleri.” seçeneğine tıklayın.

Eğer tüm kullanıcılar veya sadece ben seçeneklerinden birini seçtiyseniz, ilerlemek için sadece “İleri”'ye tıklamanız yeterlidir.

2. adımda uygulamanın izinlerini okumanız ve onaylamanız istenir. İnceledikten sonra “İzin ver ve yükle.” seçeneğine tıklayın.

Giriş yapmadıysanız veya henüz bir Asana hesabınız yoksa, oturum açmanız veya yeni bir hesap oluşturmanız istenir.

Zaten giriş yaptıysanız, Pipedrive'ın Asana hesabınıza erişmesine izin vermeniz istenir. “İzin ver”'e tıklayın ve entegrasyonunuzu kurmaya devam edebilirsiniz.

Entegrasyonu kurma

Asana hesabınız bağlandıktan sonra entegrasyonu kurmak için Pipedrive'da Hesap menüsü > Araçlar ve uygulamalar > Asana öğesini açın.

Tetikleyici olayı ve aktaracağınız bilgileri seçme

Pipedrive'dan Asana'ya veri göndermek için, Pipedrive'dan bilgileri alıp Asana'ya gönderecek işlemi tetikleyecek bir kural oluşturmanız gerekir.

Sol tarafta, Pipedrive olayı altında hangi olayın bilgi aktarımını tetikleyeceğini seçeceksiniz.

Mevcut tetikleyiciler:

• Anlaşma kazanıldı

• Anlaşma kaybedildi

• Anlaşma taşındı (hangi aşamaya taşındığını belirtmeniz gerekecek)

Pipeline'ı belirtmeyi unutmayın, gereklidir.

Tetikleyici olarak anlaşma taşındıyı seçtiyseniz, aşamayı da belirtmeniz gerekir. Bir anlaşmayı belirtilen aşamaya taşıdığınızda kural tetiklenecektir.

Pipeline'ı tanımladıktan sonra, yeni oluşturulacak Asana görevine/projesine hangi verileri aktaracağınızı seçebilirsiniz. Aktarabileceğiniz ayrıntılar şunlardır:

• Anlaşma başlığı (devre dışı bırakılamaz)

• Anlaşma değeri

• Kişi veya kuruluşun iletişim bilgileri

• Sabitlenmiş notlar

• Ekler

Bir anlaşma için başlık gerektiğinden, anlaşma başlığı hariç Asana'ya aktarmak istemediğiniz tüm bilgileri kapatabilirsiniz.

Asana'da ne oluşturulacağını seçme

Bir kural oluştururken Asana'da iki tür öğe oluşturabilirsiniz: görevler ve projeler.

Asana'da görev oluşturma

Asana'da görev oluşturmayı seçerseniz, görev alacak çalışma alanını veya organizasyonu açılır menülerden seçmeniz ve ardından proje adını seçmeniz gerekir.

İsteğe bağlı olarak ayrıca mevcut bir Asana kullanıcısına atayabilirsiniz

Asana'da proje oluşturma

Kuralınızın Asana'da bir proje oluşturmasını isterseniz, aktarılacak ayrıntılar altında ekler seçeneğinin otomatik olarak kapatıldığını göreceksiniz.

Sağdaki açılır menülerden projeyi oluşturacağınız çalışma alanını veya organizasyonu ve isteğe bağlı olarak ekibi seçin.

Seçimlerinizden memnun kaldığınızda “Değişiklikleri kaydet.” öğesine tıklayın. Bundan sonra, kuralınızın kriterlerini karşılayan her anlaşma belirtilen bilgilerle Asana içinde bir görev veya proje oluşturacak ve ekiplerinizin anlaşmalarınızı etkin şekilde takip etmesini sağlayacaktır.

Asana entegrasyonu ile görevleri otomatikleştirme

Asana entegrasyonunu, satış hattınız temelinde faturalama veya yönetim görevlerini otomatikleştirmek için kullanabilirsiniz. Örneğin, bir anlaşma faturalama aşamasına ulaştığında, manuel devretme olmadan bir faturanın oluşturulması veya hukuk ekibinizin bilgilendirilmesi için Asana'da bir görev tetikleyebilirsiniz.

Başlamak için Pipedrive'da Automations bölümüne gidin, Şablonlar sekmesini açın ve dört hazır şablondan seçim yapmak için Asana kategorisini seçin:

• Teklifleri taşırken görev ekle: Bir teklif bir aşamaya taşındığında Asana'da bir görev veya proje oluştur

  • Faturalama, işe alıştırma veya uygulama gibi dahili devretmeler için kullanılabilir

• Kazanılan anlaşmaları devret: Bir anlaşma kazanıldı olarak işaretlendiğinde Asana'da bir görev veya proje oluştur

  • Anlaşma kapanır kapanmaz proje çalışmasını başlatmak için kullanılabilir

• Kayıp anlaşmaları offboard et: Bir anlaşma kaybedildi olarak işaretlendiğinde Asana'da bir görev veya proje oluştur

  • Takip görevleri oluşturmak veya geri bildirim döngülerini tetiklemek için kullanılabilir

• Yeni potansiyelleri ısıt: Yeni bir potansiyel eklendiğinde Asana'da bir görev veya proje oluştur.

  • Elde manuel olarak eklenen veya içe aktarılan potansiyellerin besleme görevlerini pazarlama veya satış geliştirme ekiplerine yönlendirmek için kullanılabilir

Fatura ile ilgili eylemleri otomatikleştirmek için “Add tasks when moving deals” şablonunun nasıl kullanılacağına dair bir örneği adım adım inceleyelim.

Bir şablon kullanarak faturalama otomasyonu kurma

Add tasks when moving deals öğesini seçin ve ilk ekranda, anlaşma seçtiğiniz boru hattı aşamasına taşındıktan sonra ne olacağını tanımlayın; bu örnekte “Add a task in Asana” ve ardından “Use template.” düğmesine tıklayın.

İkinci ekranda, faturalama veya sözleşme hazırlığı için kullandığınız belirli boru hattını ve aşamayı seçin. Diyelim ki bu son aşamada gerçekleşiyor; bu nedenle boru hattımızdaki son aşama olan “Negotiations started,”ı seçeceğiz.

“Add a task in Asana” bölümünde, görevin adını ve açıklamasını doldurun. Gri alanlar Pipedrive verilerine göre otomatik olarak doldurulacaktır. Ekiplerinizin ihtiyaç duymadığı herhangi bir bilgiyi kapatabilir, böylece görevler yalnızca gerekli bağlamla oluşturulabilir.

Görevi oluşturacağınız projeyi seçin, açıklamaya ek bağlam için sabitlenmiş notlar eklemek istiyorsanız bunları ekleyin ve son olarak “Save as draft.” düğmesine tıklayın.

Bir sonraki ekran otomasyonunuzun tüm ayrıntılarını gösterecek ve etkinleştirmeden önce hâlâ düzenleyebilirsiniz.

Otomasyonun bir anlaşma kazanıldığında tetiklenmesini tercih ettiğinizi varsayalım. Anlık koşulun yanındaki kalem simgesine tıklayın ve açılır menüleri Anlaşma durumu 'won' olarak değişti şeklinde değiştirin ve “Apply conditions.” düğmesine tıklayın.

Hazır olduğunuzda, otomasyonu üstte etkin konumuna getirin.

Etkinleştirdikten sonra, bir anlaşma seçilen aşamaya her taşındığında (veya koşulu değiştirdiyseniz kazanıldığında), yapılandırdığınız bilgilerle Asana'da otomatik olarak bir görev oluşturulacaktır.

İş akışlarınızı genişletin

Bu faturalama kullanım durumu yalnızca bir örnektir. Bu şablonları, birçok ekip arasında devretmeleri düzene sokmak için başlangıç noktası olarak kullanabilirsiniz:

• Satıştan uygulamaya: Bir anlaşma kazanıldığında otomatik olarak işe alıştırma görevlerini başlatın

• Satıştan desteğe: Bir anlaşma kaybedildiğinde takip için görevler oluşturun

• Satıştan pazarlamaya: Elle eklenen veya içe aktarılan potansiyeller için besleme görevleri ekleyin

Her şablon, sıfırdan başlamadan esneklik sağlayarak iç sürecinize uyacak şekilde özelleştirilebilir.

Otomasyonları özelleştirme hakkında daha fazlası için, bkz. Automations: ilk adımlar kılavuzu.