Bilgi Bankası

Asana, görevleri düzenlemek ve ekipler arasında işbirliği yapmak için kullanılan bir proje yönetimi aracıdır.

Eğer verileri Pipedrive'dan Asana kullanan başka bir ekibe iletmeniz gerekiyorsa, bu entegrasyon bu amaçla kullanılabilir.

Entegrasyonu yükleme

Entegrasyonu etkinleştirmek için Marketplace'imizdeki Asana sayfasına gidin ve “Şimdi yükle.” öğesine tıklayın.

Doğrudan Marketplace'e gidip Asana entegrasyonunu seçerseniz, “Yetkilendir.” öğesine tıklayın.

Yetkilendirmenin 1. adımında entegrasyonu yüklemek istediğiniz şirketi seçin ve kimlerin kullanabileceğini belirleyin: tüm kullanıcılar, sadece ben veya belirli kullanıcılar.

Eğer belirli kullanıcılar seçeneğini seçerseniz, entegrasyonu kullanacak kullanıcıları seçin ve onlara e-posta ile bildirim göndermek isteyip istemediğinizi belirtin, ardından “İleri.” öğesine tıklayın.

Eğer tüm kullanıcılar veya sadece ben seçeneklerinden birini seçtiyseniz, ilerlemek için sadece “İleri” düğmesine tıklamanız yeterlidir.

2. adımda uygulamayı okuyup gerekli izinleri vermeniz istenecek. İzinleri gözden geçirdikten sonra “İzin ver ve yükle.” öğesine tıklayın.

Henüz oturum açmadıysanız veya hâlâ bir Asana hesabınız yoksa, oturum açmanız veya bir hesap oluşturmanız istenecektir.

Zaten oturum açtıysanız, Pipedrive'in Asana hesabınıza erişmesine izin vermeniz istenecek. “İzin ver” öğesine tıklayın ve entegrasyonunuzu kurmaya devam edebilirsiniz.

Entegrasyonun kurulumu

Asana hesabınız bağlandıktan sonra entegrasyonu kurmak için Pipedrive Hesap menüsü > Araçlar ve uygulamalar > Asana öğesini açın.

Tetikleyici etkinliği ve aktaracağınız bilgileri seçme

Pipedrive'dan Asana'ya veri göndermek için, Pipedrive'dan bilgileri alıp Asana'ya gönderecek işlemi tetikleyecek bir kural oluşturmanız gerekir.

Solda, Pipedrive etkinliği altında bilgilerin aktarılmasını tetikleyecek olanı seçeceksiniz.

Kullanılabilir tetikleyiciler şunlardır:

• Anlaşma kazanıldı

• Anlaşma kaybedildi

• Anlaşma taşındı (hangi aşamaya taşındığını belirtmeniz gerekecek)

Pipeline'ı belirtmeyi unutmayın; bu zorunludur.

Tetikleyici olarak anlaşma taşındıyı seçtiyseniz, aşamayı da belirtmeniz gerekir. Bir anlaşmayı belirtilen aşamaya taşıdığınızda kural tetiklenecektir.

Pipeline'ı tanımladıktan sonra, yeni oluşturulacak Asana görevi/projesine hangi verileri aktaracağınızı seçebilirsiniz. Aktarılabilecek ayrıntılar şunlardır:

• Anlaşma başlığı (devre dışı bırakılamaz)

• Anlaşma değeri

• Kişi veya kuruluşun iletişim bilgileri

• Sabitlenmiş notlar

• Ekler

Bir anlaşma için başlık gerektiğinden, anlaşma başlığı hariç aktarılmasını istemediğiniz tüm bilgileri Asana'ya aktarmamak için kapatabilirsiniz.

Asana'da ne oluşturulacağını seçme

Bir kural kurarken Asana'da iki tür öğe oluşturabilirsiniz: görevler ve projeler.

Asana'da görev oluşturma

Asana'da görev oluşturmayı seçerseniz, açılır menülere gidip görevi alacak çalışma alanını veya organizasyonu seçmeniz ve ardından proje adını seçmeniz gerekir.

İsteğe bağlı olarak bunu mevcut bir Asana kullanıcısına atayabilirsiniz

Asana'da proje oluşturma

Kuralınızın Asana'da bir proje oluşturmasını istiyorsanız, aktarılacak ayrıntılar altında ekler seçeneğinin otomatik olarak kapatıldığını göreceksiniz.

Sağdaki açılır menülerde bir proje oluşturacağınız çalışma alanını veya organizasyonu ve isteğe bağlı olarak ekibi seçin.

Seçimlerinizden memnun kaldığınızda, “Değişiklikleri kaydet.” düğmesine tıklayın. Bunun ardından, kural kriterlerinize uyan her anlaşma Asana içinde belirtilen bilgilerle bir görev veya proje oluşturacak ve ekiplerinizin anlaşmalarınızı etkin şekilde takip etmesini sağlayacaktır.

Asana entegrasyonu ile görevleri otomatikleştirme

Asana entegrasyonunu satış hattınıza göre faturalama veya idari görevleri otomatikleştirmek için kullanabilirsiniz. Örneğin, bir anlaşma faturalama aşamasına geldiğinde, elle devretmeye gerek kalmadan fatura oluşturmak veya hukuk ekibinizi bilgilendirmek için Asana'da bir görev tetikleyebilirsiniz.

Başlamak için Pipedrive'da Automations'a gidin, Templates sekmesini açın ve dört hazır şablondan seçim yapmak için Asana kategorisini seçin:

• Anlaşma taşındığında görev ekle: Bir anlaşma bir aşamaya taşındığında Asana'da bir görev veya proje oluşturun

  • Faturalama, işe alıştırma (onboarding) veya uygulama gibi dahili devretmeler için kullanılabilir

• Kazanılan anlaşmaları devret: Bir anlaşma kazanıldı olarak işaretlendiğinde Asana'da bir görev veya proje oluşturun

  • Bir anlaşma kapandığı anda proje çalışmalarını başlatmak için kullanılabilir

• Kaybedilen anlaşmaları sonlandır: Bir anlaşma kaybedildi olarak işaretlendiğinde Asana'da bir görev veya proje oluşturun

  • Takip görevleri oluşturmak veya geri bildirim döngülerini tetiklemek için kullanılabilir

• Yeni potansiyel müşterileri besleme: Yeni bir potansiyel müşteri eklendiğinde Asana'da bir görev veya proje oluşturun.

  • Potansiyel müşteri besleme görevlerini pazarlama veya satış geliştirme ekiplerine yönlendirmek için kullanılabilir

Faturalama ile ilgili işlemleri otomatikleştirmek için “Anlaşma taşındığında görev ekle” şablonunu nasıl kullanacağınıza dair bir örneğe bakalım.

Bir şablon kullanarak faturalama otomasyonu kurma

Anlaşma taşındığında görev ekle'yi seçin ve ilk ekranda, anlaşma seçtiğiniz satış hattı aşamasına taşındıktan sonra ne olacağını tanımlayın; bu örnekte “Asana'da bir görev ekle” seçeneğini işaretleyin ve “Şablonu kullan.”'a tıklayın.

İkinci ekranda, faturalama veya sözleşme hazırlığı için kullandığınız belirli satış hattını ve aşamayı seçin. Bunun son aşamada gerçekleştiğini varsayalım; bu nedenle satış hattımızdaki son aşama olan “Negotiations started,” aşamasını seçeceğiz.

“Asana'da bir görev ekle” bölümünde, görevin adını ve açıklamasını doldurun. Gri alanlar Pipedrive verilerine göre otomatik olarak doldurulacaktır. Ekibinizin ihtiyaç duymadığı bilgileri kapatabilir, böylece görevler doğru bağlamla oluşturulur.

Görevi oluşturacağınız projeyi seçin, açıklamaya ek bağlam için sabitlenmiş notlar eklemek istiyorsanız bunları ekleyin ve son olarak, “Taslak olarak kaydet.”'e tıklayın.

Sonraki ekran otomasyonunuzun tüm ayrıntılarını gösterecek ve etkinleştirmeden önce yine de düzenleyebilirsiniz.

Otomasyonun bir anlaşma kazanıldığında tetiklenmesini tercih ettiğinizi varsayalım. Anlık koşulun yanındaki kalem simgesine tıklayın ve açılır menüleri Anlaşma durumu 'kazanıldı' olarak değişti şeklinde ayarlayın ve “Koşulları uygula.”'ya tıklayın.

Hazır olduğunuzda, otomasyonu üst kısımdan aktif konumuna getirin.

Etkinleştirdikten sonra, anlaşma seçili aşamaya her taşındığında (veya koşulu değiştirdiyseniz kazanıldığında), yapılandırdığınız bilgilerle Asana'da otomatik olarak bir görev oluşturulacaktır.

İş akışlarınızı genişletin

Bu faturalama kullanım senaryosu yalnızca bir örnektir. Bu şablonları birçok ekip arasındaki devretme süreçlerini kolaylaştırmak için bir başlangıç noktası olarak kullanabilirsiniz:

• Satış'tan uygulamaya: Bir anlaşma kazanıldığında işe alıştırma görevlerini otomatik olarak başlatın

• Satış'tan destek ekibine: Bir anlaşma kaybedildiğinde takip görevleri oluşturun

• Satış'tan pazarlamaya: Elle eklenen veya içe aktarılan potansiyel müşterileri besleme görevleri ekleyin

Her şablon, sıfırdan başlamanızı gerektirmeden esneklik sağlayarak iç süreçlerinize uyacak şekilde özelleştirilebilir.

Otomasyonları özelleştirme hakkında daha fazlası için Otomasyonlar: ilk adımlar kılavuzu'na bakın.